工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的創(chuàng)新

李蕘琦

[摘要]隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)工程設(shè)計(jì)檔案管理模式已愈顯陳舊、滯后與不足，不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案信息資源管理的需要。本文從工程設(shè)計(jì)檔案管理創(chuàng)新的涵義出發(fā)，通過(guò)分析當(dāng)前設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，提出以設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)為依托，推動(dòng)設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理工作創(chuàng)新的主要途徑。

[關(guān)鍵詞]設(shè)計(jì)院；工程設(shè)計(jì)檔案管理；創(chuàng)新

設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理是企業(yè)工程設(shè)計(jì)檔案管理的有機(jī)組成部分，也是推進(jìn)工程設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的主要領(lǐng)域之一。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和城市化的全面推進(jìn)，設(shè)計(jì)院作為工程設(shè)計(jì)、技術(shù)運(yùn)用、規(guī)劃組織的重要平臺(tái)，其自身形成了豐富而龐雜的設(shè)計(jì)成果，積累了海量的檔案信息和設(shè)計(jì)文本，如何充分利用信息技術(shù)改進(jìn)和完善工程設(shè)計(jì)檔案管理手段，是當(dāng)前我們工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的重要課題。

1.工程設(shè)計(jì)檔案管理創(chuàng)新的涵義

管理是一門學(xué)科，同時(shí)也是一門藝術(shù)。而創(chuàng)新即包含了技術(shù)創(chuàng)新，又包含了模式創(chuàng)新，所以說(shuō)管理創(chuàng)新是企業(yè)核心價(jià)值的重要保障，對(duì)于工程設(shè)計(jì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)也不例外。工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的創(chuàng)新就是從工程設(shè)計(jì)檔案管理方法、檔案利用途徑、服務(wù)模式等方面進(jìn)行創(chuàng)新，做到科學(xué)管理、合理利用、服務(wù)高效。

2.設(shè)計(jì)院傳統(tǒng)工程設(shè)計(jì)檔案管理的基本特點(diǎn)

設(shè)計(jì)院的工程設(shè)計(jì)檔案文件記載著建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備初始直至竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，是一種具備長(zhǎng)期查閱、高實(shí)用價(jià)值的信息資源。其表現(xiàn)為以下三大特征：

2.1歸檔內(nèi)容繁、文檔數(shù)量多。

設(shè)計(jì)院內(nèi)的工程設(shè)計(jì)檔案載體主要由原始文件、標(biāo)書(shū)、設(shè)計(jì)圖紙、工程計(jì)算書(shū)、電子光盤等諸多資料組成，因建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)（一般在一年以上），所以累積的文檔資料極為豐富，檔案歸檔的步驟流程復(fù)雜、歸檔內(nèi)容繁雜。比如一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案不僅包括設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、合同書(shū)、紅線批復(fù)圖、政府部門批復(fù)許可文件等準(zhǔn)備階段的文件資料，還包括選址、勘探、可行性研究報(bào)告、技術(shù)論證等衍生文件材料。使設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理工作在文檔種類、歸檔庫(kù)藏?cái)?shù)量方面增加了難度。

2.2時(shí)間周期長(zhǎng)，材料變更快。

設(shè)計(jì)院的工程設(shè)計(jì)檔案多形成于專業(yè)設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)中，體現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水平和設(shè)計(jì)思想。由于許多項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間跨度大，基本是跨年度甚至幾個(gè)年度，設(shè)計(jì)文件和圖紙較多，設(shè)計(jì)歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統(tǒng)工程設(shè)計(jì)檔案管理模式下，項(xiàng)目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時(shí)間精力花費(fèi)較大，效率低下。特別是一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目面臨政府政策調(diào)整、施工過(guò)程中的不斷調(diào)整，也無(wú)形的增加了檔案整理歸檔的工作量。

2.3用戶范圍廣，應(yīng)用程度高。

設(shè)計(jì)檔案保存著建筑工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工中各種技術(shù)活動(dòng)的記錄，承載著設(shè)計(jì)單位的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，而設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享的可能，也就是無(wú)論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果都會(huì)提供給建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方、政府相關(guān)部門及本單位設(shè)計(jì)人員參考調(diào)用。所以說(shuō)設(shè)計(jì)院的檔案適用范圍廣、利用率高，而頻繁調(diào)取查閱與重新歸并，也給設(shè)計(jì)院的工程設(shè)計(jì)檔案管理工作提出了新的要求。

3.設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理方式的基本趨勢(shì)

3.1工程設(shè)計(jì)檔案管理內(nèi)容數(shù)字化

設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理中，檔案所保存的內(nèi)容主要是以設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)檔案為主，內(nèi)容多而繁雜，保存與維護(hù)相對(duì)困難。當(dāng)前信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給工程設(shè)計(jì)檔案管理帶來(lái)了極為便捷的途徑。設(shè)計(jì)院的工程設(shè)計(jì)檔案管理可以通過(guò)利用電子文件、電子圖片、光盤等多種電子信息模式進(jìn)行檔案的保存，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息存儲(chǔ)、查詢、修正等手段服務(wù)介質(zhì)，使得設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中解放出來(lái)。

3.2人工操作向電腦操作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的工程設(shè)計(jì)檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員多是手工操作，勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作效率低?；诮ㄖO(shè)計(jì)院多文檔的特點(diǎn)，當(dāng)前檔案工作需向電腦操作轉(zhuǎn)變。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，運(yùn)用圖檔管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動(dòng)歸檔：完善圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號(hào)等功能，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)院內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請(qǐng)、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

4.設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理工作創(chuàng)新的主要途徑

4.1推進(jìn)觀念轉(zhuǎn)變

工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的創(chuàng)新首先需要轉(zhuǎn)變思想觀念。充分認(rèn)識(shí)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來(lái)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，以此推動(dòng)設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展。

4.2推進(jìn)管理創(chuàng)新

一是要積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件圖檔管理信息系統(tǒng)。在強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接受、監(jiān)控、歸檔、審定的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)原有紙質(zhì)檔案的保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。

4.3推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新

工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的重點(diǎn)是服務(wù)，如果不進(jìn)行有效的服務(wù)，保存的資源就沒(méi)有了利用價(jià)值。這就要求我們要把主動(dòng)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、滿意服務(wù)貫穿到檔案工作的全過(guò)程。一是要建立個(gè)性化服務(wù)。根據(jù)檔案信息不同調(diào)閱者的使用習(xí)慣，增強(qiáng)檢索工具的功能和性能，提供多種檢索路徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)。二是要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。建筑設(shè)計(jì)院的檔案繁多，但從使用者的角度出發(fā)，人們還是會(huì)感覺(jué)保存的資源具有局限性，這就要求我們?cè)诔鋵?shí)資料的同時(shí)，還要積極收集國(guó)內(nèi)外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類設(shè)計(jì)院所設(shè)計(jì)成果報(bào)道等相關(guān)信息，特別是與本院業(yè)務(wù)直接相關(guān)的新穎設(shè)計(jì)成果為我所用。三是要加強(qiáng)特色檔案信息的開(kāi)發(fā)，根據(jù)設(shè)計(jì)院歷年形成的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，有方向、有重點(diǎn)的進(jìn)行檔案資料的整理和收集，做好編研和推介工作。