信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展

吳寧寧

摘 要：在社會(huì)全面進(jìn)步、現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，先進(jìn)管理理念以及技術(shù)的廣泛引入為檔案管理開辟了新的路徑。而作為檔案管理工作的重要領(lǐng)域，人力資源檔案管理在信息化語境下，必須打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式以及發(fā)展歷史的制約，充分利用網(wǎng)絡(luò)化、電子化以及數(shù)字化手段，來不斷加快自身的信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。通過提高人力資源檔案的使用率，來實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢(shì)共享。對(duì)此，本文從信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的意義著手，通過對(duì)其管理原則的分析，就具體的轉(zhuǎn)型方法提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代語境；人力資源檔案管理；人才戰(zhàn)略

勞動(dòng)力資源又稱為人力資源，是一個(gè)國(guó)家或地區(qū)所具有的能夠推動(dòng)整個(gè)社會(huì)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的人的總和。人力資源是社會(huì)生產(chǎn)以及發(fā)展的先決條件，而對(duì)于人力資源檔案管理工作而言，其就是為推進(jìn)人力資源管理工作而產(chǎn)生的各類信息資源。信息化時(shí)代在各類電子技術(shù)的發(fā)展以和推動(dòng)下，人力資源檔案管理工作也在不斷被“信息化”，這是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。只有利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)、依托網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字手段，才能實(shí)現(xiàn)信息資源的優(yōu)勢(shì)共享，發(fā)揮出人力資源檔案管理的實(shí)質(zhì)作用。

1 信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型的意義

首先，人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型，是信息化時(shí)代語境下實(shí)現(xiàn)發(fā)展的必然要求。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來以及信息技術(shù)的高速發(fā)展，促使越來越多的人認(rèn)識(shí)到當(dāng)代競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)質(zhì)就是人才戰(zhàn)略的競(jìng)賽。鑒于此，人力資源管理也在整個(gè)管理過程中，上升到戰(zhàn)略決策的高度，而信息化的轉(zhuǎn)型方向也成為其高速前進(jìn)的重要途徑。于是傳統(tǒng)手動(dòng)的人力資源管理方法逐漸被高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化檔案管理方法所替代。

其次，人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型，是促使其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要途徑。由于檔案管理本身對(duì)于環(huán)境選擇的挑剔性以及保管方式的特殊性，促使其長(zhǎng)久以來一直處于半封閉、甚至是全封閉的管理狀態(tài)。面對(duì)信息化時(shí)代的到來，這種落后的管理方式顯然已經(jīng)無法滿足人們對(duì)于人力資源檔案管理的需求，故而伴隨信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣為利用，人力資源檔案信息化轉(zhuǎn)型的迫切程度愈發(fā)顯現(xiàn)，故而積極推進(jìn)其信息化建設(shè)不僅有助于提高全社會(huì)對(duì)人力資源信息的有效開發(fā)與利用，還有助于實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)勢(shì)共享。

最后，人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型，是促使其提升檔案管理服務(wù)水平的有力手段。任何種類的檔案管理其最終目的都在于能夠?qū)崿F(xiàn)自身價(jià)值，信息化時(shí)代的科技發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大幅度運(yùn)用，促使全社會(huì)對(duì)于人力資源檔案的利用與需求方式發(fā)生了極大的變化，故而傳統(tǒng)的管理和服務(wù)模式已然無法適應(yīng)社會(huì)需求。所以信息技術(shù)的高頻率運(yùn)用是改變傳統(tǒng)的手工管理模式，提升信息時(shí)代人力資源檔案管理的使用價(jià)值的最有效手段。

2 信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型原則

第一，兼顧“信息集成”與“實(shí)體積累”。人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型在堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)發(fā)展這一基本要求的前提下，還要遵循其發(fā)展的客觀規(guī)律，正確處理好“實(shí)體積累”與“信息集成”二者之間的關(guān)系，為具體策略的實(shí)施提供有效的科學(xué)屏障。其中，以“實(shí)體積累”來保障人力資源檔案信息的真實(shí)性，保證其出處及內(nèi)容的有效性；以“信息集成”來滿足人們對(duì)于人力資源檔案信息的需要，實(shí)現(xiàn)不同群體之間資源的相互利用與共享，使人力資源檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)得到最大化發(fā)揮。

第二，“強(qiáng)化管理”與“技術(shù)應(yīng)用”相結(jié)合。 信息化時(shí)代語境下，人力資源檔案轉(zhuǎn)型之后能否取得社會(huì)普遍關(guān)注、是否能夠發(fā)揮自身的巨大功效，皆取決于內(nèi)部信息系統(tǒng)的內(nèi)核構(gòu)建。也就是說并非完全取決于技術(shù)層面的因素，更主要的因素在于系統(tǒng)能否實(shí)現(xiàn)有序高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，即所謂的“三分技術(shù)，七分管理”。現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)是一把“雙刃劍”，在為檔案管理帶來極大便利性的同時(shí)，也會(huì)因?yàn)槠浔旧硭嬖诘牟煌晟坪筒环€(wěn)定性等特征，使得人力資源檔案信息在存儲(chǔ)、處理以及傳輸?shù)倪^程中，容易受到諸如信息篡改、泄露、被竊取等諸多因素的干擾。因此在實(shí)際信息化活動(dòng)展開的過程中，必須始終堅(jiān)持“技術(shù)”運(yùn)用與管理的有效結(jié)合，從源頭上強(qiáng)化管理，在過程中對(duì)技術(shù)實(shí)施有效利用，以此切實(shí)保障人力資源轉(zhuǎn)型建過程與項(xiàng)目兼具可行。

3 信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型策略

3.1 強(qiáng)化檔案管理的信息意識(shí)

信息化時(shí)代語境下，社會(huì)各界必須改變固有的檔案管理觀念，通過對(duì)新模式、新方法的運(yùn)用，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理概念深入人心。這需要在思想意識(shí)方面提升宣傳重視力度，以強(qiáng)化人力資源檔案管理人員的思想觀念，使其意識(shí)到這份工作的重要性，從而能夠主觀地加大對(duì)此來自信息技術(shù)以及人力財(cái)力方面的投入，促進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案人才建設(shè)

首先，通過培訓(xùn)強(qiáng)化檔案管理者的責(zé)任感和使命感，提高其思想政治水平、樹立良好的職業(yè)道德風(fēng)范，進(jìn)而使其在具體工作展開的過程中能夠產(chǎn)生高度的安全保密意識(shí)，確保檔案管理信息的安全。

其次，通過繼續(xù)教育、技能研修或網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等有效途徑，提升人力資源檔案管理工作者的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及電子文件管理水平，從而提升其檔案信息記錄、加工和獲取的能力及水平。

最后，由于互聯(lián)網(wǎng)本身具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，要求檔案管理人員具體工作開展的過程中，應(yīng)樹立風(fēng)險(xiǎn)防控、安全管理意識(shí)，及時(shí)備份檔案信息數(shù)據(jù)，以確保其安全與完整。

3.3 注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用

信息化時(shí)代語境下的人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型，還應(yīng)注重對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的利用。首先，社會(huì)保障局、人力資源部等相應(yīng)部門應(yīng)建立建設(shè)一套統(tǒng)一的軟硬件設(shè)施配備，并加大對(duì)專業(yè)軟件開發(fā)的投入力度；其次，通過建立完善而先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無紙化、數(shù)字化管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)化、檢索；最后，利用或引進(jìn)先進(jìn)的人力資源管理軟件，并應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，通過對(duì)電子卡片、電子檔案的制作與生成，從而打破信息查詢和流動(dòng)的地域性限制。

檔案管理是人力資源管理的一個(gè)部分，對(duì)企業(yè)的人才儲(chǔ)備戰(zhàn)略及企業(yè)發(fā)展具有重要影響。鑒于當(dāng)前人力資源檔案管理中存在的檔案管理意識(shí)淡薄、方法落后和設(shè)施不全、制度不合理等問題，信息化時(shí)代語境下的人力資源檔案管理工作需要從提高管理人員的管理意識(shí)入手，通過完善檔案管理設(shè)施和促進(jìn)檔案管理制度化等方面的改進(jìn)來進(jìn)行轉(zhuǎn)型建設(shè)。

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