芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

文/上海市社會保障卡服務中心　劉曉蕓

芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

文/上海市社會保障卡服務中心劉曉蕓

【摘要】事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展離不開檔案管理機制的合理化與規(guī)范化。因此，事業(yè)單位的管理人員應該重視檔案管理工作。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術不斷更新，事業(yè)單位對檔案管理工作者的要求越來越高，檔案管理工作正面臨著很大的機遇與挑戰(zhàn)。認識到當前工作中的不足，并有針對性的找到解決方案是當前事業(yè)單位檔案管理工作者最應該做到的。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

當前的事業(yè)單位檔案管理工作存在著一些問題，檔案管理工作不夠規(guī)范嚴謹，工作水平低與事業(yè)單位的發(fā)展要求不相符，從而導致了單位發(fā)展的不協(xié)調(diào)。事業(yè)單位應該認識到檔案管理在自身發(fā)展當中的重要性，并通過有效的途徑解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平，使之與社會、單位地發(fā)展相適應。只有這樣才能保證單位的發(fā)展歷程、文化建設得以弘揚與傳承。

一、當前事業(yè)單位檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理制度不夠完善。當前事業(yè)單位的檔案工作組織不健全，權責分界不明確，造成這種現(xiàn)象的一個主要原因就是檔案管理制度的缺失。由于管理制度的不完善，檔案資料的整理與歸檔沒有做到專崗專人專職，分類、編目大都沒有規(guī)范性制度，一旦需要查找信息資料就需要耗費大量的時間與人力。對于留存時間較為長久的檔案，數(shù)據(jù)得不到及時的更新，有些信息資料甚至已經(jīng)丟失，但是卻無人負責。其它部門在需要信息資料時，無處可查，導致整個單位工作的滯后。

（二）管理人員管理意識薄弱。由于檔案管理工作不會帶來直接的經(jīng)濟利益，因此一些事業(yè)單位在發(fā)展中沒有意識到檔案管理工作的重要性，忽略了對其的規(guī)范與管理，管理人員的工作態(tài)度也并不積極。一是事業(yè)單位領導忽視對檔案工作的規(guī)范管理與有效的投入，導致檔案管理工作效率低下。二是在檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤、數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，嚴重的還會造成數(shù)據(jù)外泄，個人隱私被泄露。一旦檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，那么很容易對社會、單位或者個人造成不良的負面影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)偏低。很多事業(yè)單位都將檔案管理工作只是看作單純的數(shù)據(jù)整理、歸檔工作，因此在選擇管理人員時并沒有注重對人員專業(yè)素質(zhì)的考核，因此在管理中缺乏規(guī)范性與科學性。一是檔案管理人員在進行資料的收集、整理、歸檔工作時，一味追求自身的工作量，不能客觀、準確地判斷資料的有效性、完整性、保存價值，造成將無保存價值的資料進行歸檔，即降低工作效率又占用了庫房資源。二是檔案管理人員缺乏責任感，不注意信息的保密性，隨意泄露他人的隱私，給自己及他人都造成了嚴重的影響。三是由于檔案管理人員職業(yè)發(fā)展受到限制，工作內(nèi)容的枯燥無味，從而造成許多員工不愿擔任檔案管理人員或選擇離職，這些現(xiàn)象都不利于事業(yè)單位檔案管理工作健康長遠的發(fā)展。

（四）檔案管理設備相對落后。大多數(shù)的事業(yè)單位的檔案管理工作都是采用紙質(zhì)檔案的保存模式。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息技術的高速提高，要求檔案管理工作逐漸走上信息化管理的道路，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)難以適應社會的發(fā)展。許多檔案管理人對信息技術了解不夠，相應的操作水平偏低，即使有設備引進也很少使用。設備的落后極大地降低了檔案管理工作的效率與檔案信息的利用率，對于信息資料查閱的及時性與準確性造成了困擾，阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展進程。

二、加強當前事業(yè)單位檔案管理工作的措施

檔案管理工作是一項復雜且重要的工作，如何進行科學化的管理是事業(yè)單位領導應該思考的問題。要把提高意識作為前提，完善制度作為保障，提高素質(zhì)作為途徑，引進設備作為基礎。通過多方面的協(xié)調(diào)配合，加強對當前事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范與完善。

（一）完善檔案管理制度。檔案管理制度的完善將為事業(yè)單位檔案管理工作的有序進行提供保障。合理劃分檔案管理工作的職責，保證權責明確，工作有效。事業(yè)單位可以在本單位內(nèi)成立專門負責檔案管理的小組，將工作流程細化，并定期對檔案管理工作進行監(jiān)督與指導，遇到問題要即時即改。

建立和完善事業(yè)單位的檔案管理制度。一是根據(jù)國家檔案管理部門要求，定期修訂完善檔案歸檔目錄及保管期限表，確保歸檔資料的有效性。二是建立檔案借閱制度，確保借出檔案的安全性，如有遺失可追責。三是獎罰分明責任到人。檔案管理人員應定期對檔案信息數(shù)據(jù)進行檢查核對，并進行階段性的更新，一旦出錯，責任要落實到人，及時做好信息補救工作，并給予責任人適當?shù)呢熈P；對于在檔案管理工作中表出突出、能及時為檔案管理工作出謀劃策的人員，應做好相應的獎勵表彰工作。

（二）提高檔案管理意識。提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，首先要單位領導與相關的工作人員給予檔案管理工作足夠的重視，提高他們的檔案管理意識。雖然檔案管理工作不能夠提供直接的經(jīng)濟利益，但是做好這份工作卻有利于事業(yè)單位穩(wěn)定長遠的發(fā)展。

其次事業(yè)單位領導可以帶領檔案管理人員共學習相關的法律、法規(guī)，熟讀《檔案管理法》等資料，加大宣傳力度，并通過制度的完善配合管理，提高工作人員的管理意識。再次事業(yè)單位要加強對檔案管理工作的關注與投入，提高檔案管理工作人員的工作認同感，使他們不斷增強管理意識，全身心的投入到工作中去。

（三）提高管理人員素質(zhì)。對現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理工作人員進行業(yè)務培訓，不斷提高他們的業(yè)務操作能力，同時，加強對法律法規(guī)的學習，并且定期進行考核，優(yōu)者上，劣者汰。形成競爭機制，提高責任意識。

在人才的引進上，選擇高素質(zhì)的專業(yè)性人才，很多高?，F(xiàn)已開設檔案管理專業(yè)，但是由于大多數(shù)單位對檔案管理工作的不重視，導致了人才的流失。因此，想要提高檔案管理水平，提高管理人員素質(zhì)，從根本上要引進專業(yè)人才并留住人才。規(guī)范管理的同時，要提高對員工工作、生活的關注，讓他們感受到單位對檔案管理崗位的重視，借此來提高他們的工作積極性與責任意識。

（四）引進先進管理設備。時代的發(fā)展與檔案管理工作的獨有特點都要求事業(yè)單位的檔案管理工作走向信息化的道路。檔案管理工作需要收集信息，核對信息，收錄信息，整理信息，保存信息。整個過程的工作量極大，需要工作人員的協(xié)調(diào)配合，如果引進先進的管理設備，就可以利用掃描的方式輸入數(shù)據(jù)信息，并通過計算機對信息進行分類整合，減少工作量，提高工作效率?，F(xiàn)代化先進設備的使用，可以有效的實現(xiàn)資源共享，在檢索信息時，可以迅速準確的提取有效信息，不妨礙其它工作的展開。

從另一個角度來說，紙質(zhì)檔案在保存的過程中很容易受到損毀與污染，導致信息的丟失。用先進的設備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，兩種檔案互為補充，保證信息的安全性與完整性，無論哪一種檔案出錯，另一種都可以及時進行補救。

三、結語

事業(yè)單位的檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展中起到至關重要的作用，它是事業(yè)單位工作的重要組成部分。針對當前工作中的問題，為了使檔案管理工作更加合理化與規(guī)范化，并且與社會發(fā)展相適應，事業(yè)單位應建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理的意識，并定期對檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)進行考核，引進先進的設備輔助檔案管理工作的展開，只有通過這些方式才能提高檔案管理工作的水平，進而促進事業(yè)單位健康穩(wěn)定的發(fā)展。

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