建筑工程檢測(cè)檔案的過期處理

洪巧燕

【摘要】?jī)?yōu)化建筑工程檢測(cè)檔案是實(shí)施檔案庫(kù)藏資源配置合理，提升高效和提供更好服務(wù)的新時(shí)代需求。建筑工程檢測(cè)檔案室由權(quán)威的建筑工程監(jiān)督單位出具的，對(duì)建筑物的診斷具有權(quán)威性和憑證性應(yīng)該立檔保存，但對(duì)檢測(cè)單位檔案室長(zhǎng)期發(fā)展來看，應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際情

況對(duì)過期的工程檢測(cè)檔案進(jìn)行銷毀處理。

【關(guān)鍵詞】建筑工程；檢測(cè)檔案；過期處理

建筑工程檢測(cè)檔案是由國(guó)家建筑工程質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)單位出具的，對(duì)委托方建筑物的整體或者部分的質(zhì)量、存在問題進(jìn)行實(shí)地測(cè)量過程中形成的系列資料。檢測(cè)檔案包含鑒定報(bào)告、委托單、合同和原始記錄等等。

1 做好建筑工程檢測(cè)檔案過期處理的重要意義與目的

檢測(cè)檔案是建筑單位檔案管理體系的重要組成部分，它真實(shí)地保留了建筑在一定時(shí)間內(nèi)的各項(xiàng)檢測(cè)結(jié)果的實(shí)際記錄，對(duì)建筑檢測(cè)工作有著重要的參考、查詢與信息利用等價(jià)值服務(wù)。隨著歷史時(shí)間的推移，很多建筑單位的檢測(cè)檔案都過期了，甚至早已超期的檢測(cè)檔案由于沒及時(shí)進(jìn)行過期處理，導(dǎo)致過期的檢測(cè)檔案逐年增加，不但加大庫(kù)房占有率，同時(shí)也加大檔案管理工作量，導(dǎo)致建筑單位在人、物及財(cái)力上消耗成本，而且還得不到檔案服務(wù)質(zhì)量與效率的提高。因此，對(duì)建筑工程檢測(cè)檔案過期處理工作的及時(shí)開展，是目前建筑行業(yè)面對(duì)的一項(xiàng)重要課題，有必要進(jìn)行專題研究。

2 建筑工程檢測(cè)檔案管理法規(guī)現(xiàn)狀

目前為止無論是國(guó)家住建部還是國(guó)家建筑工程質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)中心以及廣東省檔案局、廣東省質(zhì)監(jiān)局、廣東省建設(shè)廳都沒有出具明確的檢測(cè)單位關(guān)于建筑工程檢測(cè)檔案的管理細(xì)則，對(duì)于檢測(cè)檔案的保管問題一直是各單位根據(jù)自身狀況自由制定。山東省建筑工程質(zhì)量管理2006年頒發(fā)了山東省建設(shè)工程質(zhì)量檢測(cè)檔案管理辦法（暫行）》（魯建管質(zhì)安字〔2006〕42號(hào)）明確規(guī)定了檢測(cè)單位對(duì)檢測(cè)檔案管理事宜。42號(hào)文規(guī)定：“檢測(cè)檔案資料的保管期限分為長(zhǎng)期、短期二種。檢測(cè)結(jié)果不合格項(xiàng)目涉及結(jié)構(gòu)安全的試塊、試件和有關(guān)材料以及地基基礎(chǔ)檢測(cè)、主體結(jié)構(gòu)工程現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)、鋼結(jié)構(gòu)工程檢測(cè)、建筑幕墻工程檢測(cè)的檢測(cè)檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存；其他列入施工技術(shù)資料的檢測(cè)項(xiàng)目檔案應(yīng)短期保存。法律、法規(guī)另有規(guī)定的，依據(jù)法律法規(guī)執(zhí)行。長(zhǎng)期保管的檔案資料實(shí)際保管期限不得短于10年，短期保管的檔案資料實(shí)際保管期限不得短于5年。對(duì)保管期限已滿的檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷?！比欢鴮?duì)于過了保管期限的檢測(cè)資料要對(duì)其進(jìn)行銷毀處理。由于對(duì)保存價(jià)值問題存在爭(zhēng)議，所以順德、番禺等檢測(cè)單位，雖然也對(duì)單位的檢測(cè)檔案保管期限進(jìn)行了10年、5年的劃分，但是對(duì)于過了保管期限的檔案卻依舊按照永久方式保存。

3 建筑工程檢測(cè)檔案保管和利用情況

3.1保管情況

建設(shè)單位目前有八個(gè)業(yè)務(wù)檢測(cè)部門，檢測(cè)面積涉及地基、結(jié)構(gòu)、建材、路橋、建筑節(jié)能、物理研究、設(shè)備儀器等各個(gè)方面，自從1984年開展檢測(cè)業(yè)務(wù)開始保存了大量的檢測(cè)檔案，2000年進(jìn)行了部分過期設(shè)備檢測(cè)檔案的銷毀處理，2001年至今的工程檢測(cè)檔案已經(jīng)堆積了單位兩個(gè)百平米以上的庫(kù)房，并且檢測(cè)檔案目前也在約5萬份/年的速度遞增。

3.2利用情況

建筑工程檢測(cè)檔案是否需要保管取決于檔案的利用價(jià)值，單位檔案保存是對(duì)未來管理風(fēng)險(xiǎn)的一種預(yù)防措施，檔案利用是檔案管理的出發(fā)點(diǎn)也是立足點(diǎn)。然而建筑單位檢測(cè)檔案利用特點(diǎn)如下分布：

第一，從利用對(duì)象來看，利用對(duì)象局限于建筑單位業(yè)務(wù)開展部門，從來沒有過委托方來單位查詢相關(guān)鑒定報(bào)告和檢測(cè)檔案，檢測(cè)檔案的利用對(duì)象相當(dāng)單一。

第二，從利用方式來看，業(yè)務(wù)部門對(duì)建筑工程檢測(cè)檔案的利用表現(xiàn)在數(shù)據(jù)、檢測(cè)類目、原始記錄情況等相關(guān)記錄的查詢，檢測(cè)檔案的作用局限于部門資料參考，作為檔案的原始憑證作用并不十分凸顯。

第三，從利用頻率來看，因?yàn)楦鳈z測(cè)部門檢測(cè)系統(tǒng)中都有保存相關(guān)的檢測(cè)資料的電子版，部門資料庫(kù)中檢測(cè)資料和單位檔案室中庫(kù)存檢測(cè)檔案有大面積重合，因此對(duì)于單位檔案室的檢測(cè)報(bào)告利用頻率相當(dāng)?shù)汀?/p>

第四，從利用范圍來看，各業(yè)務(wù)部門對(duì)檢測(cè)檔案的利用主要分布在近5年內(nèi)，對(duì)于7 年前的檢測(cè)檔案利用率接近于總利用率的百分之一，對(duì)于10年前的檔案利用率等于零。

4 過期建筑工程質(zhì)量檢測(cè)檔案具有銷毀處理的可行性

根據(jù)國(guó)家現(xiàn)有的檔案制度、其他省份關(guān)于工程檢測(cè)檔案的相關(guān)規(guī)定結(jié)合檢測(cè)檔案實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，我們單位檢測(cè)檔案管理最大問題就是有限庫(kù)容和新增檔案之間的問題。解決這類問題就必須對(duì)到期檔案進(jìn)行銷毀或者處理，從現(xiàn)有關(guān)于檢測(cè)檔案的法規(guī)文件和本單位實(shí)際情況，對(duì)到期檢測(cè)檔案銷毀具有可行性。

第一，國(guó)家建設(shè)部141號(hào)令文件第14條明確規(guī)定“第十四條檢測(cè)機(jī)構(gòu)完成檢測(cè)業(yè)務(wù)后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)出具檢測(cè)報(bào)告。檢測(cè)報(bào)告經(jīng)檢測(cè)人員簽字、檢測(cè)機(jī)構(gòu)法定代表人或者其授權(quán)的簽字人簽署，并加蓋檢測(cè)機(jī)構(gòu)公章或者檢測(cè)專用章后方可生效。檢測(cè)報(bào)告經(jīng)建設(shè)單位或者工程監(jiān)

理單位確認(rèn)后，由施工單位歸檔?！?41號(hào)令明確了檢測(cè)報(bào)告的責(zé)任保管單位是建筑工程的施工單位，施工單位應(yīng)該對(duì)工程檢測(cè)檔案進(jìn)行永久保存，而檢測(cè)單位不是檢測(cè)檔案的責(zé)任保管單位，因而可以根據(jù)實(shí)際情況酌情考慮保管期限，并對(duì)定期對(duì)到期失去保存價(jià)值的檢測(cè)檔案進(jìn)行銷毀處理；

第二，根據(jù)市場(chǎng)情況，工程檢測(cè)檔案中核心文件鑒定報(bào)告委托方也有，建筑單位保存的并不是孤本；

第三，山東省工程質(zhì)量管理局42號(hào)文件也明確規(guī)定了不同類別檢測(cè)檔案的保管期限問題，國(guó)家檔案法明確規(guī)定必須對(duì)到期檔案進(jìn)行銷毀。對(duì)廣東省檢測(cè)檔案保管具有借鑒作用；

第四，根據(jù)建筑單位檢測(cè)檔案利用情況來看，檢測(cè)委托方和外單位對(duì)本單位檢測(cè)檔案的利用近三十年未出現(xiàn)過，建筑單位對(duì)十五年前的檢測(cè)檔案率也非常低，而且利用目前我們的保存成本已經(jīng)遠(yuǎn)大于利用價(jià)值。

5 建筑工程檢測(cè)檔案的過期鑒定與處理

（1）開展鑒定前調(diào)查。開展過期檢測(cè)檔案鑒定前的調(diào)研工作，確定過期的檢測(cè)檔案鑒定的范圍及數(shù)量，制定工作計(jì)劃和方案，對(duì)鑒定工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

（2）制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)。過期的檢測(cè)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要是依據(jù)保管期限表，而目前我國(guó)的檢測(cè)檔案保管期限表存在一些不足，在具體工作中需按照保管期限表，靈活運(yùn)用鑒定原則，并在實(shí)踐的基礎(chǔ)上不斷修改和完善保管期限表。

（3）對(duì)過期的檢測(cè)檔案處理。對(duì)于一些沒有價(jià)值的過期檢測(cè)檔案，逐卷編制銷毀清冊(cè)及時(shí)處理，同時(shí)檔案庫(kù)房還可以充分利用一些待處理的檢測(cè)檔案，可以將這些檢測(cè)檔案退回需要文件的原檔案單位，用于開展館際交流、教學(xué)、展覽、流通等。這不僅可以使擠占庫(kù)房卻不敢輕易處理的過期檢測(cè)檔案有了很好的出路，而且也帶動(dòng)了其他方面的工作，一舉多得。

做好過期檢測(cè)檔案處理的后續(xù)工作。重新清點(diǎn)庫(kù)存檔案，做到帳物相符；收集過期檢測(cè)檔案處理工作中形成的一系列文件材料，分類整理、歸檔保存。

6 結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于檢測(cè)單位工程檢測(cè)檔案的管理應(yīng)該視情況而定，單位有條件的可對(duì)工程檔案進(jìn)行永久保存，單位不具備保存條件的，可以對(duì)實(shí)際保管期限已滿而且已經(jīng)沒有實(shí)際價(jià)值的工程檢測(cè)檔案進(jìn)行銷毀處理。

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