淺議檔案信息電子化存在的問題與對策

文/青島市城陽區(qū)海洋與漁業(yè)局　趙建火

淺議檔案信息電子化存在的問題與對策

文/青島市城陽區(qū)海洋與漁業(yè)局趙建火

【摘要】21世紀伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息電子化的應(yīng)用也得到了快速提升，當今時代對于文件的起草、簽發(fā)等都是利用計算機來完成任務(wù)，檔案信息電子化在應(yīng)用中也存在許多問題，本文對檔案信息電子化存在的主要問題進行分析，檔案信息電子化的解決對策做出論述。

【關(guān)鍵詞】電子化；問題；對策

檔案信息的存在形式是以計算機讀取文件，提高了檔案信息管理的效率，在單位應(yīng)用越來越廣泛。

一、檔案信息電子化存在的問題

（一）檔案信息電子化缺乏通用性。雖然我國的計算機型號比較多，但是缺乏通用性，設(shè)備比較單一，導致各自開發(fā)的軟件不能互相協(xié)調(diào)利用，雖然計算機軟件系統(tǒng)在不斷地更新，但是功能卻比較少，管理系統(tǒng)不能滿足文件檢索和信息管理共用，檔案信息電子軟件不統(tǒng)一，出版信息編輯比較遲鈍，檔案系統(tǒng)在運用中和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不一致，對于中文所處的環(huán)境多種多樣，數(shù)據(jù)庫違背了一致性原則，由于數(shù)據(jù)在交換中比較復雜，限制了檔案信息電子化的發(fā)展進程。

（二）檔案信息電子化標準不統(tǒng)一。就目前而言，即使我國計算機發(fā)展水平比較先進，但是我國規(guī)范化的特征是檔案信息的基礎(chǔ)工作，在系統(tǒng)開發(fā)中違背了應(yīng)該遵守的規(guī)范制度，導致計算機在移植中存在許多問題，在使用計算機過程，對于病毒問題不加以防范，計算機軟件的壽命會縮短，檔案信息系統(tǒng)的執(zhí)行和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)執(zhí)行不規(guī)范，對用戶而言需求量比較大，在組織管理中比較困難，不能滿足檔案信息電子化的統(tǒng)一標準。

（三）計算機應(yīng)用領(lǐng)域狹窄。我國部分經(jīng)濟發(fā)展落后的地區(qū)，檔案部門沒有能力配備計算機，一些小的檔案管理機構(gòu)還停留在紙質(zhì)狀態(tài)，在使用紙質(zhì)進行檔案管理中忽視了效率。

（四）檔案信息人員技術(shù)落后。紙質(zhì)檔案向檔案信息電子化變革，檔案信息量相應(yīng)增加，檔案信息電子化的程序比較復雜，造成檔案管理者沒有意識到社會發(fā)展狀況，信息處理人員技術(shù)比較落后，對于計算機的使用方法不了解，沒有能力去勝任計算機開發(fā)系統(tǒng)工作，對于檔案管理缺乏認識，限制了檔案收集效率，檔案管理人員對現(xiàn)代化檔案信息處理速度比較慢，因而對檔案信息電子化工作缺乏信心，甚至出現(xiàn)有些員工面對新技術(shù)的產(chǎn)生，對檔案信息電子化厭倦心理，不注重原始檔案管理，對于遺失的重要檔案不進行總結(jié)。

（五）檔案信息容易被篡改、丟失。有些工作人員會主動地篡改檔案，電子化的檔案被改，不會留下任何信息，有的人會故意刪除優(yōu)盤上的重要信息，我們很難找到篡改證據(jù)，對于檔案信息電子化，檔案的保密性原則受到了嚴重的挑戰(zhàn)，大部分信息會遺留在計算機的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上，同一個計算機終端，對于其他網(wǎng)絡(luò)終端傳輸，數(shù)量不受限制，現(xiàn)在的辦公軟件，普遍使用計算機，許多重要的資料在網(wǎng)絡(luò)中都能找到，當計算機軟件被病毒所侵，保存在計算機的資料可能會丟失。

二、檔案信息電子化的解決對策

（一）提高電子化的標準。計算機提供有價值的檔案信息，必須要發(fā)揮計算機的功能，在利用中去除缺點，發(fā)揚優(yōu)點，提高電子化服務(wù)，提高文字加工效率，檔案信息電子化被廣泛的應(yīng)用到管理領(lǐng)域，檔案信息接近科學技術(shù)，實現(xiàn)了信息共享性，時間不再受制約，在注重電子軟件發(fā)展的同時，要注意軟硬件發(fā)展要相互結(jié)合，在電子檔案搜集中要注重規(guī)范性，檔案信息要保證安全，適應(yīng)社會發(fā)展局面。

（二）減少檔案信息電子化投入。新的技術(shù)可以促進電子化的發(fā)展，在檔案信息電子化的投入中，可以選擇一次性的投入，減少信息加工費用，期望政府在檔案信息電子化有過多的投入不現(xiàn)實，對于較多的檔案信息可以選擇拷貝，在處理數(shù)據(jù)格式中采用統(tǒng)一性原理，達到數(shù)據(jù)交流中更加方便快捷的效果，政府應(yīng)該出面，把檔案信息管理納入標準化管理理念的信息體系當中，開發(fā)部門組織要進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，減少重復開發(fā)軟件現(xiàn)象，鼓勵標準化管理，拓寬電子化的服務(wù)范圍，提高檔案信息電子化的地位，進行系統(tǒng)維護，延長系統(tǒng)軟件的使用壽命，實現(xiàn)計算機向數(shù)字化模式發(fā)展。

（三）擴大檔案信息電子化的使用范圍。對于發(fā)展落后的地區(qū)，政府應(yīng)該重視檔案管理部門的發(fā)展，對檔案信息管理工作進一步加強，采用合理的方法投入資金使用，配備必用的設(shè)備工具，開發(fā)系統(tǒng)軟件，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，鼓勵使用檔案信息電子化，可以避免環(huán)境帶來的麻煩，減少工作時間，重視計算機的使用標準，政府對檔案管理部門領(lǐng)導開設(shè)定期的匯報、評語，運用最新科學技術(shù)成果，了解檔案信息電子化的真實情況，實現(xiàn)檔案信息電子化的推廣。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向檔案信息電子化發(fā)展，離不開現(xiàn)代化的高技術(shù)人才，從整體提高管理人員的素質(zhì)，加強檔案管理人員的思想教育，有些檔案機密性比較強，檔案管理人員要嚴格遵守檔案管理原則，管理人員之間相互監(jiān)督，把檔案信息管理工作落到實處，重視優(yōu)秀人才的成長，培養(yǎng)競爭理念，掌握計算機的基本知識，建立一支師資力量強悍的隊伍，管理人員要熱愛本職工作，提高信息人員的技術(shù)水平，進行定期的培訓，檔案信息處理中出現(xiàn)的特殊情況，檔案管理工作者要積極地采取先進的方法處理，對檔案要及時保存，對保存的檔案做好標記，從多個領(lǐng)域進行優(yōu)秀人才的聘用，提高檔案管理效率，降低紙質(zhì)使用率，培養(yǎng)科學創(chuàng)新理念，在掌握文件管理方式以外，還要了解和自己工作相關(guān)的其他知識，充實自己的知識領(lǐng)域，把管理學掌握扎實，制定嚴格的管理制度，在工作中不拖拉，為檔案管理做出貢獻。

（五）減少電子檔案篡、改丟失的現(xiàn)象。為了減少檔案信息的篡改、丟失現(xiàn)象的發(fā)生，在保存檔案之前必須進行核對，建立法律法規(guī)體系，宣傳電子檔案的重要作用，檔案必須真實，管理人員要守法懂法，國家檔案管理部門在管理中要做到遵守合法性原則。

對于計算機文件數(shù)量的增加，文件保存系統(tǒng)要更加科學，定期的對系統(tǒng)進行維護，對于電子文件要精細分類，牢記檔案管理的規(guī)則，按照科學的方法進行保存。

三、結(jié)束語

檔案信息電子化比紙質(zhì)檔案更加科學化，在檔案管理中擔任著重要的角色，提高了工作效率，適應(yīng)了時代的發(fā)展，成了信息發(fā)展的必然趨勢。

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