規(guī)范教育采購工作的探索與實踐

摘 要 運用ISO9001理念中“按寫的做、按做的寫”“顧客滿意”“持續(xù)改進”等理念，基于現(xiàn)代辦公手段，將“繁雜的文件”變成“規(guī)范的流程”，并通過控制學(xué)的管理方法，在保障工作持續(xù)穩(wěn)定基礎(chǔ)上，設(shè)計系列工作流程，保證了教育采購工作既能符合采購規(guī)范，防范風(fēng)險；又能靈活運用，為師生提供滿意的服務(wù)，達到促進采購規(guī)范性與服務(wù)水平提升的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞 ISO9001；教育采購；服務(wù)采購；物品采購

中圖分類號：G467.2 文獻標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2015）19-0001-03

1 研究ISO9001管理理念，對教育采購的規(guī)范與促進

ISO9001管理理念 ISO9001是ISO9000族標(biāo)準所包括的一組質(zhì)量管理體系的核心標(biāo)準之一。它是由國際標(biāo)準化組織質(zhì)量管理和質(zhì)量保證技術(shù)委員會制定的國際標(biāo)準。其用于證實組織具有提供滿足顧客要求和適用法規(guī)要求的產(chǎn)品的能力，目的在于增進顧客滿意。

ISO9001有八項質(zhì)量管理原則：以顧客為關(guān)注焦點、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改進、基于事實的決策方法、互利的供方關(guān)系。在不認證的情況下，可以借鑒ISO9001管理理念，來提高組織的管理水平，保證組織工作能持續(xù)穩(wěn)定[1]。

學(xué)校教育采購過程中的常見問題 教育采購按有形和無形區(qū)分，通常分為物品采購和服務(wù)采購，筆者從實際工作體會中得出，采購不僅僅是一項技術(shù)活，需要采購人員業(yè)務(wù)精湛，更是一個閉環(huán)體系，需要靠規(guī)范來保障流程正確。這方面在實際工作中有太多的經(jīng)驗和教訓(xùn)，可以說程序規(guī)范比結(jié)果合理更是值得強調(diào)，舉例如下。

在物品采購過程中，常見問題可以概括為“一盲、兩拳、三拍”。“一盲”是指學(xué)校（采購人）對所要采購的物品的具體要求心中無數(shù)；“兩拳”是指在遇到實際問題時，打“太極拳、空明拳”，推諉責(zé)任，無人負責(zé)；“三拍”是指實施采購決策時“拍腦袋”，對人承諾時“拍胸脯”，遇到問題時“拍屁股走人”。而這些問題歸結(jié)起來的原因，就是個人隨意性大，沒有按標(biāo)準的程序和規(guī)則辦事，這些可以借助ISO9001管理理念中的管理的“系統(tǒng)方法”來克服。

又如，在服務(wù)采購中也存在相關(guān)問題。以修繕工程為例，其中問題就比較典型。

一是計劃不充分，合同條款不明確。修繕通常在假期進行，施工時間緊、維修任務(wù)重，進度要求急，于是出現(xiàn)了很多“三邊工程”，即邊干、邊看、邊改，任意增加施工內(nèi)容，施工方法簡單，乃至偷工減料的現(xiàn)象時有發(fā)生。

二是商家低價搶標(biāo)，過后惡意追加。由于基建修繕工程合同業(yè)主方（學(xué)校方）經(jīng)驗不足，盡管是采用招標(biāo)方法和有項目標(biāo)底的工程，許多的施工單位往往是采用甩項和少算的方法，以低價中標(biāo)，結(jié)算追加定額子項目，導(dǎo)致業(yè)主與施工方很難協(xié)調(diào)。

這些具體問題的出現(xiàn)，同樣說明采購過程控制不夠嚴格和規(guī)范。

運用ISO9001管理理念解決采購中的問題，提升服務(wù)水平 教育作為社會公共服務(wù)具有一定的產(chǎn)業(yè)屬性，ISO9000標(biāo)準39類產(chǎn)品中的第37類就是教育，認證類別為M80[2]。從工作實踐和管理實踐來看，學(xué)校采購最大困擾是在做好采購標(biāo)的質(zhì)量控制，持續(xù)提升師生的滿意程度的同時，規(guī)范工作流程，防范采購過程中常見的問題，通過制度的層面來規(guī)避風(fēng)險，這也是教育裝備部門的重要工作之一，有必要進行新的探索。

在ISO9001質(zhì)量體系中，要求應(yīng)結(jié)合工作實際情況，吸納以往優(yōu)秀管理經(jīng)驗，形成質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，建立起層次化的“制度”體系，理順各部門及各級人員的工作職責(zé)，使產(chǎn)品形成的全過程，一切活動都有章可循，有法可依。也就是說要做到“按寫的做，按做的寫”。

借助ISO9001管理體系，筆者在采購制度工作流程設(shè)計中強調(diào)了全員參與，注重管理流程有效，做到凡事有準則，有程序，有監(jiān)督，有負責(zé)人，保證學(xué)校各項工作能緊緊圍繞著教育質(zhì)量目標(biāo)有條不紊開展，使學(xué)校采購管理過程進一步規(guī)范，這是通用管理和學(xué)校特色的結(jié)合點。

ISO的管理原則，“按寫的做，按做的寫”其核心在于始終按照計劃—實施—檢查—處理（Plan—Do—Check—Action，簡稱P—D—C—A）的管理循環(huán)不停地運轉(zhuǎn)，能做到持續(xù)提升顧客的滿意程度。

2 運用ISO9001理念，規(guī)范采購流程的實施

核心思路和核心方法

1）核心思路：顧客滿意。以廈門市教育事務(wù)受中心相關(guān)業(yè)務(wù)為例，采購面對的顧客包括三個層面，即政府和教育局層面、基層學(xué)校和辦學(xué)機構(gòu)層面、總務(wù)部門和應(yīng)用部門層面，每個層面的滿意都有不同標(biāo)準。政府和教育局層面的要求是“辦人民滿意的教育、促進教育公平和均衡發(fā)展”；基層學(xué)校和辦學(xué)機構(gòu)層面的要求是“抓符合社會期望值的教育、堅持立德樹人和全面發(fā)展”；總務(wù)部門和運用部門層面的要求是“為師生提供滿意的服務(wù)，服務(wù)育人，促進教學(xué)”。只有摸準各個層面的需求，再按ISO9001要求，針對性制定工作流程，才能提升服務(wù)質(zhì)量。

2）核心方法：P—D—C—A循環(huán)。工作流程要納入ISO所提倡的“P—D—C—A”工作循環(huán)，做到“有策劃、有實施、有檢查、有反饋”，按照流程，就可做到事情的可控。一項工作在事中，或是事后，有檢查和反饋，才能發(fā)現(xiàn)問題，并及時處理，同時對于工作中表現(xiàn)較好的，給予表揚和激勵，也能促進工作水平提高，并做到事情有序可控[3]。

ISO9001體系工作設(shè)計：建立程序文件 一項工作要能執(zhí)行下去，必須做到簡單、明了、易上手。采購工作到底該如何做？市政府、教育局、紀檢部門都有規(guī)定，這些“繁雜的文件”最大的特點是“正確而全面”，但是具體到某一類采購工作如何做？如何保證規(guī)范？這些文件并不能給出直接的答案，因此，依據(jù)文件、梳理文件、建立簡易的程序文件成為運用ISO9001的前提。

制定程序文件必須符合上級相關(guān)要求，并能服務(wù)基層。廈門教育事務(wù)受理中心關(guān)于ISO9001工作流程設(shè)計，所依據(jù)文件包括《紀工委關(guān)于物品采購項目指導(dǎo)意見》《廈門教育局關(guān)于小額工程管理的規(guī)定》等。依據(jù)這些文件確定的流程，能保證流程的正確性。如實施物品采購尤其是單一來源的物品采購，必須法人簽字，履行好自身的職責(zé)；更要求相關(guān)的同志要按章辦事、實實在在的調(diào)研需求，做好論證；切切實實地制定標(biāo)書，公開公正；認認真真做好驗收，一絲不茍。

具體執(zhí)行，以信息化手段固化程序 到底如何才算規(guī)范？筆者認為，有了程序文件，代表了工作的規(guī)范有了“基石”，轉(zhuǎn)化成工作流程并固化下來，才能“壘砌”成一面規(guī)范制度的墻壁，這需要制度設(shè)計者靈活運用ISO9001的核心思路“顧客滿意”和核心理念“P—D—C—A”循環(huán)。

例如，學(xué)校小額物品采購，需求通常比較急，“顧客滿意”的焦點在于“快捷服務(wù)”。為此設(shè)計“常規(guī)采購的費用支出”簡易流程適用于三萬元以下的采購，明確標(biāo)明各個環(huán)節(jié)：

第一步：經(jīng)辦人填寫表單→第二步：經(jīng)辦人科室負責(zé)簽字→第三步：財務(wù)審核→第四步：分管領(lǐng)導(dǎo)意見→第五步：主管領(lǐng)導(dǎo)意見→第六步：出納辦理→第七步：經(jīng)辦人員拿發(fā)票報銷

這一程序既符合《廈門市教育系統(tǒng)小額物品采購指導(dǎo)意見》的相關(guān)要求，又做到了強化監(jiān)督審查，而且目標(biāo)明確，步驟簡明，效率較高，切實可行。

但是，如果涉及大宗物品采購，“顧客滿意”的焦點已經(jīng)從“快捷服務(wù)”轉(zhuǎn)化為“安全優(yōu)質(zhì)”，如基于義務(wù)教育均衡發(fā)展，為支持“全面改薄”工作項目，廈門教育事務(wù)受理中心每年都有大批的裝備采購任務(wù)[4]。僅僅“簡易”流程就不足以承擔(dān)“風(fēng)險防范”的重擔(dān)，為此，在ISO9001的基礎(chǔ)上，運用控制學(xué)原理的“不相容規(guī)則”，從七步的工作流程增加到十三步，把“需求部門”和“采購部門”，把“審批環(huán)節(jié)”和“驗收環(huán)節(jié)”，把“資產(chǎn)入賬”和“資金支付”通過電腦程序、依據(jù)流程“區(qū)隔開來，步步為營”，增加了工作規(guī)范，也保障了制度的落實，達到安全和規(guī)范的目標(biāo)，采購單物品質(zhì)量也由于程序的區(qū)隔，有了比較客觀的第三方評價，各方的工作認真程度提升了，設(shè)計圖如圖1所示。

為了保障“顧客滿意”的落實，我們在流程中還設(shè)置了辦理時效限制，一旦工作時效超過，就會自動提醒經(jīng)辦人員，緊急的工作申請人還可以手機短信提醒經(jīng)辦人員，三年來運行效果令人滿意。又如，在學(xué)校“工程維修”程序（圖2）中，針對學(xué)校采購服務(wù)的特點，為防止“三邊工程”等問題，我們又進一步的嚴格了程序的設(shè)計，提出了分管領(lǐng)導(dǎo)審批、校長審批、現(xiàn)場勘察及標(biāo)制好預(yù)算等十四個步驟，這些步驟數(shù)目上看起來很較多，但是做到清晰明了，一張紙、一個表格就能看清楚。

教育工程服務(wù)采購作為政府采購行為的重要組成部分，對程序規(guī)范以及廉潔自律的要求極高。如果嚴格按照這十四個步驟來做，既能做到符合各方要求，又能保證廉潔奉公，是不會出現(xiàn)事前“拍腦袋”、事后“拍屁股”局面的。小額工程設(shè)計從使用部門申請、立項開始到財務(wù)付款、完整涵蓋了該工作的涉及過程和部門，只要按流程操作，就能比較好地落實所有相關(guān)環(huán)節(jié)，同時，校務(wù)公開還能體現(xiàn)出監(jiān)督的過程和監(jiān)督的責(zé)任。這其中特別提到了“班子成員必須逐個表態(tài)”，全部同意才實施招標(biāo)，而且明確了表態(tài)有記錄，這就避免了日后個別領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)推諉責(zé)任現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3 實踐意義與思考

運用ISO9001，有效避免事前“拍腦袋”、事后“拍屁股” 因為每件事按“寫好的規(guī)則辦”，從而避免決定的隨意性，不按規(guī)則辦就行不通。而事情做完之后，“按做的寫”保證了采購過程有完整的記錄，為事后明確責(zé)任、改進工作提供了規(guī)范性文件，通俗的講就是：誰做的事，白紙黑字有記錄，誰該負責(zé)、誰該受獎勵，一目了然。這些，使每個責(zé)任主體都不能“拍屁股”一走了之，并不能推諉責(zé)任。

運用ISO9001規(guī)范采購過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 我們認為，關(guān)鍵環(huán)節(jié)有三個。

一是采購的目標(biāo)定位是獲得良好結(jié)果的前提。目標(biāo)決定行動方向，不能急于求成，僅聽信商家，沒有做充分的論證調(diào)研匆匆忙忙上項目，投入后，對于實際工作中出現(xiàn)的問題，無法處理，因此要做到準確定位。

二是獲得優(yōu)質(zhì)的結(jié)果依賴于程序的嚴格管理。通過信息化手段，固化了工作流程，保障了工作環(huán)節(jié)的步步為營，用“無情的電腦管住有情的人腦”是一個有效的途徑。

三是高質(zhì)量的結(jié)果還須嚴格的績效評估與財政審計，通過ISO9001的系列程序文件和工作流程，使得每一個步驟，每一個項目如何實施都一目了然，通過事中的績效評估和事后財政審計成為“水到渠成”的事情。

領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與是程序得以落實的關(guān)鍵 有了正確規(guī)范的程序，如何執(zhí)行是關(guān)鍵?，F(xiàn)實工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)規(guī)則很明確，也很正確，但做的時候卻是另外一套，這樣就造成了“兩張皮”的現(xiàn)象，因此ISO9001中的“領(lǐng)導(dǎo)作用”與“全員參與”成為重點。

規(guī)范要落實，首先看領(lǐng)導(dǎo)落實了沒有，教育采購的規(guī)范，首先是領(lǐng)導(dǎo)帶頭遵守，其次是要逐步做到“全員參與”。通過組織針對性培訓(xùn)[5]，使得ISO9001在質(zhì)量管理滲透到每一個采購過程中，從財務(wù)部門預(yù)算審核到裝備部門采購審批，環(huán)環(huán)相扣，將遵循工作流程提高到遵章守紀的高度，主動服務(wù)，保證管理目標(biāo)落到實處。

最后，要做的是及時修訂工作流程等程序文件。所有政策規(guī)定以及上級文件并非一成不變，而是不斷有新要求、新規(guī)定出現(xiàn)。當(dāng)這些出現(xiàn)后，要修改哪些程序文件和工作流程？如何修改？都需要進行判斷，一單修改后，馬上要著手準備培訓(xùn)。這樣才能既符合ISO持續(xù)改進的要求[6]，符合“P—D—C—A”核心方法。

參考文獻

[1]方圓認證中心.八項質(zhì)量管理原則[M]//國家注冊質(zhì)量管理體系審核員培訓(xùn)教程.2003.

[2]胡珊珊，等.ISO 9000質(zhì)量管理體系在高校實驗室管理中的應(yīng)用[D].鄭州：河南化工職業(yè)學(xué)院，20112.

[3]莊敏琦.“三能·雙師型”教師隊伍建設(shè)的探索[J].化工職業(yè)技術(shù)教育，2011（2）.

[4]莊敏琦.教育均衡發(fā)展理念下的區(qū)域協(xié)作和信息化推進研究[J].中國現(xiàn)代教育裝備，2014（18）.

[5]福建省教育廳.廈門舉辦教育裝備暨政府采購工作培訓(xùn)[EB/OL].[2015-04-15].http：//www.fjedu.gov.cn/html/jyyw/jyxxh/2015/04/15/22471d66-253e-41a5-b5f6-fdd687f7970e.htm.

[6]莊敏琦.關(guān)于職業(yè)學(xué)校專業(yè)建設(shè)的新思考[J].教育與職業(yè)，2007（12）.