淺談文秘工作人員的基本素養(yǎng)

劉芳

【摘要】文秘工作人員是領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀助手，擔(dān)負(fù)著聯(lián)絡(luò)上下、協(xié)調(diào)左右、參與政務(wù)、辦理事務(wù)等重要職責(zé)。提高文秘工作人員的基本素養(yǎng)，對于保障工作運(yùn)轉(zhuǎn)，提升服務(wù)水平，樹好單位形象，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文結(jié)合有關(guān)理論知識和實(shí)踐體會，對文秘工作人員應(yīng)具備的基本素養(yǎng)進(jìn)行初步探討。

【關(guān)鍵詞】文秘工作；素養(yǎng)

中圖分類號：F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼A文章編號1006-0278（2015）07-054-01

第一，良好的精神狀態(tài)是根本前提。事在人為，人在精神。良好的精神狀態(tài)，是做好一切工作的前提，是事業(yè)成敗的基礎(chǔ)。文秘工作崗位重要、責(zé)任重大，既具體繁雜，又緊張清苦，只有始終保持良好的精神狀態(tài)，干好工作才有內(nèi)生動(dòng)力。一要有堅(jiān)定的事業(yè)追求。從事文秘工作非常體面、讓人艷羨，也是出成果、出人才的崗位。既然選擇從事這份工作，就要牢固樹立事業(yè)至上的思想境界，把自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)融入到對單位發(fā)展作貢獻(xiàn)的追求中去，始終保持對事業(yè)的摯愛，始終充滿對工作的激情，努力在敬業(yè)實(shí)干中成就出彩人生。二要有飽滿的工作熱情。文秘工作任務(wù)艱巨繁重，需要特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗的精神。要始終保持昂揚(yáng)向上、奮發(fā)有為的精神狀態(tài)，保持“五加二、白加黑”的工作勁頭，把主要心思和精力用到推進(jìn)工作上，聚精會神鉆研業(yè)務(wù)，盡職盡責(zé)干好本職，努力在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡的業(yè)績。三要有平衡的心理狀態(tài)。從一定意義上說，選擇了文秘工作就是選擇了奉獻(xiàn)，就要把困難矛盾扛在肩上，把個(gè)人利益拋在腦后，就要時(shí)刻保持平和的心態(tài)。堅(jiān)持“看輕個(gè)人得失，看淡進(jìn)步快慢”，做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑；堅(jiān)持“以苦為樂、苦中作樂”，把苦和累當(dāng)做成長的一種歷練和財(cái)富，在艱苦奮斗中成長進(jìn)步、砥礪品質(zhì)、實(shí)現(xiàn)價(jià)值；堅(jiān)持“從容淡定、寵辱不驚”，得到肯定時(shí)不得意忘形，受到批評時(shí)能反躬自省，為踏實(shí)工作創(chuàng)造良好心境。

第二，自覺的學(xué)習(xí)習(xí)慣是內(nèi)在要求。作為文秘工作人員，要常懷“本領(lǐng)恐慌”的危機(jī)意識和憂患意識，以只爭朝夕、時(shí)不我待的緊迫感，勤于學(xué)習(xí)新理論、新知識，為勝任本職、干好工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。首先，學(xué)習(xí)內(nèi)容要廣。既要加強(qiáng)理論武裝，系統(tǒng)學(xué)習(xí)黨的理論政策、上級的決策部署，使之成為指導(dǎo)實(shí)踐、推動(dòng)工作的指南；又要堅(jiān)持廣泛涉獵，本著缺什么、補(bǔ)什么的原則，有針對性地學(xué)習(xí)掌握時(shí)代前沿和實(shí)用業(yè)務(wù)等知識，不斷完善自身知識結(jié)構(gòu)。其次，學(xué)習(xí)方法要活。要根據(jù)學(xué)習(xí)內(nèi)容的不同，選取適合自己的方法。比如，研讀理論著作時(shí)，可采取小結(jié)式讀法，視情況可讀一本書或一個(gè)章節(jié)后及時(shí)記錄精華、寫讀后感，一步一總結(jié)、步步有收獲；學(xué)習(xí)文件講話時(shí)，可采用問題式學(xué)習(xí)法，邊讀邊給自己提問題，以問題為主線把內(nèi)容“串”起來，形成穩(wěn)定的記憶架構(gòu)；閱讀報(bào)刊雜志時(shí)，可采用專題學(xué)習(xí)法，把獲取的知識和信息定期分類收集，并及時(shí)跟上學(xué)習(xí)吸收、反復(fù)“回頭看”。再次，學(xué)習(xí)貴在堅(jiān)持。讓學(xué)習(xí)成為生活方式，說著容易做起來難，既要對自己嚴(yán)格要求，還得有行之有效的好機(jī)制。比如，實(shí)行日清、周清制度。所謂日清，就是當(dāng)天的報(bào)紙必須看、要點(diǎn)必須記住，不能整天悶頭過日子。所謂周清，就是每周讀完一本或一定頁數(shù)的書，形成至少一篇讀書筆記；梳理一周以來的知識點(diǎn)，結(jié)集以便日后學(xué)習(xí)。日日如此、周周如此，時(shí)間長了肯定大有裨益。

第三，扎實(shí)的文字能力是基本功底。能“文”是文秘工作的題中之義，文秘工作人員必須具備較強(qiáng)的文字處理能力，在以文輔政上多出成效。文字能力絕不僅僅是耍耍筆桿子，而是對文秘工作人員素質(zhì)全面綜合的培養(yǎng)，必須著力強(qiáng)化三個(gè)“基本功”。一要把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，提高領(lǐng)悟力。文稿起草的過程，實(shí)際上就是與領(lǐng)導(dǎo)思想對話的過程。不管寫什么稿子，先得弄清領(lǐng)導(dǎo)意圖、把握準(zhǔn)確方向。在領(lǐng)受任務(wù)時(shí)，必須認(rèn)真聽、仔細(xì)記，并且記全面、記準(zhǔn)確，遇到不明白的及時(shí)問，覺得不合適的馬上提，把能想到的問題先解決掉。文稿擬寫完成后，及時(shí)收集領(lǐng)導(dǎo)修改手稿，跟上聽會整理領(lǐng)導(dǎo)講話錄音，從而更好地把握領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和語言習(xí)慣。二要善于系統(tǒng)籌劃，提高思考力。思考深刻方能思想深邃，文思敏捷方能文采飛揚(yáng)。樹立“拿起筆桿子就是領(lǐng)導(dǎo)”的角色意識，站位要高、眼界要寬、思考要深，培養(yǎng)多面性、抓本質(zhì)、看長遠(yuǎn)的思維方式，既能聯(lián)系大政方針寫出“厚重感”，又能結(jié)合具體事項(xiàng)增強(qiáng)“鮮活度”，還能提出管用建議體現(xiàn)“實(shí)效性”。集體討論是拓寬思維廣度的好方法，不僅能夠把最精妙的布局、最精辟的觀點(diǎn)、最精美的詞句集中起來，而且讓每位參與者開動(dòng)腦筋、相互啟發(fā)，有利于鍛煉思維、快速成長。三要巧于借鑒運(yùn)用，提高創(chuàng)造力。每次起草文稿，都要盡量多地占有素材，對上學(xué)習(xí)政策，對下掌握實(shí)情，對外借鑒經(jīng)驗(yàn)，仔細(xì)甄別、認(rèn)真研究，緊扣主題、合理取舍，為所起草的文稿添磚加瓦、增光添彩。提高寫作能力必須下長功夫，根本途徑在于勤學(xué)苦練。如果只是紙上談兵、不去實(shí)踐，寫作水平是難以提高的。特別是對新手來說，要變被動(dòng)地“趕鴨子上架”為主動(dòng)地“鴨子敢上架”，敢于自告奮勇領(lǐng)受任務(wù)，敢于把材料拿給別人指點(diǎn)修改，這樣才能盡快提高寫作水平。

第四，全面的綜合素質(zhì)是必備條件。文秘工作千頭萬緒，項(xiàng)項(xiàng)都有很強(qiáng)的專業(yè)性。在普遍人少事多的常態(tài)下，這要求文秘工作人員既要精于本職崗位技能，又要盡可能的掌握多項(xiàng)業(yè)務(wù)能力，努力成為一專多能、獨(dú)當(dāng)一面的復(fù)合型人才。把握文秘工作的特點(diǎn)規(guī)律，不管身處哪個(gè)崗位，從事哪項(xiàng)服務(wù)，都必須具備三個(gè)方面的基本業(yè)務(wù)能力。一是參謀服務(wù)的能力。按照“身在兵位、胸為帥謀”的要求，緊貼領(lǐng)導(dǎo)工作思路，緊靠基層群眾實(shí)際，深入開展對策性、前瞻性調(diào)研，從戰(zhàn)略高度和辯證視角提出切實(shí)可行的對策建議，力求參在點(diǎn)子上、謀在關(guān)鍵處。同時(shí)，牢記角色定位、注意把握分寸，做到參與而不干預(yù)、獻(xiàn)策而不決策、到位而不越位。二是綜合協(xié)調(diào)的能力。立足承擔(dān)的各項(xiàng)工作任務(wù)，全方位做好統(tǒng)籌謀劃、綜合協(xié)調(diào)，確保工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。內(nèi)部協(xié)調(diào)，堅(jiān)持有分有合的工作方法，日常性工作可獨(dú)立承擔(dān)，有重大活動(dòng)和重要任務(wù)時(shí)，要善于協(xié)調(diào)其他部門人員共同完成；上下協(xié)調(diào)，在認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖基礎(chǔ)上，采取溝通、請示、聯(lián)絡(luò)、服務(wù)等多種方法，力爭吃透上情、熟悉下情，確保政令暢通、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢；左右協(xié)調(diào)，經(jīng)常與各單位、各部門互相通氣，做到認(rèn)識統(tǒng)一、步調(diào)一致。三是抓落實(shí)的能力。對上級和領(lǐng)導(dǎo)的決策部署和安排任務(wù)，迅速反應(yīng)、及時(shí)跟進(jìn)、果斷執(zhí)行，全力以赴抓推進(jìn)、促落實(shí)，遇到難題不找借口，千方百計(jì)確保各項(xiàng)工作不折不扣地落到實(shí)處。在督促檢查、把關(guān)工作、處理問題上，要堅(jiān)持原則，不怕得罪人，做到問題不解決不放過、落實(shí)不到位不放過、群眾不滿意不放過。