員工離職后的企業(yè)持續(xù)管理問題及對策

戴沛如

摘要：員工離職一直是企業(yè)關注的問題，員工離職后給企業(yè)帶來很多負面的影響，為避免問題的出現(xiàn)，企業(yè)都在努力挽留員工，但有些情況是員工的離職不可避免，如何做好離職后的持續(xù)管理工作也很重要，本文主要從員工離職后的持續(xù)管理的問題及相應對策。

關鍵詞：離職；持續(xù)管理；對策

企業(yè)的員工自愿離職、非自愿離職（解雇、裁員及開除）及自然流失（退休）等情況，都將為企業(yè)帶來較大的企業(yè)成本、工作效率下降、工作中斷與信息資源流失等等問題，給企業(yè)帶來較大的負面影響。當員工離職已成事實，重新招聘是必須的工作時，招聘后員工工作的效率、工作持續(xù)等問題成為關鍵。

1、員工離職后的問題

1.1 工作效率低

員工的離職難免會增加企業(yè)重置人員的搜尋成本、招聘與開發(fā)成本，尤其是高質(zhì)量的核心員工，需要企業(yè)為之付出更高的薪酬與調(diào)試成本。當企業(yè)員工的流動量超過某一數(shù)值時或關鍵人員出現(xiàn)集體“叛逃”卻無法及時填補空缺時，不僅產(chǎn)生崗位空缺的成本，而且將削弱企業(yè)的核心競爭力。即使招聘到合適人員，較少新員工可以短時間內(nèi)獨立工作，在新員工完全勝任工作之前的工作效率較低；同時，工作過程中新員工需要老員工的指導與幫助，如此老員工的工作時間被占用，工作效率同樣降低，間接增加人工成本。每位員工在企業(yè)里都需要一段時間才能融入到企業(yè)內(nèi)并與團隊各成員培養(yǎng)默契，而團隊默契的好壞也影響了工作的進度。據(jù)美國Abt協(xié)會的調(diào)查，用一個工作經(jīng)驗不足1年的普通員工來代替一個有5月至8年工作經(jīng)驗的銷售代表，給公司造成的月平均損失高達3.6萬美元。

1.2工作中斷

公司不可避免的由于人員交替而導致工作不銜接問題，嚴重事導致工作中斷或重新開始。員工突然離職，新員工無法理清工作事項，崗位任務，可導致新進員工跟不上工作的進度，最終耽誤公司整體進度。如一家做通信設備的公司，其中有一個無任何工作標準的省辦主任崗位，若有人員離職，以口頭方式交接，要無交接，只能通過其他工作人員指導。該崗位離職頻繁，更換幾任新負責人后，最后負責人卻不知道省站點成品的存貨以及客戶的欠款情況，甚至是中斷了與原客戶的聯(lián)系，無法及時處理存貨以及追回欠款，最終導致公司資金緊張。由于工作流程不明確，工作內(nèi)容無標準，原來憑個人經(jīng)驗來執(zhí)行任務的崗位，將受到員工的要挾。員工離職可能導致工作中斷，企業(yè)部分工作難以持續(xù)管理。

1.3 知識、信息資源流失

持續(xù)管理（continuity management）其實是一種能夠有效的將企業(yè)/組織至關重要的專業(yè)知識或操作知識（不論是外顯的還是內(nèi)隱的、個人的還是集體的）從即將離職、辭職、合同期滿或退休的員工那里轉移、傳承到他們的繼任者身上，使企業(yè)/組織的知識能夠不斷地累積與延續(xù)，以進一步作為知識創(chuàng)造基礎的管理方式與方法。員工離職在流失同時，工作難以延續(xù)，同時可能把核心知識、信息與客戶資源帶走，這將會給企業(yè)帶來另一壓力。如何確保老員工的經(jīng)驗或知識能在本企業(yè)內(nèi)延續(xù)并繼承，是企業(yè)提升企業(yè)競爭力和成長速度的一個關鍵。

以上由于員工離職后給企業(yè)帶來的直接問題，但效率難以保證，工作、知識信息等難以延續(xù)這些問題將間接影響著企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定。因而企業(yè)除了通過降低員工離職率等預防性工作減少成本，還需要考慮員工離職后負面影響并積極采取相應措施。

2、相應對策

2.1 標準化工作手冊

“標準化工作的最終目的其實就是使企業(yè)的利潤能夠最大化”。同時，對于可標準化的工作來說，標準化使企業(yè)的員工在工作中有跡可循，減少新員工耽誤老員工的時間，提高雙方效率。但手冊的編制、規(guī)范與持續(xù)更新，是目前企業(yè)需克服的困難。編制標準化工作內(nèi)容的主要有工作周期時間和工作的程序兩個要素，如此每位新上任員工都可明確工作期限及相應程序。手冊編制人員需由人力資源部門協(xié)同崗位同事共同參與，特別是對于一些知識型員工崗位，需要由專業(yè)人員對崗位知識進行分析與歸納，提煉關鍵要點；手冊只有持續(xù)更新才能確保它的適用性和發(fā)揮作用，企業(yè)需要通過營造良好氛圍或相應機制鼓勵員工周期更新手冊，如每月考核內(nèi)容根據(jù)工作手冊關鍵內(nèi)容來設定。人力資源部門人員與離職人員做好離職面談，通過面談更好地引導員工把崗位工作手冊里的不足補充起來。

2.2 流程優(yōu)化

Davenport，Jarvenpaa和Beer（1996）認為良好的流程可達成多種目標：明確顯性和隱性知識過程、知識性流程可以增加顧客價值、在流程中提升顧客滿意度、通過流程更好的分享知識、通過流程改善活動或方案的執(zhí)行。非流程化管理工作顯得隨意性，更多地依靠團隊的默契與個人判斷，新員工接手工作難以保證。而在良好的流程管理中，每個崗位只是企業(yè)工作流程中其中一個節(jié)點，需要與其他崗位工作銜接。各崗位員工可通過不同節(jié)點工作的相互推拉與監(jiān)督，按上下流程節(jié)點要求較好地完成任務。企業(yè)員工清楚明了本崗位所處工作流程節(jié)點，責任及對接部門，根據(jù)流程節(jié)點要求完成工作。

2.3 人才梯隊

企業(yè)成長與發(fā)展過程中儲備人才，這些被儲備的人才分工各異、水平閱歷不同，在接班序列上形成了錯落有致的人才梯隊，一旦企業(yè)經(jīng)歷不確定的人事變動，便有人才及時頂替或接班。人才梯隊建設除了滿足企業(yè)當下的人才需求之外，確保因離職導致職位空缺時及時填補。其次，避免了員工交接時工作低效率或中斷等問題，降低成本消耗。后備人才的有效選拔與培養(yǎng)關系到企業(yè)可持續(xù)競爭力的保持，而如何推進企業(yè)內(nèi)部后備人才梯隊建設，已經(jīng)成為多數(shù)企業(yè)領導層關注的焦點。其中導師制及輪崗制等都較好地培養(yǎng)方式。輪崗的方式讓不同崗位員工有機掌握其他部門崗位工作，避免員工因工作單一導致工作沉悶與厭倦，還可以讓同一崗位有多位員工勝任，加強內(nèi)部溝通同時，減少因?qū)閮淙瞬哦鹑瞬湃哂?，避免員工離職后的崗位空缺或交接效率低的問題。

2.4 知識共享

企業(yè)持續(xù)發(fā)展需要員工知識與經(jīng)驗的積累，但經(jīng)驗知識不能離開它的主體，因而會隨著員工離職而流失，這將約束企業(yè)發(fā)展。通過工作手冊及流程方式，企業(yè)雖可進行知識編碼而固化知識，但這類方式只適用于可外化的知識（知識傳播者可以直接講述、書寫，也可以將顯性知識編碼后以信息形式存放于物質(zhì)介質(zhì)中）。對于離職人員的工作經(jīng)驗等隱性知識，演示方式才是最好的選擇，因而導師制，員工“干中學”（Learning by Doing）是合適的方式。但讓知識主體樂意分享，需要以企業(yè)文化為基礎，能否在企業(yè)內(nèi)形成融洽開放，情感交流、親密合作和相互信任的內(nèi)環(huán)境，能否營造良好的知識共享氛圍，是克服阻礙知識共享的文化障礙的關鍵。

綜上所述，員工離職將給企業(yè)帶來多方問題，但企業(yè)通過編寫標準化工作手冊，優(yōu)化流程，建設人才梯隊及營造知識共享氛圍等措施，提高內(nèi)部效率，從無可挽留的員工當中保留無形的知識，確保員工離職后的持續(xù)管理及有效發(fā)展。

（作者單位：廣東科技學院）

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