房地產(chǎn)行業(yè)采購中存在問題及優(yōu)化建議

劉茗

摘 要：本文結(jié)合筆者的工作實踐，主要就房地產(chǎn)行業(yè)采購中存在問題分析進行了簡要地分析與探討，從中提出了相應(yīng)的優(yōu)化建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)：采購：流程

近年來，隨著房地產(chǎn)行業(yè)迅速發(fā)展，開發(fā)商數(shù)量隨之不斷增多。而由于經(jīng)營管理水平參差不齊、產(chǎn)品同質(zhì)化嚴重，導致企業(yè)之間的競爭日益激烈，整體利潤水平有逐年下降趨勢。很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)開始專注于自身競爭力的提升，認識到采購管理對企業(yè)的重要性，不再將采購管理簡單定位于物資采購和供應(yīng)上，而是將其提升企業(yè)經(jīng)濟效益的基礎(chǔ)。

對于房地產(chǎn)行業(yè)而言，從項目策劃、設(shè)計、勘察、材料、施工、監(jiān)理及營銷等均需要進行采購，具有多標的物、多采購方式和多協(xié)作單位的特征。事實上，房地產(chǎn)行業(yè)采購工作也同樣遵循合適的供應(yīng)商、品質(zhì)、時間、價格和數(shù)量的采購管理要素。采購管理的目標就是通過五要素的合理取舍和平衡以達到最優(yōu)組合，并且能實現(xiàn)從供應(yīng)型向價值創(chuàng)造型的漸進轉(zhuǎn)變，其難度和復雜度均很大。因此在實際的采購工作中，各種各樣的問題頻繁出現(xiàn)，采購部門承受巨大的壓力，開發(fā)商也因要素失衡而付出了沉重代價。

1 房地產(chǎn)行業(yè)采購中存在問題分析

1.1采購計劃性差、效率低

現(xiàn)階段大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)在項目采購方面所做的計劃性還是較差，導致采購工作比較被 動，工作經(jīng)常拖延，運作的效率也比較低，主要的目標僅僅是防范舞弊及對比價格等。而利 用采購降低成本，并且建立供應(yīng)商伙伴關(guān)系的基本思想在國內(nèi)依然未得到有效重視，在實施過程中遠遠沒有發(fā)揮出戰(zhàn)略作用。

1.2采購觀念較落后

目前，房地產(chǎn)企業(yè)的領(lǐng)導者對于采購缺乏正確認識，認為采購只要能保證供給、維持低成本就行，對企業(yè)的運營和效益產(chǎn)生的影響微乎其微。領(lǐng)導層的不重視也導致公司采購業(yè)務(wù)粗放、采購方式單一，難以將當前供應(yīng)鏈思想、信息化采購、國際化采購等新觀念、新思想的應(yīng)用到企業(yè)采購中，導致企業(yè)采購效率低下、成本高昂、質(zhì)量難以保證，成為制約企業(yè)運營和發(fā)展的瓶頸。

1.3缺乏供應(yīng)商管理理念

我國房地產(chǎn)企業(yè)在對供應(yīng)商選擇時過于關(guān)注產(chǎn)品價格和依賴采購人員的選擇，而對供應(yīng)商的評價和選擇機制不完善，缺乏科學規(guī)范的供應(yīng)商認證和評價體系，采購過程中采購人員的主觀性和隨意性大，而供應(yīng)商為了銷售產(chǎn)品，往往會采用非常規(guī)甚至非法手段來影響采購人員的選擇和決策，導致腐敗現(xiàn)象層出不窮，給企業(yè)造成了重大損失。另外，不重視對供應(yīng)商的關(guān)系管理，不單未能與供應(yīng)商建立深層次的戰(zhàn)略合作關(guān)系，結(jié)果導致供需雙方關(guān)系緊張，對于市場變化的適應(yīng)能力較差，無形中增加了房地產(chǎn)企業(yè)的風險和成本。

1.4缺乏專業(yè)的采購人才

由于我國對于房地產(chǎn)采購管理的研究和教育起步較晚，采購人員的素質(zhì)參差不齊，接受系統(tǒng)采購專業(yè)教育并具有完善采購知識和經(jīng)驗的專業(yè)采購人員極度缺乏。在一些房地產(chǎn)企業(yè)中，采購人員多數(shù)是從生產(chǎn)或其他部門抽調(diào)而來，在解決采購過程中某一方面的問題時，往往捉襟見肘，不能更好地滿足公司生產(chǎn)采購業(yè)務(wù)的需求。

2 房地產(chǎn)行業(yè)采購的優(yōu)化建議

根據(jù)房地產(chǎn)行業(yè)采購中存在問題分析，筆者認識，需要采取以下幾個方面的優(yōu)化建議：

2.1 完善房地產(chǎn)行業(yè)的工作流程

2.1.1 制度流程

建立嚴格的采購流程制度：申請人提出申請→部門經(jīng)理批準→財務(wù)核實周轉(zhuǎn)資金→總經(jīng)理批準→采購部詢價→財務(wù)部核價→采購部簽約→將物資交給申請人

這樣的制度將采購部的權(quán)利做出剝離，在沒有人申請的情況下制止采購部隨意購買物資，但為了防止流程過于復雜，特別是總經(jīng)理太忙難以及時批準而影響施工進度可以將想采購部的部分流程加以簡化，如在緊急情況下公司可授權(quán)給部門經(jīng)理，如3000元以下采購事項部門經(jīng)理可直接通知采購部購買，1萬元以下采購事項可以不經(jīng)過總經(jīng)理批準，在財務(wù)部核價后立即實施。但是也要做到以下幾方面：1、在無緊急情況下盡量不采用緊急流程。2、盡量做到使所有采購的物品有合同可尋，有記錄可查。3、采購只管做到具有前瞻性。與各個部門經(jīng)理提前做好采購計劃表，做好采購計劃流程表提前履行財務(wù)部核對與總經(jīng)理批準的流程，部門經(jīng)理一旦發(fā)起采購流程，采購部可迅速實施。

2.1.2 供應(yīng)商管理

對供應(yīng)商的管理應(yīng)該建立一套文件資料，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照，組織機構(gòu)代碼證，稅務(wù)登記證，營業(yè)地址，聯(lián)系電話，開戶行，參與的一些項目內(nèi)容。對于重要供應(yīng)商如工程需要考察過去承建項目，住戶的評價，施工價格，選用的材料等等。對于普通小型供應(yīng)商可簡化流程，做好嚴格的進度監(jiān)管即可。大型工程選擇供應(yīng)商可通過招標的方式，每次供應(yīng)商內(nèi)容不得少于3家，在沒有明顯的價格優(yōu)勢的情況下，甲方?jīng)Q定供應(yīng)商時可優(yōu)先選擇己方曾經(jīng)有過類似工程是供應(yīng)商。對于與己方有過合作關(guān)系但是造成惡劣影響的供應(yīng)商無論價格多么低廉都一定要拉入黑名單，決不再用。

2.1.3 訂購合同管理

與供應(yīng)商約定供貨后要履行合同合約手續(xù)，合同內(nèi)容準確備注合同內(nèi)容、明細、造價、保質(zhì)期、生產(chǎn)廠家等內(nèi)容。合同需要歸檔保存留查。所有1000元以上物品的采購需要履行合同簽約手續(xù)留檔被查。同時合同可明確如果物資供應(yīng)過多收貨、退貨業(yè)務(wù)的處理，可以記錄有關(guān)收到產(chǎn)品的數(shù)量、單價、成本及標準成本的差異建立收貨單、退貨單、裝箱單、運貨單等數(shù)據(jù)并對這些單據(jù)進行處理。

2.1.4 倉庫管理與運輸管理

倉庫管理的作業(yè)包括組織貨物的入庫、保管、發(fā)放和維護。具體包括出入庫貨物驗收及核實、倉庫資源的合理利用、做好保管貨物安全工作、降低倉庫費用開支。在運輸這一環(huán)節(jié)上要求在促進貨物流通、充分利用各種運輸方式的條件下選擇最合理經(jīng)濟的運輸路線、運輸方式和運輸工具，準時、安全地完成運輸工作。合理的運輸能減少貨物待運和在途的時間能縮短貨物運輸?shù)睦锍?，使待運和在途貨物占用的資金下降提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。為了堵住合伙欺騙的漏洞，倉庫管理最好由公司除采購部門以外的部門接管，并且信息化操作登記，隨時被查。

2.2 改造房地產(chǎn)行業(yè)流程系統(tǒng)

2.2.1 參與到工程建設(shè)中

一個好的采購部門需要對所有的物品資料非常精通，而精通絕不是對產(chǎn)品參數(shù)、供應(yīng)商背景、產(chǎn)品樣式爛熟于心，而是應(yīng)該從整個工程立場出發(fā)，需要什么樣子的材料是最符合開發(fā)建設(shè)的需要。一個好的廚師總會買到好的食材而不是最貴的食材。采購部最終目的就是使采購是所有商品都正好符合房地產(chǎn)開發(fā)需要，不僅僅是提供物美價廉的產(chǎn)品為目標，而是提供最適合項目需求的產(chǎn)品。所以整個采購部需要懂工程，要懂自己開發(fā)的工程。

2.2.2 遵循價格便宜，質(zhì)量優(yōu)秀的原則

原則包括，貨比三家的質(zhì)量保證原則，3家以上合格供應(yīng)商報價競標的原則，報價后物資價格審核及物資信息跟蹤原則，訂貨公平、公正、公開的全過程監(jiān)督原則，成本責任人審批合同原則。做到同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同質(zhì)產(chǎn)品比價格，達到控制采購成本，降低工程價，提高經(jīng)濟效益的目的。

2.2.3 注重合同文本

上文所述采購部需要對工程非常精通，則采購經(jīng)理或主管則應(yīng)該對合同文本非常精通，簽訂采購協(xié)議時，要重視有關(guān)項目細節(jié)方面的規(guī)定，明確知曉國家法律法規(guī)對材料的要求，及將來的驗收標準、驗收程序、驗收責任、爭議解決方法、檢驗費用負擔原則收等條款，為項目驗收工作打下良好基礎(chǔ)。公司提供的律師只能從合同條款上發(fā)現(xiàn)有無漏洞，但是對于工程中隱藏的問題卻無法知曉。而這一點采購部對于合同條款的審核非常重要。

2.2.4 注意產(chǎn)品驗收方式

在采購合同簽訂時，要重視有關(guān)項目驗收方面的規(guī)定，明確驗收標準、驗收程序、驗收責任、爭議解決方法、檢驗費用負擔原則等條款，為項目驗收工作打下良好基礎(chǔ)。要做好工程變更管理，嚴格簽證程序，工程結(jié)算要委托具有工程造價咨詢單位進行審核。精心準備，準備工作是否充分對驗收工作質(zhì)量有重要影響。實際工作中，很多項目因為準備不充分，驗收工作流于形式，草率收場。要成立驗收小組，確定參與驗收人員。驗收小組人員必須由多方面人員參與，形成相互制約的局面，根據(jù)采購與驗收分離的原則，經(jīng)辦采購的人員不能擔任驗收小組的主要負責人。驗收小組所有成員都要熟悉采購文件、采購合同、國家有關(guān)驗收標準等資料。制定驗收實施方案增加整個驗收工作的計劃性。加強驗收工作的建議建立健全法規(guī)體系，規(guī)范采購項目驗收行為。

3 結(jié)束語

綜上所述，房地產(chǎn)采購必須建立規(guī)范的采購計劃、采購方式與采購程序，同時建立清晰明了的供應(yīng)商體系，確定詢價和談判，招投標策略，對于采購的成本控制及招標方案和采購合同管理都有清晰明確的規(guī)范性文件。同時建立監(jiān)督管理流程，退換貨流程，注重信息化建設(shè)。以企業(yè)目標核心為主導，實現(xiàn)采購也健康持續(xù)流轉(zhuǎn)。