精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

常娜 榆林市第二醫(yī)院

一、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的必要性

（一）促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和人們生活水平的不斷提高，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的要求也越來(lái)越高。在這種背景下，醫(yī)院為了生存與發(fā)展，必須有好的醫(yī)療服務(wù)、好的設(shè)備設(shè)施及高水平的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，這些都需要檔案管理支撐。因此，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的精細(xì)化管理，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展有著非常重要的意義[1]。

（二）提高檔案管理水平

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步與發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也提出了更高的要求。當(dāng)前，醫(yī)院在檔案管理中還存在著一些問(wèn)題，主要是沒(méi)有建立完善的檔案管理制度、檔案管理人員的素質(zhì)不高及沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效監(jiān)管等。因此，只有加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的精細(xì)化管理，才能提高醫(yī)院的檔案管理水平。

（三）提高檔案資源的利用效率

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院可以利用信息化技術(shù)實(shí)施檔案資源管理，以便于資源的整合和利用。同時(shí)，為了方便醫(yī)療工作者使用電子文檔、圖像和聲音等資料信息，需要對(duì)其進(jìn)行精細(xì)化整合和優(yōu)化處理。醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息與文件資料等，需要對(duì)這些數(shù)據(jù)信息與文件資料進(jìn)行存儲(chǔ)和整理，便于醫(yī)院今后各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

二、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏科學(xué)的檔案管理體系

醫(yī)院檔案管理工作涉及醫(yī)院的方方面面，而且隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，在原有的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新、改進(jìn)[2]。

但是，由于很多醫(yī)院沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒(méi)有建立科學(xué)合理的檔案管理體系，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作出現(xiàn)了許多問(wèn)題，不利于醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)步。

實(shí)際上，很多醫(yī)院并不重視檔案管理工作，也不重視機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備，缺乏專(zhuān)業(yè)人員統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理。醫(yī)院的檔案管理工作大多是由一些非專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行的，這些人一般是醫(yī)院的后勤人員、行政人員及其他專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。他們由于缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，因此并不能很好地開(kāi)展檔案管理工作。

另外，醫(yī)院往往沒(méi)有完善的制度作為參考依據(jù)和保障措施規(guī)范檔案管理工作的開(kāi)展，這就導(dǎo)致了檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中存在許多問(wèn)題。一是檔案分類(lèi)不科學(xué)、不準(zhǔn)確；二是檔案保管條件差；三是缺乏有效的信息化建設(shè)；四是檔案資源開(kāi)發(fā)利用不足等。

（二）檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生重要影響。但是目前，很多醫(yī)院都缺乏一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍，而且由于相關(guān)檔案管理工作人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，部分工作人員缺乏一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠熟悉[3]，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作在很大程度上難以得到有效開(kāi)展。此外，由于一些醫(yī)院不夠重視檔案管理工作，導(dǎo)致很多檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感和使命感，在工作時(shí)持消極的工作態(tài)度。

（三）檔案信息化程度低

雖然醫(yī)院的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，但其信息化水平仍然較低。

首先，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)起步較晚，由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，醫(yī)院對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度并不高，且很多醫(yī)院對(duì)待檔案管理工作都是放任自流，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法得到有效開(kāi)展。

其次，由于檔案管理工作需要多個(gè)部門(mén)、多個(gè)科室及多名工作人員的配合與協(xié)作，如果沒(méi)有高效合理的管理制度作為指導(dǎo)和保障，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。

最后，檔案信息化建設(shè)的前提是必須擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)，否則，再好的規(guī)劃也只能是空談。

（四）檔案管理工作的開(kāi)展缺乏動(dòng)力

醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院中的地位、作用、價(jià)值并不被認(rèn)可，使得相關(guān)人員在開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作時(shí)缺乏足夠的動(dòng)力[4]。

第一，檔案管理意識(shí)薄弱，大多數(shù)醫(yī)院沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的科室開(kāi)展檔案管理工作，只是安排一些行政人員和醫(yī)務(wù)科等職能部門(mén)的人員負(fù)責(zé)收集和整理資料，再交由辦公室歸檔。

4.3.1 選擇健薯，提早育苗。選用健康種薯，剔除病、雜、退薯塊，確保品種純度。日平均氣溫穩(wěn)定在7～8 ℃開(kāi)始育苗。在薯苗發(fā)芽出土階段，床土溫度控制在32～35 ℃；齊苗后夜催日煉，采苗前5～7 d進(jìn)行煉苗，苗高20 cm以上時(shí)，及時(shí)采苗。

第二，檔案管理部門(mén)缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才和專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作水平難以得到有效提高。

第三，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，沒(méi)有形成科學(xué)、規(guī)范的管理制度，在實(shí)際工作中也沒(méi)有嚴(yán)格按照制度辦事。

第四，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，使得檔案管理人員缺乏相應(yīng)的權(quán)利和地位，導(dǎo)致他們對(duì)工作缺乏足夠的動(dòng)力。

第五，由于檔案管理部門(mén)的經(jīng)費(fèi)不足以及場(chǎng)地和設(shè)備等因素的影響，檔案管理部門(mén)沒(méi)有足夠的資金開(kāi)展相關(guān)工作。

第六，缺少相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，使得相關(guān)人員在開(kāi)展工作時(shí)缺乏足夠的動(dòng)力和壓力。

第七，檔案管理部門(mén)缺乏完善的績(jī)效考核制度，沒(méi)有建立合理有效的激勵(lì)機(jī)制對(duì)相關(guān)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。

三、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用策略

（一）完善制度建設(shè)

在醫(yī)院檔案管理中引入精細(xì)化管理，需要加強(qiáng)相關(guān)制度的建設(shè)，具體應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作。

其次，醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，一方面要明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，充分發(fā)揮檔案管理人員的作用；另一方面要完善各項(xiàng)規(guī)章制度，建立科學(xué)合理的績(jī)效考核體系[5]。

最后，在醫(yī)院檔案管理中引入精細(xì)化管理理念時(shí)，要完善和優(yōu)化現(xiàn)有的檔案工作制度，確保相關(guān)制度能夠適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)和需要，特別是要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行精細(xì)劃分：醫(yī)院可以將科室劃分為幾個(gè)不同的大類(lèi)，再進(jìn)行檔案資料的整理和歸檔工作，根據(jù)各個(gè)科室不同的工作要求將其劃分為多個(gè)小類(lèi)。

第一，建立完善的考核體系。醫(yī)院要明確檔案管理人員及各科室的職責(zé)和責(zé)任分工，建立健全考核制度。

第二，優(yōu)化檔案管理工作人員的結(jié)構(gòu)。通過(guò)合理調(diào)整和優(yōu)化人力資源配置，可以提高醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)水平。

第三，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的整理。醫(yī)院要針對(duì)不同種類(lèi)和類(lèi)型的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保能夠及時(shí)、有效地完成各項(xiàng)工作。

第四，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案資料的管理效率，為醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)工作提供可靠保障。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

在醫(yī)院檔案管理中，工作人員是核心，是檔案管理工作開(kāi)展的重要主體，因此要重視對(duì)工作人員的培訓(xùn)，為其提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

首先，要明確工作人員的職責(zé)與權(quán)利，制定相應(yīng)的管理制度，使其明確職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)等，做好檔案管理工作，這是對(duì)工作人員的基本要求，也是對(duì)其工作態(tài)度、工作能力的基本要求。只有明確了崗位職責(zé)，才能使工作人員明確工作目標(biāo)，做好檔案管理工作。

其次，要注重對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，包括法律法規(guī)知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用、檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)等，使其掌握相關(guān)知識(shí)和技能。要建立完善的培訓(xùn)體系與機(jī)制，將培訓(xùn)與考核相結(jié)合，通過(guò)培訓(xùn)可以使工作人員對(duì)檔案管理相關(guān)知識(shí)和技能有更深刻的認(rèn)識(shí)，能夠利用新技術(shù)和新方法解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，提高工作效率。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)發(fā)展情況與需求制訂個(gè)性化的培訓(xùn)方案，針對(duì)不同崗位與不同級(jí)別的員工確定不同的培訓(xùn)內(nèi)容和形式，促使其提升專(zhuān)業(yè)能力。

在培訓(xùn)過(guò)程中，要以實(shí)際工作為基礎(chǔ)，將理論與實(shí)際相結(jié)合，使其能夠更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要，為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)[6]。

此外，在信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理融合的過(guò)程中，醫(yī)院一方面要加大對(duì)信息化技術(shù)的培訓(xùn)力度，另一方面要加大對(duì)醫(yī)院檔案信息安全保護(hù)意識(shí)的培訓(xùn)力度。只有通過(guò)多種方式的培訓(xùn)與教育，才能有效提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合能力與素質(zhì)。

（三）創(chuàng)新管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要是由工作人員對(duì)資料進(jìn)行整理、歸檔、復(fù)制等，因此工作人員的能力會(huì)直接影響到檔案管理的效率與質(zhì)量。

新時(shí)期背景下，醫(yī)院需要結(jié)合實(shí)際情況，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，加大對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理工作人員的綜合能力，使其更好地適應(yīng)新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的需要。

另外，還要不斷創(chuàng)新工作方式，積極引入現(xiàn)代科技手段，為檔案管理工作的開(kāi)展提供便利。例如：利用互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)通信等技術(shù)手段建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率。

（四）優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施

醫(yī)院檔案管理工作中需要在管理制度及技術(shù)上創(chuàng)新，完善基礎(chǔ)設(shè)施，滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。

首先，在制度上要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與精細(xì)化。要將精細(xì)化管理理念融入檔案管理工作，使檔案管理工作有法可依、有章可循，保證檔案管理工作的規(guī)范性。

其次，要在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與信息化。檔案管理信息化建設(shè)不僅是一項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程，也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。要通過(guò)數(shù)字設(shè)備和技術(shù)科學(xué)合理地規(guī)劃?rùn)n案管理，檔案管理部門(mén)要不斷完善網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立科學(xué)完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，為檔案管理工作的有效開(kāi)展提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

最后，要注重醫(yī)院信息化建設(shè)與發(fā)展。醫(yī)院在信息化建設(shè)中，要重視檔案信息化建設(shè)工作，提高醫(yī)院的檔案信息化水平和應(yīng)用效率，應(yīng)用精細(xì)化管理理念，有效地降低管理成本和工作量，提高醫(yī)院的綜合實(shí)力和服務(wù)水平[7]。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。檔案管理質(zhì)量的高低，直接關(guān)系到醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展。因此，醫(yī)院在日常工作中，要重視對(duì)檔案管理工作的精細(xì)化管理，不斷提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展。