秘書角色的錯(cuò)位與正確定位探討

劉湘香　李思民

摘要：目前我國秘書行業(yè)面臨角色定位不準(zhǔn)確、角色意識(shí)存在偏差等問題，因此，探討秘書角色的正確定位具有重要意義。本文首先重點(diǎn)探討了現(xiàn)代秘書角色存在的錯(cuò)位現(xiàn)象及原因，其次從秘書角色學(xué)習(xí)、強(qiáng)化秘書角色意識(shí)、正確對(duì)待角色失調(diào)三個(gè)方面來對(duì)秘書角色進(jìn)行正確定位。

關(guān)鍵詞：角色錯(cuò)位；角色定位；角色意識(shí)

一、前言

目前，秘書這一職業(yè)在社會(huì)中所起的作用越來越大，并且變得越來越重要。就我國當(dāng)前的秘書專業(yè)而言，其發(fā)展時(shí)間不長，各方面也不夠成熟。然而我國的秘書隊(duì)伍數(shù)量卻很龐大，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國最少有上百萬的人從事秘書這一行業(yè)，每年有大量的人通過考試獲得秘書職業(yè)資格證書，卻依然還是不能滿足國內(nèi)對(duì)秘書人才的需求。事實(shí)上，秘書行業(yè)的發(fā)展?jié)摿Ψ浅４?，我國目前?duì)于秘書行業(yè)的發(fā)展培養(yǎng)還沒有形成廣泛的培養(yǎng)系統(tǒng)，因此才會(huì)存在許多問題?，F(xiàn)在很多秘書職業(yè)工作者是沒有經(jīng)過培訓(xùn)的，要么是轉(zhuǎn)行做了秘書，要么是邊做邊學(xué)。與此同時(shí)，許多秘書因?yàn)槿狈ο到y(tǒng)的訓(xùn)練，對(duì)秘書的職責(zé)、秘書的職業(yè)道德都沒有深刻的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)與職業(yè)不符的問題。

二、現(xiàn)代秘書角色存在的錯(cuò)位現(xiàn)象及原因

秘書角色即秘書人員所扮演的社會(huì)角色，它主要包括秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)的社會(huì)關(guān)系，以及在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)系統(tǒng)中秘書人員所處的社會(huì)地位?？陀^的說，秘書人員只是領(lǐng)導(dǎo)下屬，但是又經(jīng)常由領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，從而得以參與各種管理性的活動(dòng)。同時(shí)，秘書還是處理領(lǐng)導(dǎo)與員工關(guān)系的主要負(fù)責(zé)人，是下屬與上司聯(lián)系的橋梁和紐帶。秘書角色的錯(cuò)位主要是指秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系變得扭曲，以及秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)系統(tǒng)中所處的社會(huì)地位與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生了錯(cuò)位。

（一）領(lǐng)導(dǎo)的“化身”

在工作中，常常會(huì)發(fā)現(xiàn)有的秘書打著領(lǐng)導(dǎo)的名義做事，以領(lǐng)導(dǎo)身份自居，行駛著不屬于自己的權(quán)力。秘書的定位是屬于從屬地位，并不具備實(shí)權(quán)，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理事物而不是代替領(lǐng)導(dǎo)處理事物。那么為什么會(huì)出現(xiàn)有的秘書成為領(lǐng)導(dǎo)的“化身”這一現(xiàn)象呢？結(jié)合社會(huì)現(xiàn)實(shí)以及學(xué)者們對(duì)秘書代替領(lǐng)導(dǎo)這一現(xiàn)象的研究發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因有很多。首先，領(lǐng)導(dǎo)者的官僚主義作風(fēng)。一些領(lǐng)導(dǎo)者由于長期處于高位，不學(xué)習(xí)，不勤政，很多事物都交給秘書來打理，時(shí)間一久，給大家的印象就是秘書的話就是領(lǐng)導(dǎo)的話，秘書的決定就死領(lǐng)導(dǎo)的決定，從而是秘書變成了領(lǐng)導(dǎo)的“化身”。這樣的例子非常多，比如安徽淮南原市委書記陳世禮的秘書王傳東，其在任秘書期間，因其身份特殊，多次利用職務(wù)之便，幫助安排他人與陳世禮見面，為他人在工程招標(biāo)、推銷產(chǎn)品、項(xiàng)目規(guī)劃、招商引資等方面提供便利，獲取了大量好處。這就是很明顯的秘書在領(lǐng)導(dǎo)的不作為情形之下借用了領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力來胡作非為。其次，領(lǐng)導(dǎo)的工作能力低下也是秘書成為領(lǐng)導(dǎo)“化身”的原因之一。①

（二）領(lǐng)導(dǎo)的“奴才”

現(xiàn)實(shí)生活中，經(jīng)常會(huì)聽到有人說秘書是領(lǐng)導(dǎo)的走狗，是領(lǐng)導(dǎo)的狗腿子，又或是某某秘書為虎作倀，唯命是從，將秘書定位成了領(lǐng)導(dǎo)的“奴才”。追溯這一現(xiàn)象的具體原因，國內(nèi)秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系應(yīng)該定位于上下級(jí)關(guān)系，但是有些秘書人員在內(nèi)心里會(huì)覺得自己只是附屬于領(lǐng)導(dǎo)，更嚴(yán)重的是，這些秘書在處理領(lǐng)導(dǎo)與自己的關(guān)系時(shí)只會(huì)溜須拍馬、阿諛奉承，對(duì)于工作也是言聽計(jì)從、毫無主見。最終使得秘書正確的軌道，不是輔助和服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，而是變成了聽命令的機(jī)器人，無所作為或者碌碌無為，最終導(dǎo)致錯(cuò)位現(xiàn)象。

（三）領(lǐng)導(dǎo)的“自己人”

領(lǐng)導(dǎo)將秘書視為“自己人”或秘書將自己視為領(lǐng)導(dǎo)的“自己人”也是一種很直觀的角色錯(cuò)位現(xiàn)象，介于“替身”與“奴才”之間，與二者相似又有所區(qū)別。那么，“自己人”的現(xiàn)象是什么呢？比如一些秘書的腐敗問題，領(lǐng)導(dǎo)不僅不加以遏制，而且參與其中，這不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)干部的用人失察，而且是放任自流到縱容包庇的地步了。有些領(lǐng)導(dǎo)干部往往將秘書當(dāng)作自己的家人一樣，屬于“自己人”了，領(lǐng)導(dǎo)與秘書之間的關(guān)系已經(jīng)不是那么單純了，脫離了最基本的工作關(guān)系，有的甚至狼狽為奸、上行下效，成為了最佳違紀(jì)拍檔。最直觀的案例，2002 的秘書巨貪事件，衡水市中級(jí)人民法院判處原河北省政府辦公廳副主任吳慶五死刑，緩期兩年執(zhí)行，而起訴的罪名為貪污罪、介紹賄賂罪等，最后數(shù)罪并罰，并處沒收個(gè)人全部財(cái)產(chǎn)，剝奪政治權(quán)利終身。

三、秘書角色的正確定位探討

基于前文提到的角色錯(cuò)位現(xiàn)象，可以發(fā)現(xiàn)秘書正確的角色定位是最重要的。要解決這些問題，以秘書的角度來看，一定要找準(zhǔn)角色定位。

（一）角色學(xué)習(xí)

1.形成正確的角色觀念

正確的角色觀念是建立在明確秘書的職業(yè)角色特點(diǎn)的基礎(chǔ)上的。秘書角色的正確定位需要秘書工作者進(jìn)行角色學(xué)習(xí)，了解秘書職業(yè)角色特點(diǎn)是學(xué)習(xí)的重點(diǎn)。

秘書的職業(yè)角色的特點(diǎn)是多樣性的。秘書職責(zé)的多樣性決定了秘書角色的多樣性。在秘書的實(shí)際工作中，秘書工作千頭萬緒，涉及面廣，范圍和內(nèi)容極其豐富，是多方面的。就其活動(dòng)范圍而言，黨政軍群，各行各業(yè)，秘書無處不在，因此其角色行為延伸廣泛，無所不容。而且秘書的工作內(nèi)容也是多樣性的，包括公文寫作、公務(wù)接待、商務(wù)談判等，在生活中也如領(lǐng)導(dǎo)的管家一般。秘書在工作中分別扮演了助手、參謀、管理者、作家、公關(guān)員、接待員等角色。

秘書職業(yè)角色的特點(diǎn)具有多重性。秘書的主要職責(zé)是輔助領(lǐng)導(dǎo)完成工作的，目的是服從令你感到活動(dòng)的既定目的。但是秘書也是秘書活動(dòng)的主體，在秘書的工作過程中也會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)產(chǎn)生影響，這就說明秘書在特定的條件下也是主角。秘書如不能正確認(rèn)識(shí)職業(yè)角色的雙重性，勢(shì)必會(huì)造成角色認(rèn)知的錯(cuò)位和越位，在工作中出現(xiàn)越權(quán)和失職現(xiàn)象。

2.學(xué)習(xí)角色技能

角色技能是否完善和嫻熟，影響角色扮演的順利進(jìn)行。作為一名優(yōu)秀的秘書，在扮演秘書這個(gè)角色的時(shí)候，必須具備良好的角色技能，就是明白該做什么，什么該做，該怎么做。

公文寫作技能。公文寫作是秘書最基礎(chǔ)的職能，秘書這一職業(yè)最開始出現(xiàn)就是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的事物過于繁雜，處理的瑣碎事物過多，其中最主要的就是各種公文的寫作。這時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)就需要一個(gè)能幫忙處理這些事物的幫手，使自己得以從中解脫出來，有更多的精力來決策。秘書由此而生。公文的文種很多，秘書需要進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。不同的情況需要不同的文種來進(jìn)行傳達(dá)。

參謀公關(guān)能力。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，那么就必須具備參謀能力和相應(yīng)的公關(guān)能力。一個(gè)不具備參謀能力的秘書，決不會(huì)是一個(gè)好的秘書。秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策的時(shí)候是可以提出有建設(shè)性意見的。雖然秘書并不具備實(shí)權(quán)，但秘書是與領(lǐng)導(dǎo)接觸最多的人，領(lǐng)導(dǎo)的每一次決策幾乎都會(huì)通過秘書來傳達(dá)，有的領(lǐng)導(dǎo)在決策的時(shí)候會(huì)詢問秘書的意見。這就需要秘書具備主觀能動(dòng)性，在工作中不斷的鍛煉學(xué)習(xí)參謀能力。當(dāng)然，參謀是建立在正確的參謀意見之上，不能隨意提出意見，左右領(lǐng)導(dǎo)的思想，該做的做，不該做的就不做。

掌握秘書禮儀。禮儀是社會(huì)文化的一種表現(xiàn)，中國素來就是禮儀之邦，社會(huì)對(duì)禮儀是非常重視的。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，也是具有一定社會(huì)地位的。由于這層關(guān)系的存在，在禮儀方面，秘書就需要特別重視。秘書的日常工作與禮儀息息相關(guān)，最常見的就是商務(wù)接待。

（二）強(qiáng)化秘書角色意識(shí)

秘書的角色意識(shí)最重要的就是樹立服務(wù)意識(shí)。秘書的存在就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是處于輔助地位，這就決定了服務(wù)意識(shí)的重要性。秘書的所有工作都是建立在領(lǐng)導(dǎo)的意圖之下的。秘書在組織或機(jī)關(guān)中，所扮演的角色是助手，這就要求秘書須按照社會(huì)對(duì)被領(lǐng)導(dǎo)者所期望的行為規(guī)范進(jìn)行活動(dòng)，遵循下級(jí)服從上級(jí)的組織原則。秘書工作紛繁復(fù)雜，其基本職責(zé)可分為兩大類：“參與政務(wù)”—根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，進(jìn)行調(diào)查研究，收集、綜合信息，提出建議、辦法；督促檢查、協(xié)調(diào)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)?！稗k理事務(wù)”—一完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)事項(xiàng)和公文處理，會(huì)務(wù)組織，接待來訪等常規(guī)性工作②。秘書角色的行為是建立在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為基層服務(wù)以上，“服務(wù)”是秘書活動(dòng)的主旋律。強(qiáng)化秘書的角色意識(shí)首先就得樹立服務(wù)意識(shí)，將工作的出發(fā)點(diǎn)建立在服務(wù)之上。這就要求秘書人員甘于奉獻(xiàn)，甘當(dāng)配角。

強(qiáng)化秘書角色的綜合性。秘書的工作囊括了很多方面，千頭萬緒，工作范圍廣，工作內(nèi)容繁瑣雜多，這就說明秘書是一個(gè)非常綜合的職業(yè)。就工作范圍而言，黨政機(jī)關(guān)、民營企業(yè)、國企等都需要秘書。工作內(nèi)容在上文也有提到，比如公文起草、會(huì)議組織、后勤、談判接待等。秘書的服務(wù)是多方位的，這就可以使領(lǐng)導(dǎo)的壓力變輕，有助于領(lǐng)導(dǎo)將更多的精力用來決策。強(qiáng)化秘書角色的綜合性意識(shí)，就是讓秘書在工作中能更好的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，做好各方面的統(tǒng)籌工作。領(lǐng)導(dǎo)者要穩(wěn)妥的指揮全局，這就必須要求秘書經(jīng)常直接的參謀，并且擔(dān)任助手來與領(lǐng)導(dǎo)相接應(yīng)。在這說明秘書在限定的職權(quán)范圍內(nèi)，要從全局角度輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效進(jìn)行決策，行駛部分指揮職能，提供的輔助服務(wù)要具備多元化、多方位以及多功能的輔助服務(wù)作用。

（三）重視角色期待，正確對(duì)待角色失調(diào)

秘書存在角色定位不準(zhǔn)確的問題很大部分的原因是因?yàn)槊貢诠ぷ髦械慕巧诖?，無法正確對(duì)待角色失調(diào)的問題。

正確的角色期待。由于秘書的工作成果都體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的工作成果之中，不可能像其他職業(yè)那樣能夠很直接的讓別人看到自己的勞動(dòng)成果，這就使得秘書人員覺得工作沒前途，提不起工作熱情。從事秘書這一職業(yè)，需要認(rèn)真的對(duì)待自己的角色期待，因?yàn)閷?duì)于組織來說，你是不可或缺的，期待是相互的，你在期待工作成果得到認(rèn)同的時(shí)候，別人都在期待著你能給他們提供更好的服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)期待秘書是參謀助手，部門期待秘書“上情下達(dá)，下情上傳”是樞紐，公眾期待秘書公關(guān)協(xié)調(diào)是橋梁。這種期行，構(gòu)成了秘書角色行為的主要內(nèi)容③。

正確區(qū)分配角意識(shí)與主角意識(shí)。秘書不能因?yàn)樽约菏桥浣嵌幱诒粍?dòng)狀態(tài)；又不能超越自己的地位，越權(quán)行事，過于主動(dòng)。而要在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)之下學(xué)會(huì)掌握分寸，在長期的實(shí)踐中不斷的鍛煉自己區(qū)分角色的意識(shí)，換句話說，不管在什么時(shí)間和地點(diǎn)以及條件下，自己應(yīng)該扮演配角；什么時(shí)間和地點(diǎn)以及條件下，自己可以扮演主角或暫時(shí)的代理主角。優(yōu)秀而稱職的秘書必須具有基本的配角意識(shí)和在特定條件下的主角意識(shí)，這里最關(guān)鍵的是價(jià)值取向必須正確，擁有自己的特色。作為秘書，追求表面的地位和榮譽(yù)是不可取的，應(yīng)該體現(xiàn)自己工作的實(shí)際價(jià)值，以為社會(huì)貢獻(xiàn)為滿足。就像建筑工人，建造了多少高樓別墅，自己卻住在簡易的工棚；比如教師，一生都在培育他人，為國家培育人才，犧牲自我，為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。秘書必須有這樣清醒而又全面的認(rèn)識(shí)，才能經(jīng)常保持平衡的心態(tài)，在工作中的找到優(yōu)勢(shì)與樂趣，能夠容忍很多時(shí)候遇到的煩惱與不公，排遣心里受到的委屈與不公，更加的喜愛和從事秘書工作。

正確對(duì)待角色失調(diào)。在現(xiàn)實(shí)生活中，一個(gè)人要同時(shí)扮演幾個(gè)不同的角色，這些不同的角色因各自的職責(zé)、任務(wù)和角色期望不同，相互之間存在著矛盾和沖突；角色扮演遇到矛盾和障礙，不能順利進(jìn)行甚至失敗，就叫做角色失調(diào)。角色失調(diào)勢(shì)必影響工作的正常進(jìn)行。每個(gè)行業(yè)都會(huì)存在角色失調(diào)問題，秘書行業(yè)也不例外。在秘書工作中我們必須正確的對(duì)待角色失調(diào)，解決角色失調(diào)一定要對(duì)癥下藥。解決角色失調(diào)要求秘書分清角色層次，能適應(yīng)不同環(huán)境之下的不同角色之間的轉(zhuǎn)換，努力提高自身的修養(yǎng)，使自己能更好的適應(yīng)各種角色。在生活和工作中找準(zhǔn)自己的位置，在其位謀其職，善于把握各方面的情況，能夠自我調(diào)試，是自己不管在何種狀況下都能快速的調(diào)整過來。

（作者單位：湖南商學(xué)院）

注解：

①柳雯、羅雨晨：《秘書角色的錯(cuò)位——少數(shù)秘書工作者失足背景和原因初探》[J]，2009年9月，江蘇徐州師范大學(xué)文學(xué)院.

②季偉：《秘書角色芻議》[J]，《南通職大教學(xué)研究》1994年第1期.

③季偉：《秘書角色芻議》[J]，《南通職大教學(xué)研究》1994年第1期.

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[2]楊樹森 論我國高校秘書專業(yè)教育存在的問題及對(duì)策[J].秘書之友，2006 年第 3 期

[3]孫 龍，姚成福.從秘書的定義解析秘書的角色意識(shí)與價(jià)值取向[J].甘肅科技縱橫，2005年第1期。