淺析財務(wù)檔案管理中存在的問題和對策

霍慧紅

[摘要]文章首先介紹財務(wù)檔案管理的重要意義，分析目前財務(wù)檔案管理中存在的問題，最后提出財務(wù)檔案管理的相應(yīng)對策。

[關(guān)鍵詞]財務(wù)檔案；事業(yè)單位；管理；對策

引言

財務(wù)檔案管理工作作為財務(wù)整體工作的重要組成部分，是事業(yè)單位有效開展各項活動的基礎(chǔ)，對事業(yè)單位的發(fā)展起著舉足輕重的作用。創(chuàng)新是一個國家發(fā)展的不竭動力，也是財務(wù)工作永葆青春的源泉。隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，財務(wù)檔案管理工作也將邁入新的歷史發(fā)展時期。我們一定要努力實現(xiàn)新時期財務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新，以跟隨社會與經(jīng)濟發(fā)展的進程。本文將對我國財務(wù)檔案管理工作的意義和存在問題進行深入的探析，并在此基礎(chǔ)上提出新時期的財務(wù)檔案管理工作創(chuàng)新思路與方法，以期為完善和創(chuàng)新財務(wù)檔案管理工作體制提供一些建設(shè)性參考建議。

1.有效實施財務(wù)檔案管理的重要性

財務(wù)檔案是企事業(yè)單位作為社會經(jīng)濟活動的客觀反映，它是企事業(yè)單位的財務(wù)方面的重要組成部分，它系統(tǒng)地記錄了企事業(yè)單位的原財務(wù)資料的歸類、整合以及具體的經(jīng)濟信息：它對于企事業(yè)單位發(fā)展起著很重要的作用。

首先，財務(wù)檔案管理是事業(yè)單位進行日常工作的參考和實施科學(xué)管理方法的根本前提。對事業(yè)單位而言，在日常的社會活動中必然會形成各種形式的財務(wù)檔案，包括日常的單位收入、單位開支等。事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理人員，通過對這些信息的收集與整理，并在此基礎(chǔ)上做出科學(xué)、合理的分析，將對事業(yè)單位日后的進一步發(fā)展和工作方式的改善提供有利的參考：目前各事業(yè)單位正在朝著建立現(xiàn)代化管理模式、提高管理水平的方向邁進，在此過程中，財務(wù)檔案信息將為其提供可靠的參考依據(jù)。事業(yè)單位要做出重大決策及實現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新，就必須充分依靠財務(wù)檔案所反映出的各種信息，這是保障事業(yè)單位向著正確方向發(fā)展的關(guān)鍵所在。

其次，財務(wù)檔案是事業(yè)單位的重要經(jīng)費開支憑證，關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生間接的效益。正所謂“空口無憑，立字為證。這里所說的字即是檔案的意思，涉及到財務(wù)領(lǐng)域就是指該單位的財務(wù)檔案。雖然財務(wù)檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但在關(guān)鍵時刻能夠發(fā)揮重要的憑證價值。財務(wù)檔案能夠以其內(nèi)容及外形特征客觀反映過去所發(fā)生的某些事實，作為證明某項事件的書面文件。

最后，作為企事業(yè)單位制定預(yù)算的基礎(chǔ)，可以說根據(jù)財務(wù)檔案更合適。無論企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，它的開源節(jié)流都與財務(wù)檔案的有效管理息息相關(guān)，只有進行有效的財務(wù)管理，企事業(yè)單位才能獲取良好的經(jīng)濟效益。無論企事業(yè)單位的大小，這個單位平時的收入和支出以及單位的重大的經(jīng)?；顒雍椭С龆紩w現(xiàn)在賬務(wù)檔案上。所以說無論對于企事業(yè)單位的優(yōu)化升級，還是單位的管理改善，有效地進行財務(wù)管理都非常有利。

2.目前財務(wù)檔案管理中存在的問題

2.1對建立財務(wù)檔案的重視程度還有待提高。

對事業(yè)單位而言，財務(wù)檔案是其社會經(jīng)濟活動的客觀反映，是日后出現(xiàn)糾紛和解決糾紛的主要憑證；同時，它也是監(jiān)督管理、打擊違法犯罪活動的有力證據(jù)。然而，就目前這一領(lǐng)域的建設(shè)情況來看，有些事業(yè)單位的財務(wù)管理人員甚至領(lǐng)導(dǎo)干部，對財務(wù)檔案管理工作并不真正重視。受傳統(tǒng)觀念的影響，認(rèn)為財務(wù)信息是非常保密的東西，需要采取保密管理措施，于是就將票據(jù)和賬簿一起封存起來，根本不建立檔案并進行管理；有些單位的財務(wù)管理更是只停留在傳統(tǒng)的管理層次，對財務(wù)信息根本不分類記錄、建檔，只是一股腦地捆扎在一起，放在一處不去理會；雖然有的單位業(yè)已初步建立了財務(wù)信息檔案，但仍是分類不清、混雜交錯。以上現(xiàn)象充分體現(xiàn)了單位的相關(guān)人員對建立財務(wù)檔案的重視程度不夠，最終造成了財務(wù)檔案管理工作的諸多問題。

2.2執(zhí)行力弱，需要加強

制度方面的健全力度不足，換來的便是工作人員在財務(wù)檔案管理方面的執(zhí)行力弱化的不堪現(xiàn)狀。由于制度的不夠完善與人力資源的不足，很多領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正對這一工作模塊予以高度重視，這又為很多工作人員的內(nèi)心滋生了應(yīng)付了事的思想。企事業(yè)單位在具體的工作環(huán)節(jié)中做不到真正對檔案實施有效管理，尤其是在細(xì)節(jié)工作中，不能根據(jù)相關(guān)法律的基本要求對財務(wù)管理中產(chǎn)生的各類檔案進行立卷、歸檔和保管。造成的直接負(fù)面影響，不是事業(yè)單位中該入檔的檔案不能夠及時合法地入檔，就是企業(yè)單位中財務(wù)檔案中的一些商業(yè)機密在管理執(zhí)行力不足的情況下被泄露，使得企業(yè)在競爭中處于下風(fēng)地位。

2.3安全風(fēng)險系數(shù)高

不論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位，財務(wù)檔案管理進行有效踐行，都具備著相同的制度動機，那便是財務(wù)檔案信息的安全處理。根據(jù)當(dāng)前的一些法律規(guī)定，除了一些經(jīng)濟監(jiān)督部門有權(quán)調(diào)用財務(wù)檔案之外，其余的部門大多在這個環(huán)節(jié)的工作中需要層層審批才得以實現(xiàn)，為的就是這個安全問題的絕對保障。很多單位在具體執(zhí)行的過程中，雖然有制度在先，實際的管理環(huán)節(jié)上由于人情因素的困擾磕絆，大凡體制內(nèi)的工作人員都具備著查閱檔案的機會，甚至在必要時刻能夠做到復(fù)制粘貼甚至是外借，這就導(dǎo)致了檔案保密程度的降低，風(fēng)險得以大大地提高。這便使得到了關(guān)鍵時刻查閱起來十分麻煩，不能夠為社會人員提供便捷的服務(wù)。安全風(fēng)險系數(shù)的增大加上服務(wù)設(shè)施的老化，使得財務(wù)檔案在單位中形同累贅。

3.財務(wù)檔案管理的相應(yīng)對策

3.1健全制度機制

針對企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，為了加以解決，務(wù)必要實現(xiàn)各個擊破的對策。首先在制度創(chuàng)新的方面，要做到針對現(xiàn)有機制的改革。而如欲實現(xiàn)制度創(chuàng)新，首先要解放思想，積極推進理論創(chuàng)新。檔案管理工作人員首先要養(yǎng)成學(xué)習(xí)的精神，重溫《會計法》、《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，領(lǐng)悟其中的法制精神。在各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動展開的基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)部門也要積極聽取檔案部工作人員的建議，針對制度創(chuàng)新意見加以統(tǒng)籌，全新實行嶄新的檔案管理程序。

3.2強化責(zé)任意識

執(zhí)行力度的不夠，實質(zhì)上便是財務(wù)檔案管理方面的不足所導(dǎo)致。所以在具體的管理過程中，加強對工作人員的責(zé)任意識的灌輸自然是必不可少的。首先在責(zé)任強化的過程中將績效考核納入管理機制的體系之內(nèi)，企事業(yè)單位都需要這樣的一環(huán)。對工作人員訴諸必要的獎懲措施，才能在根本上提高管理力度與工作效率。其次，要加強針對財務(wù)檔案管理人員的監(jiān)督力度，只有在監(jiān)督機制健全的基礎(chǔ)上，才能保障工作責(zé)任的透明化，并促使工作人員養(yǎng)成一種良性競爭的意識。

3.3規(guī)范管理程序

最后在安全風(fēng)險的抵制和緩解方面，規(guī)范管理程序以實現(xiàn)強化保密措施，這樣一來能夠保證財務(wù)信息的完整化，二來能夠在經(jīng)營管理中合理利用財務(wù)檔案，為企事業(yè)單位提供最大限度上的便捷服務(wù)。管理程序的布置要打破人情的桎梏，實現(xiàn)制度第一的原則，進行對檔案的保密措施，針對泄密的潛在行為也要適度實行“輕其重罪”的理念，對于這種損害單位機密的行為予以嚴(yán)懲不貸，才能保障財務(wù)檔案信息管理的效益最大化。

3.4建立信息化的財務(wù)檔案管理體制。

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人類社會已進入21世紀(jì)的信息化時代，財務(wù)檔案信息化管理是單位檔案管理工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升財務(wù)檔案管理工作為單位及社會服務(wù)能力的必然選擇。辦公自動化和財務(wù)信息無紙化記載技術(shù)，使得檔案管理工作逐漸擺脫了傳統(tǒng)管理模式的束縛，工作效率大大提高。同時還要加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，加強對電子文件的歸檔管理，提高財務(wù)檔案信息化管理的水平，使管理方式由傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。

4.結(jié)束語

企業(yè)單位在當(dāng)今市場經(jīng)濟和金融體系中發(fā)揮著越來越重要的作用，事業(yè)單位如今也在一點點朝向企業(yè)管理的流程予以改革，溯及到財務(wù)檔案以及其他檔案的信息管理方面，無疑都是十分重要的。作為企事業(yè)單位工作中的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)部門要加大檔案部門的人力資源管理和制度創(chuàng)新，才能有效支持企業(yè)的效益或提高事業(yè)單位的工作效率。