淺析工程檔案管理

胡愛雪

【摘 要】在如今社會科學發(fā)展迅速的形勢下，對工程檔案要求越來越高，借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來。檔案是歷史的第一手資料，它見證各種事實關(guān)系，和反映一個單位的歷史面貌。本人從事檔案工作多年，深刻體會到檔案管理的重要性，其中路橋建設項目檔案管理貫穿項目建設的全過程，是建設項目管理的重要組成部分。本文在完善與提高檔案水平的同時，結(jié)合自己多年的檔案管理實踐，從工程檔案的定義、檔案的管理和作用出發(fā)，分析了如何提高路橋建設工程檔案管理并提出建議，特與同行探討。

【關(guān)鍵詞】工程；檔案

1.工程檔案的定義

工程檔案是將工程項目在工程建設活動中形成的技術(shù)資料和文件材料，按照項目檔案組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理排列著錄編目而形成并歸檔的，具有參考價值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體材料。

2.檔案的管理

2.1檔案管理的基本流程

檔案管理包括檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究以及檔案利用等八個環(huán)節(jié)。

2.2檔案管理的基本原則

2.2.1統(tǒng)一領導、分級管理的原則

具體內(nèi)容主要包括三個方面：（1）按照規(guī)定，國家級檔案分別由各級、各類檔案保管機構(gòu)集中管理；（2）全國檔案工作在各級人民政府的領導下，由各級檔案行政管理機構(gòu)統(tǒng)一、分級、分專業(yè)管理；（3）對黨政檔案和黨政檔案工作實行統(tǒng)一管理。

2.2.2維護檔案的完整與安全原則

檔案的完整性包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個方面。收集齊全是指凡有保存價值的檔案都要盡量收集齊全，實現(xiàn)一個單位、一個系統(tǒng)、一個地區(qū)直至整個國家真正有保存價值的檔案完整。安全是指檔案不丟失，內(nèi)容不泄密。

2.2.3便于社會各方面的利用原則

便于社會各方面對檔案的利用，滿足社會對檔案的需要，這是檔案工作的根本目的。

3.檔案的作用

3.1行政作用

檔案記載了機關(guān)、團體或個人過去活動的所有狀況，其中包括行政職權(quán)的法律依據(jù)，開展事務的過程及結(jié)果，工作的經(jīng)驗及教訓等，這些資料都可以成為某個機關(guān)或團體開展行政工作的重要參考依據(jù)。正如謝倫伯格所說：“檔案是一個政府藉以完成其工作的基本行政工具?！睓n案擁有大量的信息資料，可以為黨、政、軍等機關(guān)、企事業(yè)等單位的領導提供大量的工作和業(yè)務管理證據(jù)及咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、可以為決策、處理各種問題提供參考依據(jù)。

3.2業(yè)務作用

檔案涉及的內(nèi)容非常廣泛，尤其是記載了各行各業(yè)建設和生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓，這些資料都可以成為當前開展生產(chǎn)建設時重要的咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息。實踐證明，充分利用這些檔案資料，對促進生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟效益，具有直接的作用。

3.3文化作用

檔案是人類文明的產(chǎn)物，是人類文化的積淀和延續(xù)，它蘊含了大量的文化信息和社會發(fā)展規(guī)律，許多史學家都是借助檔案成就了著名的歷史文化著作。

3.4法律作用

在政治、軍事、經(jīng)濟、外交等活動中，檔案的作用依然顯著，尤其是在解決領土爭端等方面，檔案的法律作用表現(xiàn)得十分突出；另一方面，在維護權(quán)益方面，檔案可以起到非常重要的法律證明作用。

3.5教育作用

檔案可以成為宣傳教育的生動素材，因為它包含著歷史知識、文化信息，人們可以通過它更加直觀地了解事件真相，起到一定的教育作用。

3.6查憑作用

許多檔案都可以為事件的真實虛偽、存在與否起到憑證作用。如行政公文、學歷學籍、宅基舊址等等，都可憑檔案查詢。

4.提高路橋建設工程檔案管理的建議

4.1健全制度，實行崗位責任制

完善管理辦法，根據(jù)公司檔案管理的需要制定規(guī)定或指南，做到有章可依。在形成檔案的各有關(guān)部門之間建立嚴格的檔案管理渠道，實行參建單位項目檔案領導人責任制。

4.2完善基礎設施，改善檔案保管環(huán)境

檔案保管設施設備符合國家有關(guān)要求。檔案庫房、閱覽室、辦公室實行三分開，庫房面積要滿足現(xiàn)存檔案的需要，并留有發(fā)展的需要。

4.3維護路橋建設工程檔案的完整與安全，依法制定文件材料立卷歸檔細則

工程一開始，建設單位要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及交通部《公路工程檔案編制辦法》，制定工程材料立卷歸檔細則，以正式文件下發(fā)給參加建設的設計、施工、監(jiān)理 、質(zhì)監(jiān)等單位，明確規(guī)定各參建單位的歸檔內(nèi)容和范圍，包括專業(yè)隊伍階段性工作完成后，撤離前的資料整理和交接，這樣可以改變以往建設項目的參建單位無專人負責、無專柜保管、無制度約束的無序檔案管理狀況，為各參建單位文件材料的收集和檔案工作人員的督導提供了有利的條件，并為竣工材料的積累打下堅實的基礎。

4.4加強學習，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

高速公路工程檔案管理人員應充分認識到路橋建設路工程檔案管理的重要性、艱巨性，突破舊的管理概念和固有的模式，學習研究國家基礎建設方面的政策、法規(guī)，增強法制觀念和依法辦事能力，嚴格執(zhí)行路橋建設工程檔案管理職責，積極參與路橋建設工程檔案管理的各項活動，在實踐中鍛煉、提高自身的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能，使路橋建設工程檔案更好地服務于路橋建設建設的需要。同時，要抓好建設單位有關(guān)人員的檔案業(yè)務培訓，培訓工作應放在工程開工階段進行，并作為路橋建設工程檔案工作的重點和突破口，通過對路橋建設工程項目各參建單位的項目部、駐地辦經(jīng)理和檔案人員的檔案業(yè)務培訓，提高其檔案意識，明確其檔案管理分工職責使其主動參與項目檔案的管理與控制。切實提高檔案管理人員的業(yè)務水平和檔案管理水平。

4.5加強督導，嚴把竣工驗收關(guān)

路橋建設工程檔案要達到完整，齊全成套，檔案人員必須從工程一開始就嚴格把關(guān)，把工作做到前面，要了解工程進展情況，主動配合參建單位，深入現(xiàn)場調(diào)查研究，對工程檔案工作實行全過程的跟蹤，要積極督促配合設計、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等部門對工程檔案的真實性、準確性進行嚴格把關(guān)。在工程竣工驗收時，嚴格執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)。重點檢查隱蔽工程驗收記錄是否有監(jiān)理人員簽章，監(jiān)理人員的簽字是工程監(jiān)理的依據(jù)；其次是大量的設計變更是否齊全、是否在施工過程中就在施工圖上修改到位；特別要注意的是，一項工程有總承包和分成包單位的，要嚴格審查各分包單位承建部分的竣工圖是否與總圖一致，是否同一標識，是否相互銜接，只要有一個分包單位的文件材料達不到要求，就不予以驗收。

5.結(jié)束語

工程檔案是工程建設過程中不同時期或階段產(chǎn)生的各類材料的合理匯總，而技術(shù)資料又是工程檔案的重要組成部分。所以我們要在工程建設的不同階段，及時完成需歸檔技術(shù)資料的收集整理工作，這樣才能為工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)奠定基礎。 [科]

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