淺談文檔一體化管理

文/上海市藥材有限公司檔案室　朱海嬪

淺談文檔一體化管理

文/上海市藥材有限公司檔案室朱海嬪

本文指出文檔管理一體化就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作體系，進(jìn)行統(tǒng)一管理。淺析了實施文檔管理一體化的必然性、必要條件及在實施文檔一體化過程中，應(yīng)把握的環(huán)節(jié)。

文檔管理；一體化

隨著新時期信息工作和檔案工作的發(fā)展，檔案學(xué)術(shù)界提出了新的檔案管理理論文檔管理一體化。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。這一問題首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業(yè)教育改革座談會上，是一種較為科學(xué)的管理理論，它的出現(xiàn)為檔案管理學(xué)理論注入了新的內(nèi)容。

一、實施文檔管理一體化的必然性和可行性

（一）實行文檔管理一體化有其深刻的理論依據(jù)，即文件生命周期理論。從文件生命周期理論來看，文件是檔案的前身，是同一事物的不同發(fā)展階段，是一個統(tǒng)一的連續(xù)體，在其信息內(nèi)容、物質(zhì)形態(tài)、基本屬性等方面是完全同一的，實施文檔管理一體化是文書、檔案工作的發(fā)展趨勢。

（二）實現(xiàn)文檔管理一體化是信息時代檔案工作的全新的管理方式，是適應(yīng)電子文檔、電子檔案管理發(fā)展的必然要求。

過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，都可以用電子計算機進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等，這些都屬于電子文檔。具有檔案保存價值的電子文檔，必須要歸檔保護。電子文檔歸檔后即形成電子檔案。電子檔案的管理要求實現(xiàn)文檔管理一體化?？v觀目前國內(nèi)外關(guān)于電子文檔管理的研究，無一不把文檔管理一體的思想融入到電子文檔研究項目中，因為電子文檔本身的特點決定了電子文檔需要進(jìn)行前端控制和全程管理，而這兩種思想又是實現(xiàn)文檔管理一體化所必不可少的。所以在信息社會里，必須打破文件和檔案工作的分隔狀況進(jìn)行一體化管理，這樣才能體現(xiàn)出檔案管理工作者的獨特作用，也才能給后代留下完整的有價值的真實歷史記錄。

（三）實現(xiàn)文檔管理一體化有充分的現(xiàn)實依據(jù)和經(jīng)驗證明。

長期以來，文檔分家的現(xiàn)象給文檔工作帶來了不必要的麻煩和浪費，使文檔工作者難以成就歷史所賦予的使命。與此同時，我國的檔案工作者，除了專業(yè)的檔案館工作人員以外，其它單位的檔案工作者同時也是文件管理者，隨著新時期的發(fā)展需要，實現(xiàn)了不同程度的文檔管理一體化，而國外也有很多實行文檔管理一體化的成功案例，給我們檔案工作者實行文檔管理一體化提供了借鑒和經(jīng)驗。

（四）在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，使文檔管理一體化成為可能。文件從開始生成起，經(jīng)過文件流轉(zhuǎn)、處理完畢后，就可以歸檔進(jìn)入檔案信息管理自動化系統(tǒng)進(jìn)行利用，文件及時轉(zhuǎn)化為檔案，使文件工作和檔案工作有機地結(jié)合起來。

二、實現(xiàn)文檔管理一體化的必要條件

（一）實現(xiàn)文檔管理一體化，要加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是文檔管理一體化的基礎(chǔ)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，則無法進(jìn)行一體化管理，在制定標(biāo)準(zhǔn)化時：第一，應(yīng)考慮文書、檔案的國家標(biāo)準(zhǔn)。第二，結(jié)合文書、檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，形成文檔一體化管理的規(guī)范體系。例如，在對文檔管理一體化系統(tǒng)設(shè)計時，既要參照《國家公文格式》，又要參照《檔案著錄規(guī)則》，使文書、檔案的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一到一個體系里來，特別是電子文檔的運作、管理必須建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的體系，而且其嚴(yán)格程度和對系統(tǒng)性的要求，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

（二）實行文檔管理一體化，必須改變原有檔案管理的思維模式，探索更加適合計算機管理的現(xiàn)代化文檔管理模式。在文檔管理一體化進(jìn)程中，將會遇到許多問題，從而影響文檔管理一體化的方向、速度、模式等。而計算機自動化系統(tǒng)技術(shù)的發(fā)展對其推動作用是超級大的，不可忽視的，計算機網(wǎng)絡(luò)的介入，給文檔工作帶來機遇的同時，也對傳統(tǒng)的手工管理模式提出了挑戰(zhàn)，使得文檔工作管理模式的改革與創(chuàng)新成為一種必然。

（三）實行文檔管理一體化，要求文檔人員提高和調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為文檔管理一體化進(jìn)程中不可缺少的重要手段，文檔管理一體化軟件的開發(fā)也需要文檔人員熟練掌握計算機技術(shù)。文檔人員要做好電子文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)，既要懂得計算機設(shè)計技術(shù)，也需要結(jié)合最新的檔案管理學(xué)理論、原則和檔案管理方法與技術(shù)，才能為加快實現(xiàn)檔案管理自動化建設(shè)提供充足的技術(shù)支持。

三、要加快文檔管理一體化，應(yīng)做好以下幾面的工作

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高意識。加快文檔管理一體化建設(shè)，要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使檔案信息化有個正確的引路人。作為檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，必須要不斷加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和提高。努力把檔案信息化建設(shè)作為業(yè)務(wù)建設(shè)的一個首要工作，不斷完善和加強檔案信息平臺，提高管理水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（二）積極支持投入，提升軟、硬件配置。要舍得投入財力，配置軟、硬件要從長遠(yuǎn)的發(fā)展考慮，適當(dāng)提高配置能級，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代發(fā)展的步伐。同時，作為檔案部門，也要積極爭取多方支持，創(chuàng)造條件實現(xiàn)文檔自動化管理，加快文檔管理一體化建設(shè)的發(fā)展。

（三）充分發(fā)揮檔案人員的作用。一般單位在文檔軟件的開發(fā)程中，往往疏忽檔案人員在開發(fā)過程中的作用。由于軟件開發(fā)人員對檔案管理的深層次認(rèn)識不足，僅憑自己有限的了解和“設(shè)想”編制軟件，不能開發(fā)出高質(zhì)量的文檔信息系統(tǒng)，只能慨嘆“英雄無用武之地”。因此，檔案人員應(yīng)主動參與文檔信息化軟件的開發(fā)工作。協(xié)同辦公平臺（簡稱OA）作為企業(yè)信息化建設(shè)覆蓋面最廣的重點項目，是公司的信息結(jié)構(gòu)化、流程規(guī)范化、決策科學(xué)化、信息標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)平臺。協(xié)同辦公平臺力求打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島，從而有效提高員工辦公效率和工作質(zhì)量。項目的實施是讓公司所有的利用者在同一個平臺上實現(xiàn)信息資源共享，構(gòu)筑公司協(xié)同工作中心，全面提高公司的管理能力。是上海藥材“加強管控，提高效率”的具體措施。從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管控轉(zhuǎn)型邁了一大步。自2011年上海市藥材有限公司實行OA系統(tǒng)以來，公司上下深刻體會到了信息化管理帶來的效益。公司開發(fā)了內(nèi)部管理：部門管理、崗位管理、員工管理、檔案管理、培訓(xùn)管理、獎懲記錄、人事合同；還開發(fā)了客戶管理，即客戶信息、全部客戶、代理商信息、聯(lián)系人信息、采購信息、項目跟單記錄、合同管理、售后服務(wù)等。

1.無紙化辦公，改變時空觀念，提高工作效率。網(wǎng)上協(xié)同辦公管理系統(tǒng)徹底打破時間和地點的限制，縮短了相關(guān)人員的審核、簽字等待時間，實現(xiàn)了短信提醒服務(wù)。2.無紙化審批和管理節(jié)約了資源。在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)跨時空的資源共享與數(shù)據(jù)交換，不但提高了工作效率、降低了溝通成本、減少了修改和校對的差錯，而且大大地節(jié)約了紙張成本。3.統(tǒng)一平臺，方便管理，達(dá)到了政務(wù)公開、信息透明，實現(xiàn)了隨時隨地均可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱相關(guān)資料。也為歸檔等一系列管理工作提供數(shù)據(jù)輸入、處理平臺。檔案室也抓住公司OA系統(tǒng)管理的機遇，提出了“按件歸檔，及時歸案”的新的管理理念。由公司檔案室直接參與文檔管理一體化管理軟件的設(shè)計、歸案等全過程的監(jiān)控流程，真正做到文檔一體化管理。文件管理包括收文、批文、文件閱示、文件流轉(zhuǎn)、辦文、行文、發(fā)文、文件歸檔、查閱、統(tǒng)計等，并能自動跟蹤記錄流程全過程。檔案管理包括檔案分類、檔案編號、檔案借閱、檔案匯總、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計等功能。通過該系統(tǒng)，檔案室對流轉(zhuǎn)完畢的文件做到及時自動歸案生成檔案號包，做好檔案鑒定，確定公開或不公開、歸檔、暫保存或不歸檔，為借閱者提供直接在線網(wǎng)上查閱等檔案信息服務(wù)，并記錄了全部的操作過程。隨著公司OA系統(tǒng)不斷向深度、廣度推進(jìn)，檔案室也積極與電腦室掛鉤，將檔案管理OA系統(tǒng)向公司各基層單位推廣，使公司所屬各單位檔案工作有統(tǒng)一的文檔管理一體化體系，從而保證了檔案管理水平邁向更高、更新的臺階，以適應(yīng)公司經(jīng)濟發(fā)展的需求。

（四）重視調(diào)研，做好文檔信息需求分析工作。文檔信息化建設(shè)是一項長期投資，立足于公司工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此在編制規(guī)劃、方案前，必須作充分調(diào)研，明確文檔信息化的需求，需求分析越充分，開發(fā)工作就越順利，也越有使用價值。

四、在實施文檔一體化過程中，應(yīng)把握住以下幾個環(huán)節(jié)

（一）運用全新管理理念和管理模式，有效管理辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子信息資源。采用全程管理模式，把檔案管理中的各種需求諸如分類、組合、鑒定等可以在電子文檔生成之際和運轉(zhuǎn)過程中便設(shè)計在系統(tǒng)中。檔案工作提前介入到文件工作之中進(jìn)行前端監(jiān)督，保證檔案信息收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；從文件生產(chǎn)到歸檔全程控制；數(shù)據(jù)信息重復(fù)利用，提高工作效率；能使檔案人員真正享受到自動化管理給檔案工作帶來的高效和便利。

（二）維護電子文檔的真實性、可靠性、憑證性，對文件形成和流轉(zhuǎn)過程實行全程跟蹤和記錄，保留電子文檔原始記錄痕跡。要充分利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，保證文件的真實性、憑證性和合法性。

（三）電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到各功能實用性強、智能化程度高的要求。把文件的收發(fā)、運轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用等環(huán)節(jié)有機地聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組織成一個科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，從檔案工作的需求出發(fā)，對各子系統(tǒng)進(jìn)行前端處理、統(tǒng)籌安排，以取得系統(tǒng)的最優(yōu)化和最高效率。

（四）實施文檔管理一體化之后，可能造成機構(gòu)、人員的變化，應(yīng)制訂相應(yīng)的制度。明確電子文檔隨時歸檔的同時，紙質(zhì)文件也應(yīng)隨時歸檔，如需移交給上級檔案管理部門的紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的管理制度定期移交。