淺談中小企業(yè)檔案管理的完善

林琦

【摘 要】檔案是人類社會活動的歷史記錄，是人類社會發(fā)展到一定的產(chǎn)物，是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分；完善中小企業(yè)檔案管理機(jī)制是做好檔案工作的重要途徑。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；管理人員；重視；完善

對于一個發(fā)展中的企業(yè)來說，它的發(fā)展情況，我們只要觀察檔案管理工作做得好壞與否就可以直接看出。好的企業(yè)，檔案情況一定是記錄得比較清晰和有條理。這樣，企業(yè)各個部門之間的工作才能有條不紊地進(jìn)行。

1.中小企業(yè)需要優(yōu)秀的檔案管理人員

檔案管理人員既是腦力勞動者，又是體力勞動者，面對的是大量、繁瑣的檔案收集整理、保管、整理、鑒定、統(tǒng)計、提供、利用六項(xiàng)工作[1]。企業(yè)檔案管理建設(shè)需要優(yōu)秀的檔案管理人員，才能防止和克服混亂現(xiàn)象有效地發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用。優(yōu)秀的檔案管理人員是要具有良好的心理素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)[2]。檔案管理人員在工作中不能單純地、一味地追求經(jīng)濟(jì)效益，要以事業(yè)為重，無私奉獻(xiàn)，熱愛檔案工作。要樹立“俯首甘為孺子?！钡厮枷?，淡薄名利、樂為人梯、甘為無名英雄的品格，應(yīng)該成為檔案管理人員的一種美德。有了這種奉獻(xiàn)地理念，才能有良好的心態(tài)，寬大的胸懷，才能使自己腳踏實(shí)地，兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。

檔案工作絕不是普通人所認(rèn)知地簡單的存、放、取工作，它是一項(xiàng)涵蓋數(shù)種專業(yè)，因此檔案工作人員必須具備專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)包括：履行專業(yè)職責(zé)地能力、智力、成績、學(xué)歷和資歷等。這幾個方面綜合在一起決定著一個專業(yè)人員的素質(zhì)。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，決定著當(dāng)前以及未來檔案管理事業(yè)的總體發(fā)展水平。高素質(zhì)、高學(xué)歷、高能力、高層次的綜合能力人才，才能為企業(yè)提高檔案管理工作效率打下基礎(chǔ)。

2.中小企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定時期要做好銜接工作

在市場經(jīng)濟(jì)下，人員的自由流動在為企業(yè)發(fā)展提供動力的同時也是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中不可避免的一個固有現(xiàn)象和趨勢。企業(yè)應(yīng)該處理好由于人員的頻繁流動而造成經(jīng)常處于動態(tài)變化當(dāng)中的檔案。

一是檔案交接要及時，要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在原檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時不得離開工作單位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員地崗位職則之中。

二是檔案人員調(diào)離科室之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對于移交方來說在正式移交之前主要做好四項(xiàng)工作：（1）對所保管地檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；（2）對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；（3）按檔案移交要求編制檔案移交文劇及表格；（4）撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項(xiàng)工作：1）了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；2）向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；3）必要時要了解或檢查移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。即使在今后的工作中發(fā)現(xiàn)了問題，也不能忽視，應(yīng)該及時上報，盡快解決。

三是認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。檔案交接可由分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接交據(jù)上注明交接時間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人，接收人各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負(fù)責(zé)。

3.中小企業(yè)要充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，更好的為檔案工作服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅在資料收集時需要大量的人力、物力、財力，同時在資料應(yīng)用時會浪費(fèi)工作人員大量時間，在查詢檔案信息時路途遠(yuǎn)、耗時長、滿足不了企業(yè)各單位利用者的快速查詢、利用檔案的需求。另外，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量不可避免的增加，而無限地擴(kuò)大檔案儲存室面積、設(shè)備以及增加檔案管理人員并不能從根本上解決問題，企業(yè)成本也會大幅上漲。現(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作的管理體制及其收集、整理、鑒定、保管和提供利用等工作模式，已經(jīng)很難適應(yīng)新技術(shù)下檔案管理工作的新要求[3]。進(jìn)入20世紀(jì)以后，我們可以看到，數(shù)字化檔案已經(jīng)越來越多地代替了傳統(tǒng)地紙質(zhì)檔案，辦公逐步實(shí)現(xiàn)了無紙化。而中小企業(yè)可以通過配備計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、服務(wù)器、文字?jǐn)?shù)字化等先進(jìn)地硬件設(shè)備可實(shí)現(xiàn)工作人員的及時查詢、充分共享，更能夠?yàn)槠髽I(yè)在檔案室擴(kuò)建等方面節(jié)省開支。數(shù)字化檔案優(yōu)點(diǎn)是：（1）工作效率大幅度提升，資源可共享；（2）檔案能夠?qū)崿F(xiàn)可靠與完整；（3）調(diào)用檔案文件更加實(shí)用與方便；（4）快速備份，高效管理。

當(dāng)然數(shù)字化檔案有效利用的前提是確保設(shè)備安全、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全、操作安全等方面。例如2008年4月東方航空公司設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，導(dǎo)致了6架飛機(jī)未能獲得譯碼數(shù)據(jù)，由此造成的飛機(jī)不能按正常航班進(jìn)行飛行，給該企業(yè)造成了巨大地信譽(yù)損害以及經(jīng)濟(jì)利益的損失。因此現(xiàn)階段，檔案管理應(yīng)是實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理。紙質(zhì)檔案具有直觀性和法律效力地原始憑證。中小企業(yè)的檔案資料詳細(xì)記載著的企業(yè)發(fā)展至今的經(jīng)營理念、管理經(jīng)驗(yàn)、活動失誤等資料，企業(yè)通過對完整、有效信息的整理和分析，有利于企業(yè)在發(fā)展中計劃、組織、管理、控制、創(chuàng)新等工作的有效進(jìn)行，以達(dá)到企業(yè)的決策及時、管理得當(dāng)。這也使得企業(yè)的資源合理配置，極大提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，并為不斷提高企業(yè)文化軟實(shí)力奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.中小企業(yè)檔案工作存在的問題與解決對策

由于檔案管理不能直接給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以部分企業(yè)負(fù)責(zé)人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，沒能把檔案管理工作提高到重要位置，認(rèn)為只要保管好不丟失不損壞就完事大吉了。普遍的薪酬偏低導(dǎo)致檔案管理人員缺乏職業(yè)自豪感，大大打擊了檔案管理人員的積極性。某些企業(yè)的檔案管理工作人員對檔案管理工作認(rèn)識錯誤，沒有給予足夠的重視，他們認(rèn)為從事檔案管理工作沒有太大的發(fā)展空間，無法體現(xiàn)自我價值，因此無法端正工作態(tài)度，缺乏責(zé)任感，無法做到耐心細(xì)致，缺乏樂于奉獻(xiàn)的工作精神以及良好的職業(yè)道德品質(zhì)，更不具備扎實(shí)專業(yè)的檔案管理知識，以及廣泛的科技知識，因此無法正確的認(rèn)識檔案管理工作在企業(yè)的管理工作以及社會的發(fā)展進(jìn)步中所產(chǎn)發(fā)揮的巨大作用和重要意義。檔案管理工作的好與差直接關(guān)系著企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，也標(biāo)志著一個企業(yè)能否長久發(fā)展的關(guān)鍵，因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高對檔案工作重要性的認(rèn)識。

故而，檔案管理工作是一項(xiàng)光榮而艱巨的任務(wù)，檔案管理工作系統(tǒng)的構(gòu)建也是一件復(fù)雜的工程。對此，我們應(yīng)該在不（下轉(zhuǎn)第291頁）（上接第226頁）斷的工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，最后使檔案管理工作不斷完善。企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作要不斷的創(chuàng)新、不斷發(fā)展需要檔案管理者要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，使檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來，與企業(yè)同步發(fā)展。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳兆娛.檔案管理學(xué)，中國人民大學(xué)出版社.

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[3]傅榮效.檔案管理現(xiàn)代化—檔案管理中技術(shù)革命進(jìn)程的動態(tài)審視，浙江大學(xué)出版社，2002，8.