自組織評估在檔案管理質(zhì)量保障體系的應(yīng)用

賈俊英

摘 要：自組織評估的保障體系具有全方位開放性、非線性運行機制和可持續(xù)發(fā)展性的特征，在檔案管理中發(fā)揮著不可替代的作用，值得推廣應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：自組織評估；檔案管理；開放性；可持續(xù)發(fā)展性

中圖分類號：G275；G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.19.065

檔案管理的特點是突出實踐和實踐屬性，規(guī)范管理，以服務(wù)單位和服務(wù)大眾為目的，這也是檔案管理中的熱點和難點。質(zhì)量的改進需要制度作保障，開展檔案管理評估是開展檔案管理質(zhì)量評估的前提。

1 自組織評估在檔案管理中的特性

檔案管理的質(zhì)量評估是一種新型的管理模式，是將整個質(zhì)量評估體系看作是一個開放、復(fù)雜的系統(tǒng)。在具體的操作過程中，應(yīng)該突出主體，即檔案管理人員的核心地位，從開放和多元的視角來評選、評估客體，強調(diào)評估要素之間的動態(tài)運行特征。自組織理論認(rèn)為，“世界具有多變性和復(fù)雜性，變化系統(tǒng)的理論取決于事物內(nèi)部的運動而產(chǎn)生矛盾，并非外部因素。也就是說，內(nèi)因是變化的基礎(chǔ)，外因是一個非智力因素?！币虼?，在自主評估過程中自省，遠(yuǎn)比外來評估好得多。

1.1 管理體制全方位的開放性

開放性在檔案管理中主要表現(xiàn)在以下兩個方面：①檔案管理機制內(nèi)各要素之間在質(zhì)量保障體系的建設(shè)和發(fā)展過程中，注重檔案本身和當(dāng)事人之間的關(guān)聯(lián)和互動，能夠及時地反映在檔案管理的變化中，這種開放的過程是檔案管理必須經(jīng)歷的；②檔案管理能夠提高所有工作人員的信息確認(rèn)能力，以使他們能夠及時檢索信息、收集信息，以更加宏觀、全面的視角把握檔案管理，形成開放式的檔案管理體系。

1.2 自組織理論的非線性相互作用機制

所謂“非線性相互作用機制”，就是檔案管理系統(tǒng)內(nèi)各個要素之間是變化的，比如患者每天都在更換，病例也在不斷更新，各個要素之間是相互聯(lián)系的；科室和掛號處、收費處的名單是相互聯(lián)系的，是一種立體性變化，且呈現(xiàn)非線性相互作用機制。這種呈現(xiàn)流動、變化的現(xiàn)狀，其內(nèi)部關(guān)系很微妙，內(nèi)容也很豐富，不能用簡單的疊加和刻畫。系統(tǒng)演進的推動力是在系統(tǒng)要素間復(fù)雜的相互作用機制之上的自我活力。

1.3 檔案管理的可持續(xù)發(fā)展性

自組織是檔案管理質(zhì)量保障的基礎(chǔ)，也是檔案管理發(fā)展的重要參照思想，對檔案系統(tǒng)起著全面監(jiān)督和不斷引領(lǐng)的作用，是推動醫(yī)院檔案管理進程的決定性因素。自組織評估必然會推動醫(yī)生醫(yī)治水平的提高，不斷完善醫(yī)院制度的改革，對醫(yī)院的發(fā)展起著重要作用。

2 構(gòu)建自組織評估管理質(zhì)量保障體系

檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史、患者的健康狀況，匯集了許多患者原始、可靠的信息，具有很大的參考價值。因此，應(yīng)當(dāng)加大資金投入力度，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。

2.1 構(gòu)建多元檔案管理體系

檔案管理需緊緊圍繞醫(yī)院的制度、各科室的治療效果開展，在保存檔案的同時，不斷滿足醫(yī)院和社會對檔案信息的需求。不斷分析、總結(jié)檔案的信息數(shù)據(jù)，出臺新的制度，開發(fā)檔案的教育功能，充分調(diào)動醫(yī)生的工作積極性，確保他們具備高尚的醫(yī)德，從而保障患者的生命安全。同時，開展網(wǎng)上信息服務(wù)，向社會公布名醫(yī)姓名和科室就診大夫名單，這樣患者可以從網(wǎng)上自主選擇醫(yī)生，高效、快捷掛號，及時入院，及時治療。另外，還要將醫(yī)生的科研信息和科研成果及時收集、整理成冊，利用網(wǎng)絡(luò)傳播，為社會服務(wù)。

2.2 自組織運行的質(zhì)量保證體系

2.2.1 強有力的管理機制

檔案管理機構(gòu)中，要以醫(yī)院院長領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案業(yè)務(wù)，配置相應(yīng)的管理人員和負(fù)責(zé)人協(xié)同管理工作。成立綜合檔案機構(gòu)，制訂科學(xué)、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)制度，集中管理，以制度建設(shè)促進檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化邁進，向檔案管理工作的數(shù)字化、信息化邁進。

2.2.2 績效機制

績效機制是檔案管理人員根據(jù)檔案管理工作的需要建立的自我評價體系。該體系設(shè)置有組織機構(gòu)、服務(wù)方式、辦館效益等內(nèi)容，用以評價管理人員的工作態(tài)度、工作方法、業(yè)績和服務(wù)理念。在評價前，成立評價小組，客觀評價各個管理人員及相關(guān)部門的服務(wù)質(zhì)量和效果，并且公示，征求患者的意見。

2.3 可持續(xù)發(fā)展的保障體系

檔案管理工作既是一項管理工作，又是一項服務(wù)型工作，同時還是一項技術(shù)性工作。檔案管理工作不僅服務(wù)于醫(yī)院的患者及各項技術(shù)指標(biāo)，而且對醫(yī)院的財務(wù)管理、人事管理和業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)起著不可估量的作用。在管理過程中，需以加強宏觀管理為主導(dǎo)，以微觀建設(shè)為重點。宏觀管理方面，主要強化各辦公室與各科室之間的協(xié)調(diào)管理，使檔案管理成為管理的一部分。微觀建設(shè)方面，主要提高檔案管理意識，營造重視檔案管理工作的氛圍，形成良好的互動關(guān)系；加強自身建設(shè)和檔案資源建設(shè)，搭建檔案管理工作運營平臺，優(yōu)化館藏；強化檔案信息資源的有效利用，強化創(chuàng)新意識，加快檔案管理工作步伐。同時，將宏觀管理和微觀建設(shè)結(jié)合起來，促進檔案管理工作健康、穩(wěn)步、持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語

總之，自組織評估在檔案管理中既起著制約作用，又起著促進作用，同時對于加強醫(yī)院內(nèi)部管理、檔案管理起著不可估量的監(jiān)督作用。沒有監(jiān)督，管理就會像一盤散沙，無法取得任何進步。今后，我們應(yīng)該在自身發(fā)展上下功夫，不斷發(fā)揮檔案管理的作用，使各科室各盡其責(zé)，同時，不斷提高檔案管理工作的及時性、針對性和有效性。

〔編輯：劉曉芳〕

Application of Self-organization Evaluation

in the Quality Assurance System of Archives Management

Jia Junying

Abstract： The security system of self-organization evaluation has the characteristics of wide open， nonlinear operating mechanism and sustainable development. It plays an irreplaceable role in the management of archives. It is worth popularizing.

Key words： self-organization evaluation； file management； openness； sustainable development