明天，請用數(shù)字工具管理會務

文|本刊記者 姜紅德

近日發(fā)布的《2015數(shù)字會務行業(yè)趨勢白皮書》顯示，2015年中國會務市場將達到6000億元人民幣，而數(shù)字會務將在此市場中占據(jù)5%的規(guī)模，達到300億元。數(shù)字會務領域誕生的時間其實并不長，哪怕是在互聯(lián)網(wǎng)和會務產(chǎn)業(yè)已經(jīng)非常發(fā)達的美國，數(shù)字會務產(chǎn)業(yè)也只是處于較為初級的階段，而在國內(nèi)，數(shù)字會務行業(yè)的發(fā)展更屬于我們所說的“朝陽產(chǎn)業(yè)”。

“數(shù)字化”創(chuàng)造會議之最

2014年11月，浙江烏鎮(zhèn)，包括愛爾蘭前總理伯蒂·艾亨、俄羅斯總統(tǒng)助理伊戈爾·肖格列夫等外國政要在內(nèi)的100多個國家和地區(qū)的1000多位政府領導、行業(yè)主管、網(wǎng)絡精英等重量級嘉賓參加了首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會。會議除了“烏鎮(zhèn)峰會”之外，還有“互聯(lián)網(wǎng)治理”、“打擊網(wǎng)絡恐怖主義”、“跨境電子商務”等15個分論壇。這些分論壇僅演講嘉賓報名、登記和接待就不是一件小事，如何在會議期間做好接待和服務，是主辦單位十分在意的大事，這必然會考驗我國政府舉辦這種高規(guī)格會議的能力。

這種考驗還來自與領導和來賓們相關的數(shù)據(jù)安全。設想一下，從國家領導人到各個職能部門管理者、從當?shù)卣?、主辦方到全國乃至全世界范圍內(nèi)的行業(yè)大佬都來烏鎮(zhèn)參會，哪位嘉賓在什么時間點在哪個會場發(fā)表演講，這些都需要提供極為安全可靠、方便易用的服務和極其高效的管理。

世界互聯(lián)網(wǎng)大會舉辦得非常成功，總結起來原因很多，但確實和本次會議主辦方采用數(shù)字會務管理系統(tǒng)分不開。在會議舉辦前，網(wǎng)信辦和浙江省政府在尋找、考察了許多供應商后，最終選擇了國內(nèi)一家數(shù)字會議服務提供商，希望他們能夠在短時間內(nèi)提供一套完整的數(shù)字會務解決方案。

“在會場，大家看到了各種在線注冊、大會官網(wǎng)、官方APP、現(xiàn)場多種渠道的電子簽到、參會者和各路嘉賓的數(shù)據(jù)分類管理等數(shù)字化管理，甚至細微到對機場火車站的接機安排、當?shù)氐奶鞖忸A報、各會場之間的路徑指南。實景地圖導航是我們和騰訊公司聯(lián)合做的，時間非常急，而在那之前，很多關于烏鎮(zhèn)細節(jié)的導航圖沒有數(shù)字化。這是一場國際化的大會，因此所有產(chǎn)品都是中英文版本。這些工具和產(chǎn)品僅僅是31會議在前端產(chǎn)品完整性和易用性的展現(xiàn)?！弊鳛榇髸?shù)字會務方案提供商，31會議創(chuàng)始人及CEO萬濤這樣介紹首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會的經(jīng)驗。

據(jù)萬濤介紹，世界互聯(lián)網(wǎng)大會并不是他們交付的規(guī)模最大的會議，但無論從安全、來賓規(guī)格、處理流程，包括工期要求等方面來講，都可以稱得上是“最”高規(guī)格會議。他相信未來不僅是大型會議，甚至是小到幾十個人的小規(guī)模會議和活動，都會使用高效、安全的數(shù)字會務服務，提高效率和參會體驗，這是行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

用微信來管理婚禮、生日派對

大約在4～5年前，31會議的創(chuàng)始團隊成員們就發(fā)現(xiàn)舉辦各種會議組織流程還是完全依靠手工，除了Email，Excel之外，幾乎沒有像樣的電子化工具。在肯定了這樣的需求和市場痛點之后，他們開始考慮進軍數(shù)字會務市場。

據(jù)介紹，數(shù)字會務系統(tǒng)是完全基于云計算平臺，全流程、全終端覆蓋會議組織流程的核心場景：注冊報名、電子簽到、場內(nèi)互動和統(tǒng)計報告。而移動端產(chǎn)品和工具將一個個真實參會的人連接，并將商務信息、人的信息、資源和服務連接。面對不同的垂直市場，比如政務機關、企事業(yè)單位，行業(yè)協(xié)會、NGO組織等，數(shù)字會務系統(tǒng)可以有不同的針對性解決方案。

用微信管理婚禮是數(shù)字會務和個人生活相關的例子。“一位80后的朋友申請在他的婚宴上使用我們的數(shù)字會務產(chǎn)品，在此過程中他省去了購買結婚請?zhí)腻X，取而代之的是微信電子邀請函；來賓現(xiàn)場掃描電子邀請函就能入場，現(xiàn)場親朋好友通過手機搖一搖參加抽獎，甚至很多同學朋友來到現(xiàn)場，用二維碼簽到時直接用支付寶和微信給了份子錢?！比f濤表示，這個場景甚至可以在生日派對、同學聚會、朋友圈聚會上再現(xiàn)。對于競爭他并不擔心，“休閑聚會的市場非常大，但是也非常碎片化，只要找到自己的細分市場和準確的切入點，紅海競爭還是可以避免的。”

明天會更好

據(jù)《2015中國數(shù)字會務行業(yè)趨勢白皮書》披露，目前我國年度會議總量大約500萬場之多，并且每年呈5%以上的增長，至2020年中國會議總規(guī)模將會超過800萬場；總參會人次也超過5億。另一方面移動互聯(lián)網(wǎng)近年來不斷發(fā)展，根據(jù)工信部數(shù)據(jù)顯示，截止2014年7月，我國移動互聯(lián)網(wǎng)用戶數(shù)有8.72億，占全國人口的64.1%。其中社交媒體的發(fā)展勢頭尤為迅猛，有33%的用戶是通過社交媒體認識一個新的品牌或服務的。

針對以上現(xiàn)象，廣泛應用新技術將是會議產(chǎn)業(yè)大勢所趨。采用IT網(wǎng)絡技術、二維碼技術、網(wǎng)絡傳輸、無線網(wǎng)絡、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)技術等將成為會務領域發(fā)展的新方向；通過統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)對會議流程、信息發(fā)布、會務信息的統(tǒng)一管理，已成為客戶需求的主流。對于會議的組織者來講，必須盡快習慣于利用各種科技手段來幫助參會者更好地溝通交流，而移動技術的發(fā)展和應用，會為會議的形式和內(nèi)容提供更加豐富的傳播路徑。

說到數(shù)字會務的本質，萬濤表示實際上它是通過互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術手段，實現(xiàn)對傳統(tǒng)的會務流程進程重組和重構。首先它降低了組織者的操作成本，提高了管理效率。特別是在人口紅利逐步消失的中國，組織的人力成本會逐步增加，運用IT技術提升效率，降低成本是必然之選。

其次，隨著“80后”、“90后”在職場越來越主流，會議流程也需要有所變化，如果說以前主辦方主要以圍繞領導、VIP嘉賓來工作的話，現(xiàn)在需要對參會人的體驗和參與感有極大的關注才可以，否則開會就變成低頭刷微信、微博的場面。

同時由于移動技術的普及，主辦方可以更加方便地收集用戶的需求、反饋和參與情況，有效地進行數(shù)據(jù)化的管理，有利于主辦方的及時反應和持續(xù)改善。

《2015中國數(shù)字會務行業(yè)趨勢白皮書》預測：中國會議產(chǎn)業(yè)數(shù)字化進程“勢不可擋”，根據(jù)移動互聯(lián)網(wǎng)的增長速度可預測到2017年，使用數(shù)字會議工具的會議主辦方會突破3.5%；2020年數(shù)字會務工具的普及率會達到50%以上。