企業(yè)會計電算化下的內(nèi)部控制問題探究

孟亮

【摘 要】隨著我國計算機技術(shù)不斷發(fā)展，其運用范圍也在不斷地擴大。而企業(yè)會計電算化也成為了不可阻擋的趨勢。它雖然在很大程度上提高企業(yè)會計人員的工作效率，減輕了其工作負(fù)擔(dān)，但其帶來的企業(yè)內(nèi)部控制的問題也是不可忽視。本文主要針對企業(yè)會計電算化下的內(nèi)部控制問題進(jìn)行闡述，并提出相應(yīng)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；會計電算化；內(nèi)部控制

所謂電算化，顧名思義即以計算機為會計工作的主要載體，將電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用于會計工作中。這種新型的工作形式不僅將會計工作人員從繁重的工作任務(wù)中解放了出來，對工作效率的提高也有著很大的幫助作用。但由于在會計電算化的情況下，人員的參與等也是必不可少的。因此，企業(yè)的內(nèi)部控制問題就顯得尤為重要。

一、目前企業(yè)電算化所引起的內(nèi)部控制問題

1.對數(shù)據(jù)處理的操作

雖然說在企業(yè)電算化的前提下，數(shù)據(jù)的處理大部分是由計算機操作，其準(zhǔn)確性和效率都有著很好的保障。但是對原始數(shù)據(jù)的處理依舊只能由人工進(jìn)行。計算機的工作不同于人工，它是機械的，因此如果在原始數(shù)據(jù)的處理這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了人為的過失，那么之后計算機的加工也不會將其糾正過來，而是繼續(xù)錯下去，這無疑是加大了會計工作的風(fēng)險性。所以，在原始數(shù)據(jù)的處理這一環(huán)節(jié)，員工嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度是非常重要的，要切實地保證原始數(shù)據(jù)處理工作的質(zhì)量和效率。企業(yè)也應(yīng)該重視這一點，制定相應(yīng)的工作規(guī)范和獎懲制度。

2.工作人員的分工問題

在電算化還未得到今天這樣的發(fā)展時，會計工作主要是依靠工作人員的手工勞動，在這種較為落后手工勞動中，人員的職能與分工卻的得到了良好的落實。不同階級范圍的工作人員負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作板塊，并對該板塊有著審核和簽章的義務(wù)。但是在今天，企業(yè)會計電算化不斷發(fā)展的情況下，人員的分工卻出現(xiàn)了混亂的趨勢，在以電腦為載體的情況下，會計人員的工作范圍也得到了很大解放，一個工作人員常常能夠勝任多方面的工作，但如果不對相應(yīng)的工作人員進(jìn)行責(zé)任上的約束和管理，就很有可能會造成在工作過程中某些人員擅自篡改數(shù)據(jù)等問題的出現(xiàn)。

3.檔案的管理操作

在會計手工加工階段，會計人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的修改等操作的時候，往往都能夠根據(jù)紙張和筆跡等線索很好地劃分責(zé)任，但是在電算化的前提下，一旦工作人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改等操作的時候，基本上都無法看出任何的痕跡，如果出現(xiàn)問題，也就沒有追究責(zé)任的證據(jù)。另外，很多的數(shù)據(jù)資料往往都只是依靠電腦存儲和閱讀，并沒有相應(yīng)的紙質(zhì)備份，這就很容易就會造成數(shù)據(jù)資料的丟失，這對數(shù)據(jù)資料的管理也增添了一定的風(fēng)險。因此，內(nèi)部控制的加強在此時就變得尤為重要了。企業(yè)要加強相應(yīng)的紙質(zhì)備份工作，無論是何種形式，內(nèi)容的檔案，都要加強保護(hù)和管理。

4.安全的工作環(huán)境問題

由于電算化是以計算機作為載體，那么在工作的過程中軟件和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用也就十分的關(guān)鍵。一方面，目前應(yīng)用于會計工作的軟件大多存在安全系數(shù)較低的問題再加上工作人員對軟件的安全性也不重視，這就造成了企業(yè)會計工作中眾多安全問題的出現(xiàn)；另一方面，當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在一定程度上也存在規(guī)范上的不足，這也為會計工作增添了安全上的威脅。因此，在電算化的條件下，安全問題也應(yīng)該得到充分的重視。

二、解決措施

1.加強操作規(guī)范

為了減少和避免在對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時出現(xiàn)的過失，企業(yè)應(yīng)該對會計人員的計算機操作進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范與管理，制定例如對于錄入計算機的原始數(shù)據(jù)要有紙質(zhì)的備份，計算機房只允許工作人員入內(nèi)，對于錄入的數(shù)據(jù)一定要進(jìn)行多次的核實等規(guī)定，嚴(yán)格地規(guī)范計算機的操作，避免出現(xiàn)錯誤。

2.人員間的分工職責(zé)一定要明確

由于是在電算化的條件下，許多企業(yè)都面臨著因會計員工內(nèi)部分工不明確而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)隨意篡改等違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，對會計工作造成了極大的威脅。因此，企業(yè)要善于建立分工明確，責(zé)任分明的人事系統(tǒng)。只有員工間的分工與職責(zé)明了，每個工作板塊與環(huán)節(jié)有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員，工作中出現(xiàn)的各種違規(guī)行為才能有效的避免。

3.健全相應(yīng)的計算機管理系統(tǒng)

在電算化的會計工作中，與以往的手工勞動不同，計算機是重要的載體，其對會計工作有著極大影響。因此企業(yè)要重視計算機的使用管理。例如，要定期對計算機進(jìn)行維修，對計算機內(nèi)的資料要進(jìn)行備份等工作，防止數(shù)據(jù)資料的遺失。另外，計算機內(nèi)的數(shù)據(jù)的紙質(zhì)檔案也必須要保存好。

4.建立安全的會計工作環(huán)境

如今的會計工作由于大多數(shù)是在計算機上進(jìn)行，其工作效率和質(zhì)量雖然有了很大程度的提升但其危險性也在逐步地增加。其中包括辦公軟件的安全問題，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全問題等。因此，企業(yè)一定要加強安全的工作環(huán)境的建設(shè)。一方面，企業(yè)在選擇辦公軟件的時候，一定將安全和實用放在首位，科學(xué)地選擇符合規(guī)定的軟件產(chǎn)品，不要選擇一些較為便宜但是存在很大危險漏洞的軟件，因為一旦造成損失，是任何措施都難以彌補的；另一方面，要加強會計工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識建設(shè)，有必要的話可以進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，增強其應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)威脅的能力。同時企業(yè)要加強對計算機系統(tǒng)的維護(hù)，定時進(jìn)行病毒清理并且建立起完善的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)。建立起一個安全有效的會計工作環(huán)境，既有利于危險的防護(hù)，對員工工作信心的增長也有一定的作用。

三、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)會計電算化的趨勢下，企業(yè)會計工作的質(zhì)量和效率都有了很大程度上的提升。但隨之而來的便是內(nèi)部控制方面的問題，企業(yè)的內(nèi)部控制的管理要從操作的管理，人員的管理，計算機的管理，安全的管理等方面出發(fā)。建立起完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)，規(guī)范化管理會計員工的工作，為企業(yè)的快速發(fā)展提供動力和保障。

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