辦公軟件應(yīng)用過程中遇到的問題及對策

顧敏

摘要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公軟件以其強(qiáng)大的文字處理能力被運(yùn)用到各種辦公環(huán)境之中。從辦公軟件發(fā)展至今，不僅能夠?qū)ξ淖诌M(jìn)行處理，還能夠做一些簡單的圖形圖像處理工作，大大提高了辦公人員的工作效率與質(zhì)量，對各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生著不容忽視的影響。本文簡單地介紹了辦公軟件，并對辦公軟件應(yīng)用過程中遇到的問題及對策進(jìn)行分析，旨在為相關(guān)人員提供參考意見，以促進(jìn)辦公軟件使用效率的提升。

關(guān)鍵詞：辦公軟件；應(yīng)用；問題；對策

0前言

隨著現(xiàn)階段我國社會科技水平的長足發(fā)展，合理應(yīng)用辦公軟件，進(jìn)一步提升辦公軟件的應(yīng)用水平有著重要的意義[1]。在辦公軟件使用的過程中，其重要性已經(jīng)受到了相關(guān)人員和行業(yè)的高度重視，但是其應(yīng)用仍然存在諸多尚未解決的問題，隨著行業(yè)的進(jìn)步，解決這些問題已是迫在眉睫。當(dāng)前，辦公軟件在使用的過程中出現(xiàn)的問題主要有Office XP無法重新安裝及無法取消“Office優(yōu)化程序”、啟動Office彈出安裝界面、無法正常刪除一些垃圾文件、、無法自動整理復(fù)制的文檔內(nèi)容、Power Point文件無法打開等。在辦公軟件實(shí)際的應(yīng)用過程中，需要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并彌補(bǔ)辦公軟件本身存在的漏洞，才能真正解決軟件使用的問題，提高軟件的應(yīng)用水平，為辦公軟件利用率的提高提供重要保障。

1辦公軟件概述

辦公軟件指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡單數(shù)據(jù)的處理等方面工作的軟件，比如微軟office系列、用中office系列、金山WPS系列，紅旗2000Redoffice等。目前，辦公軟件被應(yīng)用于各行各業(yè)之中，大到社會統(tǒng)計(jì)，小到會議記錄，同時(shí)，辦公的數(shù)字化、操作簡單化、功能細(xì)化等發(fā)展趨勢也與辦公軟件關(guān)系密切。如果按照操作平臺對辦公軟件進(jìn)行劃分，辦公軟件可以分為桌面電腦、類書平板和智能手機(jī)三大類，其中，桌面電腦辦公軟件包括Windows、Mac OS X和Linux，類書平板辦公軟件包括Android 4.1、4.2、iOS 5和Windows 8，智能手機(jī)辦公軟件包括Android 2.2、2.3、iOS 6、塞班、黑莓、Windows Phone 8。辦公軟件在租用服務(wù)器的時(shí)候，主要需要從性價(jià)比、技術(shù)水平、服務(wù)器租用速度和服務(wù)器租用商的資質(zhì)四個(gè)角度來考慮，才能提高辦公效率，避免經(jīng)濟(jì)損失。以辦公軟件在企業(yè)中的應(yīng)用為例，辦公軟件的使用，可以統(tǒng)一辦公流程、規(guī)范信息流動，幫助工作人員進(jìn)行重要的財(cái)務(wù)信息處理以及生產(chǎn)、銷售信息的處理工作，提高工作人員的工作效率，加快企業(yè)的運(yùn)營速度，提升企業(yè)的市場競爭能力。

2辦公軟件應(yīng)用過程中遇到的問題及其解決策略

2.1Office XP無法重新安裝及無法取消“Office優(yōu)化程序”

在辦公軟件的使用過程中，Office XP無法重新安裝及無法取消“Office優(yōu)化程序”是常見的問題。針對這一問題，需要結(jié)合辦公軟件自身的特點(diǎn)，尋找解決問題的對策。當(dāng)遇到此類問題時(shí)，首先，要在正確的網(wǎng)址上選擇Office XP辦公軟件重新下載，并對系統(tǒng)軟件里的殘留信息進(jìn)行及時(shí)清理；其次，安裝完成Office XP；最后，在安裝完成Office XP之后，找到注冊表編輯器，并新建注冊表項(xiàng)，選擇新建Dword值，將其命名為Disabled，將數(shù)值設(shè)置為1，完成所有修復(fù)步驟。在執(zhí)行這些操作之后，再重新啟動系統(tǒng)，即可解決問題。

2.2啟動Office彈出安裝界面問題

Office XP除了會經(jīng)常無法重新安裝及無法取消“Office優(yōu)化程序”，還有可能在啟動之后彈出安裝界面的問題，由于這一問題并不會直接對電腦中的信息產(chǎn)生威脅，很容易被人們所忽視[2]。但是，啟動Office彈出安裝界面會造成工作人員不斷地點(diǎn)擊安裝的程序，降低工作效率。針對這一問題，需要在Office XP啟動之前插入Office安裝光盤，對光盤進(jìn)行選擇，修復(fù)其中的問題，并及時(shí)回修復(fù)Office，就可以有效避免這一問題的出現(xiàn)。在實(shí)際的辦公軟件應(yīng)用過程中，人們經(jīng)常會使用Office XP來協(xié)助自己完成對對信息的處理以及數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)的輸入、分析、計(jì)算等工作，一旦Office XP出現(xiàn)問題，將妨礙到工作人員的工作，降低工作人員的辦公效率。

2.3無法正常刪除一些垃圾文件

在辦公軟件的使用過程中，往往會出現(xiàn)垃圾文件無法刪除的情況。因此，需要從多個(gè)角度考慮該種情況的發(fā)生原因，全面分析可能導(dǎo)致這一情況出現(xiàn)的因素，才能有針對性地提出解決策略，更好地解決問題。針對辦公軟件無法正常刪除一些垃圾文件的問題，有許多原因會導(dǎo)致這一問題的產(chǎn)生，在解決這一問題時(shí)，一般首先考慮的是以下幾種原因：文件是否設(shè)置為只讀模式；磁盤是否處于保護(hù)程序的保護(hù)之下；文件是否正處于復(fù)制或移動的狀態(tài)中；磁盤有沒有發(fā)生程序性的錯(cuò)誤。因此，解決這一問題，可以先檢查后臺運(yùn)用軟件的情況，確定即將被刪除的文件并非出于正在使用的狀態(tài)中。當(dāng)并非這些原因?qū)е萝浖o法正常刪除垃圾文件時(shí)，可考慮其他原因，或者直接進(jìn)入安全模式刪除垃圾文件，將不會損壞到其他文件。

2.4Office無法自動整理復(fù)制的文檔內(nèi)容

在Office使用的過程中，經(jīng)常會需要復(fù)制文檔內(nèi)容，而為了方便人們的工作，Office所具有的復(fù)制功能可以進(jìn)行自動整理，一旦Office無法自動整理復(fù)制的文檔內(nèi)容，就會給人們的工作帶來困擾。針對這一問題，工作人員可以針對一些需要出來的文檔內(nèi)容進(jìn)行粘貼，主要是將文檔相關(guān)的內(nèi)容復(fù)制粘貼到空白文檔中，然后使用刪除功能將首空格刪除。在將所復(fù)制的段首空格完全清除后，可以再增加段首空格，將每段文字設(shè)置成為統(tǒng)一的空格形式，同時(shí)，要對字號、字體、字型等相關(guān)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，即可有效解決這一問題，幫助工作人員快速、高效地整理好資料。

2.5Power Point文件無法打開

在遇到Power Point無法打開的問題，可以先插入Office安裝光盤，通過轉(zhuǎn)換器進(jìn)行轉(zhuǎn)化后的安裝即可解決問題。Power Point是一種較為 （下轉(zhuǎn)第175頁）（上接第280頁）

特殊的文件，針對這一類問題如果不及時(shí)解決的話，就會導(dǎo)致工人人員無法在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)為企業(yè)提供經(jīng)營的有效資料，甚至?xí)ζ髽I(yè)的對外交流活動產(chǎn)生影響，妨礙到工作人員工作效率和企業(yè)運(yùn)營效率的提高。

3結(jié)束語

綜上所述，有效解決辦公軟件應(yīng)用中的問題是提高辦公軟件使用效率的重要途徑，相關(guān)人員要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自己的工作效率，讓辦公軟件為行業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。同時(shí)，辦公軟件在應(yīng)用中出現(xiàn)的這些問題也反映了辦公軟件自身存在的不足，這啟示辦公軟件開發(fā)者要不斷完善辦公軟件，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展與科技水平提高貢獻(xiàn)綿薄之力[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊桂靜.中小企業(yè)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用存在的問題及對策[J].河北旅游職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(01):44-46.

[2]張華欣.辦公軟件應(yīng)用過程中遇到的問題及對策[J].電子制作,2013(16):71.

[3]王慶澍,王琛,顏亭.辦公軟件在實(shí)際生活中的運(yùn)用研究[J]. 無線互聯(lián)科技,2014(05):48.endprint