淺談網(wǎng)上報賬系統(tǒng)在高校的實踐與探索

方蕾

摘要：本文主要介紹了高校網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的結(jié)構設計、功能設計以及業(yè)務流程，重點探討了筆者所在高校實施網(wǎng)上報賬系統(tǒng)時遇到的一些問題，并對其進行分析，提出相應的對策。

關鍵詞：VPN系統(tǒng)；網(wǎng)上報賬系統(tǒng)；財務網(wǎng)上綜合服務平臺

近年來，高校資金規(guī)模不斷增長，財務報銷的業(yè)務量急劇增加，巨大的工作量與有限的財務管理人員形成了尖銳的矛盾沖突，“報銷難，報賬慢”成為高校普遍存在的問題。為緩解報賬壓力，各高校都在積極尋求解決辦法，不少高校開始嘗試網(wǎng)上報賬系統(tǒng)。

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享，不受時間和空間的限制，老師可以在任何一臺聯(lián)網(wǎng)計算機終端登錄學校的財務網(wǎng)上綜合服務平臺，進入網(wǎng)上報賬系統(tǒng)后填寫報銷金額，提交報銷內(nèi)容，生成打印報銷確認單；財務人員在賬務系統(tǒng)中根據(jù)報銷確認單自動生成憑證，待發(fā)票審核記賬完畢后，將報銷款轉(zhuǎn)入個人銀行卡或單位對公賬戶。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)同時可以與網(wǎng)上排隊叫號系統(tǒng)、網(wǎng)上授權系統(tǒng)、賬務系統(tǒng)、銀校互聯(lián)系統(tǒng)、網(wǎng)上查詢系統(tǒng)、財務短信中心平臺等互通，并增加了網(wǎng)上評價模塊，不僅對傳統(tǒng)工作模式進行了重大變革，使財務工作結(jié)構發(fā)生了質(zhì)的變化，同時也為高校財務信息化建設的科學發(fā)展打造了一個新的功能強大的綜合性平臺。

一、網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的結(jié)構設計

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)采用B/A/S三層體系架構，引入中間件軟件和應用服務器，將表現(xiàn)邏輯放在客戶端，將業(yè)務邏輯放在應用服務器，而數(shù)據(jù)邏輯則放在數(shù)據(jù)庫服務器端。大數(shù)據(jù)量的訪問只與中間層的應用服務器交互，而不會影響到數(shù)據(jù)庫服務器，使效率得到提升。

賬務數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)上報賬數(shù)據(jù)庫通過部署在前置機上的傳輸平臺來傳輸數(shù)據(jù)。傳輸平臺從網(wǎng)上報賬系統(tǒng)傳輸已預約單據(jù)數(shù)據(jù)至賬務系統(tǒng)，從賬務系統(tǒng)傳輸已制單的單據(jù)信息以及基礎代碼（如科目、項目、部門等）至網(wǎng)上報賬系統(tǒng)。傳輸方式有兩種：按時間點傳輸及按時間間隔傳輸。

二、網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的功能設計

考慮到高校財務報賬業(yè)務流程特點與其他商業(yè)性財務報賬系統(tǒng)不同，所以高校網(wǎng)上報賬系統(tǒng)通常具有日常報銷管理、差旅費報銷管理、借款業(yè)務管理、項目轉(zhuǎn)賬管理、經(jīng)費來款登記管理、財務審核功能、角色權限管理等功能模塊。

日常報銷管理，主要負責對辦公費、郵電費、交通費、勞務費、會議費等日常報銷項目進行管理，該功能的實現(xiàn)為老師們對日常需要的報銷提交報銷申請?zhí)峁┝藰O大的便利。在實際運用過程中，該管理模塊需要填列日期、事項、金額、項目等信息，可以單項填寫，也可以累計填寫，如果采用累積填寫系統(tǒng)會自動合計計算總額。差旅費報銷管理，該模塊在實際運用中需要填寫日期、出差人姓名、出差事由、行程的起止時間、地點、金額等信息，同時在乘坐不同的交通工具時，要在相應的行程單中填寫往返行程。該項功能的實現(xiàn)為老師們對出差需要的報銷提交報銷申請?zhí)峁┝藰O大的便利。借款業(yè)務管理，其運行需要填寫借款日期、部門、借款人、借款金額等內(nèi)容。當老師們需要在項目中預支項目經(jīng)費時，通過該系統(tǒng)的該管理模塊可以方便的實現(xiàn)經(jīng)費的預支。項目轉(zhuǎn)賬管理模塊方便校內(nèi)各單位之間的支出轉(zhuǎn)賬，需要填寫轉(zhuǎn)賬點、轉(zhuǎn)賬業(yè)務、簽發(fā)單位、轉(zhuǎn)出項目、金額及用途等。經(jīng)費來款登記管理模塊方便區(qū)分來款的項目，主要用于解決目前高校在財務管理中存在的來款多但卻無法明確到具體項目上等問題。它需要填列來款時間、對方單位名稱、金額等信息。財務審核功能管理，主要實現(xiàn)的是借款單審核、報賬單審核等功能。角色權限管理，主要負責用戶的添加與刪除，以及設置用戶權限。

三、實施網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的體會

（1）網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的安全性所帶來的空間制約

安全性是網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的生命線。為了確保系統(tǒng)的安全，高校采用了先進的防火墻、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、身份認證等技術將不安全因素隔離在系統(tǒng)之外，系統(tǒng)在校園網(wǎng)這個開放的環(huán)境下運行。校外教職工通過VPN（Virtual Private Network）認證系統(tǒng)登錄，將校外互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)換成一條虛擬的校園網(wǎng)。VPN系統(tǒng)初次登錄需要安裝組件（或插件），不同的電腦硬件配置、操作系統(tǒng)、瀏覽器版本、軟件參數(shù)設置在安裝組件時所出現(xiàn)的操作提示會有所不同，部分教師尤其是那些對電腦操作不熟悉的教師會覺得使用比較困難。高校財務部門要編寫詳細的報賬指南，廣泛開展培訓，做好答疑解惑工作。

（2）網(wǎng)上報賬系統(tǒng)要求財務基礎數(shù)據(jù)的規(guī)范性

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)部署在高校的財務網(wǎng)上綜合服務平臺上，平臺上多個系統(tǒng)之間都是互通的。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)來源于賬務系統(tǒng)，網(wǎng)上查詢系統(tǒng)等，賬務系統(tǒng)的部分信息又來源于工資系統(tǒng)、學生收費系統(tǒng)等。由于網(wǎng)上報賬系統(tǒng)運行前需要做好充分的準備工作，且報銷系統(tǒng)設計初期工作量大、工作繁瑣，包括登錄人員權限、個人信息的錄入及銀行端口等財務功能界面設置等。報銷系統(tǒng)設計的科學與否對財務決算表的編制以及高校的財務管理有著直接的影響。只要有一處設置不完整，都將會對網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的業(yè)務處理效果產(chǎn)生影響。因此，構建整個財務綜合平臺基礎財務數(shù)據(jù)的規(guī)范性，對該平臺的安全穩(wěn)定運行具有重要的作用。例如在賬務系統(tǒng)中如果沒有定義項目的預約報賬類型，這個項目就不能進行網(wǎng)上報賬。高校財務部門一定要注意各個系統(tǒng)間的規(guī)范對接，保證各個系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)的完整性和準確性。

（3）網(wǎng)上報賬系統(tǒng)需要解決網(wǎng)上審批問題

報賬審批程序繁瑣、過程進行遲緩是報賬系統(tǒng)長期以來面臨的一個主要問題。雖然目前很多高校都已開始通過網(wǎng)絡渠道來實施報賬，但這僅僅只解決了以往的排隊難問題，而并沒有從根本上使問題得到解決，且報賬單據(jù)的簽批仍然使用傳統(tǒng)報賬方式。在這種報賬方式下，高校的審批制度相對嚴格，部分經(jīng)費報銷需要經(jīng)過多個部門的領導簽字審批。如果有領導不在崗或受其他原因影響，則整個審批時間有可能被延長。數(shù)字簽名作為一種較為成熟的簽批技術，在電子商務等領域得到了廣泛的運用。高校在采取網(wǎng)上報賬的同時結(jié)合數(shù)字簽名技術，可以在一定程度上解決報賬中的簽批難問題。

（4）網(wǎng)上報賬系統(tǒng)怎樣解決專業(yè)性強引起的問題

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)在實際運行過程中，由于報賬人非專業(yè)會計人員，因個人層次不同，系統(tǒng)操作流程不熟悉、電腦操作不熟悉等原因很容易出錯，導致網(wǎng)上報賬失敗的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。如有的老師同一個項目在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中有大量待提交業(yè)務不處理，下次再對這個項目進行網(wǎng)上報賬時出現(xiàn)余額不足不能提交，老師還會質(zhì)疑明明有錢怎么不能報賬；再如有的老師在填寫報賬內(nèi)容時報銷事由或地點、姓名等過于詳細，造成摘要過長而提交失??；還有的老師填寫了全角字符等，雖然網(wǎng)上報賬提交成功，但會計人員進行網(wǎng)銀支付時失敗等等。高校財務部門應推出人性化的報銷指南，對報銷人員進行集體培訓，以便進一步修改程序，不斷完善系統(tǒng)軟件。

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)在高校中的運用，不僅大大提高了報銷效率，節(jié)約了排隊時間，而且有效提升了報銷流程的服務水平。但隨著系統(tǒng)應用的不斷深入，新的問題會逐漸暴露出來，所以高校網(wǎng)上報賬系統(tǒng)還需與時俱進，在實踐中進行不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化。

（作者單位：武漢大學財務部）

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