《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》解析及實踐問題探討

張群 張柏秋

《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》解析及實踐問題探討

張群 張柏秋

論文介紹《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》的基本內(nèi)容，詳細分析其四大特點：科學界定查新報告的內(nèi)涵，具有創(chuàng)新性；嚴格統(tǒng)一撰寫格式，富有人文精神；充分借鑒相關法律法規(guī)，注重法律效力；用詞張弛有度，強調(diào)時效性。最后指出實踐中涉及的一些問題并提出修改建議。

查新報告撰寫規(guī)范解析實踐問題

為規(guī)范教育部科技查新工作站查新報告撰寫格式，2013年4月25日，在4年試行的基礎上，教育部科技發(fā)展中心正式發(fā)布了《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》（簡稱《規(guī)范》）[1]。作為指導查新報告撰寫的綱領性文件，《規(guī)范》立足于多年來的科技查新理論和實踐發(fā)展的基礎，確立了教育部科技查新工作站查新報告撰寫的基本框架，對于保障科技查新質(zhì)量，實現(xiàn)科技查新持續(xù)良性發(fā)展將起到重要作用。

筆者根據(jù)《規(guī)范》2年來的實踐，對《規(guī)范》基本內(nèi)容及特點進行解析，并探討實際運行中的一些問題，以使《規(guī)范》與時俱進，更具有可操作性，也更具有指導意義。

1 《規(guī)范》基本內(nèi)容簡介

《規(guī)范》第一節(jié)介紹了查新報告的內(nèi)涵及制定《規(guī)范》的意義，其余為《規(guī)范》的主體內(nèi)容?！兑?guī)范》主體內(nèi)容共分為4個一級條款，19個二級條款，最細分至三級條款。其中第2條款“查新報告各項內(nèi)容的撰寫格式”共有16個二級條款，為整個《規(guī)范》的核心所在。

2 《規(guī)范》特點解析

2.1 科學界定查新報告的內(nèi)涵，具有創(chuàng)新性

《規(guī)范》第一節(jié)開宗明義，介紹了查新報告的內(nèi)涵?！安樾聢蟾媸遣樾聶C構(gòu)根據(jù)查新委托書的要求，通過查新項目的查新點與所查文獻范圍內(nèi)的文獻信息進行比較分析，對查新點作出新穎性判別后，以書面形式撰寫的客觀、公正的技術文件”。與原《科技查新規(guī)范》（國科發(fā)計字[2000]544號）中查新報告的定義相比，該定義簡要概括了查新的過程，并首次將查新報告定性為“技術文件”。筆者認為這里所述的“技術文件”隱含了四層意義：一是查新報告反映了查新項目的科學技術，尤其是查新項目的技術創(chuàng)新所在；二是查新報告體現(xiàn)了查新人員的專業(yè)技術能力和水平，是查新人員（包括查新員、審核員）辛勤勞動的成果和智慧的結(jié)晶；三是查新報告強調(diào)技術性，不得帶有贊譽、廣告性用語等非技術性的論述；四是技術文件具有保密性，任何人不得擅自泄露。

2.2 嚴格統(tǒng)一撰寫格式，富有人文精神

《規(guī)范》1.3字體要求規(guī)定：“中文使用宋體，外文、數(shù)字、符號等其他內(nèi)容均使用Times New Roman字體”。宋體直接承傳了中國書法楷書的精神，其平穩(wěn)方正、樸實大氣的特性，體現(xiàn)著查新人員的精神特質(zhì)；Times New Roman字體中規(guī)中矩、四平八穩(wěn)的經(jīng)典外觀，有利于顯現(xiàn)查新報告的權威性、公正性。正文采用小四號字體，而不是采用WORD默認的五號字體，這是由于查新報告具有鑒證性，為科技立項、成果鑒定、報獎等提供客觀的文獻依據(jù)，最終的用戶是評審專家，五號字體小，容易導致眼睛疲勞。經(jīng)過實踐驗證，小四號字體大小最合適，既符合審美觀，又節(jié)約紙張。又如《規(guī)范》2.10.3.4中述及“可以將檢索詞編號，但禁止用編號組配編寫檢索式”，目的是使檢索式簡單明了，一目了然，如果換作編號組配，用戶必須經(jīng)過編號的轉(zhuǎn)換才能明白檢索過程，費時費力。細微之處，足見《規(guī)范》制訂者豐厚的人文精神。

2.3 充分借鑒相關法律法規(guī)，注重法律效力

《規(guī)范》2.3指出：“委托人指提出查新申請的自然人、法人或者其它組織?！痹诓樾轮?，查新委托人一般情況下應該是查新項目單位的最高負責人（即法人），而查新項目完成者，則是查新工作中的聯(lián)系人，他完成了查新項目，但因系“職務”研究成果，所以最終的成果所有權、處置權應歸其單位[2]。在這里，借用了《專利法》中有關職務發(fā)明創(chuàng)造的規(guī)定。《專利法》第六條規(guī)定：職務發(fā)明創(chuàng)造申請專利的權利屬于該單位，申請被批準后，該單位為專利權人。當然，在查新項目中，也不能完全排除“非職務”研究的情況。在這種“非職務”研究情況下，委托人即自然人，即查新聯(lián)系人本身。

《規(guī)范》2.16備注參考格式：“（1）本查新報告無查新機構(gòu)的‘科技查新專用章’、騎縫章無效；（2）本查新報告無查新員和審核員簽名無效；（3）本查新報告涂改無效”。強調(diào)了查新報告生效的條件，保證了查新報告的權威性，同時突出了查新人員對查新報告的法律責任，體現(xiàn)了《規(guī)范》本身的法律效力，符合“法治”精神。

2.4 實施嚴格過程控制，意在查新結(jié)論

曾有文獻指出《規(guī)范》輕過程而重結(jié)論[3]，這一觀點筆者不敢茍同。查新結(jié)論是查新報告的核心部分，但忽視過程，談何結(jié)論！查新結(jié)論的準確與否取決于是否實施嚴格檢索過程控制。科技查新檢索不同于普通的文獻檢索，查新檢索要圍繞查新點全面檢索文獻數(shù)據(jù)庫，篩選出相關文獻，最終出具客觀、公正的查新報告，這就對檢索質(zhì)量提出了較高的要求。在查新檢索中，常見問題集中在三方面：檢索數(shù)據(jù)庫、檢索詞、檢索式[4]。提高科技查新檢索質(zhì)量，優(yōu)化科技查新過程控制，關鍵在于恰當選擇檢索范圍，確定全面準確的檢索詞并制定合理的檢索策略。《規(guī)范》

2.10 文獻檢索范圍及檢索策略對檢索范圍（2.10.1：1-5）、檢索詞（2.10.2：1-3）、檢索式（2.10.3：1-5）分別作了詳盡的規(guī)定，共計13個三級條款，旨在構(gòu)建查新過程控制的框架結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)查新質(zhì)量的可控性。

2.1 0.1.1指出文獻檢索范圍“每部分都要列出檢索使用的綜合數(shù)據(jù)庫（通用基本數(shù)據(jù)庫）和專業(yè)數(shù)據(jù)庫”。在數(shù)據(jù)庫篩選時，要根據(jù)檢索課題需要，選擇多個數(shù)據(jù)庫互為補充，以提高查全率；根據(jù)課題的學科、專業(yè)，選擇專業(yè)特色數(shù)據(jù)庫，以提高查準率。2.10.2.3指出“檢索詞包括規(guī)范詞、同義詞、關鍵詞、自由詞、縮寫詞、上位詞、下位詞、相關詞、國際專利分類號等”。這一條款體現(xiàn)了檢索詞的確定遵循“全面性、專指性”原則?！兑?guī)范》中有關檢索式的條款規(guī)定體現(xiàn)了切實可行的控制實施機制：針對查新項目的查新點，考慮檢索詞間的邏輯關系和組配方式；對檢出結(jié)果為零的檢索式，擴大檢索范圍，直至獲得檢索結(jié)果。對于獲得的檢索結(jié)果，《規(guī)范》分為檢索結(jié)果歸納和相關文獻列示兩部分作了分別的闡述，共計2個二級條款，4個三級條款。至此，《規(guī)范》形成了嚴格的過程控制邏輯結(jié)構(gòu)，即“檢索范圍-檢索詞-檢索式-檢索結(jié)果”，從而確保查新結(jié)論的正確性和科學性。

2.5 用詞張馳有度，強調(diào)時效性

《規(guī)范》用詞嚴謹又不乏開放性，張弛有度，字斟句酌，明確地表達了哪些條款必須不折不扣地遵照執(zhí)行，哪些條款可以參考執(zhí)行。如：2.10.3.4述及“禁止用編號組配編寫檢索式”；2.10.3.5中述及“所列檢索式的檢出結(jié)果不得為零”。這些條款是必須不折不扣地遵照執(zhí)行的。又如：2.10.3“檢索式應為保證查全和查準而優(yōu)選的一個檢索式或幾個分步檢索式”；

2.1 0.1.5“網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫資源足夠豐富的查新機構(gòu)，可以基于自有的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫開展查新”。這些條款是開放性的，各查新站可參考執(zhí)行。

《規(guī)范》中涉及時效性的地方有兩處：一是2.14.1“鑒于查新工作的時效性，資格證書的有效期為五年”；二是條款3“以封頁完成日期為始，查新報告的有效期為6個月”。這是由于當今世界是知識爆炸、創(chuàng)新密集的嶄新時代，科技創(chuàng)新成為社會發(fā)展的主旋律，新理論、新技術和新方法層出不窮。一方面查新人員必須通過不斷的學習來更新老化的知識結(jié)構(gòu)，掌握新興技術；另一方面，科技查新以新穎性作為唯一的評價指標，縮短查新報告的有效期是緊跟創(chuàng)新時代的步伐，體現(xiàn)查新本身時效性的特點。

3 問題及討論

除了上述形式及內(nèi)容所表現(xiàn)出的鮮明特點外，筆者在實踐中發(fā)現(xiàn)，《規(guī)范》存在一些細節(jié)問題，值得商榷。

《規(guī)范》2.10.1.1述及“文獻檢索范圍分中文數(shù)據(jù)庫和外文數(shù)據(jù)庫兩部分”，將文獻檢索范圍限制在數(shù)據(jù)庫，完全摒棄了其他文獻資源，如手工檢索的工具書、期刊等。這是比較片面的。盡管數(shù)字化、網(wǎng)絡技術的發(fā)展使得網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫能很大程度上滿足科技查新的需要，并且由于便利快捷的特點，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫已成為科技查新最主要的文獻檢索手段，但仍存在一些“盲區(qū)”，必須采用手檢的方法來彌補。包平等人研究發(fā)現(xiàn)：國外全文型數(shù)據(jù)庫的收錄年限還沒達到查新的要求，且仍缺少一定量的核心期刊，而“中國期刊網(wǎng)”和“維普數(shù)據(jù)”核心期刊收錄不全，在一定程度上存在著最新期刊的滯后問題。因此提出：各查新機構(gòu)根據(jù)各自學科核心期刊在數(shù)據(jù)庫的收錄情況，調(diào)整紙本期刊的館藏格局，有意識地購買數(shù)據(jù)庫中缺少收錄的期刊；計算機檢索要跟人工檢索相結(jié)合，對于各學科中重要的核心期刊，如數(shù)據(jù)庫中未收錄，應采用手檢的方法來彌補[5]。筆者也曾經(jīng)提出：查新站必須形成以國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)為主要手段，以電子資源為基礎保障，以特色資源庫為專業(yè)支撐，以紙質(zhì)資源為有效補充的“四級互補”信息資源保障體系，才能較好地滿足科技查新對文獻信息資源完整性的需求[6]?！犊萍疾樾乱?guī)范》（國科發(fā)計字[2000]544號）也明確規(guī)定：應當以機檢方法為主、手檢方法為輔。因此，筆者認為，文獻檢索范圍中應考慮其他文獻資源，相關表述采用開放式表述為佳，如2.10.1.1可表述為“文獻檢索范圍分中文數(shù)據(jù)庫、外文數(shù)據(jù)庫及其他檢索工具”，或“文獻檢索范圍由中文數(shù)據(jù)庫、外文數(shù)據(jù)庫等組成”，并相應增加其他檢索工具的規(guī)定。

《規(guī)范》2.10.1.4指出“有些查新項目（如：產(chǎn)品類查新）可進行互聯(lián)網(wǎng)等其他方式的補充檢索”。這里用了開放性條款來進行表述，但實踐證明：對于產(chǎn)品類查新，必須進行互聯(lián)網(wǎng)等其它方式的補充檢索。搜索引擎是科技查新中的重要工具，更是產(chǎn)品類查新的必備工具。利用搜索引擎，可獲取產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、技術參數(shù)等學術文獻庫難以獲取的信息，尤其是在產(chǎn)品類查新時，往往會對查新新穎性判斷產(chǎn)生直接的影響[7]。如查新項目“新型卸貨平臺”原查新點：“采用整體平臺結(jié)構(gòu)設計，面板底部骨架采用‘I’型鋼支撐結(jié)構(gòu)；一體式液壓系統(tǒng)設計；28噸支撐腿結(jié)構(gòu)；開放式底座結(jié)構(gòu)；防夾腳設計”，在學術數(shù)據(jù)庫中未檢索到密切相關文獻，但在百度搜索引擎中卻檢索到廣州市萬盛門業(yè)有限公司生產(chǎn)的液壓式卸貨平臺的網(wǎng)絡產(chǎn)品，結(jié)構(gòu)特點與該查新項目完全相同，從而否定了該查新項目結(jié)構(gòu)上的新穎性。

4 結(jié)語

《規(guī)范》在汲取科技查新相關理論和法律法規(guī)精華的基礎上，總結(jié)試行《規(guī)范》的經(jīng)驗和建議，立足科技查新實踐，經(jīng)過查新專家和查新工作者充分的研究和討論才得以面世。各項條款適應當代創(chuàng)新社會發(fā)展要求，對規(guī)范查新報告撰寫形式、提高查新報告質(zhì)量起到了積極指導作用。筆者認為，必須進一步加強《規(guī)范》的宣傳培訓工作；通過定期抽檢各查新站查新報告，了解并公布貫徹落實《規(guī)范》的情況，不斷總結(jié)《規(guī)范》在實施過程出現(xiàn)的新問題，分析問題并提出解決方案，進而及時修訂、完善《規(guī)范》，促進科技查新走長期可持續(xù)發(fā)展道路。

[1]教育部科技發(fā)展中心．關于規(guī)范教育部科技查新工作站查新報告撰寫的通知[EB/OL]．[2015-02-06]．http:// www.cutech.edu.cn/cn/zxgz/2013/04/13669979905101 36.htm．

[2]張柏秋．教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范[EB/OL]．[2015-02-08]．http://www.docin.com/p-6976 86221.html．

[3]杜璟，左文革，王超，等.《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》分析比較研究[J].圖書情報工作，2013，57（16）：81-85.

[4]張群.面向創(chuàng)新體系的科技及社科查新[M].北京：科學技術文獻出版社，2013：11.

[5]包平，唐惠燕，劉丹，等.科技查新核心文獻保障體系研究.圖書情報工作，2006，50（12）：98-101.

[6]張群.教育部查新站文獻信息資源保障體系建設探討[J].圖書情報工作，2011，55（9）：89-92.

[7]張群.科技查新與社科查新的比較分析:基于查新項目的實證研究[J].圖書館工作與研究，2013（2）：97-100.

張群江南大學圖書館副研究館員。江蘇無錫，214122。

張柏秋吉林大學圖書館。吉林長春，130012。

Analysis of The Novelty Search Report Writing Standard for Sci-tech Novelty Retrieval Workstation of Ministry of Education and Discussion of it’s Practical Problems

Zhang Qun，Zhang Baiqiu

This paper introduces the basic contents of The Novelty Search Report Writing Standard for Sci-tech Novelty Retrieval Workstation of Ministry of Education，focuses on four characteristics of the standard:Scientific definition of the connotation of the novelty search report，which is innovative;Strict unification of the writing format，full of humanistic spirit; Full reference to the relevant laws and regulations，paying attention to the legal effect;?tension with relaxation in words，emphasizing on timeliness.Finally it points out some practical problems and puts forward some modification proposals.

Bibliographic resource.Resource development.ICDL.Children libraries.

G252.7

2015-07-06編校：劉勇定）