淺談?dòng)?jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用

宋玉龍

【摘要】近年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了快速的發(fā)展與應(yīng)用，對人們的工作與生活產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。因計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息存儲(chǔ)功能，在檔案管理工作中的應(yīng)用也日趨廣泛，并逐步取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，充分展現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間大、使用方便、管理方式簡單等諸多的優(yōu)點(diǎn)。因此在檔案管理工作中發(fā)揮的作用也越來越大。本文將對計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行探討，希望計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理工作中發(fā)揮更加重要的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；計(jì)算機(jī)；應(yīng)用；趨勢

隨著科技手段的不斷更新，檔案管理工作也有了較大的發(fā)展，逐漸由傳統(tǒng)的人工管理方式向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變。由于檔案分類復(fù)雜，管理難度較高，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需要，尤其是一些電子檔案和信息數(shù)據(jù)，必須通過計(jì)算機(jī)技術(shù)才能進(jìn)行有效的管理。計(jì)算機(jī)在檔案管理中，可以充分發(fā)揮其容量大、效率高、管理便捷的特點(diǎn)，使得現(xiàn)代檔案管理更加的簡單、方便，龐大的數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，也使得檔案管理更加的可靠、安全。促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。

一、現(xiàn)代檔案管理的特點(diǎn)和趨勢

隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，大量先進(jìn)技術(shù)不斷涌現(xiàn)，電子計(jì)算機(jī)作為一種現(xiàn)代化生產(chǎn)工具，廣泛地應(yīng)用在人們的生產(chǎn)生活中，伴隨著計(jì)算機(jī)的普及，電子檔案也被人們大量的使用。電子檔案具有諸多的優(yōu)點(diǎn)，相對于傳統(tǒng)的檔案管理來講，電子檔案能夠更加容易的保存，即便是對于較為重要的資料數(shù)據(jù)，也不需要耗費(fèi)人力和物力進(jìn)行專門的管理，只需要錄入計(jì)算中的數(shù)據(jù)庫，便能達(dá)到檔案保存的目的，且安全可靠。

現(xiàn)代檔案管理具有數(shù)據(jù)量大、以計(jì)算機(jī)為依托的特點(diǎn)，從其使用的媒介上講，計(jì)算機(jī)管理就已經(jīng)立于不敗之地了?，F(xiàn)代檔案管理除了傳統(tǒng)的實(shí)體式的資料、錄像帶外，還增加了電子檔案這一檔案存儲(chǔ)方式，電子檔案存儲(chǔ)便捷，易于保管，但因其存在形態(tài)，傳統(tǒng)的檔案保管手段已經(jīng)無法適應(yīng)，改變已經(jīng)成為必然。

二、計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)勢

1.計(jì)算機(jī)檔案管理能夠節(jié)約資源

計(jì)算機(jī)在檔案管理活動(dòng)中，能夠有效地節(jié)約人力物力，比如在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，需要很多人員對檔案進(jìn)行分別的管理，對于特別重要的資料，還要加大看管的強(qiáng)度，使得大量的資金和時(shí)間應(yīng)用在了檔案的保護(hù)和整理上，大大的浪費(fèi)了資源。而電子計(jì)算機(jī)在檔案管理的過程中卻能利用其本身的存儲(chǔ)功能，在保證檔案安全、規(guī)整的基礎(chǔ)上，以最小的資源投入，實(shí)現(xiàn)對檔案的高效管理。

在檔案的歸檔和檢索方面，計(jì)算機(jī)通過對電子檔案的處理和分類，能夠更加快捷的完成檔案管理工作。不但增加了管理效率，還在很大程度上節(jié)約了人力物力。

2.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的共享

計(jì)算機(jī)管理檔案能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，檔案作為企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要組成部分，其信息和數(shù)據(jù)的應(yīng)用也越來越頻繁，資源的共享能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理的優(yōu)化，對企業(yè)人力資源管理有很大的益處。這種共享性能夠改良傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)資源的共享。信息的共享能夠使得需要使用檔案的工作人員，能夠便捷的使用和查閱檔案，為經(jīng)營決策提供依據(jù)。

3.優(yōu)化檢索方式

檢索功能也是現(xiàn)代檔案管理中，計(jì)算機(jī)所擁有的基本功能之一。計(jì)算機(jī)通過一定的計(jì)算和分類，對不同類別的檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，當(dāng)管理者需要查閱有關(guān)的資料時(shí)，只需要輸入相關(guān)關(guān)鍵條件，計(jì)算機(jī)就能夠快速地對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，第一時(shí)間搜索出管理者所需要的檔案和資料，既減少了在資料翻閱過程中的時(shí)間浪費(fèi)，又能詳細(xì)的根據(jù)使用者的指令，所搜索出的相關(guān)材料。

4.更好的管理特殊材質(zhì)的檔案

檔案的形式除了文本資料外，還包括照片、影像等。傳統(tǒng)的檔案管理中，照片和錄像帶這類材質(zhì)的檔案資料，在頻繁查閱、使用或者因保管不善的情況下，十分容易導(dǎo)致資料失真或者受損的現(xiàn)象出現(xiàn)。比如照片如果長期使用，可能會(huì)造成畫面模糊，不能體現(xiàn)其內(nèi)容的情況；錄像帶在受潮后，也是特別容易損壞，無法播放使用。

計(jì)算機(jī)在對檔案管理過程中，能夠很好的避免這類發(fā)生，計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能，無論是照片還是影像資料，它都能應(yīng)對自如，而且這種存儲(chǔ)形態(tài)是虛擬的，存儲(chǔ)于檔案數(shù)據(jù)庫中的，并不會(huì)受到外界環(huán)境的影響，而且計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)并不受使用次數(shù)的限制，即便使用多次，也能夠保持原有的畫面質(zhì)量，能夠使檔案使用者了解檔案的真實(shí)意思表示。計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量巨大，能夠存儲(chǔ)大量的視頻、圖像資料，而不占用實(shí)際的空間。在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行分類檢索后，使用者在查詢時(shí)也能節(jié)省更多的時(shí)間。提高工作效率。

5.延長檔案使用壽命

傳統(tǒng)意義下的檔案，主要是以紙質(zhì)為主要材質(zhì)的，受環(huán)境和管理情況的影響非常大，如果遇到特殊的天氣狀況時(shí)，檔案很可能會(huì)發(fā)生損壞，而且經(jīng)過長期的查閱和使用，檔案的壽命也會(huì)變得很短。計(jì)算機(jī)管理下的檔案，主要以電子數(shù)據(jù)的形式存在，使用者可以利用計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)共享去查閱檔案資料，避免了與檔案的直接接觸，延長了檔案的使用周期，又能節(jié)省檔案修復(fù)和維護(hù)的成本。

三、計(jì)算機(jī)對檔案管理的對策

想要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的優(yōu)勢，促使檔案管理向智能化、信息化的方向發(fā)展，一定要在計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)的開發(fā)和研究上做努力。就目前而言，我國的計(jì)算機(jī)檔案管理水平還比較低，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)過于單一，且較為落后，即便很多的檔案管理部門都認(rèn)識(shí)到了在計(jì)算機(jī)管理檔案中的必要性和重要性，因沒有完善的管理系統(tǒng)，達(dá)不到理想的管理效果。因此，大力的發(fā)展計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)和管理模式，是普及完善現(xiàn)代檔案管理的必須手段。主要方法如下：

1.應(yīng)當(dāng)加大科技投入，開發(fā)完善的、有效的計(jì)算機(jī)軟件，研發(fā)出功能齊全、操作簡單、高度兼容的能夠適應(yīng)不同的檔案管理單位和部門對于檔案管理的需求的軟件。

2.應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)檔案管理的長期規(guī)劃，形成一種科學(xué)的、合理的、智能的檔案管理系統(tǒng)。使得計(jì)算機(jī)檔案管理軟件及體系不斷更新、進(jìn)步，隨著市場經(jīng)濟(jì)變化而變化。

3.應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度和體系，在規(guī)章上明確檔案管理的注意事項(xiàng)、工作流程，以保證計(jì)算機(jī)檔案管理的操作更加規(guī)范，職責(zé)更加分明，管理更加有效。

4.培養(yǎng)計(jì)算機(jī)檔案管理的相關(guān)人才，現(xiàn)代化檔案管理人才不再是單一的文件管理人員，而是掌握計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，熟悉檔案管理流程和規(guī)范，能夠有效地對檔案進(jìn)行科學(xué)管理的綜合型人才。只有這種管理人員才能保證對計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的操作能力和維護(hù)能力。

5.促使檔案管理工作人員形成檔案使用的效率意識(shí)。首先，檔案管理工作人員要明確檔案整理的根本目的在于對檔案的使用。其次，工作人員要正視檔案管理，要以良好的心態(tài)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待工作。最后，檔案管理工作人員要明確并重視檔案的實(shí)用價(jià)值，在工作中努力提高自己的效率意識(shí)。

四、結(jié)語

計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代化檔案管理的應(yīng)用中，體現(xiàn)了非常明顯的優(yōu)勢，不僅能夠提高對檔案數(shù)據(jù)信息的分析能力，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索，還能存儲(chǔ)大量文件，并且在存儲(chǔ)的過程中能夠充分的保證檔案的安全性和可靠性。計(jì)算機(jī)能夠應(yīng)對不斷變化的檔案管理發(fā)展?fàn)顩r，對各種形態(tài)的資料和檔案進(jìn)行管理，利用其虛擬性，可以充分的降低檔案管理的成本，節(jié)約空間和時(shí)間，減少財(cái)力物力的投入。如何發(fā)揮計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代化檔案管理中的優(yōu)勢，開發(fā)和研究計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)、提高管理人員素質(zhì)是必須的，優(yōu)秀的管理軟件、完備的規(guī)則制度以及高素質(zhì)的檔案管理人才，將給現(xiàn)代檔案管理帶來巨大的變化和發(fā)展，并逐步地實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化和自動(dòng)化。

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