技術(shù)狀態(tài)文件中引用文件的規(guī)范化研究

葛玉姣 郭桃紅

（中航工業(yè)沈陽發(fā)動機設計研究所，遼寧 沈陽110015）

0 概述

產(chǎn)品研制過程中形成大量的技術(shù)狀態(tài)文件，文件之間相互引用，即：作為輸入或輸出而引用，或作為支持性文件而引用，或作為參考性文件而引用；對產(chǎn)品研制中需要貫徹的標準，在技術(shù)狀態(tài)文件中也會被作為設計依據(jù)或支持性文件而被引用。因此產(chǎn)品的技術(shù)文件和模型圖樣中，文件的引用是普遍存在的。

對于引用文件，GB/T 1.1《標準化工作導則 第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫》中雖有相關(guān)規(guī)定，但引用文件還是存在不規(guī)范現(xiàn)象。本文將結(jié)合某產(chǎn)品轉(zhuǎn)階段資料準備中出現(xiàn)的問題，研究、探討引用文件應如何規(guī)范化。

1 引用文件的范圍及性質(zhì)

按其在文件的體現(xiàn)形式,將引用文件分為兩類：規(guī)范性引用文件、資料性引用文件。文件內(nèi)容條文引用了其他文件編號及名稱，將該文件的技術(shù)內(nèi)容成為本文件的必不可少的一部分，該類文件視為“規(guī)范性引用文件”；文件引用的其他文件僅供使用者參考，不是文件必須執(zhí)行內(nèi)容，該類文件視為“資料性引用文件”。

2 技術(shù)狀態(tài)文件中存在的引用文件不規(guī)范化現(xiàn)象

在某型產(chǎn)品轉(zhuǎn)段技術(shù)狀態(tài)文件標準化審查時，引用文件不規(guī)范，梳理總結(jié)不規(guī)范化問題如下：

1）文件是否設置“引用文件”章不統(tǒng)一；

2）“引用文件”章下列出的文件先后順序不一致；

3）“引用文件”章同類文件所列各項內(nèi)容書寫不規(guī)范；

4）條文引用時是否列出標準年代號不統(tǒng)一，未列出年代號時不能明確其有效版本狀態(tài)；

5）條文中引用文件的表述不統(tǒng)一，不能明確引用文件性質(zhì)，不僅條文引用還在參考文獻列出；

6）文件引用沒有引用最新有效版本信息。

對于上述不規(guī)范化現(xiàn)象，反映出GB/T1.1相關(guān)內(nèi)容研究不夠，未對單位現(xiàn)行企業(yè)標準及時更新，造成沒能正確貫徹并細化引用文件的相關(guān)要求，引發(fā)引用文件不規(guī)范化現(xiàn)象。

3 引用文件規(guī)范化的研究

3.1 上級標準研究

GB/T1.1-2009中，與引用文件相關(guān)內(nèi)容為：“6.2.3規(guī)范性引用文件”、“8.1.2 提及標準本身的內(nèi)容”、“8.1.3 引用其他文件”。

GJB0.1-2001中，與引用文件相關(guān)內(nèi)容為：“6.8引用文件”、“7.10引用”。

GJB 6000-2001中，與引用文件相關(guān)內(nèi)容為：“6.7規(guī)范性引用文件”、“6.13 參考文獻”、“7.12 引用”。

通過研究上述標準中相關(guān)條款，學習標準的引用文件的表述，相同的要求加深理解，應用中存在疑惑之處，從不同標準中獲取答案，研究分析后明確：文件性質(zhì)應如何界定、引用文件條文中如何體現(xiàn)、引用文件和參考文獻下引用文件如何列出。

3.2 引用文件規(guī)范化需要重點解決的問題

3.2.1 文件性質(zhì)、文件有效版本

編制文件時，條文涉及到其他文件，如引用到的內(nèi)容作為文件執(zhí)行不可少內(nèi)容，則應作規(guī)范性引用文件處理；僅供參考或僅作輔助說明,刪除后不影響文件執(zhí)行的，則應作資料性引用文件處理。

不論規(guī)范性引用還是資料性引用，編制文件時均應明確引用文件的有效版本狀態(tài),并按規(guī)范化要求體現(xiàn)其版本狀態(tài)，如標準更新最新版適用則不書寫年代號,但應跟蹤標準動態(tài)判定內(nèi)容適用性。

3.2.2 “引用文件”章下文件規(guī)范化書寫

——“引用文件”下文件的性質(zhì)要求

引用文件是文件中出現(xiàn)的規(guī)范性引用文件的索引，凡是在文件正文條文或規(guī)范性附錄條文中引用其他文件時，如通過引用文件編號，間接的將引用文件的內(nèi)容作為本文件必不可缺的構(gòu)成部分時，則該文件應在“引用文件”下列出；否則不應列出。

注：注釋、示例不能作為規(guī)范性引用文件內(nèi)容。

——“引用文件”下文件的書寫順序要求

引用文件的排列順序為：

國標→國軍標→航標→企業(yè)標準→歸檔文件→國際標準→公文(含法律法規(guī))；

國標、國軍標、航標、國際標準按標準編號的順序號排列，自小到大；

企業(yè)標準、歸檔文件先按文件編號的拉丁字母的順序排列，再按順序號排列，自小到大；

公文按照公文名稱的拉丁字母順序排列，自小到大。

——“引用文件”下文件的書寫內(nèi)容及設置要求

1）書寫內(nèi)容要求

公文：公文名稱、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文時間、公文編號；

國標、國軍標、航標、國際標準：標準編號、標準名稱；

企業(yè)標準：企業(yè)標準編號、企業(yè)標準名稱；歸檔文件：文件編號(不帶版本)、文件名稱。引導語：按GB/T 1.1提供的引導語。

2）設置要求

每個文件均單獨占一行編排；

每個文件均應空兩個漢字起排，回行時頂格編排；每個文件各元素間之后空一個漢字位置；

每個文件之后不加標點符號；

所列公文名稱必須帶書名號，其他文件名稱不應帶書名號。

3.2.3 條文中引用文件規(guī)范化書寫

——未設置“規(guī)范性引用文件”章

為保證文件內(nèi)容的完整性，條文中涉及規(guī)范性引用文件(公文除外)時，應給出文件編號、名稱兩項基本內(nèi)容，公文應給出公文名稱、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文時間、公文編號全部內(nèi)容；

條文中涉及資料性引用文件時，允許僅給出文件編號，其他信息到參考文獻查閱。

——設置“規(guī)范性引用文件”章

對于文中注日期引用的文件，應給出版本號或年號（引用標準時，給出標準代號、順序號和年號，標準年代統(tǒng)一用四位）以及完整的文件名稱；

對于文中不注日期引用的文件，則不應給出版本號或年號。標準條文中不注日期引用一項由多個部分組成的標準時，應在標準順序號后標明“（所有部分）”及其標準名稱中的相同部分。

示例：GB/T 20000(所有部分)標準化工作指南

——條文中描述

引用規(guī)范性引用文件時應使用“按XXXX要求”、“符合XXX規(guī)定”、“見XXX”等規(guī)范性描述語言；

引用資料性引用文件時，應使用“參見XXX”、“參考XXX”等規(guī)范性描述語言。

3.2.4 條文中引用文件與“引用文件”、“參考文獻”下文件完整性檢查

文件正文內(nèi)容中或規(guī)范性附錄中的規(guī)范化引用文件，均應在“引用文件”下查閱到，凡條文未涉及的不允許在“引用文件”下列出；

”中包括資料性引用文件，還包括文件起草過程中參考過的圖書、期刊、歸檔文件等，應保證文中資料性引用文件在“參考文獻”中查閱到。

“引用文件”下列出的文件不允許在“參考文獻”列出。

3.2.5 引用文件的動態(tài)管理

——對于注日期的引用文件，應跟蹤文件是否有新版本，判定新版本為執(zhí)行文件時,應及時更新文件引用日期；

——對于未注日期的引用文件，應隨時跟蹤并研究最新版本,適用時則保持原狀態(tài)，不適用時則確定引用文件版本,修改引用文件為注日期引用文件；

——引用的企業(yè)標準，應密切跟蹤企業(yè)標準更改，對產(chǎn)品質(zhì)量有提升的標準更新,應積極組織貫徹,對降低產(chǎn)品質(zhì)量的更改，則監(jiān)控現(xiàn)場文件版本確保文實一致；

——對產(chǎn)品研制必須貫徹的國家軍用標準、專家標準，應積極研究及時貫徹最新版本,以保證產(chǎn)品先進性。

4 引用文件的規(guī)范化應用

針對單位文件引用文件不規(guī)范現(xiàn)象的問題，結(jié)合上述研究分析結(jié)果，在引用文件規(guī)范化應用中,重點開展如下方面工作：

——組織修改完善單位編寫管理規(guī)定，重點明確規(guī)范性引用文件定義、引用文件章設置下引用文件規(guī)范化書寫要求、條文中規(guī)范化引用和資料性引用文件描述要求、參考文獻中資料性引用文件規(guī)范化要求書寫要求等內(nèi)容；

——利用計算機技術(shù)，組織開發(fā)WORD軟件下的引用文件規(guī)范化自動編輯功能、文件規(guī)范化設置的檢查功能，從文件編制源頭保證引用文件的規(guī)范化；

——及時組織引用文件規(guī)范化要求的專題培訓，使設計人員明確區(qū)分引用文件性質(zhì)、學會使用計算機輔助開發(fā)軟件,引用性質(zhì)判定靠人力,規(guī)范化設置交軟件完成。

通過上述工作，文件中引用文件的不規(guī)范現(xiàn)象將逐步減少,不斷提高文件編寫質(zhì)量。