數(shù)字化背景下企業(yè)如何搞好檔案收集歸檔工作

文/勝利油田現(xiàn)河采油廠信息（檔案）中心　韓秋蓮

數(shù)字化背景下企業(yè)如何搞好檔案收集歸檔工作

文/勝利油田現(xiàn)河采油廠信息（檔案）中心韓秋蓮

【摘要】企業(yè)檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì)，通過增強(qiáng)文件收集歸檔制度的執(zhí)行力度，整合企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)資源，解決各專業(yè)系統(tǒng)歸檔接口等舉措，確保應(yīng)歸檔文件的電子文件實(shí)時(shí)歸檔與實(shí)體檔案歸檔。

【主題詞】數(shù)字化；檔案收集；歸檔

當(dāng)前，隨著數(shù)字化油田建設(shè)的推進(jìn)，企業(yè)現(xiàn)代化管理水平得到提高，企業(yè)管理過程基本上都在各自的系統(tǒng)中獨(dú)立完成，在工作效率得到提升的同時(shí)，隨之而來的是紙質(zhì)檔案的減少，電子文件數(shù)量的增多，增加了檔案收集工作的難度，企業(yè)檔案收集歸檔工作面臨數(shù)字化帶來的一系列挑戰(zhàn)。因此在新形勢(shì)下，搞好檔案收集歸檔工作，豐富企業(yè)檔案資源，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和高效開發(fā)利用檔案信息資源的前提和保證。

一、數(shù)字化油田背景下企業(yè)檔案收集歸檔情況現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化油田概述。數(shù)字化油田建設(shè)是融合自動(dòng)化、信息化、智能化等現(xiàn)代化手段，最大限度地實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)運(yùn)行全過程的實(shí)時(shí)采集、實(shí)時(shí)分析、實(shí)時(shí)優(yōu)化，實(shí)時(shí)調(diào)整。主要內(nèi)容是“標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)、模塊化建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化采購、信息化提升”。通過整合集成，實(shí)現(xiàn)油田管理的數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化。

（二）現(xiàn)有的文件歸檔工作管理辦法不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。

在數(shù)字化油田背景下，油田生產(chǎn)、傳輸、監(jiān)控實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、集成化。同時(shí)企業(yè)管理的各個(gè)系統(tǒng)，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、企業(yè)源頭數(shù)據(jù)庫等，大量數(shù)據(jù)都存在于各個(gè)分散的系統(tǒng)內(nèi)。企業(yè)管理方式的改變，現(xiàn)有的收集歸檔方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)實(shí)際，收集歸檔難度增加。在企業(yè)管理數(shù)字化環(huán)境下，企業(yè)現(xiàn)有的管理辦法和制度，已無法有效應(yīng)對(duì)日趨多元化的電子文件實(shí)施控制，由于缺乏可操作性的規(guī)范，企業(yè)運(yùn)行過程中形成電子文件、重要數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔。

（三）企業(yè)內(nèi)部多系統(tǒng)并存與接口問題。目前企業(yè)使用的石化檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)開展檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)集成平臺(tái)，也是企業(yè)檔案數(shù)字化管理的主要手段。但系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》規(guī)定，電子文件邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。企業(yè)內(nèi)部各單位自己?jiǎn)为?dú)使用的各個(gè)子系統(tǒng)，多系統(tǒng)并存，互不兼容，達(dá)不到系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享。由于各系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口及諸多技術(shù)問題，不能實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)歸檔。

（四）數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔文件的特殊性。數(shù)字化油田建設(shè)項(xiàng)目作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，有區(qū)別于一般建設(shè)項(xiàng)目檔案的特殊性和復(fù)雜性。除了產(chǎn)生一般工程項(xiàng)目的土建、安裝、工藝文件和圖紙外，數(shù)字化項(xiàng)目施工過程中，產(chǎn)生大量軟件設(shè)計(jì)、自動(dòng)化控制、儀器儀表、自控線纜敷設(shè)等類型文件，同時(shí)還包括工藝流程系統(tǒng)優(yōu)化，“四化”建設(shè)方案實(shí)施，生產(chǎn)指揮平臺(tái)的搭建等項(xiàng)目，施工過程中的照片、錄像、多媒體數(shù)字文件等多種介質(zhì)的文件，這都是以往建設(shè)項(xiàng)目歸檔范圍不能涵蓋的。

二、應(yīng)采取的對(duì)策分析

（一）適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理需求，從制度上強(qiáng)化收集歸檔的監(jiān)督與指導(dǎo)。面對(duì)企業(yè)管理現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案人員必須更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，了解和掌握企業(yè)現(xiàn)代化管理環(huán)境下檔案工作已由過去注重檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實(shí)體管理與檔案信息資源管理并存。積極探討電子文件形成特點(diǎn)和歸檔方式，重視電子文件的收集歸檔工作。將企業(yè)各類檔案信息收集環(huán)節(jié)納入企業(yè)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)控制上，從企業(yè)運(yùn)行流程上加強(qiáng)對(duì)檔案收集歸檔進(jìn)行控制，強(qiáng)化信息資源建設(shè)。

（二）深入到企業(yè)管理環(huán)節(jié)，增強(qiáng)企業(yè)文件動(dòng)態(tài)管控力度。在企業(yè)管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案收集歸檔工作其隨企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的中心工作、目標(biāo)任務(wù)、文件存儲(chǔ)介質(zhì)的變化而發(fā)生變化。檔案人員應(yīng)深入到企業(yè)經(jīng)營管理中，圍繞企業(yè)的經(jīng)營管理目標(biāo)，對(duì)各類生產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行充分調(diào)研，了解企業(yè)各系統(tǒng)運(yùn)行產(chǎn)生電子文件以及實(shí)體文件資料情況，進(jìn)而制定出具有可操作性的歸檔范圍的檔案歸檔辦法，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文件歸檔范圍動(dòng)態(tài)管控力度。

（三）整合企業(yè)資源，拓展檔案收集歸檔的深度。適應(yīng)進(jìn)企業(yè)的信息化發(fā)展進(jìn)程，不斷拓展檔案收集的深度。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，必然會(huì)有大量的電子文件隨之產(chǎn)生。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門溝通與協(xié)調(diào)，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理流程。開展電子文件在線歸檔工作研討和論證，研究解決個(gè)系統(tǒng)歸檔接口問題，拓展電子文件歸檔接口應(yīng)用。全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等企業(yè)管理分系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，使系統(tǒng)電子文件系統(tǒng)通過接口實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)歸檔到檔案系統(tǒng)，提高歸檔效率，減少歸檔部門工作環(huán)節(jié)。

（四）加強(qiáng)指導(dǎo)與監(jiān)控，確保數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目歸檔完整性。在具體工作中，一方面檔案人員必須針對(duì)油田企業(yè)“四化”項(xiàng)目特點(diǎn)，提前介入到項(xiàng)目管理中去；另一方面，檔案人員應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)部信息、工程技術(shù)人員和管理人員的溝通與協(xié)調(diào)，取得他們的技術(shù)支持，確保文件資料歸檔要求有的放矢，從源頭上控制文件材料的歸檔工作。

三、結(jié)束語

企業(yè)管理的數(shù)字化、智能化建設(shè)解決了企業(yè)技術(shù)落后問題，提高了企業(yè)管理水平和效率，給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也給檔案管理工作的創(chuàng)新提供了機(jī)遇。企業(yè)檔案工作必須適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的需求，深入企業(yè)生產(chǎn)和管理工作中，加強(qiáng)不同載體文件材料收集歸檔的前期控制，探索數(shù)字化管理的方式，優(yōu)化完善檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)施各專業(yè)系統(tǒng)電子文件與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的對(duì)接和在線歸檔。在數(shù)字化化油田背景下，使檔案的作用得到更充分發(fā)揮，對(duì)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)做出貢獻(xiàn)，同時(shí)使企業(yè)檔案工作的地位不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳俊.企業(yè)檔案數(shù)字化工作探索[J].上海航天，2014,31:105-109.