商務(wù)英語信函寫作中的語用原則

楊 冰 李海紅

（遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院，大連 116052）

商務(wù)英語信函寫作中的語用原則

楊 冰 李海紅

（遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院，大連 116052）

本文在概述語用原則和商務(wù)英語信函寫作原則的基礎(chǔ)上，指出了在商務(wù)英語信函寫作中，合作原則和禮貌原則發(fā)揮的重要作用，希望能夠在信函寫作的指導(dǎo)上提供一些幫助。

商務(wù)英語信函 語用原則 合作原則 禮貌原則

在國際貿(mào)易活動中，貿(mào)易雙方往往彼此相距甚遠(yuǎn)，經(jīng)常性的面對面的對相關(guān)合作事宜進(jìn)行洽談幾乎是零可能性，因此，書信成為了商務(wù)交際中的一種重要的交流方式，商務(wù)人士通常通過互通信函的方式進(jìn)行溝通，以達(dá)到意見一致，最后成功的完成交易。在這個過程中，商務(wù)英語信函寫的漂亮與否，將會對交易是否成功達(dá)成起著重要的影響作用，因此，在信函寫作中，要求筆者必須具備良好的商務(wù)英語信函寫作基礎(chǔ)，并且要嚴(yán)格遵循語用原則，以確保商務(wù)英語信函的內(nèi)容能夠完整、準(zhǔn)確的傳遞給收信方，從而發(fā)揮出最佳的效果，使交際能夠成功的被實現(xiàn)。

一、商務(wù)英語信函寫作與語用原則

商務(wù)英語信函寫作是通過對語言文字的使用來表達(dá)他們的目的和想法，把日常商務(wù)活動作為表述的根本依據(jù)，通過書信的形式來互相交換信息的一種實踐性質(zhì)的活動。在科技高度發(fā)展的今天，商務(wù)英語信函作為國際交際中一種重要的媒介方式，在商務(wù)交際中發(fā)揮著不可小覷的作用。因此，在信函寫作中，要求筆者必須具備良好的商務(wù)英語信函寫作基礎(chǔ)，具備一定的商務(wù)知識底蘊，并且要嚴(yán)格遵循語用原則。

語用原則中包含合作原則和禮貌原則。Grice——美國語言哲學(xué)家，他提出，在商務(wù)交際過程中，交際雙方都是以成功達(dá)成交易為目的進(jìn)行談判的，因此，為了實現(xiàn)這一共同目的，交際雙方必須遵守一些準(zhǔn)則，例如準(zhǔn)確，清晰等等，后來，他通過仔細(xì)的研究，最后提出了合作原則。合作原則包括四個準(zhǔn)則，即質(zhì)的準(zhǔn)則（Quality maxim）、量的準(zhǔn)則（Quantity maxim）、關(guān)系準(zhǔn)則（Relation maxim）和方式準(zhǔn)則（Manner maxim）。質(zhì)的準(zhǔn)則要求商務(wù)英語信函的內(nèi)容要正確，符合實際的情況，不得有虛假的信息或話語；量的準(zhǔn)則要求在商務(wù)英語信函寫作中，要盡可能少的使用文字，文字不應(yīng)太多也不能不足，前提是一定要保證所需信息全部被傳達(dá)；關(guān)系準(zhǔn)則要求商務(wù)英語信函各個段落的內(nèi)容之間要有聯(lián)系，并且關(guān)于同一商務(wù)溝通的信函之間要用一定的關(guān)聯(lián)詞等進(jìn)行銜接；方式準(zhǔn)則要求在商務(wù)英語信函寫作中，信函內(nèi)容要表達(dá)清晰，避免語義的晦澀難懂和歧義。Grice提出合作原則后，Leech——英國語言學(xué)家，他覺得Grice提出的合作原則還不夠完整，因此，他通過研究，隨后提出了禮貌原則，對Grice的合作原則進(jìn)行了發(fā)展和補充。禮貌原則包括六個準(zhǔn)則，即策略準(zhǔn)則（Tact maxim）、寬容準(zhǔn)則（Tolerance maxim）、贊譽準(zhǔn)則（Approbation maxim）、謙虛準(zhǔn)則（Modesty maxim）、一致準(zhǔn)則（Agreement maxim）和同情準(zhǔn)則（Sympathy maxim）。策略準(zhǔn)則就是說，使他人受益最大化，受損最小化；寬容準(zhǔn)則，即遇事多包容對方，避免激化矛盾；贊譽準(zhǔn)則，即盡力夸贊別人，盡量避免對他人的貶損；謙虛準(zhǔn)則，盡量減少對自己的贊揚，多貶損自己；一致準(zhǔn)則，即盡力減少雙方的分歧，增加與他人的一致；同情準(zhǔn)則，即盡力減少雙方的反感，增加雙方的同情。

二、商務(wù)英語信函寫作中對語用原則的應(yīng)用

（一）合作原則

1、質(zhì)的準(zhǔn)則

質(zhì)的準(zhǔn)則指商務(wù)英語信函一定要有“質(zhì)量”，即信函的內(nèi)容一定要準(zhǔn)確無誤，甚至一個小數(shù)點的錯誤都有可能給公司帶來巨大的損失，因此，信函的內(nèi)容不能出現(xiàn)絲毫的差錯，否則將會給雙方造成不可想象的影響和損失，甚至導(dǎo)致交易的失敗，影響公司在業(yè)界的形象。

例1. We have received your e-mail and are glad to inform you that an L/C regarding 2MT of Green Tea Extract, 2000 Porcelain Tea Sets for the amount of $53,000 in your favor has been opened today through Barclays Bank PLC.

在例1的商務(wù)英語信函中，在價格的表達(dá)上出現(xiàn)了明顯的錯誤，實際價格應(yīng)該為530，000，由于小數(shù)點點錯位，造成了嚴(yán)重的失誤，這將可能會給公司造成巨大的經(jīng)濟損失。

量的準(zhǔn)則主要指對文字的使用量盡量要少，但是一定要保證所需信息全部被傳達(dá)，信函中傳遞的信息量要適宜，既不能太多，也不能太少。信息量過多，太啰唆，在信函中，如果用大量的語句去表達(dá)一個意思，會影響交際對方對信函的主要信息的掌握，并浪費了自己和對方的寶貴時間；信息量不足，交易對方就不能很好地了解你所要表達(dá)的意思。

例2. Dear Mr./ Ms.

I’m sorry to say that our worker had mistaken the address about your home, so that he didn’t arrive your home in the time we promised before, and couldn’trepair TV for you, I have to apologize for this again.

在例2的商務(wù)英語信函中，用太多的語句去解釋錯誤造成的原因，而沒有提出解決的反感。我們可以設(shè)想一下，如果我們是客戶，在遇到這種事情時，我們可能會對工作人員的錯誤表現(xiàn)出一些不滿的情緒，但是我們更多的會是想知道解決問題的辦法，因此，信函中應(yīng)該增加更多解決問題的辦法。

2、關(guān)系準(zhǔn)則

關(guān)系準(zhǔn)則主要指商務(wù)英語信函中各個段落之間的內(nèi)容要有聯(lián)系，以及在同一交易過程中來往的信函內(nèi)容之間要有一個銜接，這樣可以方便讀信方更快的了解這是有關(guān)哪項商務(wù)談判的信函，為對方提供了便利。同一信函中的各個段落之間的內(nèi)容也要有過渡，不能東一榔頭西一掃帚，讓人摸不著頭腦。涉及同一交易的信函，我們在寫作時，可以在信函的開頭部分使用一些關(guān)聯(lián)詞或提示信息。

例3. We are in receipt of your counteroffer of May 19 and have the pleasure of confirming our acceptance of it.

在例3的商務(wù)英語信函中，開頭部分使用的日期就起到了很好地與上一封信函內(nèi)容進(jìn)行銜接的作用，方便了交際對方確立此封信函與哪些信函是同一商務(wù)交際中的。

3、方式準(zhǔn)則

方式準(zhǔn)則主要指在商務(wù)交際過程中，商務(wù)英語信函的內(nèi)容一定要表達(dá)清晰，避免語義的晦澀難懂和歧義，造成對方的理解錯誤，一定要使用正規(guī)的，便于交際對方去理解的語言，以促進(jìn)雙方交易的成功達(dá)成。

例4. Now, we offer you 200 kg wire nails for prompt shipment at ￥6500 perkilogramCIFC2 Birmingham.

在例4的信函中，有個明顯的錯誤，就是地名的含糊不清。在美國和英國都有“Birmingham”這個城市，因此，裝運的價格也會因為不同國家運費的不同而有很大的差距，這一嚴(yán)重失誤就有可能導(dǎo)致雙方的交易以失敗告終。

（二）禮貌原則

1、策略準(zhǔn)則

策略準(zhǔn)則指的是在商務(wù)談判過程中，在信函的表述上一定要體現(xiàn)出你是站在對方的立場上，在為對方考慮，并且使交易對方獲得最大的利益，使對方的受損最小化。在商務(wù)英語信函寫作中，要多站在交際對方的立場看問題，了解對方的需求，這樣才會更好的促進(jìn)雙方的貿(mào)易往來。

2、寬容準(zhǔn)則

寬容準(zhǔn)則指的是在商務(wù)談判過程中，要盡量的表現(xiàn)出寬容大度的一面，在出現(xiàn)矛盾時，要用寬容的態(tài)度去解決問題。在商務(wù)談判過程中，出現(xiàn)矛盾是在所難免的，關(guān)鍵在于我們?nèi)绾稳ソ鉀Q這些問題。即使遇到對方蠻橫，不講道理的情況，也要避免與對方發(fā)生口角，否則將會激化矛盾，甚至導(dǎo)致交易失敗。無論對方如何，我們都要以禮相待，表現(xiàn)出我們的寬容大度，以大局為重，在不違背自己原則的基礎(chǔ)上，小事則睜一只眼閉一只眼。

3、贊譽準(zhǔn)則

贊譽準(zhǔn)則指的是盡量多贊譽別人，減少對他人的貶損。在商務(wù)交際中，對交際對方進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁澷p是必不可少的，這樣可以使對方感到心情舒暢，更加有利于日后的貿(mào)易往來。最重要的一點是對交際對方的贊賞必須是真誠的，不能虛假，否則反倒會使對方覺得沒有誠意。

4、謙虛準(zhǔn)則

謙虛準(zhǔn)則指的是盡量不要對自己進(jìn)行過多的夸贊，要謙虛一點，多檢討自己的不足。我們都知道，在日常商務(wù)交際中，商家往往都會對自己的產(chǎn)品等大加夸贊，以貶低同行的商品來突顯自己商品的優(yōu)點。事實上，在正規(guī)的商務(wù)活動中，應(yīng)該謙虛一點，要實事求是，不能對自己的產(chǎn)品等進(jìn)行不符合實際情況的夸贊。

5、一致準(zhǔn)則

一致準(zhǔn)則指的是要盡量減少與交際對方意見的不一致，更多的創(chuàng)造出與對方的一致意見。任何事情都有雙面性，一面是積極的、美好的，一面是消極的、糟糕的，因此，在商務(wù)交際過程中，應(yīng)該盡力強化積極的一面，淡化消極的一面。在商務(wù)交際過程中，出現(xiàn)意見不一致是不可避免的，但是如果處理得當(dāng)，這些分歧并不會影響交易的進(jìn)行。

6、同情準(zhǔn)則

同情準(zhǔn)則指的是要盡量減少交際對方對自己的排斥，盡力增加交際對方對自己的好感以及同情。在商務(wù)談判中，要盡力避免因自己的疏忽對交際對方造成消極影響，例如在商務(wù)英語信函中，對日期表達(dá)錯誤，如果已經(jīng)造成錯誤，一定要向?qū)Ψ街乱哉\摯的歉意，并盡力彌補自己的過錯，提出可行的補救方案。

三、結(jié)語

在國際貿(mào)易活動中，一定要注意交際的方式，減少雙方的矛盾，促進(jìn)良好的貿(mào)易往來關(guān)系的形成，使交易順利進(jìn)行。在商業(yè)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會，商務(wù)英語信函作為一種重要的商務(wù)交流的媒介，一定要高度重視對其每一字每一句的運用，同時必須遵循語用原則。進(jìn)行信函寫作的同時，一定要對信息表達(dá)順暢，信函內(nèi)容、格式、語法的使用、以及對詞語的選擇一定要盡力做到正確無誤，并且要嚴(yán)格遵守合作原則和禮貌原則，否則很可能會對交易的成功達(dá)成造成影響。在商務(wù)談判過程中，一封完美的商務(wù)英語信函可能就會促使一筆交易的順利達(dá)成，因此，在信函寫作過程中，一定要賦予其百分之百的注意。

[1]周瑞琪．語用原則在商務(wù)英語信函寫作中的運用[J]．廣東外語外貿(mào)大學(xué)學(xué)報．2007(1)．

[2]金麗紅．語用原則在商務(wù)英語信函中的應(yīng)用[J]．商務(wù)必讀．2012(11)．

[3]徐小麗．語用原則在商務(wù)英語信函中的運用研究[J]．蘭州教育學(xué)院學(xué)報．2013(7)．

[4]王寧．語用原則指導(dǎo)下的商務(wù)英語寫作探析[J]．開封大學(xué)學(xué)報．2013(12)．

[5]梅庭軍．合作原則在商務(wù)英語信函寫作中的運用[J]．考試周刊．2012(8)．

楊冰（1993-），女，遼寧遼陽人，遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院12級商務(wù)英語1班，學(xué)生，研究方向：商務(wù)英語；李海紅（1975-），女，山東海陽人，遼寧對外經(jīng)貿(mào)學(xué)院教授，碩士，研究方向：應(yīng)用語言學(xué)。