高?；n案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用

彭孟艷

摘 要：高校基建檔案管理在高校檔案中的地位是不容忽視的，是高校建設(shè)過(guò)程中重要的信息。但就目前的情況來(lái)看，我國(guó)的高校基建檔案管理工作仍然存在著不少的問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重地阻礙了高校發(fā)展。因此教師應(yīng)及時(shí)地對(duì)基建檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，以促進(jìn)高校基建檔案管理健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高?；n案管理；創(chuàng)新；硬件實(shí)施

高?；n案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，有其特殊的專業(yè)性和多樣性等特點(diǎn)，對(duì)基建檔案管理人員也有著較高的要求。近年來(lái)隨著科技的進(jìn)步，高?；n案管理工作也在逐漸地進(jìn)行改革，傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)下的需要。下面將對(duì)高?；n案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用進(jìn)行分析和討論。

一、高校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理有所忽視

要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的科學(xué)性，首先應(yīng)保證檔案的完整。就目前的情況來(lái)看，管理人員對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)有了一定的認(rèn)識(shí)，卻在建設(shè)的過(guò)程中常常忽視積累的文字材料。主要表現(xiàn)為：在認(rèn)識(shí)程度上明顯不足，雖然形成了相關(guān)的文件資料，卻很難進(jìn)行使用；在管理中只重視建筑工程質(zhì)量上的管理，而忽視了文檔管理；此外，檔案的管理部門與基建部門之間溝通甚少，對(duì)竣工文件等不能完善地進(jìn)行管理。

2.缺少完善的基建檔案管理制度

高校基建檔案管理工作有著較強(qiáng)的專業(yè)性，在日常的管理工作中很難建立起一套適用于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范用來(lái)規(guī)范基建檔案。當(dāng)前的高?；n案管理中由于檔案的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，而在這個(gè)過(guò)程中又有可能出現(xiàn)管理人員的調(diào)整，而每個(gè)人對(duì)檔案的分類理解都會(huì)出現(xiàn)不同的看法，因此高校檔案管理工作也就很難達(dá)到統(tǒng)一。

3.缺少綜合性強(qiáng)的管理人員

當(dāng)前的高校基建檔案管理人員大多是基建技術(shù)人員兼職，或者是其他的檔案管理人員兼職，缺少既懂得基建專業(yè)知識(shí)，又有檔案管理能力的綜合性管理人員?；夹g(shù)人員雖然在基建業(yè)務(wù)上比較熟練，但沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)材料很難進(jìn)行科學(xué)的整理、歸檔。檔案管理人員雖然懂得怎樣整理檔案，也有著較強(qiáng)的檔案管理知識(shí)，但他們普遍對(duì)基建業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)檔案材料的范圍也不是十分明確，再加上工程建設(shè)單位對(duì)檔案管理的重視等，使得檔案材料出現(xiàn)了不完整的情況，這些都嚴(yán)重地影響著高?；n案管理的建設(shè)。

二、高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用

1.強(qiáng)化基建檔案管理人員專業(yè)知識(shí)

在高?；n案管理工作中，最重要的就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)?；n案管理工作與其他的資料管理工作不同，基建檔案管理需要較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，要求基建檔案管理人員不僅掌握一定的基建知識(shí)，同時(shí)也需要具備足夠的檔案管理知識(shí)，這樣才能對(duì)基建檔案進(jìn)行正確的分類整理，從而將基建檔案管理工作做到最好，并在日后的生產(chǎn)建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮出自身的作用。

2.建立信息化管理系統(tǒng)

隨著社會(huì)和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于社會(huì)各界中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展可以說(shuō)為基建檔案管理提供了一個(gè)強(qiáng)大的技術(shù)支持。通過(guò)信息化技術(shù)建立起基建檔案管理系統(tǒng)，將原有的檔案整理備份到信息化管理中，不僅方便了日后的查找，更重要的是即使檔案遺失，也能在信息化管理系統(tǒng)中找到備份的檔案，而不會(huì)因此耽誤日后的工作。

3.強(qiáng)化硬件設(shè)施

要想切實(shí)地保障高?；n案管理工作，應(yīng)盡量地將檔案管理做好，保證每一個(gè)檔案管理庫(kù)房都能夠達(dá)到應(yīng)有的安全標(biāo)準(zhǔn)。如果條件允許的情況下，應(yīng)及時(shí)地建立起檔案管理大樓，在硬件設(shè)施上保證基建檔案管理的安全。此外，應(yīng)在日常的管理工作中強(qiáng)化檔案管理責(zé)任制，積極地落實(shí)好檔案管理“八防”工作。對(duì)檔案室門口及周邊的一些危險(xiǎn)物品應(yīng)及時(shí)清理，以便保護(hù)檔案安全。

4.完善基建檔案管理制度

高?；n案制度需要覆蓋全面的檔案工作，在基建項(xiàng)目建立的初期就應(yīng)將檔案管理深入到每一個(gè)工作的環(huán)節(jié)中。高校基建檔案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科學(xué)合理的管理制度，讓每一個(gè)管理人員都能積極地按照管理制度工作，形成良好的風(fēng)氣，同時(shí)高校應(yīng)定時(shí)監(jiān)督檢查，保證基建檔案的管理工作能夠順利進(jìn)行。

高?；n案管理工作十分復(fù)雜，對(duì)檔案的管理人員要求也比較高，要求基建檔案的管理人員不僅有一定的基建專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要有較強(qiáng)的檔案管理知識(shí)。雖然當(dāng)前我國(guó)高校的基建檔案管理工作仍然不夠完善，但只要我們不懈努力，不斷地對(duì)基建檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就一定能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理。在當(dāng)代信息化發(fā)展迅猛的時(shí)代，做好高?；n案管理工作，就一定要將基建檔案管理工作盡量數(shù)字信息化，這樣才能幫助高?；n案管理不斷發(fā)展。

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編輯 段麗君