高校學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)研究

吳妮真

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)交流和溝通方式已逐步被電子信息化取代，以文字、圖像、聲音等多媒體介質(zhì)為表現(xiàn)形式的電子文檔無處不在，信息化資料已成為人類社會活動的戰(zhàn)略資源。而學(xué)校學(xué)生人數(shù)劇增，學(xué)生信息呈爆炸性增長，在計(jì)算機(jī)成本日益下降的前提下，學(xué)校對學(xué)生檔案的電子化管理要求日益強(qiáng)烈。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；電子化；存儲安全

中圖分類號：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）20-0006-02

1 學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀分析

目前， 高校學(xué)生檔案多數(shù)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式保存管理，傳統(tǒng)方式存在以下幾方面的問題：

巨大的人力物力。檔案管理包括采集、編碼、入庫、檢索等諸多流程，其中大量重復(fù)的工作，而學(xué)校每年都有大量新生、畢業(yè)生，因此每年有大量的新增或遷出，而在校生本身就會有新增的檔案資料，因此檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動頻繁、等特點(diǎn)，加上其他檔案的維護(hù)、保存等，沒有充足的人力及存儲空間是無法滿足管理需求的。

查閱方式繁鎖。檔案檢索調(diào)檔，首先檔案管理人員要查閱紙制目錄，不斷翻看確定檔案所在的卷柜，而后調(diào)出，接著又要經(jīng)過查詢?nèi)藛T的反復(fù)翻看，對于不斷增加的學(xué)生檔案和每天大量的查詢?nèi)藬?shù)來說，煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

無法保證檔案完整性。檔案的原件經(jīng)常被查詢?nèi)藛T反復(fù)的查詢、翻看和復(fù)印，面對大量的查詢?nèi)藬?shù)，難以永久完整的保存原件，而且高溫、潮濕、強(qiáng)光等環(huán)境因素也會縮短檔案的保存壽命。

遠(yuǎn)距離傳遞頻繁：由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生，學(xué)生的流動性強(qiáng)，所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。

2 電子化管理的優(yōu)勢

1）大大減輕檔案工作人員的工作量，提高檔案的日常管理效率。

2）能夠快速查閱到各種檔案資料，大大提高了工作效率。

3）查閱檔案時(shí)不使用原件，完全保留檔案的原貌，提高檔案查閱的準(zhǔn)確性和可信度，延長檔案的保存期限。

4）通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的異地查詢，消除了因地域而帶來的通信障礙。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 模塊設(shè)計(jì)

3.1.1 用戶管理

對用戶登錄口令、操作權(quán)限進(jìn)行管理，采用分級分組管理的方式，可以分為系統(tǒng)管理員、檔案管理員、查詢?nèi)藛T等，權(quán)限分為查詢、修改、掃描等；通過系統(tǒng)身份驗(yàn)證的用戶，在系統(tǒng)使用過程中，由于其自身的角色、崗位的不同，用戶能夠訪問的系統(tǒng)功能不同，看到的系統(tǒng)信息也不同。我們采用基于角色的權(quán)限控制的思路來達(dá)到系統(tǒng)安全權(quán)限控制的目的，在同一個(gè)應(yīng)用中，每個(gè)角色對應(yīng)一定的權(quán)限，每個(gè)人會被賦予一個(gè)或者多個(gè)角色。如系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的實(shí)施和配置以及初始化設(shè)置等工作，并且可以來分配應(yīng)用的管理員。系統(tǒng)管理員具有最高的系統(tǒng)部署方面的權(quán)限，但并不意味著他具有訪問系統(tǒng)全部資源的權(quán)限，比如，某些安全級別較高的數(shù)據(jù)，僅僅授權(quán)給了某幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)訪問，而其他人（包括系統(tǒng)管理員）是不能訪問的，那么，系統(tǒng)管理員就無法訪問該數(shù)據(jù)。檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案的掃描、錄入等編輯和修改工作。查詢?nèi)藛T則只能進(jìn)行檔案查詢、瀏覽。用戶被授予一定的角色后，系統(tǒng)會根據(jù)該角色對應(yīng)的權(quán)限控制用戶對系統(tǒng)資源的訪問能力。

3.1.2 系統(tǒng)維護(hù)

維護(hù)工作包括保障系統(tǒng)正常運(yùn)行，更新和充實(shí)信息資料，排除和修正檔案系統(tǒng)的錯(cuò)誤，改進(jìn)和完美系統(tǒng)的功能，網(wǎng)絡(luò)和信息安全監(jiān)控等。

3.1.3日志管理

日志包括系統(tǒng)日志、借閱日志和鑒定日志三部分系統(tǒng)。系統(tǒng)日志提供了完備的系統(tǒng)操作記錄，如：登陸系統(tǒng)、錄入數(shù)據(jù)、瀏覽電子文件等。系統(tǒng)日志還可以記錄操作人的詳細(xì)信息。日志庫記錄了文檔系統(tǒng)的全部操作，并提供日志打印、備份等功能，對操作員每個(gè)操作及操作結(jié)果進(jìn)行記錄，可以瀏覽、查詢、打印、備份，為事故診斷和責(zé)任判別提供了依據(jù)。

3.1.4 建立索引

在掃描前為一批業(yè)務(wù)檔案輸入其共同特征值作為批次索引信息。人工錄入方式錄入檔案要素，與檔案資料文件建立對應(yīng)關(guān)系。

3.1.5 檔案管理

檔案管理包括數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編等工作。紙質(zhì)檔案要通過掃描形成圖片文件，再上傳到服務(wù)器保存。電子檔案可直接上傳至服務(wù)器。對模糊、重疊、折角等不合格的圖片文件進(jìn)行重掃、補(bǔ)掃并提交服務(wù)器；保證電子檔案的完整性和真實(shí)性。

3.1.6 檔案查詢

系統(tǒng)支持用戶按照多種查詢方式進(jìn)行檔案查詢，包括根據(jù)檔案類型、日期等進(jìn)行分類查詢，并可按入學(xué)日期、學(xué)號、姓名等要素分別進(jìn)行查詢，也可按上述要素組合進(jìn)行查詢。系統(tǒng)還支持根據(jù)上述字段進(jìn)行范圍性的模糊查詢。

3.1.7 光盤制作

光盤制作功能能夠把文檔系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)和電子文件刻錄在標(biāo)準(zhǔn)光盤里，實(shí)現(xiàn)脫機(jī)備份，如果文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，還可以提供光盤恢復(fù)。查詢?nèi)藛T也可將查詢的檔案信息刻錄至光盤，以便長期保存。

3.1.8 統(tǒng)計(jì)報(bào)表

統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以對所有文檔進(jìn)行自定義的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出，用戶擁有充分的自定義權(quán)限，根據(jù)需要對學(xué)生的各方面數(shù)據(jù)進(jìn)行各種形式的自定義統(tǒng)計(jì)，并按不同標(biāo)準(zhǔn)生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印輸出。

系統(tǒng)功能模塊如圖1所示：

圖1 高校學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)

3.2 存儲安全性設(shè)計(jì)

存儲安全是數(shù)據(jù)中心安全的重要部分。當(dāng)前主要有三種存儲架構(gòu)：DAS（直連存儲）、NAS（網(wǎng)絡(luò)附加存儲）、SAN（存儲 區(qū)域網(wǎng)絡(luò)）。DAS是直接連接到一個(gè)單一的系統(tǒng)。NAS是通過Ethernet LAN網(wǎng)絡(luò)的方式來訪問文件。SAN是通過一個(gè)存儲網(wǎng)絡(luò)來訪問，現(xiàn)在典型的是FC（光纖通道）SAN。對于關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)采用高級加密技術(shù)，比如加密標(biāo)準(zhǔn)（Data Encryption Standard，DES）、三重DES（Triple-DES）、高級加密標(biāo)準(zhǔn)（Advanced Encryption Standard，AES）中止所有不用的交換機(jī)和其他設(shè)備中的管理端口。更改設(shè)備管理密碼，用更復(fù)雜的密碼，必須包含字母和數(shù)字。通常要避免使用常規(guī)的字典里的詞匯或其他術(shù)語，因?yàn)檫@樣很容易被入侵者猜到。必須要用至少一層防火墻將存儲設(shè)備上的LAN管理端口與廣為訪問的網(wǎng)絡(luò)隔離開來。由于存儲設(shè)備以及可以在數(shù)據(jù)中心利用集中認(rèn)證，數(shù)據(jù)中心的存儲設(shè)備還可以進(jìn)行基于角色的授權(quán)。同時(shí)制定一個(gè)完整而周詳?shù)拇鎯Π踩?jì)劃，內(nèi)容包含具體實(shí)施人員，程序，設(shè)備。采用冗余磁盤陣列技術(shù)（RAID）：服務(wù)器的磁盤RAID5技術(shù)，以保證磁盤上數(shù)據(jù)可靠性。采用數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)技術(shù)：用DVD/CD/磁帶對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和文檔服務(wù)器的數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行備份，可以采取增量備份和全備份相結(jié)合的備份策略，磁帶可以輪轉(zhuǎn)使用。用只讀光盤對數(shù)據(jù)進(jìn)行永久備份。Rac技術(shù)：對于關(guān)鍵服務(wù)器比如數(shù)據(jù)庫服務(wù)器可以考慮采取Oracle Rac技術(shù)，保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在單點(diǎn)故障時(shí)可以自動恢復(fù)。

4 總結(jié)

系統(tǒng)采用前臺作業(yè)系統(tǒng)和后臺錄入系統(tǒng)，前臺負(fù)責(zé)文檔整理、文檔掃描和文檔還原即可，對于掃描后的文檔影像，通過圖片切割，然后傳輸?shù)胶笈_錄入系統(tǒng)，自動分發(fā)給錄入操作員，實(shí)現(xiàn)錄入，進(jìn)一步提高了工作效率。另外，檔案進(jìn)入系統(tǒng)錄入前，每份檔案會建立索引，在任何時(shí)候需要查找原文檔，都可以根據(jù)索引進(jìn)行蹤到。對于差錯(cuò)文檔，也能通過索引準(zhǔn)確找到文件。

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