高校檔案館信息化建設(shè)芻議

蘭家友

高校檔案館信息化建設(shè)芻議

蘭家友

【摘要】高校檔案對于高校有著重要的意義和作用，是高校的歷史見證。高校檔案館的建設(shè)是衡量學(xué)校管理水平的重要因素，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各領(lǐng)域開始積極運用先進(jìn)信息技術(shù)來加強(qiáng)管理、提升工作水平，學(xué)校的檔案館也應(yīng)進(jìn)行信息化建設(shè)，使檔案管理工作向信息化、數(shù)字化方面發(fā)展。本文就高校檔案館信息化建設(shè)進(jìn)行了研究探討。

【關(guān)鍵詞】高校檔案館信息化建設(shè)

一、前言

高校檔案記錄了高校員工在教學(xué)科研、管理等各項活動的情況和亮點，承載了學(xué)校發(fā)展中的重要事件。高校檔案管理的信息化建設(shè)能夠幫助高校提高教學(xué)質(zhì)量，滿足學(xué)校發(fā)展的需要和時代發(fā)展的需求，現(xiàn)階段高校在檔案館信息化建設(shè)過程中還存在著一些不足之處，需要學(xué)校積極研究，加快高校檔案館信息化建設(shè)進(jìn)程，提升學(xué)校管理水平。

二、高校檔案館信息化建設(shè)意義

在高校中，檔案館具有對高校人員檔案進(jìn)行集中管理的功能。對高校師生的學(xué)習(xí)和工作都有著非常重要的作用[1]?，F(xiàn)階段，許多高校的檔案館工作，依舊依賴于人工操作，工作效率不高，并且十分容易出現(xiàn)人工失誤。高校檔案館的信息化建設(shè)能夠使檔案信息得到信息化管理，提供便捷的存取服務(wù)，提升工作效率，增加廣大師生對高校檔案館的滿意程度，減少人工失誤。

三、高校檔案館信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

檔案管理重視程度不夠?，F(xiàn)階段，很多高校的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)，對高校檔案管理工作和檔案館建設(shè)工作存在認(rèn)識不足的問題，認(rèn)為檔案工作僅僅是對檔案的保存和提取，不能為學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)效益，不必作為學(xué)校管理工作的重點，沒有充分意識到檔案館對提升學(xué)校管理水平、教學(xué)質(zhì)量的積極作用。

學(xué)校的工作主要集中在招生、教學(xué)等工作上，往往忽視了檔案館的建設(shè)問題和檔案管理問題，造成檔案工作的懈怠。經(jīng)常會出現(xiàn)因檔案資料收集不及時，出現(xiàn)檔案丟失的情況，為學(xué)校帶來了一定的損失。由于檔案工作主要依賴于人工操作，工作效率低下，再加上辦學(xué)初期的檔案遺留工作等問題的存在，給檔案工作帶來了極大的負(fù)擔(dān)。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

高校的檔案館管理人員配備普遍不足。很多高校雖然建設(shè)了檔案館，并配備了專業(yè)的管理人員，但是配備的人員十分有限，往往會聘用很多兼職檔案管理人員。這些兼職人員并沒有接受過專門的培訓(xùn)，對檔案的重要性、業(yè)務(wù)流程等方面都不了解，在進(jìn)行檔案工作時，通常只負(fù)責(zé)收集，而忽略了檔案的整理歸檔工作。在向各部門移交檔案資料時，也往往不能按時上交，上交的材料在格式、紙張的使用上也沒有得到統(tǒng)一規(guī)范，還經(jīng)常會出現(xiàn)材料內(nèi)容描述不清、必填欄目未填等問題。

專職的檔案館管理人員雖然具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)，但是由于信息技術(shù)水平不足，觀念相對陳舊，因此，很難適應(yīng)檔案館信息化建設(shè)后的工作，再加上檔案館十分缺乏系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的人才，在信息技術(shù)上的研究相對緩慢，也給高校檔案館的建設(shè)和發(fā)展造成了一定的阻礙。

（三）高校檔案館信息化建設(shè)設(shè)施相對落后

由于一些高校對檔案館建設(shè)的不重視，造成檔案館出現(xiàn)設(shè)備陳舊和配置不足等問題。檔案館空間不足，隨著學(xué)校的快速發(fā)展，檔案資料的不斷增多，檔案館的設(shè)備已經(jīng)不能夠滿足檔案管理工作的需求，急需加強(qiáng)高校檔案館信息化建設(shè)，添加現(xiàn)代化設(shè)備。

四、高校檔案館發(fā)展趨勢

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館的檔案管理技術(shù)也將發(fā)生轉(zhuǎn)變。無紙化和自動化管理已成為當(dāng)前的發(fā)展趨勢[2]。檔案的收集和存取工作可以在網(wǎng)上進(jìn)行，保證了檔案的安全性和完整性，使文件的傳遞更加方便快捷。高校檔案管理工作的主要目標(biāo)是實現(xiàn)信息共享，這就需要高校檔案館增加館藏資源，檔案的虛擬化可以將不同的檔案館館藏進(jìn)行傳遞共享，具有占用的空間小，可以使檔案管理工作更加便捷，這已經(jīng)成為了高校檔案館建設(shè)的必然趨勢。

傳統(tǒng)的檔案主要是以紙張等材料為載體，經(jīng)常會出現(xiàn)遺失、損壞等情況，不便于檔案管理工作的進(jìn)行。數(shù)字化引發(fā)了一種技術(shù)范式的革新[3]。將檔案數(shù)字化后，管理人員能夠利用信息化設(shè)備進(jìn)行檔案檢索，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比更加快捷、便利，并有效地解決了紙質(zhì)檔案占用空間大的問題，減少了檔案遺失、損壞的現(xiàn)象。面對高校檔案中圖片的消退問題，可以通過先進(jìn)的技術(shù)手段解決，將圖片還原、復(fù)制，更好的進(jìn)行保存。檔案的數(shù)字化也已經(jīng)成為高校檔案館建設(shè)的趨向。

隨著信息技術(shù)的普及，高校檔案館業(yè)逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、多元化、智能化發(fā)展。通過對檔案的加密，提升檔案的安全性，增加了光盤、磁盤等檔案信息載體，并在信息的收集傳遞上，實現(xiàn)了文檔一體化、自動接收信息、自動分類歸檔。

五、高校檔案館信息化建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

檔案的信息資源建設(shè)是檔案館信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，應(yīng)加快檔案數(shù)字化工作，實現(xiàn)檔案的精細(xì)化、自動化管理，提升管理效率。將高校檔案館館藏通過掃描等形式以數(shù)字的方式記錄到信息儲存設(shè)備中。為了避免信息的遺失和外泄，還需要將檔案信息進(jìn)行加密處理。

高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)滿足辦公自動化的需求，利用電子文檔進(jìn)行管理工作，并將有關(guān)文件盡快電子化，加強(qiáng)文件的歸檔力度，并對每份文件做好備份，保證電子文檔的安全管理。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)水平

提升檔案管理人員素質(zhì)水平是高校檔案館信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。隨著高校檔案館信息化建設(shè)的不斷深入，對管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求[5]。高校需要重視對人才隊伍的培養(yǎng)，定期對檔案館工作人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，組織工作人員參加研討會、專題講座等活動。要求工作人員能夠充分認(rèn)識到自身職責(zé)，不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)和工作水平，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)及其它科目的內(nèi)容，成長為具備專業(yè)素養(yǎng)的復(fù)合型人才。高校要在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備后，還應(yīng)主動安排專業(yè)人員對工作人員進(jìn)行操作技能的指導(dǎo)，保證工作人員能夠熟練運用先進(jìn)設(shè)備。并引進(jìn)一批能夠合理維護(hù)軟硬件的技術(shù)型人才，保證圖書館人才隊伍的結(jié)構(gòu)合理性。

（三）加大檔案管理硬件、軟件投入力度

高校檔案館信息化建設(shè)需要大量的資金，高校應(yīng)加大投入力度，加快信息化建設(shè)的腳步。高校檔案管信息化建設(shè)需要建立自己的數(shù)據(jù)庫、存儲系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，必須配備現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換機(jī)、儲存器等，加強(qiáng)硬件設(shè)備的更新和引進(jìn)。并且在購置硬件設(shè)備時，要保證硬件設(shè)備能夠滿足檔案館的長期發(fā)展需求，購置國內(nèi)外先進(jìn)設(shè)備。這就需要學(xué)校投入更多的資金，并有計劃地進(jìn)行分段投入，采用循序漸進(jìn)的過程，以便對建設(shè)過程進(jìn)行及時調(diào)整。由于高校的檔案館主要是為了滿足教師和學(xué)生對信息資源的需求，因此，在進(jìn)行設(shè)備選擇時，應(yīng)注意選擇比較容易操作和維護(hù)的設(shè)備。

（四）建立相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案館信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一[4]。高校在進(jìn)行檔案館信息化建設(shè)時，應(yīng)注重對相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建立。根據(jù)各高校的實際情況和檔案管理工作需求，建立具有較強(qiáng)通用性的信息保存標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)與校園網(wǎng)之間信息的順利傳遞。利用高校網(wǎng)絡(luò)資源共享的優(yōu)勢，加強(qiáng)文檔一體化管理模式的構(gòu)建，盡快實現(xiàn)各部門之間的文檔共享，對檔案進(jìn)行自動收集歸檔，避免因檔案人員工作失誤造成的檔案重復(fù)錄入，保證檔案的真實完整。

（五）構(gòu)建安全保障體系

檔案的信息安全至關(guān)重要，在進(jìn)行高校檔案館信息化建設(shè)中，為避免互聯(lián)網(wǎng)中的不安全因素造成的檔案信息泄露、丟失，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的構(gòu)建，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息安全技術(shù)，要求高校各部門在使用檔案信息資源時，應(yīng)提高信息安全意識。檔案館要加強(qiáng)對高校網(wǎng)上檔案信息的審查和管理工作，排除不安全因素，并制定檔案信息安全保障策略，以便在發(fā)生檔案信息安全問題時能夠及時進(jìn)行處理。

（六）建立信息共享平臺

檔案建立的主要價值在于廣泛的運用，高校檔案館信息化建設(shè)能夠使檔案得到充分的利用，發(fā)揮其實際價值。高校應(yīng)積極建立檔案信息網(wǎng)站，并與校園網(wǎng)進(jìn)行對接，提供信息的網(wǎng)上發(fā)布、檢索服務(wù)，保證高校師生能夠?qū)n案信息進(jìn)行充分利用，并提供交互式信息咨詢，加強(qiáng)與教師和學(xué)生之間的交流溝通，根據(jù)高校師生的建議，加強(qiáng)對高校檔案工作的改進(jìn)完善，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

積極爭取政府電子政務(wù)建設(shè)部門的支持，建立信息共享平臺，為高校師生提供更便捷的服務(wù)，使師生能夠通過共享平臺進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)辦理。并根據(jù)業(yè)務(wù)的不同，設(shè)置不同的服務(wù)板塊，例如：出國翻譯、檔案查詢、檔案提取、證明等。高校師生可以根據(jù)自己的需要選擇不同的板塊，保證共享平臺所出具的文件都使用統(tǒng)一的紙張、格式等，并具備他人無法進(jìn)行仿造的唯一標(biāo)識，保證檔案的真實性和嚴(yán)肅性。

六、結(jié)論

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各領(lǐng)域也開始積極利用先進(jìn)信息技術(shù)加強(qiáng)管理工作，高校的檔案館也應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升檔案的利用率。高校應(yīng)對檔案館現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢進(jìn)行科學(xué)的分析，制定合理的發(fā)展計劃，建立相關(guān)規(guī)范，構(gòu)建信息安全保證體系和信息共享平臺，加大投入力度和人才隊伍的建設(shè)力度，有效促進(jìn)高校教學(xué)質(zhì)量的提升。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院）