完善社會保險檔案管理 促進(jìn)保險事業(yè)發(fā)展

鄧青松

【摘 要】隨著社會保險業(yè)務(wù)量和檔案數(shù)量的與日俱增，社會保險部門所承擔(dān)的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的職責(zé)也日漸沉重。由于沒有全國性的社會保險檔案業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，各地業(yè)務(wù)檔案管理不盡統(tǒng)一，缺少規(guī)范，因此在具體工作中容易產(chǎn)生一些問題。本文主要針對這些問題，提出一些建議，以完善社會保險檔案管理，促進(jìn)保險事業(yè)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】社會保險；檔案管理；問題；建議

一、社會保險檔案的概述

社會保險檔案是國家檔案的組成部分，是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和各社會團(tuán)體為其員工辦理社會保險、失業(yè)救濟(jì)保險、醫(yī)療保險及生育保險、工傷保險等各類社會保險項(xiàng)目過程中形成的，記載和反映每個員工參加各項(xiàng)保險統(tǒng)籌時間長短、繳費(fèi)多少、因工作變動而至保險統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)接變動以及支用、計(jì)發(fā)養(yǎng)老待遇等情況，以一個單位、社會團(tuán)體或以個人為單位分別集中整理保管起來，具有一定保存價值和實(shí)際工作查考利用價值的文件材料。

二、社會保險檔案的歸檔范圍

1.政策依據(jù)類：國家、地方出臺的有關(guān)社會保險制度及改革的政策法規(guī)，社會保險繳費(fèi)、待遇支付辦法以及經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作方面的規(guī)范性文件。

2.業(yè)務(wù)憑證類：各類社會保險費(fèi)用的扣繳憑證、匯繳憑證、轉(zhuǎn)接憑證、報銷憑證、支用憑證、理賠給付憑證等。

3.結(jié)算賬卡類：各項(xiàng)社會保險費(fèi)用匯繳賬冊、支用給付賬冊、繳費(fèi)花名冊、單位各項(xiàng)社會保險費(fèi)用管理手冊、參保人員保險手冊以及保險統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)接清冊、轉(zhuǎn)接變更登記卡和職工各項(xiàng)保險管理卡片等。為便于管理利用，此類材料中凡涉及參保人員的各類手冊、資料、卡片等均應(yīng)集中統(tǒng)一立卷，做到每人一份社會保險檔案案卷。

4.統(tǒng)計(jì)報表類：參保人員工資變動情況統(tǒng)計(jì)審核表、各類社會保險費(fèi)用匯繳統(tǒng)計(jì)表以及支用給付統(tǒng)計(jì)表等。

5.離退休人員社會化管理類：離退休人員退休待遇、退休人員生存調(diào)查表采集的指紋存檔資料、離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、遺屬待遇審批表，調(diào)整養(yǎng)老待遇、遺屬待遇的申報表。

6.電子檔案類：指社會保險工作實(shí)現(xiàn)辦公自動化以后形成的各種數(shù)字信息檔案等。

三、社會保險檔案管理的重要性

加強(qiáng)社會保險的檔案管理，是適應(yīng)我國社會保險形勢發(fā)展的需要。社會保險的檔案管理工作關(guān)系著每個參保人的根本利益，社會保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能。一個參保人從辦理參保手續(xù)之日起，到離退休結(jié)束領(lǐng)取保險金，中間還有可能面臨失業(yè)，人員的合理流動等諸多環(huán)節(jié)，需要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無具有創(chuàng)新的、行之有效的、完整準(zhǔn)確的個人資料管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣陌踩€(wěn)定。社會保險檔案管理工作要善于創(chuàng)新，以利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。只有從檔案資料的收集、整理到歸檔要形成一套行之有效的管理體系，社會保險檔案管理工作才能跟上社會形勢發(fā)展的步伐。

四、社會保險檔案管理存在的主要問題

1.思想認(rèn)識不夠

由于社會保險檔案管理是一項(xiàng)新的工作，人們對其重要性普遍認(rèn)識不到位。社會保險工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會保險的覆蓋面，強(qiáng)化社會保險基金征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案處于無序狀態(tài)，作用無法充分發(fā)揮。

2.管理制度不規(guī)范

從各地社會保險檔案管理現(xiàn)狀看，能夠嚴(yán)格按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定管理社會保險檔案的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)并不多，由于目前還沒有制定統(tǒng)一的社會保險檔案管理制度，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生，影響了社會保險檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.專職人員難落實(shí)

有些社會保險部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，嚴(yán)重影響社會保險檔案的質(zhì)量。

4.保管條件差

由于場地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問題，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。致使社會保險檔案存在諸多安全隱患，也給日常工作帶來不便。

五、完善社會保險檔案管理的建議

1.提高思想認(rèn)識

社會保險部門要增強(qiáng)社會保險檔案意識，把這項(xiàng)工作納入本單位和本部門發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，加大資金及人力投入，落實(shí)檔案存放場所，建立起社會保險檔案工作發(fā)展的長效機(jī)制，確保社會保險檔案工作健康發(fā)展。

2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)社會保險檔案工作的規(guī)范化和系列化

社會保險業(yè)務(wù)具有政策性強(qiáng)、涉及面廣、工作量大、專業(yè)性突出等特點(diǎn)，因此，其管理要統(tǒng)一規(guī)劃，合理布局，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分步實(shí)施。就是要根據(jù)社會保險檔案構(gòu)成、規(guī)模、特點(diǎn)以及與其他業(yè)務(wù)的聯(lián)系，制定出社會保險檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使社會保險檔案業(yè)務(wù)工作有據(jù)可查，有章可循，并把這項(xiàng)工作總體目標(biāo)分解到各職能部門的年度工作計(jì)劃，納入崗位責(zé)任制，以保證其順利進(jìn)行。

3.建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平

針對目前社會保險檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，不能適應(yīng)當(dāng)前的社會保險檔案管理需要的事實(shí)，社保部門應(yīng)采取通過引進(jìn)檔案專業(yè)人才，對現(xiàn)有社會保險檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的兩步一起走的方式進(jìn)行，促使社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)隊(duì)伍整體素質(zhì)得到提高，實(shí)現(xiàn)社會保險檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理。

4.社會保險檔案要規(guī)范管理

對歷年積累的紙質(zhì)檔案，可先按檔案的特點(diǎn)和形成規(guī)律，確定歸檔范圍，采用類別、年度和保管期限的分類方法進(jìn)行科學(xué)分類和整理。對已破損的，需按要求進(jìn)行裱糊，再根據(jù)國家檔案管理辦法，對應(yīng)歸檔的資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化裝訂，填寫卷面，設(shè)立檔案全宗卷，按年度、按類別規(guī)范排列入柜。對歷年形成的電子介質(zhì)檔案，也應(yīng)按規(guī)范歸檔入室，并編制出各門類的檢索目錄，以便查找。

5.社會保險檔案管理要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化

要建立社會保險檔案數(shù)字檔案庫，加大信息數(shù)據(jù)的編纂力度。為了社會保險檔案信息資源的開發(fā)利用、提高檔案利用效率、保護(hù)實(shí)體檔案，還要建立社會保險檔案全文數(shù)據(jù)庫，通過掃描儀把利用頻率高，易磨損的檔案材料輸入到服務(wù)器或工作站中。社會保險檔案信息數(shù)據(jù)庫要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、查詢快捷、資源互享。同時要健全和完善查詢方式，為廣大參保人員提供全方位的查詢服務(wù)。參保人員除了可以直接到各級社保機(jī)構(gòu)經(jīng)辦大廳的自助平臺查詢繳費(fèi)情況和個人賬戶余額外， 還可通過撥打?qū)ＴO(shè)社會保障咨詢電話和登錄互聯(lián)網(wǎng)站等手段，做到足不出戶，便可方便地了解到所需各種有關(guān)信息。

結(jié)束語：

我國的社會保障體系正在不斷完善過程中，社會保險檔案管理也將隨之不斷發(fā)展。把握好社會保險的檔案管理環(huán)節(jié)，將會推動社會保險檔案管理規(guī)范化進(jìn)程，保證社會保險檔案在服務(wù)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作，維護(hù)廣大參保者切身利益和加強(qiáng)國家檔案資源建設(shè)方面發(fā)揮更大作用。

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