擬寫機關公文標題的一些注意事項

文/廣東省航道局 黃然強

擬寫機關公文標題的一些注意事項

文/廣東省航道局 黃然強

【摘要】根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》的規(guī)定，公文標題是機關公文的一項重要組成要素。在實踐中，如何擬寫公文標題，使公文標題既符合規(guī)定又貼切實際需要，應予以重視。

【關鍵詞】機關公文；擬寫標題

一、標題加具發(fā)文機關名稱的確需性

根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定，機關公文標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。而一份完整的公文，格式上是要有標注發(fā)文機關標志的，由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（或僅使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，不加“文件”二字）。筆者認為，既然公文中已有清晰的發(fā)文機關標志，已經(jīng)知道發(fā)文主體是誰了，文件標題中一律固化要求加上發(fā)文機關名稱的規(guī)定，值得商榷；同時，此舉也將導致公文標題顯得累贅，不夠精煉。如《廣東省人民政府關于印發(fā)<廣東省人民政府辦理省人大代表重點建設辦法>的通知》《廣東省粵東航道局關于印發(fā)<廣東省粵東航道局政務公開管理辦法>的通知》，標題中重復出現(xiàn)單位名稱。因此，公文標題中加具發(fā)文機關名稱的規(guī)定，宜根據(jù)工作實際區(qū)別對待，即有公文發(fā)文機關標志的公文，筆者認為，標題可不再重復加具發(fā)文機關名稱。而在聯(lián)合行文中，由于發(fā)文機關標志可僅單獨使用主辦機關名稱，為明確發(fā)文主體，其公文標題宜寫上聯(lián)合發(fā)文機關名稱。

二、標題文種的格式顯性

《條例》明確了公文種類主要有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要共15種。擬寫標題時，文種使用不規(guī)范，除了文種選擇不當外，往往還出現(xiàn)文種的格式顯性問題，即文種缺失。

（一）習慣（通俗）用語等造成的文種缺失。如標題《深圳航道局關于茅洲河口2#標改建工程的竣工報告》，該事項行文目的應是向上級報告工程竣工情況，而竣工報告是通俗的文書，應是隨文上報的資料，這樣的標題寫法造成了文種缺失，往往容易被忽略，應為《深圳航道局關于茅洲河口2#標改建工程竣工的報告》。此類經(jīng)常出現(xiàn)在標題中的習慣（通俗）用語還有工作報告、評標報告、評審意見、情況通報等等，擬寫時應加以注意。

（二）已存文種造成的缺失。常見于轉(zhuǎn)發(fā)文中，如《XXX局轉(zhuǎn)發(fā)XXX廳關于XXX的批復》，因轉(zhuǎn)發(fā)的源文已有文種“批復”，而忽略了加具本單位發(fā)文的文種“通知”，應為《XXX局轉(zhuǎn)發(fā)XXX廳關于XXX批復的通知》。

（三）常見允許的文種“缺失”。在擬寫標題時，為突出所表達內(nèi)容的落實情況、適用范圍、緊急程度等，而在文種前面加具動詞等詞語，如實施意見、指導意見、若干意見、緊急通知、補充通知等，這些連詞標題在中央、省機關文件中常見，一般不認為是造成文種缺失。但筆者認為，為凸顯公文標題文種，能采取其他方式表達內(nèi)容的情況下，應盡量少用。

三、多層級轉(zhuǎn)發(fā)文標題

受縱向管理層級影響，文件從中央（部委）到基層一線單位執(zhí)行落實，涉及多層轉(zhuǎn)發(fā)，在擬寫轉(zhuǎn)發(fā)文標題時，宜采取“立足源頭、刪除中間環(huán)節(jié)”的方法。如交通運輸行業(yè)，管理層級跨交通運輸部、省交通運輸廳、地市交通運輸局、縣（區(qū)）交通運輸局和一線交通運輸機構(gòu)五級。以交通運輸部出臺的《交通運輸部關于加強公路水運工程質(zhì)量和安全管理工作的若干意見》文件為例，省廳轉(zhuǎn)發(fā)部的文件是一級轉(zhuǎn)發(fā)，地市局轉(zhuǎn)發(fā)省廳的文件是二次轉(zhuǎn)發(fā)，縣（區(qū)）局將地市局的文件轉(zhuǎn)到一線交通運輸機構(gòu)已是三次轉(zhuǎn)發(fā)了，標題宜直接源用部的標題內(nèi)容，并從貫徹省廳、地市局轉(zhuǎn)發(fā)件要求，而省略多級發(fā)文機關名稱，即《XXX縣交通運輸局轉(zhuǎn)發(fā)關于加強公路水運工程質(zhì)量和安全管理工作若干意見的通知》。

四、合并文件轉(zhuǎn)發(fā)文標題

根據(jù)工作需要，并從精簡文件的角度，往往出現(xiàn)對橫向、縱向的多個同類內(nèi)容的文件合并轉(zhuǎn)發(fā)的情況，擬寫標題時，宜綜合所轉(zhuǎn)發(fā)的多份文件的內(nèi)容，提煉新標題，而不是簡單并聯(lián)轉(zhuǎn)發(fā)件的標題；同時也不宜以轉(zhuǎn)發(fā)文件的文件字號形式來代替。如省交通運輸廳先后收到交通運輸部、省安委辦關于加強汛期安全生產(chǎn)工作的文件，兩份文件一并轉(zhuǎn)發(fā)時，標題可為《轉(zhuǎn)發(fā)交通運輸部、省安委辦關于加強汛期安全生產(chǎn)工作有關要求的通知》。

五、上行文標題

擬寫請示、報告等上行文標題時常出現(xiàn)兩類通病。一是重詞問題。請示、報告文種本身已蘊含了向上級呈送、報送、提請、申請的意思，而標題擬寫時經(jīng)常出現(xiàn)與此類似的報送、上報、報備、申請等動詞，應盡量避免。如《關于報備XXX招標結(jié)果的報告》，宜改為《關于XXX招標結(jié)果備案的報告》；《關于上報XXX工程可行性研究報告的請示》，宜改為《關于審批XXX工程可行性研究報告的請示》；《關于提請解決XXX工程資金缺口的請示》，宜改為《關于解決XXX工程資金缺口的請示》。二是語氣問題。上行文是要提請上級指示、批準，向上級匯報工作、反映情況等，為體現(xiàn)下級對上級的尊重，應注意語氣用詞。而在實踐中，經(jīng)常出現(xiàn)不合適的搭配用語，如標題《關于要求支持解決石塘鎮(zhèn)石下村村道路建設計劃指標的請示》《廣東省粵東航道局關于要求撥款完善蓮陽站房安全配套設施的請示》，初衷應是表達迫切性，但給人的感覺是下級要求上級如何如何，沒必要搭配“要求”詞組。同理，在平行文提請行業(yè)管理部門審批、審查的公文標題擬寫，也應注意語氣用語問題。