試論如何做好新常態(tài)下的秘書工作

摘要：當(dāng)前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，秘書工作面臨著新的形勢(shì)、要求和任務(wù)，職業(yè)特點(diǎn)發(fā)生了較大變化，對(duì)秘書工作和秘書素質(zhì)提出了新的更高要求。本文結(jié)合新的發(fā)展形勢(shì)，就如何做好新常態(tài)下的秘書工作進(jìn)行簡(jiǎn)要論述。

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-864X（2015）06-0196-02

秘書工作者是一個(gè)單位或部門調(diào)查研究、信息綜合、后勤保障、上呈下達(dá)的中堅(jiān)力量，是單位的“振動(dòng)器”、領(lǐng)導(dǎo)的“助聽機(jī)”、同事的“傳真線”，做好秘書工作十分重要。在新常態(tài)下,對(duì)秘書工作和秘書素質(zhì)提出了新的更高要求。

一、新常態(tài)下秘書工作面臨的新形勢(shì)、新要求、新任務(wù)

1.秘書工作面臨的新形勢(shì)。黨的十八大以來，黨中央從堅(jiān)持和發(fā)展中國(guó)特色社會(huì)主義全局出發(fā)，提出并形成了“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局。同時(shí)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)抓發(fā)展的意識(shí)越來越強(qiáng)，謀發(fā)展的責(zé)任越來越重，促發(fā)展的舉措越來越實(shí)；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所承擔(dān)的責(zé)任越來越大，需要辦的事情越來越多，在全面建成小康社會(huì)、全面深化改革、全面依法治國(guó)、全面從嚴(yán)治黨進(jìn)程中起著重要作用。秘書人員為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和做好保障非常重要，對(duì)怎樣做好秘書工作提出了新的更高要求。

2.秘書工作面臨的新要求。2014年《秘書工作》第4期全文發(fā)表了習(xí)近平總書記于1990年3月撰寫的《秘書工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心》,他從理論和實(shí)踐相結(jié)合的高度闡述了秘書工作的重要性、基本修養(yǎng)與能力技巧,對(duì)在新常態(tài)下提高秘書的素質(zhì)和工作水平提供了重要遵循。特別是習(xí)近平總書記視察中辦工作時(shí)，對(duì)辦公室工作提出了“五個(gè)堅(jiān)持”的要求，“五個(gè)堅(jiān)持”抓住了辦公室工作的根本，是衡量每一位辦公室工作人員特別是文秘人員工作成效的重要標(biāo)準(zhǔn)。作為秘書人員，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記重要講話和指示精神，以“五個(gè)堅(jiān)持”為標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高“三服務(wù)”質(zhì)量和水平。

3.秘書工作面臨的新任務(wù)。一是承擔(dān)的職能越來越多。目前，許多秘書除了承擔(dān)文字材料起草的一般職責(zé)外，還承擔(dān)了辦文、辦事等職能，工作領(lǐng)域越來越寬。二是承擔(dān)的任務(wù)越來越重。不僅要承擔(dān)常規(guī)性工作，而且一些新開展的、臨時(shí)性的工作也落到秘書的頭上，工作內(nèi)容更加豐富，工作責(zé)任更加重大。三是突發(fā)性、緊急性的事情越來越多。許多復(fù)雜的問題需要秘書牽頭處理，時(shí)間緊、任務(wù)重，妥善處理的難度大。面對(duì)這些新情況、新變化，要求秘書人員務(wù)必從思想上引起高度重視，在認(rèn)識(shí)上有個(gè)根本轉(zhuǎn)變。

二、新常態(tài)下秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)及變化

新常態(tài)下，秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了很大的變化。為適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，當(dāng)前秘書工作呈現(xiàn)以下職業(yè)特點(diǎn)和變化：

1.從技能性工作向智能性工作轉(zhuǎn)化。

現(xiàn)代秘書處在一個(gè)嶄新的信息時(shí)代，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的日趨復(fù)雜化與科學(xué)化，領(lǐng)導(dǎo)者智能水平的不斷提高，秘書職能的不斷強(qiáng)化和擴(kuò)大，客觀上都要求秘書的素質(zhì)有一個(gè)新的突破。從秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)來看，必須具備三個(gè)層次：一是基礎(chǔ)知識(shí)，包括科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，馬克思主義基本理論知識(shí)和法律法規(guī)基本知識(shí)；二是專業(yè)知識(shí)，包括秘書專業(yè)知識(shí)和行業(yè)專業(yè)知識(shí)；三是輔助知識(shí)，包括歷史知識(shí)，管理學(xué)知識(shí)，心理學(xué)知識(shí)，社會(huì)交往知識(shí)等?？傊F(xiàn)代秘書不再是以往的傳統(tǒng)技能型秘書，而是屬于智囊型人物，是智能性的群體。

2.從事務(wù)性服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)化。

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，秘書工作的科技含量越來越高，21世紀(jì)的秘書工作，將是一個(gè)知識(shí)、信息高度密集的領(lǐng)域。秘書所從事的工作已不僅僅限于辦文，辦事，辦會(huì)等一般性工作，而是以信息為載體，把做好信息工作作為參謀協(xié)調(diào)，催辦，督辦的基礎(chǔ)和手段，將采集到的各種信息進(jìn)行分析、處理、加工，提出預(yù)案，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策降低風(fēng)險(xiǎn)度。從某種意義上說，信息的參謀作用是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必不可少的最經(jīng)濟(jì)有效的工具，秘書提供的信息直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策的正誤。因此，現(xiàn)代秘書必須具有很強(qiáng)的信息意識(shí)和信息服務(wù)能力。

3.被動(dòng)輔佐職能向主動(dòng)配合職能轉(zhuǎn)化。

輔佐性是與主導(dǎo)性相對(duì)而言的。從管理系統(tǒng)看，領(lǐng)導(dǎo)始終處于主導(dǎo)地位，屬于決策管理的中心；秘書和秘書部門則處于從屬地位，是為了保證領(lǐng)導(dǎo)者順利地進(jìn)行工作。也就是說，秘書和秘書部門不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而單獨(dú)存在，具有明顯的輔佐性功能。在管理活動(dòng)中，我們可以把管理工作視為主導(dǎo)系統(tǒng)，而秘書工作視為輔助系統(tǒng)。但是，在一般情況下，主導(dǎo)系統(tǒng)運(yùn)行的成敗，在很大程度上是由輔助系統(tǒng)的運(yùn)行效率來決定。所以從根本上說，秘書工作的效率決定了秘書工作的重要性，秘書是被動(dòng)輔佐還是主動(dòng)配合，可看出秘書工作能力的強(qiáng)弱，是判斷一個(gè)秘書是否合格的標(biāo)準(zhǔn)，也是衡量和評(píng)價(jià)秘書人員綜合素質(zhì)高低的重要方面。

三、新常態(tài)下做好秘書工作必須強(qiáng)化五種能力

面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，秘書人員必須與時(shí)俱進(jìn)，自加壓力，加快提高各項(xiàng)工作能力，才能正確履行崗位職責(zé)。

1.強(qiáng)化政治意識(shí)，提升政治素養(yǎng)。秘書工作的政治性很強(qiáng)，因此良好的政治素質(zhì)是秘書工作者必須具備的第一素質(zhì)。首先，政治立場(chǎng)要穩(wěn)。始終堅(jiān)持正確的政治方向，在大是大非面前，在大風(fēng)大浪面前，務(wù)必要站穩(wěn)腳跟。要保持政治敏感性，堅(jiān)決貫徹上級(jí)的方針政策，不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。其次，政治紀(jì)律要嚴(yán)。要講黨性、講原則，以嚴(yán)格的紀(jì)律管好自己的嘴，管好自己的手。秘書經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常參加一些會(huì)議，了解的情況比別人多、比別人早，所做的事情和工作容易引起人們的關(guān)注。秘書在這些問題上要有高度的政治責(zé)任感，要慎言謹(jǐn)行，說話辦事要三思而行，力戒信口開河，隨便透漏消息。

2.強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，豐富知識(shí)涵養(yǎng)。學(xué)習(xí)是做好工作的前提。面對(duì)新的形勢(shì)和任務(wù)，秘書的責(zé)任更重了，工作范圍更寬了，工作標(biāo)準(zhǔn)更高了。要想不掉隊(duì)、不落伍，唯一的辦法就是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)?！胺艞墝W(xué)習(xí)，就是放棄了進(jìn)步；選擇學(xué)習(xí)，就是選擇了明天；抓緊學(xué)習(xí)，就是抓住了未來”。要牢固樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，把學(xué)習(xí)當(dāng)成一種責(zé)任、一種追求、一種境界、一種風(fēng)尚，在不斷學(xué)習(xí)中改造自我、創(chuàng)新自我、提升自我。既要學(xué)習(xí)政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)，又要廣泛涉獵市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、管理科學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)及自然科學(xué)等各方面的知識(shí)；既要向書本學(xué)習(xí)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，而且要深入基層，向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，向群眾學(xué)習(xí)。只有具備寬闊的視野和良好的知識(shí)素養(yǎng)，才能站得高、看得遠(yuǎn)、想得深、謀得全，使自己在復(fù)雜多變的環(huán)境中把握局勢(shì)、駕馭矛盾、應(yīng)對(duì)自如。

3.強(qiáng)化溝通意識(shí)，提升協(xié)調(diào)能力。溝通是傳遞各方面信息，表達(dá)個(gè)人意愿，了解他人意圖的重要途徑；協(xié)調(diào)是加強(qiáng)各方面協(xié)作，快速推進(jìn)工作的有效方式。秘書人員掌握好溝通協(xié)調(diào)技巧，對(duì)履行辦文和辦事兩大職能具有極大的促進(jìn)作用。秘書人員在與他人溝通前，要明確溝通的目的意圖、溝通對(duì)象、信息內(nèi)容、方式方法和時(shí)間安排。在溝通時(shí)，要做到謙虛和藹，言語得體，舉止大方，給人以自信從容的良好印象。秘書人員的協(xié)調(diào)主要是上下協(xié)調(diào)和左右協(xié)調(diào)。秘書人員在上下協(xié)調(diào)時(shí)，要把握全面、客觀、真實(shí)的原則，忠于客觀事實(shí)，做到準(zhǔn)確完整，不帶私念、偏見和成見，讓領(lǐng)導(dǎo)了解事實(shí)真相，不誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策，不延誤工作推進(jìn)。左右協(xié)調(diào)就是積極主動(dòng)地發(fā)揮好協(xié)作、配合、支持等方面的作用，將秘書工作與其他工作有機(jī)結(jié)合，協(xié)調(diào)推進(jìn)，促進(jìn)各項(xiàng)工作整體提高。

4.強(qiáng)化調(diào)研意識(shí)，提升分析能力。調(diào)研分析是秘書人員發(fā)揮參謀助手作用的主要方式。秘書人員在加強(qiáng)調(diào)查研究過程中，要注重吃透上情、掌握內(nèi)情、熟悉外情。吃透上情，就是要通過讀報(bào)紙、學(xué)文件、學(xué)講話等方式，及時(shí)了解上級(jí)的最新會(huì)議精神和工作動(dòng)向，增強(qiáng)各項(xiàng)工作的前瞻性；注重掌握內(nèi)情，就是要注意收集基層單位、部門單位的工作情況。特別要注重把服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的過程，作為向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)的過程，搶抓跟隨領(lǐng)導(dǎo)下基層了解情況、指導(dǎo)工作的寶貴時(shí)機(jī)，及時(shí)將基層的實(shí)際情況、領(lǐng)導(dǎo)的指示精神認(rèn)真記錄下來，增強(qiáng)日常工作的指導(dǎo)性和針對(duì)性；熟悉外情，就是充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)高效、快捷的優(yōu)勢(shì)，大量查閱外部的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，分類整理，認(rèn)真學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)干好工作的信心和把握。

5.強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，樹立進(jìn)取精神。創(chuàng)新是時(shí)代前進(jìn)的要求，是事業(yè)發(fā)展的需要。當(dāng)代國(guó)際國(guó)內(nèi)形勢(shì)瞬息萬變，比以往任何時(shí)候都更加依賴于創(chuàng)新。作為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供參謀服務(wù)的秘書人員，必須把開拓創(chuàng)新作為推進(jìn)工作的強(qiáng)大動(dòng)力，增強(qiáng)創(chuàng)新的膽略，采取創(chuàng)新的舉措，不斷地在繼承中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中突破。要?jiǎng)?chuàng)新工作思維，解放思想、更新觀念放，努力用新理念、新思路推進(jìn)工作，用新標(biāo)準(zhǔn)、新要求檢驗(yàn)工作。要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，圍繞工作程序的創(chuàng)新，探索辦文、辦會(huì)、辦事等各項(xiàng)工作的規(guī)律，大膽實(shí)踐，勇于探索,摸索出行之有效的工作方法，確保各項(xiàng)工作順利開展。要?jiǎng)?chuàng)新工作作風(fēng)，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，求真務(wù)實(shí)，善謀多干。只有這樣，才能不斷提高工作質(zhì)量和效率，在為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)過程中提高自己的能力。

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層。對(duì)于中心整體的劃分。這樣的布局能很方便的解決一整棟樓居民的日常生活需要，也與我們城市縱向化的主題得到很好的統(tǒng)一。

（3）景觀規(guī)劃區(qū)。

觀規(guī)劃區(qū)是供居民欣賞自然風(fēng)景，休閑娛樂的區(qū)域。為了使景觀規(guī)劃區(qū)更好的融入這個(gè)新型建筑設(shè)計(jì)方案中，我們做了既現(xiàn)代又溫馨的休閑環(huán)境。

4.建筑樓體的旋轉(zhuǎn)。

為了使“未來之城”的居民都能享受到陽光，通過機(jī)械裝置使建筑能夠?qū)崿F(xiàn)勻速周期性旋轉(zhuǎn)，使每一戶居民都能享受到陽光的照射，欣賞到不同的風(fēng)景。建筑連接層固定不隨樓體旋轉(zhuǎn)，而是作為休閑區(qū)給居民提供一個(gè)放松、休閑娛樂的空間。

5.新型能源的利用。

在未來的社會(huì)生活中，新型能源的利用是必不可少，既節(jié)省了有限的能源，又有利于環(huán)保?！拔磥碇恰痹诿恳粋€(gè)單層的立面都附有太陽能電池板，居住區(qū)也有大量的太陽能樹。風(fēng)能、太陽能以及地?zé)崮艿睦每梢詽M足建筑內(nèi)部居民的能源需求，也可以為樓梯的旋轉(zhuǎn)提供動(dòng)力。

五、結(jié)語

“中國(guó)未來之城——新型城市建筑設(shè)計(jì)”這一構(gòu)想是希望通過“立體城市，生態(tài)城市”的設(shè)計(jì)理念，以先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)為依托，利用新型能源、新材料、新技術(shù)建立起來的一個(gè)龐大的城市生態(tài)系統(tǒng)，用以解決我們已經(jīng)所面臨的環(huán)境、資源以及土地問題，并為人們建立一個(gè)美好的生活環(huán)境。同時(shí)我們也希望通過我們的設(shè)計(jì)來呼吁人們減少對(duì)環(huán)境的污染以及對(duì)大自然資源的吞噬，最終實(shí)現(xiàn)人與自然和諧相處的美好愿景。