試析提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

文/山東省濰坊市小清河管理處　張玉文

試析提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

文/山東省濰坊市小清河管理處張玉文

【摘要】對(duì)于我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀：首先，單位對(duì)于檔案管理的重視不夠；其次，我國(guó)檔案的管理制度缺陷仍舊很多，并且發(fā)展的速度十分緩慢。最后，工作人員工作素質(zhì)能力有待提高。提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇，一是從根本上要重視檔案管理；二是建立健全檔案管理制度；三是加強(qiáng)對(duì)于人才的培養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；管理制度；工作素質(zhì)

隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)的整個(gè)信息系統(tǒng)都在不斷發(fā)展，我國(guó)檔案的內(nèi)容和種類也不斷的在進(jìn)行豐富。所以，這就需要人們對(duì)于檔案的科學(xué)管理水平也要不斷的提高，從而適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天。

一、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀

首先，單位對(duì)于檔案管理的重視度不夠，我國(guó)大多數(shù)機(jī)關(guān)單位和企業(yè)的檔案整理都比較混亂，究其原因，是因?yàn)槲覈?guó)在一個(gè)飛速發(fā)展經(jīng)濟(jì)的時(shí)期，每個(gè)單位都更加重視的是本單位的經(jīng)濟(jì)效益，季度、年度都可以創(chuàng)造多少GDP額度，檔案管理在GDP并不能明顯、高效直接地創(chuàng)造GDP的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，所以本單位便沒(méi)有那么重視，這是我國(guó)檔案管理一直以來(lái)不能更好發(fā)展的意識(shí)因素。并且一個(gè)單位的檔案往往十分繁雜，檔案數(shù)目也非常多，在整理的時(shí)候需要比較多的時(shí)間和人力，在保管方面也需要投入。所以，單位的管理層人員認(rèn)為這是一個(gè)經(jīng)濟(jì)效益值和付出不能成正比的行為，也就不會(huì)在這方面投入更多的精力。

其次，我國(guó)檔案的管理制度缺陷仍舊很多，并且發(fā)展的速度十分緩慢。在我國(guó)當(dāng)今這個(gè)日新月異的大環(huán)境中，但是關(guān)于檔案的管理技術(shù)和管理方法卻一直止步不前。當(dāng)今是個(gè)網(wǎng)絡(luò)的世界，網(wǎng)上資源的分享以及局域網(wǎng)的辦公已經(jīng)成為一個(gè)主流的趨勢(shì)，但是這樣的趨勢(shì)卻并未涵蓋到檔案管理。我國(guó)的檔案雖然已經(jīng)發(fā)展到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)、查找，但是也僅僅是停留在檔案室的電腦中，并沒(méi)有真正形成局域化的網(wǎng)絡(luò)共享，這樣就不能更好地發(fā)揮出檔案的價(jià)值。檔案畢竟是用來(lái)供人們查閱信息的，如果不能讓人們很便捷的進(jìn)行資源查找，就大大降低了其存在的意義。

最后，如果希望檔案的管理工作可以更好的提高其管理水平，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)的手段，就需要提高工作人員的素質(zhì)，但是如今的現(xiàn)狀卻是檔案的工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍比較低，擁有高水平較高能力的工作人員都不愿意從事這方面的工作，從而導(dǎo)致了我國(guó)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍比較低。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

雖然當(dāng)今的檔案管理系統(tǒng)有眾多問(wèn)題，但是檔案其實(shí)對(duì)于每一個(gè)單位甚至國(guó)家來(lái)說(shuō)有著重要的作用，它記載著單位的發(fā)展歷史和人員信息，它可以反映出一個(gè)單位的前進(jìn)過(guò)程，對(duì)于本單位未來(lái)的發(fā)展有著重大的參考價(jià)值。所以，它存在的歷史地位不能被忽略，由此看出，提高檔案管理科學(xué)化水平已經(jīng)是迫在眉睫的事情。

（一）從根本上要重視檔案管理。想要提高檔案管理的科學(xué)化水平，首先就要從根本上提高對(duì)其管理意識(shí)。只有單位的管理人員重視檔案的科學(xué)化發(fā)展，才能讓其他相關(guān)工作人員也對(duì)其重視起來(lái)。對(duì)于國(guó)內(nèi)外良好的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的管理技術(shù)可以及時(shí)引進(jìn)到本單位中，并且加大這方面的資金投入，提高其科技水平，檔案服務(wù)工作也要轉(zhuǎn)變之前的封閉式，要與時(shí)俱進(jìn)的采用開(kāi)放式，服務(wù)對(duì)象也要從局限于機(jī)構(gòu)學(xué)者，逐漸開(kāi)始發(fā)展普通社會(huì)家庭和民眾。檔案的內(nèi)容要分類進(jìn)行整理，可以更方便的幫助人們進(jìn)行瀏覽、摘要。

（二）建立健全檔案管理制度。一個(gè)良好有序的檔案管理就需要有一個(gè)良好的制度作為一個(gè)支撐，從而促進(jìn)其發(fā)展。所以這就需要建立健全檔案的管理制度。將雜亂無(wú)章、千頭萬(wàn)緒的檔案良好的分類進(jìn)行整理，按照不同的方式方法，可以通過(guò)多角度、多搜索方法，以最小的操作成本搜索得到相應(yīng)的信息。制度的目的是讓數(shù)目眾多的檔案通過(guò)一定的順序可以進(jìn)行排列，并通過(guò)一個(gè)具體的制度來(lái)歸納、整理，避免雜亂，丟失檔案或者無(wú)法查找到檔案現(xiàn)象的發(fā)生。剛開(kāi)始起步，可以參照一些國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的管理制度并加以引進(jìn)，久而久之后變可以形成自己的一套相應(yīng)制度。

（三）加強(qiáng)對(duì)于人才的培養(yǎng)。一個(gè)良好的制度需要的是人才來(lái)進(jìn)行支撐，但是當(dāng)今的現(xiàn)狀可以明顯看得出工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍能力都是停留在一個(gè)水平，所以更加需要對(duì)人才的培養(yǎng)，首先，必須不斷的提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠和當(dāng)今時(shí)代的要求接軌。否則，當(dāng)建立好一個(gè)良好的制度的時(shí)候卻不能及時(shí)有效的運(yùn)營(yíng)起來(lái)，這更是一種損失。其次，在工作中可以具有創(chuàng)新精神，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題并提出問(wèn)題，解決問(wèn)題。就是因?yàn)槲覈?guó)當(dāng)今檔案管理還不夠完善，所以更需要的是一個(gè)可以在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)制度中不合理的地方并幫助解決的工作人員。

三、結(jié)語(yǔ)

其實(shí)，想要建立一個(gè)成熟的科學(xué)化的檔案管理僅僅靠以上幾點(diǎn)是不夠的，這需要在實(shí)踐中不斷探索、不斷發(fā)展。這需要所有人的共同努力。

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