高校人事檔案信息化管理建設(shè)

朱 琦

包頭醫(yī)學(xué)院，內(nèi)蒙古包頭 014060

高校人事檔案信息化管理建設(shè)

朱 琦

包頭醫(yī)學(xué)院，內(nèi)蒙古包頭 014060

隨著我國信息化程度的不斷提高，加強高校人事檔案信息化管理建設(shè)顯得尤為迫切。由于受主客觀因素的影響，目前高校人事檔案信息化管理中依舊存在著眾多問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該通過提升高校人事檔案信息化建設(shè)的策略，從而使信息化管理下的人事檔案可以充分發(fā)揮出自身的作用。

人事檔案；高校；信息化管理；建設(shè)

高校人事檔案在教學(xué)、行政、科研、后勤等管理各個方面發(fā)揮著重要的作用，是進(jìn)行高校人才選拔、任用、管理的重要依據(jù)。而隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的信息化建設(shè)也逐漸完善，高校中的傳統(tǒng)人事檔案管理模式弊端也不斷暴露出來，所以高校人事管理部門務(wù)必高度重視檔案信息化管理建設(shè)工作，對人事檔案資源進(jìn)行合理有序地開發(fā)、利用，由傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代化的管理層面上，以提高工作質(zhì)量，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

1 高校人事檔案信息化管理建設(shè)重要意義

由于在過去較長的一段時間里，高校人事檔案管理工作受到多種方面的影響和制約，使得人事檔案相關(guān)重要作用沒有能夠真正的發(fā)揮出來，對高校的整體發(fā)展起到了阻礙作用，所以在這種情況下，建設(shè)高校人事檔案信息化管理體系對于高校的發(fā)展有著重要的意義[1]。

1.1 高校人事檔案信息化建設(shè)是科技發(fā)展的要求

由于目前我國的信息科技發(fā)展速度較快，計算機(jī)得到了大范圍普及，企事業(yè)單位的信息化速度也不斷加快。而高校中處于重要位置的人事檔案管理部門也受到信息科技發(fā)展的影響，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前時代發(fā)展需求，取而代之的是計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)的辦公模式，各種電子化的人事檔案管理資料被廣泛運用。而高校承擔(dān)著培養(yǎng)人才的重任，在高校的人事檔案管理相關(guān)部門，應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展模式，積極主動的運用信息化管理模式，促進(jìn)高校人事檔案信息化管理建設(shè)，從而不斷提高人事檔案管理的服務(wù)水平，使其能夠更好的為學(xué)校各項工作提供支持。

1.2 是人事檔案管理改革的內(nèi)在需求和優(yōu)化策略

在信息化發(fā)展大的環(huán)境下，人事檔案信息化管理是時代發(fā)展的內(nèi)在需求，也是相關(guān)改革的必然選擇。由于在較長的一段時間里，人事檔案管理相關(guān)保護(hù)政策和信息傳播的不便捷，導(dǎo)致人事檔案管理一直處在一個半封閉的管理狀態(tài)中，且這種管理方式已經(jīng)不能與目前的人事檔案管理要求相符合，所以通過對高校人事檔案進(jìn)行信息化的管理建設(shè)，不但是其內(nèi)在需求，同時也是對其進(jìn)行優(yōu)化的一項重要策略[2]。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)原則

高校人事檔案的信息化建設(shè)作為一項復(fù)雜的系統(tǒng)，在信息化建設(shè)的過程中，會涉及到各方面的因素。由此要求在進(jìn)行高校人事檔案信息化管理建設(shè)的過程中應(yīng)該以相應(yīng)的原則為基礎(chǔ)，以保證高校人事檔案信息化建設(shè)的正常運行。

2.1 可行性的相關(guān)原則

由于在目前的高校信息化建設(shè)過程中，存在著很多不理想的情況，例如，高校在沒有進(jìn)行相關(guān)科學(xué)合理規(guī)劃的前提下，就進(jìn)行人事檔案信息化管理建設(shè)；或是在信息化建設(shè)的過程中，功利政績思想嚴(yán)重，而忽視了基礎(chǔ)方面的建設(shè)。所以為了避免以上狀況，我們在進(jìn)行高校人事檔案信息化管理的過程中，必須堅持可行性原則，根據(jù)自身的實際情況，從人力、財力角度進(jìn)行優(yōu)化，從而在穩(wěn)中求進(jìn)，使高校人事檔案信息化管理建設(shè)妥善進(jìn)行下去[3]。

2.2 經(jīng)濟(jì)效益性的相關(guān)原則

高校進(jìn)行人事檔案信息化管理建設(shè)，最終的目的是為了便于工作，提高工作的效率。但是由于高校人事檔案管理信息化建設(shè)中會涉及到很多方面的因素，如果將其全部進(jìn)行信息化管理，就需要較大的資金投入，所以在進(jìn)行高校人事檔案信息化的管理建設(shè)的過程中，應(yīng)該對經(jīng)濟(jì)效益性進(jìn)行重視，按照計劃步驟分批進(jìn)行相關(guān)的建設(shè)工作。

2.3 規(guī)范性的的相關(guān)原則

在進(jìn)行高校人事檔案信息化管理建設(shè)的過程中，需要有一個統(tǒng)一的原則，從而便于進(jìn)行相關(guān)的管理工作，并且通過對規(guī)范性的相關(guān)原則運用，能夠提高相關(guān)的工作效率。由于在傳統(tǒng)的工作模式中，檔案信息管理中數(shù)據(jù)的格式不一致，導(dǎo)致相關(guān)工作無法順利進(jìn)行。如果在規(guī)范性的指導(dǎo)下，將相關(guān)人事資料運用統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，就會便于操作，從而使得高校人事檔案可以在高校的管理中發(fā)揮自身的作用。

3 加強高校人事檔案信息化管理建設(shè)的重要措施

3.1 加強對復(fù)合型人才的建設(shè)

科技是第一生產(chǎn)力，所以人才在高校人事檔案信息化管理中處于重要的地位。由于人事檔案信息化的管理建設(shè)是最近幾年出現(xiàn)的模式，所以在進(jìn)行建設(shè)的過程中應(yīng)該選用復(fù)合型的人才進(jìn)行相關(guān)的基礎(chǔ)工作[4]。在工作中更新傳統(tǒng)的工作理念，對工作人員的技能進(jìn)行培訓(xùn)，從而使他們綜合素質(zhì)和對信息技術(shù)應(yīng)用的能力更加熟練，具體來說可以通過以下步驟進(jìn)行人才的建設(shè)工作：

首先，在高校人事檔案管理人員中選取善于接受新知識、年輕的工作人員進(jìn)行信息化相關(guān)培訓(xùn)，通過對其綜合素質(zhì)的提高，以點帶面，從而促進(jìn)整體信息化管理建設(shè)的實現(xiàn)。

其次，高校應(yīng)該廣納人才，通過對信息化技術(shù)專業(yè)人才的引入，可以加快高校的人事檔案信息化管理建設(shè)。通過對專業(yè)人才的引用，可以對相關(guān)工作起到帶動作用。

最后，在進(jìn)行高校人事檔案信息化管理建設(shè)的過程中，應(yīng)該通過聘請專家、舉辦講座的方式，加強對與相關(guān)信息化建設(shè)的技術(shù)支持。

3.2 提高對于高校人事檔案相關(guān)網(wǎng)站的建設(shè)

進(jìn)行高校人事檔案信息化管理的最直接目的就是便于管理人員進(jìn)行檔案的檢索工作，所以在進(jìn)行高校人事檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該根據(jù)實際情況，對高校人事檔案進(jìn)行相關(guān)的網(wǎng)站建設(shè)，從而可以實現(xiàn)信息的共享。并且要根據(jù)實際工作的需要，決定相關(guān)信息開放的層次，這樣既可以保證信息的安全性，又可以便于人們進(jìn)行相關(guān)的查閱工作。高校人事檔案管理部門應(yīng)該在高校局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行相關(guān)的信息網(wǎng)站建設(shè)工作，進(jìn)而方便需要相關(guān)信息的高校管理者進(jìn)行信息查閱。同時在進(jìn)行建設(shè)的過程中也應(yīng)該同其他高校的人事檔案管理部門進(jìn)行信息共享，通過網(wǎng)絡(luò)的傳播，可以加強多個部門的聯(lián)動，實現(xiàn)資源有效的共享。值得注意的是，在進(jìn)行高校人事檔案網(wǎng)站的建設(shè)過程中，應(yīng)該注意網(wǎng)站的安全，做好重要信息的保密工作，避免發(fā)生信息泄露的事件發(fā)生。

4 結(jié)論

檔案是重要的信息資源，所以在高校的建設(shè)發(fā)展過程中，如果想要將檔案的作用充分發(fā)揮出來，那么就應(yīng)該將高校人事檔案信息化管理落到實處，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化的平臺，能夠全方位將檔案資源的優(yōu)勢發(fā)揮出來。高校人事檔案信息化管理的實現(xiàn)，可以為高校的人事工作發(fā)展建設(shè)了新的途徑，同時也讓相關(guān)工作朝著健康、有效的方向發(fā)展。

[1]宋小紅.高校人事檔案信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（9）：133-134.

[2]陳茵.淺談提高高校人事檔案信息化管理隊伍的素質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（5）：235.

[3]楊麗麗.高校人事檔案信息化管理初探[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（6）：119-121.

[4]劉曉麗.高校人事檔案信息化管理進(jìn)程中存在的問題及對策[J].科技信息，2013（4）：289.

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1674-6708（2015）145-0076-01