淺析新形勢下文書檔案管理問題及對策

文/濟寧市第一人民醫(yī)院　李亞男

淺析新形勢下文書檔案管理問題及對策

文/濟寧市第一人民醫(yī)院李亞男

【摘要】只有保障文書檔案工作的質(zhì)量和規(guī)范文書工作與檔案工作的銜接，加強文書檔案工作部門之間的協(xié)調(diào)，并及時地做好文書檔案收集工作，才能切實提高檔案管理的水平。但是目前由于受各種因素的影響，文書檔案管理中存在的問題亟待解決。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；問題；對策

文書檔案是政府機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位以及社會組織在進行管理活動過程中形成的極具參考價值的文件，文書檔案作為檔案工作中一個重要部分，帶有較強的政治性和技術(shù)性，所以提升文書檔案管理工作，提高文書檔案工作的水平，規(guī)范文書檔案管理，就是文書檔案管理人員的中心服務(wù)工作。但是由于受各種因素的影響，我國的文書檔案管理工作還存在著很多的問題。

一、文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理缺乏規(guī)范化。伴隨著我國對于文書檔案管理的重視，我國文書檔案管理工作也在不斷完善，但目前還有很多專業(yè)檔案館、企事業(yè)單位對于文書檔案進行管理時，操作行為不夠規(guī)范，存在著很多的漏洞。如，文書檔案標(biāo)題的不合格，文書檔案編號的不統(tǒng)一，還有甚者是檔案中出現(xiàn)缺失，造成文書檔案的混亂。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)需要提升。目前部分企事業(yè)單位和檔案管理館都設(shè)置了檔案管理的專業(yè)人員，他們負(fù)責(zé)文書檔案的規(guī)范管理工作，這樣的方式在一定程度上提升文書檔案管理的效率，但是有一部分文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和文化程度沒有達到要求，缺乏對于網(wǎng)絡(luò)信息背景下文書檔案管理知識，給文書檔案管理工作的開展帶來了很大的影響。

（三）文書檔案管理的制度不完善。由于我國文書檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致文書檔案管理工作與創(chuàng)新的管理機制不能更好融合，還是一直采用傳統(tǒng)的文書檔案管理制度等這些具有機關(guān)檔案管理特色的管理方法與制度，這樣制度嚴(yán)重落后于改革后的管理制度，并對于文書檔案管理方式的創(chuàng)新和改進產(chǎn)生了阻礙。

（四）文書檔案的檢索效率較低。目前我國文書檔案檢索方式還需要有計算機檢索和手工檢索兩種形式，而在大部分的文書檔案檢索中多半還是采用傳統(tǒng)的檢索，這樣就極大的降低了文書檢索工作的效率，很多文書檔案管理人員對于文書檔案的檢索還存在著錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為只要編制更多的檢索工具，就能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，當(dāng)前文書檔案檢索效率較低的原因主要是對于現(xiàn)代信息技術(shù)的運用能力較差。

二、完善文書檔案管理工作的對策

（一）強化文書檔案制度建設(shè)，提升文書檔案管理能力。強化文書檔案管理的制度建設(shè)，需要對文書檔案管理規(guī)章制度進行整理和歸納，在合法合理的狀況下，結(jié)合我國部門公文管理工作的實際情況，制訂和采取有效管理辦法，實現(xiàn)文書檔案管理的多方面規(guī)定，對于檔案管理、文書檔案的處理、檔案的保密、鑒定等工作提出更具規(guī)范化的要求，形成統(tǒng)一完善的標(biāo)準(zhǔn)和要求，推動文書檔案工作的發(fā)展。

（二）強化文書檔案管理人員素質(zhì)。做好文書檔案管理工作的另一個要求就是完善文書檔案管理隊伍建設(shè)，文書檔案管理對于建設(shè)需要全面把握檔案人才的入口，企業(yè)事業(yè)單位更需要結(jié)合目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，引進和聘用一些具有文化水平和文書檔案管理能力的人員進行管理，優(yōu)秀的文書檔案管理者需要樹立現(xiàn)代化的管理理念，全面掌握文書檔案計算機管理運用技術(shù)，采用更多渠道、多形式進行文書檔案管理人員的教育，強化文書檔案管理人員的素質(zhì)。

（三）轉(zhuǎn)變文書檔案管理方式。網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，先進技術(shù)手段，完善文書檔案管理方式，改變傳統(tǒng)手工管理方式，首先就是要選擇合適的文書檔案管理軟件，采用新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機做好檔案的整理、編號、檢索、存儲和查閱工作，完善辦公室系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的銜接工作。這樣的方式便于檔案文件數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，方便檔案文件數(shù)據(jù)直接歸檔，并能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件對應(yīng)的整理工作。另外就是要提升文書檔案的檢索速度，開展文書檔案計算機檢索工具的多樣化。

（四）培養(yǎng)文書檔案管理人員的服務(wù)意識。提升文書檔案管理工作人員的服務(wù)意識，對于文書檔案信息資源的開發(fā)具有非常重要的作用，檔案管理人員需要全面了解單位、科室對于檔案信息的需求，并結(jié)合不同人員對于文書檔案的需求的要求，有針對性地開展檔案的編研工作，讓他們都能夠在檔案編研的實際工作中認(rèn)識到檔案對其工作具有的重要意義和作用。

三、總結(jié)

伴隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作的重要性也在不斷的提升，完善文書檔案管理工作的創(chuàng)新和管理理念的轉(zhuǎn)變，對于文書檔案工作的開展具有非常重要的意義。培養(yǎng)文書檔案管理人員的責(zé)任意識，規(guī)范文書檔案管理的程度和方式，對于我國今后文書檔案管理工作的開展至關(guān)重要。

參考文獻：

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