電子化抽樣管理的創(chuàng)新和應用
——福建省質檢院對抽樣管理電子化應用的實踐與思考

■文/李 捷

電子化抽樣管理的創(chuàng)新和應用
——福建省質檢院對抽樣管理電子化應用的實踐與思考

■文/李 捷

福建省質監(jiān)局一直重視監(jiān)督抽查質量，創(chuàng)造性地出臺了《飛行檢查制度》、《分析研判制度》、《分析研判組長責任制》等制度，為保障抽查質量發(fā)揮了積極作用。為貫徹總局和省局的要求，我院在省局監(jiān)管創(chuàng)新思路的啟發(fā)下，嘗試對抽樣管理在電子化應用技術層面進行了些改進，筆者在此簡述五個創(chuàng)新點和四項應用，以拋磚引玉，共同進步。

五個創(chuàng)新點

一、創(chuàng)新提出和利用

1）利用K碼解決了抽樣找路難問題

K碼是深圳市凱立德科技股份有限公司設計的一種以文本信息表示位置的編碼，對每個確定的位置都給出了唯一的K碼，由9位數字和英文字母組成，不含英文字母O和L，不區(qū)分英文字母大小寫。在凱立德導航軟件中可方便地查詢所在位置的K碼也可輸入已知的K碼利用導航設備到達預定地點。

在近年的抽樣任務中，我院塑膠化工所的抽樣人員使用裝有凱立德軟件的導航儀或智能手機，在各受檢單位門口記錄下當前位置的K碼，已收集一千多家受檢企業(yè)的K碼，形成可編輯、可更新、可打印的K碼數據庫。

2）發(fā)明地區(qū)編號設計

我們通過研究EXCEL電子表格的排序規(guī)律，找到了既合理又簡單表示地區(qū)編號、業(yè)務代碼、抽樣名單/樣品/抽樣單唯一性編號的方法。福建省九個地市的汽車牌號從福州開始順時針繞全省一周，依次為閩A-J，我們借用其英文代號，加上依地圖位置給定的數字序號，將其定義為地區(qū)編號。如：福州市區(qū)南部方向定義A4，長樂市為A5，福清市為A6。泉州的泉港區(qū)定義為C1，晉江為C5。按地區(qū)編號排序后，抽樣名單中臨近的地區(qū)和企業(yè)自動靠在一起，不同地市的企業(yè)各自分開。

3）發(fā)明業(yè)務代碼設計

我們定義業(yè)務代碼由一級代碼加上二級代碼組成。一級代碼為一位數字，以塑膠化工所為例：1代表塑膠材料（除食品包裝）；2代表食品包裝材料；3代表涂料；4代表化工材料（除涂料）；5代表其他；6代表流通領域抽查的產品。業(yè)務二級代碼為一位給定的英文字母，可在其后加上一位數字表示具體的亞類，多種產品的按照字母順序依次疊加組合。舉例：《塑膠化工所業(yè)務代碼表》中以數字1開頭（一級代碼）所對應的二級代碼A、B、E、F、H分別定義對應PVC排水管材、PVC排水管件、PPR管材、PPR管件、PE燃氣管材，則同時生產這些產品的企業(yè)業(yè)務代碼為1ABEFH。同理，某企業(yè)生產非復合膜袋、復合膜袋、食品用工具，其業(yè)務編號為2ABD。業(yè)務代碼可用于抽樣名單唯一性設計，通過抽樣現場再確認方式體現企業(yè)目前生產的產品品種。

4）發(fā)明抽樣名單編號、樣品編號、抽樣單編號的唯一性設計

我們設計的樣品編號一般由受檢產品的業(yè)務代碼加上數字序號組成，名單外的樣品編號為業(yè)務代碼加上抽樣小組代號和順序號。我們將抽樣單編號作為開流轉卡時提取抽樣單數據的對應字段，為保證其唯一性，考慮到省級抽查安排一般以季度為時間間隔，就定義樣品編號前加上2位數字的識別號形成抽樣單編號，如44-4B1-13表示2014年第4季度省監(jiān)督抽查任務中復合肥料產品序號為13的樣品的抽樣單編號。如計劃抽但未抽到則在抽樣名單編號末尾加“X”予以識別，用于統(tǒng)計未抽查情況。

唯一性編號可用于樣品管理，還解決了按地區(qū)和產品類型對抽查結果進行統(tǒng)計時工作量大且容易出錯的問題。我院各所涉及專業(yè)多，比如塑膠化工所檢測的食品用塑料包裝產品就分六單元，涉及上百份產品標準和本省五百家生產企業(yè)。借助按地區(qū)編號排序的抽樣單編號，我們只要在院ERP管理系統(tǒng)中導出EXCEL表格，即可快速準確地完成統(tǒng)計。

二、創(chuàng)新使用抽樣打印系統(tǒng)

2013年底我院塑膠化工所在首輪創(chuàng)新的基礎上嘗試了再創(chuàng)新。借鑒我院食品所經驗，塑膠化工所在院網絡中心的全力支持下，成功開發(fā)了塑膠化工所專用抽樣軟件。我們將內部管理ERP系統(tǒng)和抽樣軟件進行字段匹配，實現了抽樣單遠程提交，業(yè)務受理人員可在異地從抽樣單模塊導入數據直接生成流轉卡，大大提高了效率，減少了差錯。

抽樣小組攜帶筆記本電腦在抽樣現場運行軟件，調用已下載的企業(yè)信息數據庫自動完成抽樣單中企業(yè)名稱、地址、法人代表、聯系人、電話、傳真、郵編、所屬地區(qū)、經濟類型、營業(yè)執(zhí)照、機構代碼證等欄目的填寫，利用下拉菜單、模板、固化信息、歷史數據等功能填寫抽樣信息，軟件自動填寫抽樣日期并檢查填寫是否有遺漏。抽樣人員完成信息錄入后用數據線連接電腦和配套的針式打印機在無碳復寫的空白抽樣單上套打出字跡端正清晰的抽樣單。抽樣軟件還實現了從抽樣單調用數據生成《買樣付費告知單》和《企業(yè)情況調查表》等抽樣資料進行打印的功能。為方便攜帶，我們量身定制了帶拉桿的打印機專用手提箱，并在手提箱前端創(chuàng)新設計了開口，在手提箱內即可完成打印。

我們創(chuàng)新提出了抽樣單非打印信息的設計理念，要求抽樣小組要把抽樣過程作為一個業(yè)務信息收集的過程，不僅要完成好抽樣單，還要在非打印欄目填寫或確認K碼、聯系人手機號碼、地區(qū)編號、業(yè)務代碼、未抽查原因等信息。這樣，我們在提交資料的同時就更新了企業(yè)信息數據庫。下次我們接到抽查任務后，就可利用業(yè)務代碼和地區(qū)編號從數據庫導出相關企業(yè)最新的聯系方式，量身定制包括K碼和企業(yè)聯系人手機號碼在內的企業(yè)聯系信息表。抽樣打印系統(tǒng)研發(fā)成功后立即投入在2013年第四季度的監(jiān)督抽樣及其后歷次抽查任務中，表現不負眾望。

三、創(chuàng)新建立模板化的抽樣指導文件體系

我院各所涉及專業(yè)面廣，加上時間緊、任務重，一不留神很容易出現差錯。我們采取了編制指導文件將抽樣過程格式化的方法來解決這個難題。我們將指導文件分成管理類和技術類，管理類文件主要是對國家及省局規(guī)定的細化和補充，如《塑膠化工所抽樣單填寫規(guī)范》，包括了附件1《抽樣單填寫中有爭議問題的研討結論》、附件2《等級型號填寫暫行規(guī)定》、附件3《生產企業(yè)產品質量狀況調查表填寫規(guī)范》。又如《抽樣注意事項》，重點關注抽樣資料填寫的規(guī)范性和一致性，對商標確認、產品俗稱使用、信息更改、抽樣基數的確認等細節(jié)進行提醒，還對資料提交要求、聯系方式收集、特殊情況處理等做出了規(guī)定。我們使用幻燈片討論通過了這些文件，沒有通知變化就按老規(guī)矩辦。

《抽樣單模板》、《檢驗標準研讀》、《抽樣版細則》等是我們編制的技術類作業(yè)指導書，每次使用前都由專業(yè)人員進行再確認。依據產品標準及《檢驗細則》的要求，我們在電子版空白抽樣單上模擬填寫抽樣單，編制了各產品的《抽樣單模板》。我們采用復制粘貼作為主要錄入方式以消滅筆誤。《抽樣單模板》統(tǒng)一了抽樣單填寫，包含了大量提示信息，是抽樣首要參考資料。

《抽樣單模板》依產品特點詳略不同，未盡事宜在作為輔助文件的《檢驗標準研讀》中補充?！稒z驗標準研讀》內容以產品標準原文摘要為主，描述了抽樣單填寫中應關注的如產品適用性、等級型號、分類、配比、標記、保質期、存儲條件等對影響抽樣實施和檢驗結果判定的技術信息。我們在刪除《檢驗細則》中與抽樣關系不大的內容的基礎上編制了《抽樣版檢驗細則》，和抽樣版的《備案登記表》等共同作為抽樣攜帶資料，既強調了抽查要求，又突出了重點。

這些管理和技術文件由專人負責編制和修訂，上傳QQ群供大家下載，與QQ群及飛信上發(fā)布的留言一樣執(zhí)行可追溯性管理，保證了抽查工作持續(xù)滿足最新管理規(guī)定和技術要求。三年來的實踐證明：電子化的管理和技術指導文件是抽樣工作沖鋒陷陣的利器和法寶。

四、創(chuàng)新抽樣名單的編排設計

作為大型質檢機構，我院各所經常同時承接多個政府部門的各項指令性任務，受檢區(qū)域、受檢企業(yè)以及受檢產品常有重疊。我們利用地區(qū)編號、業(yè)務代碼、唯一性編號對抽樣名單進行整合，做到了雜而不亂。

我們按抽查產品類別在同一份EXCEL文檔中建立不同工作表，每個工作表采用包含地區(qū)編號、業(yè)務代碼、抽樣名單編號在內的固定標題行。完成工作表內容后（抽樣名單編號先不填），我們先將每個工作表按地區(qū)編號進行排序，接著采用批處理將專業(yè)代碼加上流水順序號自動生成抽樣名單編號，然后將工作表全部復制到新建的工作表中命名為《抽樣總名單》，最后排序：主要關鍵字：“地區(qū)編號”，次要關鍵字：“企業(yè)名稱”，第三關鍵字：“抽樣名單編號”。排序后的《抽樣總名單》實現了按地區(qū)分布并將相同受檢單位所有相關任務上下相連編排在一起，從設計上解決了同企業(yè)多產品抽查容易遺漏的問題并自動完成了路線安排。從《抽樣總名單》的序號上一目了然每個片區(qū)對應的抽樣任務，可作為分組的依據，也為后期快速統(tǒng)計埋下了伏筆。

2012年第四季度的抽查涉及4種抽查性質，10張抽查通知書，23種類別產品，350批次的抽樣任務，每個抽樣小組只要帶上相關的寥寥幾頁就可以開工了。

五、創(chuàng)新發(fā)明抽樣過程管理工具

要得到好的結果，重在管好過程。為強化過程管理，我們用EXCEL設計了《抽樣執(zhí)行單》（以下簡稱《執(zhí)行單》）用于產品類別多，批量大，需要分組抽樣的管理。《執(zhí)行單》包括抽樣人員、日期、受檢單位、樣品編號、地區(qū)編號等標題行，可從抽樣名單復制粘貼或采用下拉菜單等方式進行快捷填寫。各抽樣小組按規(guī)定時間將填好信息的《執(zhí)行單》發(fā)給抽樣管理員，管理員負責將各組《執(zhí)行單》疊加成匯總表，通過對匯總表的篩選、排序來掌握工作開展情況。

抽樣初期，我們可以利用《執(zhí)行單》發(fā)現差錯，了解異常情況。抽樣過程中我們可以用它了解抽樣進展，考慮是否應增派人員，抽樣人員變化時還可作為交接依據。抽樣后期我們可以用它預測完成任務的時間節(jié)點，抽樣完成后我們還可以用它校驗統(tǒng)計結果。

創(chuàng)新點的四項應用

積累了三年的應用經驗，經歷了兩個階段的發(fā)展，這些創(chuàng)新體現了我院對改進抽樣質量的思考，是省質監(jiān)局的管理創(chuàng)新思路在技術手段上的延續(xù)。這些創(chuàng)新點從原理上講并不高深，都是些具體操作方法，貴在源于實踐，其擴展延伸才是更大的創(chuàng)新。以下從四個方面簡單談其應用。

一、創(chuàng)新點在質檢機構業(yè)務工作上的應用

上述創(chuàng)新點已經應用到國家監(jiān)督抽查牽頭單位的組織工作中，發(fā)揮了積極的作用。對承接指令性任務的大型質檢機構來說，這些技術手段的應用的確可以提高工作質量和降低成本。未配置抽樣打印系統(tǒng)的機構，可參考《解決方案》，采用手工錄入《執(zhí)行單》并通過其收集和整理K碼等聯系方式。我們應根據實際情況靈活應用，切忌生搬硬套。編號及代碼等主要是理解其排序原理，根據需要將其擴展到任務分配、路線安排、工作量統(tǒng)計、樣品管理等。逐漸完善的電子化作業(yè)文件既可用于指導抽樣，也可用于指導委托業(yè)務受理。我們還可通過收集的企業(yè)信息庫了解到企業(yè)的產品生產情況有針對性地進行客戶拜訪，開發(fā)新業(yè)務。

K碼在抽樣過程中的應用不僅解決了找企業(yè)難的問題，對提高抽樣代表性也有意義。不少受檢單位位置偏僻，其地址信息也常常不具體，加之多數小企業(yè)不掛廠牌，初次接觸實在很難找到。可一旦聯系，就會出現企業(yè)事先準備或故意不接電話等復雜情況。K碼的出現清除了這種障礙，不管以前是否來過，只要信息庫內有該受檢單位K碼，抽樣人員就能如天兵神將般出現。

二、創(chuàng)新點在質監(jiān)局監(jiān)管工作上的應用

我們設計業(yè)務代碼時就沒遺忘對流通領域受檢單位的關注，專門將其一級代碼定義為數字6，方便和數據庫中生產企業(yè)的信息區(qū)分，這對與食藥監(jiān)局、工商局等多部門聯合執(zhí)法，包括機構整合后的質檢業(yè)務信息互聯互通都能提供幫助。我們整理的業(yè)務代碼有助于質監(jiān)局了解轄區(qū)的產品覆蓋，我們收集的K碼可用于飛行檢查甚至辦案，我們編制的電子化抽樣作業(yè)文件大大降低了抽樣的門檻，我們提供的打印發(fā)票式抽樣單字跡端正清晰，利于抽查后處理的開展。這些簡單易行的應用延伸質監(jiān)局的監(jiān)管觸覺，有利于更好地開展工作。

三、創(chuàng)新點在自貿區(qū)發(fā)展改革上的應用

當前自貿區(qū)改革言必稱上海，上海改革言必稱質檢。我們可否嘗試從細節(jié)出發(fā)，打造有特色的“福建質監(jiān)經驗”，這又回到了無處不在的K碼應用。不必安裝凱立德軟件，我們只要在凱立德地圖網站上輸入K碼時就可以準確定位。自貿區(qū)企業(yè)實施全程電子化的“三證合一”中是否可以考慮增加企業(yè)大門位置的K碼信息作為對地址信息的補充。

我院設立了檢驗綠色通道，要求盡量滿足自貿區(qū)企業(yè)上門取樣等特殊要求，有了K碼這事就好辦多了。當然我們也可以利用地區(qū)編號和專業(yè)代碼將自貿區(qū)企業(yè)歸類，主動提供更全面更優(yōu)質的服務。需要“馬上就辦”時可以做到“馬上就辦”，這些創(chuàng)新應用幫助我們兌現服務政府和企業(yè)更加有力的承諾。

四、創(chuàng)新點在黨風廉政建設手段上的應用

不受監(jiān)督的權力是產生腐敗的溫床。為加強事前事中廉政風險點的防控，在對產品監(jiān)督抽查過程采取的措施里可以考慮對K碼和《執(zhí)行單》的應用。我們通過K碼實現了對企業(yè)的地理定位，這就方便將抽樣小組輪換到不同地區(qū)工作。我們通過實時更新的企業(yè)信息庫及按時提交的《執(zhí)行單》實現了對抽樣人員的流動定位，這就方便對抽樣行蹤進行追溯。我們可利用這種雙定位按比例實時對受檢單位或抽樣小組進行實地或電話回訪，將對相關人員造成一定的壓力，可作為增強監(jiān)督抽查有效性的方法，也可作為黨風廉政建設監(jiān)督的重要手段。

福建省產品質量檢驗研究院）