發(fā)揮檔案館藏開發(fā)利用功能的策略分析

文/秦皇島市北戴河區(qū)檔案館　付艷美

發(fā)揮檔案館藏開發(fā)利用功能的策略分析

文/秦皇島市北戴河區(qū)檔案館付艷美

【摘要】隨著人們對信息質(zhì)量的要求越來越高，對檔案館藏資源的開發(fā)利用要求也日益提高，要求檔案館藏工作要進(jìn)行一定的創(chuàng)新。檔案工作人員要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，使檔案館藏開發(fā)利用功能得到最大程度地發(fā)揮，這樣才能使檔案資源為社會進(jìn)步所服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案館藏資源；開發(fā)利用；策略

近些年來，隨著時(shí)代發(fā)展和社會進(jìn)步，現(xiàn)代高新信息技術(shù)得到了廣泛普及。檔案館藏的開發(fā)與利用發(fā)生了革命性變化。同時(shí)，隨著人們對信息質(zhì)量的要求越來越高，對檔案館藏資源的開發(fā)利用要求也日益提高。再加上電子檔案的大量產(chǎn)生，使得檔案館藏開發(fā)利用工作進(jìn)入了信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程中。這一切都要求檔案館藏工作要進(jìn)行一定的創(chuàng)新。誠然，面對著信息時(shí)代的挑戰(zhàn)，檔案工作人員要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，只有使檔案館藏開發(fā)利用功能得到最大程度地發(fā)揮，這樣才能使檔案資源為社會進(jìn)步所服務(wù)。

一、檔案館藏開發(fā)利用存在的問題

在新時(shí)期背景下，傳統(tǒng)的檔案開發(fā)利用理論面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著環(huán)境的改變，檔案館藏開發(fā)利用功能的發(fā)揮存在一些不容忽視的問題，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）便利性要求得不到充分滿足。對于生活中的所有服務(wù)活動，社會大眾都提出了“以人為本”的要求，希望服務(wù)周到、便捷與優(yōu)質(zhì)。隨著人們利用檔案館藏資源的意識不斷增強(qiáng)，他們對檔案開發(fā)利用服務(wù)工作提出了同樣的要求。然而從目前來看，檔案實(shí)際開發(fā)利用工作無法充分滿足大眾的這些服務(wù)要求。第一，檔案館藏資源的結(jié)構(gòu)不夠豐富，基本以機(jī)關(guān)形成的文書檔案為主，無法充分滿足多層次利用的需要；第二，檔案館多年以來一直實(shí)施分級管理的原則，客觀上造成了同類檔案的分散管理，在一定程度上增加了使用者的查詢難度；第三，檔案館的開放時(shí)間比較固定，不夠靈活，為使用者來館查檔造成不便。這些問題的存在直接導(dǎo)致檔案館藏資源的開發(fā)利用功能無法得到充分發(fā)揮。

（二）多樣性要求得不到充分滿足。進(jìn)入新世紀(jì)之后，社會發(fā)展的步伐越來越快，大眾的文明生活水平不斷提高，檔案資源使用者的利用需求也呈現(xiàn)出多元化的趨向。一方面，檔案資源使用者需要利用的檔案內(nèi)容日益多元化，他們對檔案的利用要求已經(jīng)從相當(dāng)集中、單一的利用轉(zhuǎn)變?yōu)槿轿弧⒍鄬哟蔚睦?。但由于檔案館藏結(jié)構(gòu)不夠完善，比較單一，館藏量也比較有限，這一切都為多元化檔案利用帶來不便；另一方面，使用者對檔案形式的要求日益多樣化。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案載體的種類不斷增多，人們對檔案的利用類型已經(jīng)不僅僅滿足于紙質(zhì)檔案，對聲像檔案、縮微檔案、實(shí)物檔案和電子檔案都提出了一定要求。這些都為檔案館藏結(jié)構(gòu)的綜合化和多元化提出了很高的要求。

（三）層次性要求得不到充分滿足。檔案館藏資源的使用者來自于社會各行各業(yè)，他們所需求的檔案內(nèi)容、使用檔案的目的不盡一致，所以對檔案館藏資源的需求產(chǎn)生了層次性。如果需要相關(guān)文件作為法律憑證，自然就需要提供檔案原件；但假若只是出于對情報(bào)、信息的需求，則不必苛求于檔案原件的使用，二次甚至是三次檔案信息也能達(dá)到使用需求。但如今，我國檔案館藏的開發(fā)利用主要方式仍舊是在閱覽室中借閱檔案原件，這樣既不利于檔案原件的保護(hù)，可能造成原件損壞，也無法滿足使用者的多層次利用需求。

二、發(fā)揮檔案館藏開發(fā)利用功能的策略

檔案工作人員必須意識到，提供檔案館藏開發(fā)利用服務(wù)也是一種服務(wù)工作，所以檔案部門要充分考慮使用者的多樣化需求，主動吸引使用者，提高檔案部門的形象。同時(shí)，檔案部門還要從以下幾點(diǎn)入手，來充分發(fā)揮檔案館藏開發(fā)利用功能。

（一）豐富檔案館藏資源，完善館藏結(jié)構(gòu)。如今，檔案館藏資源使用者對檔案信息內(nèi)容的要求越來越高，所涉及的覆蓋面也越來越廣泛，并對檔案館藏資源載體形式的要求越來越多元化，這些都要求檔案館藏結(jié)構(gòu)要變得豐富多彩，實(shí)現(xiàn)檔案館藏資源的完整性和多樣化。為了實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，檔案部門要拓寬檔案資源采集渠道，不能抱有“等、靠、要”的思想，要積極主動地征集各種檔案，并去偽存真、去粗取精，保證檔案資源的真實(shí)性和可靠性。另一方面，要采取行之有效的方式保存好各種檔案信息，創(chuàng)設(shè)適合所有類型館藏檔案的良好環(huán)境。如今，檔案資源信息化建設(shè)已被列入議事日程，檔案部門可以利用信息化手段保存檔案，為檔案的開發(fā)利用提供保障。

（二）降低利用門檻，減少開發(fā)利用阻礙。為了盡可能發(fā)揮檔案館藏資源的開發(fā)利用功能，吸引更多的人來檔案部門查閱檔案信息，檔案部門要本著方便簡潔的原則，在合理范圍內(nèi)簡化檔案信息開發(fā)利用的手續(xù)，降低使用檔案的門檻，為使用者利用檔案館藏資源提供便捷輕松的環(huán)境。對于那些已公布的檔案，要提供無門檻的利用；對于已開放但未公布的檔案，使用者只需要出示有效證件并填寫登記表，即可進(jìn)行借閱。這樣的做法可以使檔案館藏資源的利用既能滿足公眾要求，又能保證檔案資源在合理范圍內(nèi)使用，而不會導(dǎo)致重要資源泄密。

（三）適當(dāng)縮短檔案生命周期與封閉期。要想將檔案館藏資源的價(jià)值與功能發(fā)揮到極致，應(yīng)該對檔案館藏資源加強(qiáng)鑒定力度，嚴(yán)格劃分檔案信息的密級，在不傷害國家利益、社會利益、集體利益、個(gè)人利益的前提下，適當(dāng)縮短檔案的生命周期與封閉期，并加快檔案信息的進(jìn)館速度，使檔案資源能夠?yàn)樯鐣?jīng)濟(jì)建設(shè)和文明建設(shè)做出更大的貢獻(xiàn)。

（四）緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，使用新方式與新技術(shù)。如今，在檔案館藏資源開發(fā)利用進(jìn)程中，加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)已成了主流趨勢。檔案部門要積極使用現(xiàn)代高新技術(shù)，比如縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、光盤技術(shù)來復(fù)制檔案信息，在為使用者提供相關(guān)服務(wù)時(shí)，盡量少使用檔案原件，以此延長檔案信息的壽命。同時(shí)，檔案部門要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檢索建設(shè)，盡快使現(xiàn)有的檔案館藏轉(zhuǎn)化為可以支持計(jì)算機(jī)檢索的檔案，為使用者提供方便。另外，檔案部門還要將檔案信息的開發(fā)利用引導(dǎo)至網(wǎng)絡(luò)化和電子化的軌道中，加快虛擬檔案館、電子檔案館和數(shù)字化檔案館的建設(shè)進(jìn)程，突破檔案利用的實(shí)踐與空間限制，并實(shí)現(xiàn)檔案館藏信息資源的共享，為讀者提供網(wǎng)上查詢檔案的服務(wù)。事實(shí)證明，只有不斷對檔案館藏資源管理加強(qiáng)技術(shù)投入，才能最大化地滿足檔案館藏資源利用的便利性與無限性需求。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前形勢背景下，要加快社會物質(zhì)文明建設(shè)與精神文明建設(shè)，需要檔案館藏資源發(fā)揮應(yīng)有的功能，為社會進(jìn)步和發(fā)展提供憑證和參考。由此一來，檔案部門要采取各種有效措施發(fā)揮檔案館藏的開發(fā)利用功能，主要措施應(yīng)該包括：豐富檔案館藏資源，完善館藏結(jié)構(gòu)；降低利用門檻，減少開發(fā)利用阻礙；適當(dāng)縮短檔案生命周期與封閉期；緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，使用新方式與新技術(shù)等。只有從多個(gè)角度入手，方能促使檔案館藏資源發(fā)揮最大的作用，進(jìn)而推動社會發(fā)展的步伐。

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