火電工程竣工檔案管理工作實踐

周文娟

【摘要】文章首先簡述了檔案的含義以及檔案的分類，然后分析了工程檔案管理中存在的問題，最后重點探討了加強火電工程竣工檔案管理措施。

【關(guān)鍵詞】火電工程；竣工檔案；過程控制

一、前言

隨著火電工程工作的開展，火電工程竣工檔案是全面考核工程項目建設(shè)成果，檢驗項目設(shè)計、施工、管理等工程質(zhì)量見證的依據(jù)，但在實際工作中遇到一些問題，因此，加強對火電工程竣工檔案過程控制具有重要的意義。

二、檔案的含義

《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定："本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。"它也有自己的含義：檔案是過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?；檔案的形式是多種多樣的，檔案的形式是指檔案的載體形態(tài)和記錄與表達方式；檔案是人類社會活動的原始記錄，檔案是人類社會實踐活動中形成和產(chǎn)生的各種材料轉(zhuǎn)化而來的，是當時活動最為原始的記錄，不是事后另行編寫和隨意收集來的。

三、火電企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵與外延

1、檔案管理有效解決檔案零散與優(yōu)質(zhì)利用的矛盾

檔案管理能夠有效的解決火電企業(yè)因跨系統(tǒng)、跨部門、內(nèi)部人員調(diào)動等內(nèi)外因素，而造成文件材料分散、雜亂、堆積的現(xiàn)象，使歸檔材料集中、有序、及時保存，滿足員工的工作需要，實現(xiàn)檔案資源共享化并為企業(yè)提供有效利用。

2、火電企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的要求

火電作為國民經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，要提高科學(xué)技術(shù)和管理創(chuàng)新的發(fā)展，實現(xiàn)"綠色經(jīng)濟，節(jié)能減排"的發(fā)展道路，而火電檔案管理是以火電企業(yè)的管理為基礎(chǔ)，全面記錄火電企業(yè)從項目建設(shè)到生產(chǎn)運營的所有活動，做好電力檔案管理工作，對促進電力行業(yè)經(jīng)濟發(fā)展增強發(fā)電量，適應(yīng)國家科技進步、管理創(chuàng)新的步伐具有極為重要的作用。

四、工程檔案管理中存在的問題

1、檔案管理體制和制度不健全

隨著我國市場經(jīng)濟體制的建立，在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、項目文件管理制度正在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地調(diào)整和修改，以及企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制。

2、缺乏高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才

工程項目檔案管理人員大多是臨時抽調(diào)、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，且身兼數(shù)職，致使檔案管理水平普遍較差，在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。

3、檔案管理工作前期投入和管理不足

檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項目建設(shè)的后期，才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料復(fù)印件較多，原件很少，項目文件不齊全、不準確、不系統(tǒng)，各種載體檔案嚴重缺失。這是因為：負責(zé)工程項目的領(lǐng)導(dǎo)及工程管理人員對檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上說一下，并不落實在具體工作中，只重視抓工程質(zhì)量、進度、安全等工作，忽略了項目檔案的重要性。

五、加強火電工程竣工檔案管理措施

1、加強過程控制、進行及時整改

工程檔案的形成是貫穿在整個工程建設(shè)過程中。因此，加強過程控制是提高工程檔案內(nèi)在質(zhì)量的重要途徑。檔案管理人員應(yīng)及時了解工程建設(shè)動態(tài)，參與工程建設(shè)項目的單項驗收、評審活動。按項目檔案工作要求對工程中所產(chǎn)生的資料把好質(zhì)量關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改要求，有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。

2、進行科學(xué)分類、合理組卷

DL/T241-2012《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》，有效解決了施工單位資料按單位工程形成、管理、編制與建設(shè)單位分類表的矛盾，有利于施工單位利用文件包的形式進行管理，便于過程控制、跟蹤管理、責(zé)任到人，又保證了案卷內(nèi)容的有機聯(lián)系，有利于提高案卷質(zhì)量。

在執(zhí)行過程中組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。在貫穿"按單位工程組卷"這條主線的同時對以下幾種資料根據(jù)其形成特征及日后的提供利用的特點，進行了比較合理的分類并單獨組卷：金屬檢驗報告按專業(yè)及檢驗項目單獨編制目錄裝訂成冊；焊接、熱處理按鍋爐、汽機、電控三大項，并按單位工程竣工資料的模式進行組卷；原材料出廠證件按原材料種類及出廠證件的編號順序單獨編制目錄裝訂成冊。

3、合理安排時間，按時移交

《電力工程達標投產(chǎn)管理辦法》中規(guī)定：技術(shù)資料移交工作"在機組投產(chǎn)后45天內(nèi)將整理完畢的全部檔案移交建設(shè)單位"。技術(shù)資料移交工作量相對較大，如何合理安排好這45天的時間，是保證竣工資料按期移交的關(guān)鍵。因此，在幾個工程的實踐中，把各項與檔案資料相關(guān)之事策劃在前，工程開始之初，就對相關(guān)責(zé)任人進行交底，要求文件包各責(zé)任人按文件包組卷順序?qū)こ淌┕ぶ挟a(chǎn)生的技術(shù)資料及時放進相對應(yīng)的文件包中，在過程中進行檢查、整改。在單位工程施工結(jié)束的前幾周發(fā)竣工資料系統(tǒng)檢查通知，內(nèi)部由施工技術(shù)、質(zhì)量控制部與檔案管理人員集中進行檢查3-5天，檢查完成后發(fā)整改通知單對有問題的文件包由責(zé)任人負責(zé)整改，整改時間為5天。監(jiān)理、建設(shè)單位的專業(yè)人員審查時間為7-10天，對審查出的問題整改時間為5天；整改完成后再次由監(jiān)理、業(yè)主單位的專業(yè)人員進行復(fù)查，時間為2天。檔案室最終整理、裝訂、掃描到正式移交為20天左右。

4、抓住工作重點，避免重復(fù)勞動

《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》：竣工圖的編制單位由項目建設(shè)單位委托，宜由原施工圖設(shè)計單位負責(zé)編制本單位設(shè)計范圍內(nèi)的竣工圖。為了能使竣工圖做得更加完善，更加符合檔案信息數(shù)字化的需求，要達到這一目的，必須加強施工過程中設(shè)計修改、變更的管理工作。無論是設(shè)計單位、監(jiān)理單位還是施工單位，都必須規(guī)范設(shè)計修改單或設(shè)計變更單的過程控制。施工過程中應(yīng)及時處理產(chǎn)生的聯(lián)系單，凡涉及圖紙修改、材料及設(shè)備變更的，最終均應(yīng)轉(zhuǎn)化為設(shè)計修改通知單。施工單位在施工過程中應(yīng)嚴格杜絕"無單自行修改"的現(xiàn)象。目前許多工程在竣工圖編制工作中采取折中的辦法，即由施工單位編制竣工草圖，再由設(shè)計單位根據(jù)竣工草圖編制最終的竣工圖。這種做法，其實弊多利少，首先，這是重復(fù)勞動，盡管這種重復(fù)勞動不是在同一個單位產(chǎn)生，但就這項工作來說，增加了雙倍的工作量及工作時間；其次，對竣工圖的責(zé)任單位應(yīng)按標準準確定位，從一而終，不宜人為分散，否則在竣工圖修改定稿過程中一旦出現(xiàn)問題，會互相扯皮推諉，影響辦事效率；再次，無論從機組達標考核對竣工圖移交進度的要求，還是機組投運后業(yè)主方對竣工圖的迫切需求來說，如果設(shè)計院等待施工單位把竣工草圖繪制出來后，再整理編成正式的竣工圖，在時間進度上無論如何都無法滿足在機組投產(chǎn)后45天內(nèi)移交竣工資料的要求。

五、結(jié)束語

總之，火電工程檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，在工作中，我們應(yīng)當抓住重點，盡量減少重復(fù)勞動，規(guī)范的竣工檔案，采取合理的科學(xué)分類管理。只有這樣火電工程檔案工作才能取得了更好的的成績。

參考文獻：

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