關(guān)于高職院校系部教務(wù)員工作改進(jìn)的思考

姚旺

摘要 ：系部教務(wù)員是高職院校教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分。本文淺析系部教務(wù)員的角色定位及素質(zhì)能力，并就如何更好的做好系部教務(wù)員本職工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 ：高職院校 系部教務(wù)員 職能 素質(zhì)

教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作，有效的教學(xué)管理是一個(gè)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)、并最終完成教學(xué)工作任務(wù)的根本保證。而系部教務(wù)員作為學(xué)?；鶎咏虒W(xué)管理的參與者，是學(xué)校教學(xué)管理隊(duì)伍中的組成部分，對(duì)保證教學(xué)秩序的正常進(jìn)行和提高教學(xué)質(zhì)量起著重要的作用。本文就如何提高高職院校系部教務(wù)員工作，提出幾點(diǎn)思考。

一、教務(wù)員在教學(xué)管理中的角色定位

（一）系部教務(wù)員是組織者和管理者

系部主任是各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，但其工作一般是決策性、統(tǒng)籌性、全局性的，而面向廣大師生的、具體的日常實(shí)際工作卻需要由教務(wù)員直接管理和完成。教務(wù)員的基本職責(zé)就是從事日常的教學(xué)管理，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)的工作，維持正常的教學(xué)秩序，保證教學(xué)活動(dòng)按計(jì)劃、順利進(jìn)行。其工作范圍涉及教學(xué)工作的各個(gè)方面，如教學(xué)檔案的歸類、各類教學(xué)通知的下達(dá)、各類考試的安排與成績(jī)匯總、排調(diào)課、核算教師工作量、統(tǒng)計(jì)教師的論文以及獲獎(jiǎng)成果等等，并且一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題須及時(shí)處理。同時(shí)，教務(wù)員必須及時(shí)了解和掌握教學(xué)工作及教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施情況，收集教學(xué)反饋信息，并及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為其做出正確決策提供可靠依據(jù)。

（二）教務(wù)員是服務(wù)者

服務(wù)性是教務(wù)員最根本的工作屬性。一是要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、助手，協(xié)助組織和管理好具體教學(xué)事務(wù)，為系部領(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要的準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)和建議。二是服務(wù)于教師，為教師教學(xué)提供便利和幫助，例如教材選用與征訂、課程安排與調(diào)整、考試安排與實(shí)施等，同時(shí)，教務(wù)員需要將教師的工作建議和遇到的困難等及時(shí)匯總、反饋給領(lǐng)導(dǎo)，以尋求解決辦法。三是服務(wù)于學(xué)生，為學(xué)生提供及時(shí)的教學(xué)動(dòng)態(tài)和學(xué)習(xí)信息。如每學(xué)期的課程安排、學(xué)生成績(jī)的匯總等。

（三）教務(wù)員是協(xié)調(diào)者

協(xié)調(diào)者包括本部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)和部門之間的外部協(xié)調(diào)。教務(wù)員是連接院系、教師、師生之間教學(xué)活動(dòng)的紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。教務(wù)員要充分發(fā)揮上傳下達(dá)的作用，準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，及時(shí)地傳達(dá)給教師和學(xué)生，同時(shí)也要及時(shí)地向院、系領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)部門反饋教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施情況和師生們的建議，使領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門對(duì)教學(xué)實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的情況和問(wèn)題能夠做出相應(yīng)的調(diào)整、對(duì)客觀變化做出迅速反應(yīng)。

二、教務(wù)員應(yīng)具備的基本素質(zhì)和能力

要做好高職院校教學(xué)工作，教務(wù)員必須全面提升自己的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

（一）良好的職業(yè)道德素質(zhì)

教務(wù)員同樣是一份職業(yè)，需要培養(yǎng)良好的職業(yè)道德素質(zhì)。恪守相關(guān)的職業(yè)操守，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，服從領(lǐng)導(dǎo)，謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)。

（二）熟悉本部門的詳細(xì)情況

教務(wù)員工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求其掌握高等教育教學(xué)與管理的基礎(chǔ)知識(shí)，還要熟悉歸屬系部的各專業(yè)學(xué)科的知識(shí)體系，了解教學(xué)方式和教學(xué)規(guī)律等。只有全面掌握了系部的根本情況，才能協(xié)助系主任及時(shí)解決系部教學(xué)中出現(xiàn)的各類問(wèn)題。

（三）掌握必要的現(xiàn)代化辦公技能

現(xiàn)代技術(shù)已經(jīng)廣泛運(yùn)用到教學(xué)管理工作中，而教學(xué)管理的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化要求教務(wù)員必須具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用能力。能夠熟練掌握Word、Excel等日常辦公軟件和復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用。這樣，在進(jìn)行工作量核算、通過(guò)率統(tǒng)計(jì)等工作時(shí)，不僅可以大大減少手工核算的誤差，更能極大地提高工作效率，節(jié)省人力和時(shí)間。此外，因?yàn)樾枰?jīng)常起草報(bào)告、總結(jié)等，對(duì)教務(wù)員的文字表達(dá)能力也有較高的要求。

（四）良好的協(xié)調(diào)溝通能力

在日常的教學(xué)管理工作中，教務(wù)員隨時(shí)都要與其他職能部門聯(lián)系、合作或者要與本部門領(lǐng)導(dǎo)和師生溝通，因此要具備辦公室人員特有的協(xié)調(diào)溝通能力，要注意工作的方式方法，協(xié)調(diào)工作中不同的矛盾與沖突，積極為教學(xué)工作的順利開(kāi)展提供幫助。

（五）文檔管理能力和創(chuàng)新能力

教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作的真實(shí)記錄和重要的信息資源。在日常工作中要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，創(chuàng)新管理思路，科學(xué)地收集、整理教學(xué)資料和教學(xué)檔案，為學(xué)院工作及時(shí)提供所需資料和數(shù)據(jù)。教務(wù)員要有創(chuàng)新能力和實(shí)踐創(chuàng)新能力，才能不斷拓寬視野、不斷優(yōu)化教學(xué)管理工作，要善于發(fā)現(xiàn)和吸收新知識(shí)、新技能，才能跟上高職院?？焖侔l(fā)展的步伐。還要根據(jù)教務(wù)管理工作的周期性、時(shí)效性特點(diǎn)，善于總結(jié)工作規(guī)律，創(chuàng)新工作方式，如教學(xué)文件等可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布和收集，從而提高工作的效率、促進(jìn)教學(xué)管理的發(fā)展。

三、做好教務(wù)員工作應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

（一）擺正自己的位置

教務(wù)員工作是上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐，有協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。處在這樣一個(gè)重要位置，更得明白自己的角色定位，既要有工作主動(dòng)性，又不能越權(quán)處理工作，要在兩者之間找到合適的平衡點(diǎn)。應(yīng)該做到服從而不盲從，到位而不越位，參與而不干預(yù)，出謀而不決策。這樣，才可能為部門領(lǐng)導(dǎo)的決策提供客觀參考

（二）注意工作上的原則性和靈活性相結(jié)合

在日常工作中經(jīng)常會(huì)有隨機(jī)性、突發(fā)性事件發(fā)生，教務(wù)員在不違反原則的基礎(chǔ)上，應(yīng)靈活處理教學(xué)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與系部領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)部門工作人員溝通，避免教學(xué)事故的發(fā)生。如對(duì)于教師因故不能按正常教學(xué)計(jì)劃授課而請(qǐng)假或調(diào)課的申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格按照要求完成報(bào)批手續(xù)。

（三）不斷提高自己的綜合素質(zhì)

高校教務(wù)員工作不同于一般的行政管理工作，是一項(xiàng)科學(xué)性、知識(shí)性和實(shí)踐性很強(qiáng)的工作。教學(xué)管理的知識(shí)，教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，本部門的教學(xué)特點(diǎn)都要熟捻于心。此外還要具備扎實(shí)的現(xiàn)代教育學(xué)和現(xiàn)代管理學(xué)知識(shí)，以及一定的系統(tǒng)科學(xué)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。

（四）要培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)

由于教務(wù)員的職位特性，所負(fù)責(zé)的都是繁雜瑣碎的工作，工作量大、牽涉面廣，加班加點(diǎn)是常有的事情，同時(shí)，工作中也會(huì)面臨各種困難和師生們的一些誤解，因此，很容易產(chǎn)生負(fù)面情緒，這就需要教務(wù)員要有良好的心理承受能力，要善于調(diào)節(jié)自己的情緒，保持平和的心態(tài)。

（五）要注意保密原則

保守秘密是系部教務(wù)員必須遵守的一條重要原則和紀(jì)律。由于職務(wù)的特殊性，有些秘密和資料會(huì)接觸得多、知道得早、了解得深，如每學(xué)期的教學(xué)質(zhì)量評(píng)判結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃、學(xué)生對(duì)教師的綜合測(cè)評(píng)等情況。這就更需要其謹(jǐn)言慎行、保守秘密。

隨著高職院校教育水平的發(fā)展，作為一名合格的教務(wù)員，應(yīng)當(dāng)明確自己的崗位職責(zé)，增強(qiáng)責(zé)任感，不斷提高自身的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，爭(zhēng)取在學(xué)校的教學(xué)管理工作中發(fā)揮積極的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱靜，王凌燕.淺談高校教務(wù)秘書工作中的執(zhí)行力[J].科技信息.2010（36）

[2]朱瑋.信息化背景下高校教務(wù)秘書工作探討[J].中國(guó)市場(chǎng).2011（02）

[3]石冬喜.高校教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)探析[J].技術(shù)與市場(chǎng).2012（04）

[4]曾云燕.論高校教務(wù)秘書的職業(yè)素養(yǎng)[J].中國(guó)成人教育.2008（16）

[5]袁東華.對(duì)大眾化階段高校教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)的思考[J].中國(guó)電力教育.2008（19）

[6]肖羽，唐吉紅.談獨(dú)立學(xué)院教務(wù)秘書如何更好地發(fā)揮職能作用[J].企業(yè)家天地下半月刊（理論版）.2009（04）