如何做好檔案管理工作

文/秦皇島市住房公積金管理中心　時(shí)虹云

如何做好檔案管理工作

文/秦皇島市住房公積金管理中心時(shí)虹云

【摘要】通過分析檔案管理工作的重要性，提出做好檔案管理工作的必要性和意義，分析目前檔案管理工作中存在的問題，提出做好檔案管理工作的主要措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；措施

檔案管理工作是立足于事業(yè)單位根本的管理工作，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理也融入了科學(xué)化的管理方式。但是，當(dāng)前檔案管理工作還存在一些問題，需要提出強(qiáng)化檔案管理的措施來實(shí)現(xiàn)檔案管理的自我價(jià)值。

一、檔案管理工作的必要性和意義

檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位來說非常重要，是提高事業(yè)單位人員工作效率的有效保證。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作更趨向科學(xué)性原則，對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)與利用，進(jìn)而充分挖掘檔案管理的價(jià)值，對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)獲取信息資源不可或缺的途徑，因此，首先，檔案管理工作本身具有管理性質(zhì)，區(qū)別與其他管理工作，它不僅是對(duì)文件形式資料的管理，更需要通過先進(jìn)的科學(xué)手段和方法對(duì)系統(tǒng)中信息進(jìn)行分析和篩選，以滿足企事業(yè)單位的需要。其次，檔案管理工作是用來衡量企事業(yè)單位業(yè)績(jī)水平和管理水平的依據(jù)，通過檔案記載和分類管理可以掌握事業(yè)單位的第一手資料，為事業(yè)單位未來發(fā)展提供依據(jù)。最后，檔案管理工作能有效的提高工作人員的工作效率，提高資源利用率。通過檔案管理工作對(duì)資料進(jìn)行整理、編輯和鑒定，最后科學(xué)的統(tǒng)計(jì)和分類保管?？偠灾瑱n案管理工作對(duì)事業(yè)單位來說非常必要，是事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然要求。

二、目前檔案管理工作存在哪些問題

檔案管理工作是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展呢時(shí)期，但是，就目前事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)展情況來看，仍存在許多問題，下面進(jìn)行具體的分析：

（一）檔案管理工作邊緣化危險(xiǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的推廣和普遍應(yīng)用，使檔案管理工作出現(xiàn)邊緣化的危險(xiǎn)。目前檔案管理方法較為落后，工作效率不高，難以滿足事業(yè)單位的需要。檔案管理邊緣化危險(xiǎn)還體現(xiàn)在缺少現(xiàn)代化管理模式上，隨著改革的不斷深入，檔案管理工作也要進(jìn)行改革。面對(duì)大量的檔案資料，檔案資料的整理、分析、處理和保管遇到困難，為檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。

（二）檔案管理工作不規(guī)范。檔案管理工作不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)阻礙了檔案管理的發(fā)展。檔案管理工作的目的就是充分、合理、有效的利用信息資源，為事業(yè)單位以及社會(huì)服務(wù)，滿足社會(huì)發(fā)展的需求。檔案缺少標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理，則影響檔案的真正作用，不利于檔案管理的發(fā)展，不利于檔案保管利用價(jià)值的最大化和資料完整化以及檢索利用便捷化。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高。由于檔案管理工作在事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)程度還不夠深入，工作人員沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，將其當(dāng)作可有可無的工作，導(dǎo)致檔案管理工作人員在檔案管理過程缺少責(zé)任感，職業(yè)道德素質(zhì)較低。而且，檔案管理工作與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，更需要高素質(zhì)的人才進(jìn)行檔案管理，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，這也是目前檔案管理工作面臨的重要問題之一。

三、提高檔案管理工作的對(duì)策分析

（一）檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)完美結(jié)合。檔案管理工作必須深入改革，其中管理方式落后問題必須及時(shí)解決，其中計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是最重要的管理手段，所以檔案管理與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合才能走上良性發(fā)展的軌道。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化管理，充分利用豐富的庫藏資源。在利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的同時(shí)，還要注重信息的安全性，為了保證信息安全，要指定嚴(yán)密的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。

此外，還可以利用局域網(wǎng)提供檔案信息在線服務(wù)，通過創(chuàng)新性的服務(wù)理念及模式，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)的檔案管理，加強(qiáng)檔案資源的利用，提高檔案管理工作的價(jià)值。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，建立依法治檔的觀念。檔案的規(guī)范化管理非常重要，能夠提高檔案資料的利用價(jià)值和利用率，更好的為社會(huì)、事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。檔案規(guī)范化管理要做到：準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工，在堅(jiān)持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。此外，還要設(shè)計(jì)完善的檔案管理方案，為檔案規(guī)范化管理提供依據(jù)。檔案管理方案要考慮總體性、全局性、長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性。檔案管理內(nèi)容要涉及檔案管理手段、管理方式，對(duì)信息技術(shù)的功能設(shè)定，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)計(jì)的思路及目標(biāo)等，一個(gè)完整的管理方案關(guān)系到檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，對(duì)檔案管理未來發(fā)展非常重要。

依法治檔是將檔案管理建立的法制化的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，建立嚴(yán)格的法制制度，完善檔案管理工作的規(guī)章制度，不斷應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)備及手段對(duì)檔案進(jìn)行管理,不斷改革，與時(shí)俱進(jìn)。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。建立一支管理能力強(qiáng)、技術(shù)能力強(qiáng)的高科技人才是檔案管理部門的首要任務(wù)。首先，要加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),制定切實(shí)可行的培訓(xùn)計(jì)劃。其次，提高檔案管理人員信息化意識(shí)，提高其信息處理能力。檔案管理工作人員需要具有熟練運(yùn)用信息資源管理理論和技術(shù)手段的能力，對(duì)檔案信息資源管理進(jìn)行科學(xué)管理和有效開發(fā)。最后，加強(qiáng)檔案管理人員技術(shù)應(yīng)用，提高其創(chuàng)新意識(shí)。管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，并且不斷學(xué)習(xí)。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作是非常必要和重要的，不僅是事業(yè)單位掌握內(nèi)部發(fā)展?fàn)顩r的有效根據(jù)，還是制定科學(xué)合理發(fā)展目標(biāo)和方向的重要依據(jù)。因此，發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中的問題，深化檔案管理工作改革，加強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)對(duì)事業(yè)單位未來發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝永琴,關(guān)鳳明.關(guān)于做好新時(shí)期檔案管理工作的研究與探索[J].中小事業(yè)管理與科技,2011(3).