信息化時(shí)代檔案管理的重要性

高明

（重慶市秀山縣國(guó)土房管局　重慶秀山　409900）

信息化時(shí)代檔案管理的重要性

高明

（重慶市秀山縣國(guó)土房管局重慶秀山409900）

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也在不斷的發(fā)展，這使得當(dāng)今社會(huì)逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，而在此背景下，各行各業(yè)都在積極的開(kāi)展信息化的建設(shè)。檔案作為一種工作歷史記錄，其代表特殊的文化資源，同時(shí)還是一種重要的記錄形式以及載體。基于此，本文就檔案信息化管理的重要性進(jìn)行分析，并提出信息化時(shí)代檔案管理的建議。

信息化時(shí)代；檔案管理；重要性

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)也在快速發(fā)展，這使得企業(yè)檔案管理工作面臨越來(lái)越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。目前，傳統(tǒng)檔案管理模式也無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)也無(wú)法與先進(jìn)的科學(xué)管理方案接軌。因此，企業(yè)必須尋找全新的、符合社會(huì)發(fā)展的管理模式，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的順利發(fā)展。

1　信息化時(shí)代檔案管理的內(nèi)容

一般情況下，企業(yè)檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、編目、檢索與統(tǒng)計(jì)等。在信息時(shí)代，檔案管理工作的內(nèi)容發(fā)生了很大的變化。特別是在計(jì)算機(jī)技術(shù)加入之后，使得檔案管理由傳統(tǒng)的、簡(jiǎn)單的紙介保管向現(xiàn)代化、數(shù)字化改變。通過(guò)利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以對(duì)企業(yè)檔案的編次、分類進(jìn)行統(tǒng)一的管理。當(dāng)有需要提取檔案時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行篩選與查找，進(jìn)而快速高效地提取所需要的文件，提高工作效率。信息時(shí)代檔案管理工作的主要內(nèi)容包括：檔案管理設(shè)備建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化和規(guī)范化管理、檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)等內(nèi)容。

2　信息化時(shí)代檔案管理的重要性

2.1可以提高檔案管理工作的效率

為了能夠提高企業(yè)檔案管理的工作效率，必須將檔案管理工作與信息化結(jié)合，進(jìn)而使企業(yè)的檔案管理工作逐漸從封閉化轉(zhuǎn)向開(kāi)放化，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的合理配置，最終為社會(huì)以及相關(guān)機(jī)構(gòu)提供更好的服務(wù)。此外，因?yàn)槠髽I(yè)或機(jī)構(gòu)的決策均取決于檔案，所以企業(yè)的檔案必須具有合理性、準(zhǔn)確性以及可靠性等特征。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的信息化，還可以節(jié)約工作人員的時(shí)間，進(jìn)而使企業(yè)工作人員在最短的時(shí)間內(nèi)就可以查閱到其所需要的檔案與信息，最終達(dá)到提高檔案管理工作效率的目的。

2.2可以避免檔案的遺失

到目前為止，許多單位和機(jī)構(gòu)幾乎都遇到了此類問(wèn)題，就是重要的檔案因存放方式的不恰當(dāng)，或是存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)被損壞或遺失的情況。但實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化則可以很好的避免這一問(wèn)題的發(fā)生，因?yàn)闄n案管理信息化是將檔案存入計(jì)算機(jī)，而計(jì)算機(jī)的實(shí)際容量是非常大的，所以可以存放很多的檔案，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢閱與自動(dòng)搜索，進(jìn)而避免紙質(zhì)檔案容易受潮、容易遺失的現(xiàn)象發(fā)生。

2.3能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享

檔案從實(shí)質(zhì)上來(lái)說(shuō)也是屬于資源的，所以只有井然有序的進(jìn)行企業(yè)檔案的管理工作，才能確保機(jī)構(gòu)、企業(yè)的正常運(yùn)行。實(shí)現(xiàn)檔案的信息管理，可以保存大量的歷史資料，且這些歷史資料還是社會(huì)各界人士對(duì)政策的形成、工作考察以及學(xué)術(shù)研究等進(jìn)行深入了解的重要依據(jù)，同時(shí)還能使人們有案可查、有據(jù)可依。除此之外，這些檔案信息在社會(huì)各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展過(guò)程中，具有非常強(qiáng)的利用價(jià)值，有些甚至還與民眾的日常生活息息相關(guān)。

2.4在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)決策中能起到重要作用

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。所以如果企業(yè)決策出現(xiàn)不合理的地方，就會(huì)對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展造成不良的影響。而如果要實(shí)現(xiàn)正確的、合理的決策，就必須依據(jù)過(guò)去的檔案與資料進(jìn)行。例如，企業(yè)如果想要制定正確的生產(chǎn)工藝與經(jīng)營(yíng)決策，必須對(duì)企業(yè)自身過(guò)去的生產(chǎn)信息進(jìn)行全面的了解，或是掌握其他企業(yè)的生產(chǎn)檔案，但同行對(duì)檔案信息都必須是保密的，一條檔案信息，有時(shí)甚至?xí)Q定企業(yè)的生存和發(fā)展。

2.5為整個(gè)管理工作奠定基礎(chǔ)

企業(yè)檔案的信息化管理是整個(gè)管理工作的重要基礎(chǔ)，且信息化管理平臺(tái)如圖1。其中，在知識(shí)管理平臺(tái)上，可將檔案全部轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)中的文字、圖像、聲音、視頻等信息，然后再對(duì)這些信息進(jìn)行必要的整理、匯集與分類。這些都給企業(yè)各部門(mén)工作的實(shí)施帶來(lái)了一定的便利，進(jìn)而使得各部門(mén)在其工作中可以獲得準(zhǔn)確的、真實(shí)的資料，然后進(jìn)行良好的溝通與協(xié)調(diào)。檔案信息化管理不僅大大提高了企業(yè)檔案管理的水平，還為整個(gè)管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

圖1　信息化管理平臺(tái)

2.6節(jié)約一定的資源

企業(yè)過(guò)去的紙質(zhì)檔案不僅需要相關(guān)工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力進(jìn)行收集、整理與保存，同時(shí)還需要耗費(fèi)大量的紙張，這是不經(jīng)濟(jì)、不環(huán)保的做法，且儲(chǔ)存量也是有限的。此外，紙質(zhì)檔案在其使用過(guò)程中極易出現(xiàn)受潮、被損壞的情況。而信息化檔案管理方式能夠很好的避免這一狀況的發(fā)生，其不僅不需要耗費(fèi)大量的紙張，還提高了檔案的存儲(chǔ)量，更不會(huì)被破壞。所以信息化檔案管理方式，不僅可以節(jié)約一些資源，還能降低紙張成本。

3　信息化時(shí)代檔案管理的建議

3.1科技存檔

隨著信息化的不斷推進(jìn)，企業(yè)目前的檔案管理工作也應(yīng)向數(shù)字化靠攏，并從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的科技化管理?？萍蓟芾頇n案主要運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，同時(shí)以基本信息為管理對(duì)象，對(duì)各個(gè)部門(mén)信息行進(jìn)數(shù)字化處理。在進(jìn)行電子存檔時(shí)，需做好以下幾方面的工作：①要建立相關(guān)檔案的網(wǎng)頁(yè)，并建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索模式，以便于檔案的查找與利用。②要充分利用相關(guān)部門(mén)網(wǎng)站制作網(wǎng)頁(yè)，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理中心。③在建立電子檔案過(guò)程中，要確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性與安全性，并快速實(shí)現(xiàn)資源共享。④在互聯(lián)網(wǎng)方面，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和法制化，從而真正做到檔案信息交流和利用。

3.2信息化管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式一般都是以圖片、手寫(xiě)信息、影像等為載體進(jìn)行檔案管理工作的，而檔案管理人員也都是以手工操作的形式完成檔案的收集和整理工作的，最后再完成存檔工作。隨著信息化程度加深，特別是國(guó)外先進(jìn)檔案管理技術(shù)的引進(jìn)，奠定了檔案管理科技化基礎(chǔ)，電子化檔案管理模式使檔案從人工手寫(xiě)變?yōu)橛?jì)算機(jī)存檔，這是辦公手段的歷史性改變，為檔案管理提出了更高要求，使檔案管理走向現(xiàn)代化和科技化。此外，這也從另一個(gè)角度要求檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理技能，適應(yīng)新形勢(shì)下的工作方式變更，更加快捷、準(zhǔn)確地為社會(huì)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3工作重心向信息偏移

在傳統(tǒng)檔案整理工作的實(shí)踐過(guò)程中，主要工作是檔案實(shí)體數(shù)據(jù)整理。且在實(shí)際檔案管理工作中，檔案實(shí)體管理主要是對(duì)檔案流程化進(jìn)行一定的控制。隨著計(jì)算機(jī)存檔技術(shù)的不斷推廣，給傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。目前，傳統(tǒng)檔案管理已無(wú)法應(yīng)對(duì)電子信息時(shí)代的數(shù)字化處理要求，基于此，檔案實(shí)體化管理越來(lái)越弱化。檔案管理事業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)從文件實(shí)體化轉(zhuǎn)向文件形成化發(fā)展，進(jìn)而使文件整理和保管與科技有機(jī)聯(lián)系起來(lái)。

3.4培養(yǎng)信息化檔案管理人才

在檔案管理工作中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注現(xiàn)代化管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，全面提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)，積極改善檔案管理設(shè)備，提高檔案管理手段。要想實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，應(yīng)做好以下方面的工作：①要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)人才，只有優(yōu)秀的人才儲(chǔ)備，才能更好地服務(wù)于檔案管理工作。②企業(yè)要積極地為檔案管理人才提供提升能力的機(jī)會(huì)，設(shè)立專門(mén)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，加強(qiáng)工作人員的理論研討和學(xué)術(shù)交流。③要引進(jìn)了解信息化的技術(shù)人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實(shí)提升檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。

4　結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)實(shí)體式檔案存檔模式已不再適用于企業(yè)的發(fā)展，這使得檔案信息處理自動(dòng)化和數(shù)字化勢(shì)在必行。在此情況下，企業(yè)要積極尋找傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷，并主動(dòng)應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理模式，制定符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展的方法，更好地為社會(huì)服務(wù)。

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2015-8-31