如何充分發(fā)揮檔案工作的服務職能

文/廣西醫(yī)科大學　薛麗

如何充分發(fā)揮檔案工作的服務職能

文/廣西醫(yī)科大學薛麗

【摘要】隨著社會的快速發(fā)展，在新時期，積極加強檔案管理工作，對于企事業(yè)單位具有重要的作用和價值。如何更好的發(fā)揮出檔案管理工作的效能，對于提升檔案管理具有十分重要的意義。本文圍繞著如何發(fā)揮檔案管理工作的服務職能進行探討，對檔案管理工作的作用進行簡單的論述，歸納目前企業(yè)事業(yè)單位檔案管理的共性問題，并提出相關具體建議，具有很強的現(xiàn)實價值和意義。

【關鍵詞】檔案管理；工作服務；職能建議

一、現(xiàn)代檔案工作的作用

在現(xiàn)實生活中，檔案管理工作是企事業(yè)單位管理的最基礎工作之一，其作用體現(xiàn)在兩個方面：

（一）客觀記錄歷史。歷史需要記載，檔案真是發(fā)揮出了這樣的作用和價值，通過檔案材料的記錄，能夠讓歷史重新演繹，讓歷史重新展現(xiàn)，客觀記錄歷史是檔案管理的首要功能和價值。

（二）參考借鑒作用。檔案除去客觀記錄歷史外，還有一項重要的作用就是通過對檔案的查閱，能夠從歷史中知曉“昨天的故事”，更好地吸取經(jīng)驗和教訓，服務“今天”和“明天”的發(fā)展。

二、企事業(yè)單位檔案工作存在的共性問題

目前，企事業(yè)單位中檔案管理工作存在著一些問題，這些問題嚴重影響了檔案管理：主要集中體現(xiàn)在三個方面：

（一）未能充分認識到檔案管理的必要性。在現(xiàn)實生活過程中，很多單位對于檔案管理的重要性未能充分認識，檔案管理工作缺少思想重視度，因此，檔案管理工作在開展的過程中存在著諸多不利的因素。

（二）檔案管理工作亂。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工程，每個單位都涉及到檔案管理工作，但在現(xiàn)實狀況之下，很多單位檔案管理由于缺乏制度規(guī)章，檔案管理工作較亂。

（三）檔案管理專業(yè)人才缺乏。在現(xiàn)實過程中，企業(yè)單位檔案管理專業(yè)人才缺乏是一項不容回避的客觀事實，很多單位沒有專業(yè)的檔案管理人才，現(xiàn)有的檔案管理工作者專業(yè)技術匱乏，加上缺少培訓等因素，造成檔案管理專業(yè)人才缺乏。

三、如何充分發(fā)揮檔案工作的服務職能

如何充分發(fā)揮檔案工作的服務職能，讓檔案管理能夠更好的服務企業(yè)、社會，個人認為關鍵可以從以下五個方面入手：

（一）全面認識檔案管理工作的重要性。全面認識檔案管理工作的重要性，關鍵是做好兩方面工作，一方面提高檔案管理人員的思想意識，不斷提高檔案管理的業(yè)務能力水平；另一方面，針對目前檔案存在著思想不重視、制度不健全、檔案管理不科學、進度緩慢等現(xiàn)實狀況，進一步有計劃、有步驟的強化檔案管理工作，不斷提高全員的思想責任意識，使檔案管理逐步走上規(guī)范化、科學化的發(fā)展道路。

（二）提高檔案業(yè)務人員的綜合素質。不斷提高檔案業(yè)務人員的綜合素質，注重業(yè)務人員素質的提升，關鍵從兩個方面入手，一是提高檔案業(yè)務人員的思想責任素質，檔案管理不僅要有耐心、細心，更要有責任心，只有具有強烈的責任心，才能不斷提高檔案管理的質量和水平，因此，注重責任心是重中之重。二是通過多措并舉的方式，不斷強化培訓，開展檔案業(yè)務知識培訓、檔案專題講座等，通過這些措施增強檔案業(yè)務人員的綜合素質和專業(yè)技能，更好的服務工程檔案管理工作的開展。

（三）完善檔案管理工作，規(guī)范作業(yè)流程。檔案管理工作是管理工作的重點之一，加強檔案管理，使檔案沿著制度化、科學化方向發(fā)展，對于促進企事業(yè)單位各項工作具有重大的意義。因此，個人建議在發(fā)揮檔案工作的服務職能前，首先應該從兩個方面去入手：一方面是進一步完善現(xiàn)有檔案管理制度建設，細化原有檔案管理辦法，建立本單位檔案管理辦法，對檔案的接受、歸檔、借閱等進行詳細細化，通過制度建設，逐步規(guī)范檔案管理；另一方面，定期召開檔案管理月度會、周例會，會議重點研究解決檔案管理存在的問題，并制定詳細的工作計劃，分解工作任務，跟蹤檢查計劃落實情況，同時，定期前往檔案管理室對檔案管理進行現(xiàn)場檢查，檢查的重點是檔案管理是否規(guī)范，資料是否齊全，借閱手續(xù)是否齊全，檔案損壞程度等等，對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時處理，及時解決。

（四）強化宣傳培訓營造良好的氛圍環(huán)境。積極加強檔案管理工作的輿論氛圍營造，利用企事業(yè)各種宣傳載體和工具，強化檔案管理工作的宣傳力度，讓企事業(yè)單位的員工認識檔案管理工作的作用和價值，知曉檔案管理工作對企業(yè)的重要性等，才能更好地促進檔案管理工作的開展。

（五）強化檔案人才的綜合能力建設。隨著社會的快速發(fā)展，在新時期，作為檔案管理人員必須要不斷的強化自我的綜合能力建設，才能更好地適應新常態(tài)下，檔案管理工作的需求；具體而言，一是作為企業(yè)而言，要重視檔案管理工作，才能更好地對檔案管理工作給予各種投入；二是加強檔案人才的多角度的技能培訓，通過培訓不斷的提升檔案人員的綜合技能；三是加強交流。檔案管理工作做的好壞，不能光是“井底之蛙”，要走出去，多與其它單位對檔案管理工作進行交流，吸取他山之玉，這樣才能更好地開拓自己的視野，促進檔案管理質量和水平的提升，讓檔案管理工作更加規(guī)范化和科學化，更好的適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。

四、結論

在市場競爭日趨激烈的時下，作為企業(yè)而言，加強企業(yè)的檔案管理工作，對于企業(yè)而言具有重要的作用和價值。本文圍繞著如何充分發(fā)揮檔案管理工作的服務職能展開探討，并提出相關建議，如：提高檔案管理思想意識、提高檔案業(yè)務人員的綜合素質、建章立制規(guī)范操作、強化宣傳培訓營造良好的氛圍環(huán)境、加強檔案管理人力資源建設等建議，對于我們更好的提升單位檔案檔案的作用和價值，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務，為企業(yè)的生存和發(fā)展服務等都具有重要的現(xiàn)實意義和價值。

參考文獻：

[1]趙黎明.淺談新時期企事業(yè)檔案管理工作[J].秘書,2014.2.