信息時代基層醫(yī)院病案管理新思路

劉玉霞

信息時代基層醫(yī)院病案管理新思路

劉玉霞

劉玉霞1趙建輝2

1.濰坊醫(yī)學院；2.濰坊醫(yī)學院

劉玉霞（1986-）女，碩士，助理館員，研究方向：信息管理與信息服務；趙建輝（1985-）男，碩士，研究方向：信息管理。

信息時代的到來使我國病案管理事業(yè)發(fā)展迅速，但不平衡。在部分基層醫(yī)院，病案管理的數字化進程剛剛起步，出現了很多問題。為促進病案管理事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院管理者就必須轉變思路，采用規(guī)范化、數字化、科學化的方式進行病案管理，提高病案管理人員的人性化服務理念?，F代化技術的應用，優(yōu)化了病案管理流程，促進了病案信息的共享，使病案信息更好的服務于醫(yī)療和社會。

近年來，隨著科技事業(yè)以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，病案管理人員依靠現代化管理軟件和工具，使病案管理逐步擺脫了手工書寫、人工管理的局面。病案管理向著數字化、科學化的方向不斷發(fā)展，提高了管理效率，緩解了醫(yī)務工作者的工作壓力，病案的管理也從雜亂無序變?yōu)楹啽阌行虻臓顟B(tài)。但在基層醫(yī)院中數字化病案管理發(fā)展緩慢，部分基層醫(yī)院還存在因循守舊的思想，迫切需要新的管理模式來改變這種效率低下的管理方式。本文就基層醫(yī)院中出現的問題作出分析并提出病案管理新思路。

1 病案管理

病案是指在醫(yī)療活動過程中的醫(yī)療記錄。它是醫(yī)療活動真實的歷史記錄，是法定的醫(yī)學文件，是具有法律效力的材料，是各項法律訴訟中的書證。病案管理則是指對病案物理性質的管理，即對病案資料的回收、整理、裝訂、編號、歸檔和提供等工作程序。

2 基層醫(yī)院病案管理現狀

醫(yī)院管理者對病案管理重視不足

醫(yī)院是一個自負盈虧的組織，政府對醫(yī)療機構的投資甚少，為追求經濟利益，醫(yī)院管理者過分強調一線臨床科室的建設和管理，對不產生經濟效益的病案重視不足，缺少對病案相關職能科室的人力、財力、物力等方面的支持。

醫(yī)院評審文件要求各級醫(yī)院應建立病案委員會，作為學術組織監(jiān)督和指導病案書寫和管理工作。但在實際工作中，個別基層醫(yī)院根本未建立該組織，或者名義上已成立病案委員會，但未按規(guī)定召開有關病案及管理等重大問題的會議，病案委員會的職責和功能未得到充分發(fā)揮。

基礎設施建設不到位

醫(yī)院病案數量的不斷增長需要專業(yè)庫房集中存放，庫房需控溫、控濕、避光、防潮、防霉、防蟲等條件，但在基層醫(yī)院上述條件卻很難實現。以山東省煙臺市某二甲醫(yī)院為例，醫(yī)院近幾年不斷發(fā)展擴建，為了臨床科室需要，病案庫房一再壓縮，庫房頻繁搬遷，病案被分散存放在幾處破舊的庫房，病案順序錯亂、頁面破損、病案丟失現象時有發(fā)生。由于地區(qū)氣候潮濕，庫房又無控溫濕器，病案在短時間內就易發(fā)霉變質，嚴重影響了病案的長期保存和利用。近期產生的病案存放在集辦公、復印、裝訂于一體的病案室內，醫(yī)院工作人員可以隨意出入病案室，人員流動性大，存在隨意翻閱、修改病案的現象。由于醫(yī)院基礎設施的滯后，基層醫(yī)院病案的存放和管理很難做到保密性和專業(yè)性。

病案管理學科建設嚴重滯后

基層醫(yī)院病案管理專業(yè)人才匱乏?；鶎俞t(yī)院為減少成本，每年引進的人才主要是臨床以及醫(yī)技方面的專業(yè)人才，很少專門引進病案管理相關人才。經研究發(fā)現，基層醫(yī)院病案相關職能科室的工作人員數量少且年齡普遍偏大，幾乎沒有相關專業(yè)背景，個別基層醫(yī)院的病案室甚至淪為醫(yī)院離退休人員的臨時“養(yǎng)老院”。這些人員工作壓力大，專業(yè)知識缺乏，業(yè)務素質較低，多數沒有穩(wěn)定的專業(yè)思想意識，導致病案信息錄入出現遺漏和錯誤，疾病分類不標準不規(guī)范。

基層醫(yī)院缺乏對病案管理人員定期教育和培訓。病案室從職能上來講是一個服務科室，這就需要病案管理人員有較高的服務意識，良好的業(yè)務素質。但基層醫(yī)院對病案管理人員的教育和培訓較少，致使病案管理人員工作熱情不高、服務意識淡漠、業(yè)務素質低下。

3 病案管理新思路

病案管理規(guī)范化

基層醫(yī)院病案管理混亂的局面需要統(tǒng)一的規(guī)章制度予以規(guī)范。按照病案管理的流程，把各項工作規(guī)范到位，使病案管理人員明確自己的職責，并通過領導檢查、臨床科室評價、患者反饋等方式進行考評，把病案管理的效果和績效工資掛鉤，激勵病案管理人員不斷規(guī)范工作細節(jié)。

定期組織臨床醫(yī)務人員學習《病歷書寫基本規(guī)范》、《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》、《醫(yī)療事故處理條例》等相關法律法規(guī)，認真書寫病案，保證病案資料的真實性、客觀性和完整性。院領導帶頭成立病案委員會，在委員會中組織成立病案質量管理小組，該小組要對病案形成全過程的各個環(huán)節(jié)進行質量管理，如醫(yī)療表格設計過程、病案內容采集過程、病案書寫過程等。病案質量管理小組定期對科室及醫(yī)務工作者進行病案質量抽查，檢查病案書寫是否符合病歷書寫基本規(guī)范，并根據病案書寫水平作出評級，檢查結果與科室綜合考核以及個人績效工資掛鉤，確保病案管理工作的規(guī)范化、制度化。

病案管理人性化

堅持以人為本的服務理念，建設和諧的病案文化，實現服務與社會的協(xié)調，才能適應新形勢下病案管理的要求。病案管理人性化要求病案服務由被動為主動，提高服務的主動性。病案管理與醫(yī)療、科研、教學有密切關系，一份好的病案可為臨床、科研和教學提供有力的信息基礎，也是臨床經驗的體現。

病案包含整個醫(yī)療的全過程，能為醫(yī)院、臨床等提供大量的信息服務。流行病學、遺傳病學、地方病學、衛(wèi)生統(tǒng)計學等學科應用的數據信息都可以借助病案獲得。病案相關職能科室如統(tǒng)計室可以定期統(tǒng)計醫(yī)院收支情況、患者出入院數量、病床使用率、科室就診率、死亡病因等醫(yī)療相關數據信息，為醫(yī)務工作者科研項目研究、教學案例分析提供便利，同時還能為醫(yī)院的遠景規(guī)劃提供數據支持。病案書寫質量能反應個體醫(yī)務人員的醫(yī)療水平，其數據又能反應科室發(fā)展情況、醫(yī)療機構的總體水平，病案管理為個人、科室和醫(yī)院服務的同時又能促進彼此的改進和提高，病案管理推行個性化服務是一個雙贏的舉措。

病案管理數字化

在紙質病歷時代，任何數據的采集加工都需要記錄在紙質材料上，隨著電子病歷在基層醫(yī)院的普及使用，病案管理逐步走向數字化。傳統(tǒng)病案管理流程是：病案回收-病案室核對簽收-病案整理-疾病編碼-病案首頁信息錄入-裝訂-歸檔-利用，醫(yī)院采用新的HIS系統(tǒng)后，患者入院掛號建立就診卡，病案首頁信息便會自動生成，節(jié)省了病案管理部門后期的手動錄入；每一位住院患者還會分配一個條形碼，通過條形碼自動識別技術，提高了病案數據采集和信息處理的速度，實現準確地對病案進行借出、追蹤、歸檔管理，保證了運行環(huán)節(jié)中的準確率；PDA（personal digital assistant）手持設備的使用提高了病案中醫(yī)囑的正確執(zhí)行，護士利用PDA掃描患者腕帶上的條形碼就可以清楚的看到患者信息及醫(yī)囑信息，幫助護士正確執(zhí)行醫(yī)囑，防止病案醫(yī)囑錯誤或遺漏情況的發(fā)生。

紙質病案存放會占用大量的空間，病案進行數字化管理后，不僅使存放空間大大節(jié)省，還防止病案丟失的現象發(fā)生。目前病案信息存儲技術主要采用數碼縮微技術和光盤存儲技術。數碼縮微技術通過翻拍手段對病案進行存儲，病案資料采用影像縮微技術進行儲存，有利于節(jié)省空間，一盤縮微膠卷可存放紙質病歷的縮微膠片2500張左右，大約50～100份。而且縮微膠片保存時間長，在理想的溫度、濕度環(huán)境下可至少保存一百年。光盤存儲技術則是通過掃描儀將原始紙質病案轉化成圖像文件，并存放在服務器硬盤或網絡存儲設備上。在減少庫房利用面積的基礎上，能對病案信息進行異地備份，防止突發(fā)事件導致病案丟失，還方便了病案資料的打印利用，復印病案資料不再需要在病案架上找出后逐頁復印，直接從數據庫中調出打印即可。

病案管理科學化

病案的科學化管理要求醫(yī)院要從硬件和軟件兩方面加大對病案管理的投資和支持。硬件方面，醫(yī)院領導要高度重視病案管理工作，加大硬件設施的投入，購置新型移動式檔案密集架，要為檔案室配備防火、防塵、防潮設施，配備檔案微縮、多媒體運行及光電傳輸等設備，逐步實現病案管理現代化。

軟件方面，醫(yī)院要引進病案管理相關專業(yè)人才。病案管理者不是單純的檔案保管者，而是集臨床醫(yī)學、檔案學、管理學、計算機技術等多學科于一體的復合型人才。醫(yī)院要加強病案管理人員的教育和培訓，加強ICD-10、ICD-9- CM- 3等業(yè)務知識學習，增強業(yè)務素質，提高服務意識，定期召開病案委員會大會，總結自身不足，學習其他醫(yī)院先進經驗，使病案管理不斷走向信息化、科學化、現代化的道路。

信息化是當今時代發(fā)展的大趨勢，智能化、自動化的病案管理方式是信息時代的必然產物。隨著電子病歷和醫(yī)院管理系統(tǒng)的不斷發(fā)展完善，紙質病案必將向著無紙化方向發(fā)展，無紙化病案的應用對于提高病案檢索利用效率、實現病案信息資源共享將發(fā)揮積極作用?；鶎俞t(yī)院要加大對病案管理的投入，積極運用新技術、新方法，為患者、醫(yī)務人員以及醫(yī)院發(fā)展提供更好的服務。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.01.041