衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理和建設(shè)之管見

王淑玲

摘 要：衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理和建設(shè)存在工作的繁雜性，檔案綜合管理缺乏優(yōu)秀人才以及電子文件保密性不強、技術(shù)支持不全面和規(guī)范體系不健全等諸多問題，在一定程度上制約著衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理和建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。針對上述問題，可以有針對性地采取具體措施，包括完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系、大力培養(yǎng)高素質(zhì)人才、強化檔案管理系統(tǒng)的安全等，這在一定程度上完善了檔案信息化管理和建設(shè)。檔案信息化管理在發(fā)展的過程中，仍需不斷更新技術(shù)和設(shè)備，建立完善的管理機(jī)制，確保檔案信息化管理能跟上科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐，發(fā)揮檔案信息化的應(yīng)有作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 衛(wèi)生系統(tǒng)

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（c）-0210-02

檔案信息化在各個系統(tǒng)和各個領(lǐng)域中發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用。在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中，檔案管理工作的繁雜性，檔案綜合管理缺乏優(yōu)秀人才，以及電子文件保密性不強等諸多問題的存在，在一定程度上制約著衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程[1]。因此，我們必須分析衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中存在的問題，針對具體問題及其程度的不同采取有針對性的解決措施，搞好檔案信息化建設(shè)，提高檔案社會化利用的程度和效率。

1 檔案信息化管理和建設(shè)中存在的問題

檔案作為衛(wèi)生系統(tǒng)的一種基礎(chǔ)性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息化進(jìn)程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案社會化服務(wù)。但是，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理過程中，存在一定的問題。

1.1 工作的繁雜性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化已經(jīng)成為時代的主流。在衛(wèi)生系統(tǒng)中，檔案信息管理部門的工作具有繁雜性，需要做的工作主要有文案的管理、財務(wù)的管理、設(shè)備的管理、科學(xué)的研究、人力資源的管理等，涉及的內(nèi)容較多。因此，檔案信息管理部門的工作相對繁雜，不利于順利開展衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作。另外，隨著計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，各個領(lǐng)域得到了較快較好的發(fā)展，但是在深入研究開發(fā)和完善系統(tǒng)之前，檔案管理工作依然存在很多難題。

1.2 檔案綜合管理缺乏優(yōu)秀人才

高素質(zhì)的頂尖人才是實現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理的前提條件。這些高素質(zhì)人才具備專業(yè)的知識和技能，能夠采用先進(jìn)的信息化管理方法，完善檔案信息化管理，而且能有效管理軟件和設(shè)施，最終形成一套完善的管理規(guī)章制度。另外，相關(guān)的工作人員應(yīng)具有管理知識，計算機(jī)知識和網(wǎng)絡(luò)安全管理的知識，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常，這些工作人員能夠及時處理。因此，在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中，優(yōu)秀的專業(yè)人才是最寶貴的資源[2]。另外，由衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)于儲存復(fù)雜、信息量大，出現(xiàn)了兼容性問題，這些問題的解決都需要優(yōu)秀的專業(yè)人才。只有引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才，才能實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

1.3 電子文件保密性不強

隨著時代的發(fā)展，電子文件的保密性仍然較弱，主要體現(xiàn)在電子文件以不同的格式被復(fù)制，嚴(yán)重者甚至將電子文件的格式和內(nèi)容改變了，這些人為的因素在很大程度上影響了電子文件的完整性和原始性。另一方面，電子文件在技術(shù)和內(nèi)容上被隨意改動，最終難以找到原始文件，保密性較差。

1.4 技術(shù)支持不全面

檔案信息化建設(shè)需要嚴(yán)格的技術(shù)保證，它涉及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需解決的所有問題。一方面，電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限；另一方面，在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案。目前多數(shù)單位使用的掃描儀速度慢，無法將原始檔案資料短期內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子文檔。

1.5 規(guī)范體系不健全

檔案信息管理的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，我國館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

2 解決問題的措施

2.1 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案信息化管理離不開標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，只有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)才能更好地連續(xù)工作和傳播信息，才能兼容其他系統(tǒng)以實現(xiàn)信息的傳遞。所以，建立衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)之前，一定要制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，并在以后系統(tǒng)的建立和使用中貫徹實施這些標(biāo)準(zhǔn)。

傳統(tǒng)的檔案管理部門對檔案的管理采用的是按年接收方式，這些檔案包括設(shè)備儲存檔案、辦公文書檔案、財務(wù)檔案、科研檔案、人力資源檔案等等。檔案管理部門對這些來自不同部門的檔案的管理，容易出現(xiàn)部分文書或者合同散亂和遺失。信息化管理則不同，它通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案的分類管理，這樣的信息化管理不僅有效，而且邏輯性較強。

電子檔案的建立離不開業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)。在收錄文件時，這些業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)就能發(fā)揮作用，能將收錄的文件新型詳細(xì)規(guī)劃，包括檔案的分類、檔案的前期處理等，確保了電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)和有效。另外，技術(shù)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，確保了系統(tǒng)具有較好的兼容性和實用性。

2.2 大力培養(yǎng)高素質(zhì)人才

無論什么系統(tǒng)那個領(lǐng)域都需要高素質(zhì)的人才。檔案信息化管理的重點因素之一就是人才，這些優(yōu)秀的人才能夠充分了解檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)備、檔案管理的內(nèi)容，能在電子檔案的管理中發(fā)揮重要作用。

為了更好地培養(yǎng)高素質(zhì)人才，可以在工作環(huán)境上下功夫，努力創(chuàng)造出一個良好的工作環(huán)境，提供最好的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，在留住人才的同時，充分發(fā)揮這些人才的能力[3]。

高素質(zhì)人才的培養(yǎng)離不開培訓(xùn)。要加強檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，定期的培訓(xùn)有利于提高他們的綜合能力。檔案部門要加強對檔案人員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化知識的培訓(xùn)，積極引進(jìn)信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)和造就一批懂信息技術(shù)、熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。另外，為了強化部門之間的合作交流，可以成立一套交流機(jī)制，使人才之間能夠不斷的交流，以達(dá)到共同進(jìn)步的目的，只有這樣才能實現(xiàn)技術(shù)和知識的突破。最后，通過便捷的網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)人員要學(xué)會自主學(xué)習(xí)，不斷提升自我。

要積極組織開展檔案信息化建設(shè)理論研討和技術(shù)交流活動，努力營造學(xué)習(xí)高新技術(shù)知識的良好環(huán)境氛圍。

作為檔案管理人員，要樹立較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，同時也要擔(dān)當(dāng)起檔案信息化管理和建設(shè)的歷史重任。

2.3 強化信息化系統(tǒng)的安全措施

為了確保檔案管理系統(tǒng)的安全，在出現(xiàn)安全隱患時，要科學(xué)評估危險性，同時重點保護(hù)安全隱患處的檔案信息。

要評估數(shù)據(jù)信息的安全性，結(jié)合實際情況找出相應(yīng)的解決辦法，最終形成一套安全方案。具體做法是為檔案劃分等級，等級的劃分取決于檔案的保密性、價值、來源。另外，為系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限，只有相關(guān)人員才能訪問，這樣不僅將安全隱患減少了，而且避免將重點信息擴(kuò)散出去。

可以在網(wǎng)絡(luò)上下功夫，利用先進(jìn)的技術(shù)保護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)的安全。如用戶信息認(rèn)證、電子加密、防火墻等。防火墻能夠避免計算機(jī)訪問危險網(wǎng)站，減少了中病毒了概率。電子加密也是確保信息安全的重要方式，具體的加密方式有收到數(shù)據(jù)后加密儲存、加密后傳送等。

在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中，對于信息的使用者、信息的保存者、管理員的有關(guān)信息都需要驗證才能訪問，條件較好的可以備份系統(tǒng)文件，這樣能在很大程度上確保衛(wèi)生檔案信息化管理系統(tǒng)的安全。

2.4 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

首先，建立和完善衛(wèi)生系統(tǒng)甚或整個檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)，提高各單位檔案室計算機(jī)普及率和應(yīng)用水平。其次，初步建成全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，市及部分縣級檔案網(wǎng)絡(luò)依托政務(wù)網(wǎng)實現(xiàn)館際相互聯(lián)。第三，逐步規(guī)范和統(tǒng)一檔案管理軟件，確保檔案數(shù)字信息“數(shù)據(jù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、長期可用”。

現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案管理工作中的廣泛運用，將為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。配備檔案管理現(xiàn)代化所必需的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，繼續(xù)推進(jìn)運用計算機(jī)管理檔案，提高檔案館計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

2.5 建立完善的管理機(jī)制，提高檔案信息化管理水平

要提高檔案信息化管理水平，必須建立起一套科學(xué)、完善的管理制度。管理機(jī)制要明確業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；要有一套切實可行的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；要符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要；要具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

3 提高信息化建設(shè)水平，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案信息化管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的重要目的就是要使檔案為社會所用，實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中，應(yīng)根據(jù)各卷宗的重要程度的高低、利用價值的大小、利用率的高低和是否開放等具體情況，對所有卷宗進(jìn)行排隊，優(yōu)先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案。這可加快檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

3.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案，如“房檔”、“案件”等可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

3.4 用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。怎樣取其利避其弊，可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞、進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計算機(jī)后利用計算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。還可利用計算機(jī)活動增加的功能，把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢、計算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題分屬關(guān)系。

檔案信息化建設(shè)是運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的不可缺少的手段。但檔案管理信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機(jī)技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。通過分析衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理中存在的問題，可以采取有針對性的具體措施包括完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系、大力培養(yǎng)高素質(zhì)人才，強化檔案管理系統(tǒng)的安全措施等，這些措施在一定程度上完善了檔案信息化管理。但是，檔案信息化管理的主要特點是技術(shù)性強和專業(yè)性強，因此，檔案信息化管理在發(fā)展的過程中仍需不斷更新技術(shù)和設(shè)備，確保檔案信息化管理能跟上科學(xué)技術(shù)發(fā)展的步伐。檔案部門應(yīng)以檔案信息化為契機(jī)，進(jìn)一步加強基礎(chǔ)工作，改革檔案工作管理體制與運行機(jī)制，切實把檔案信息化建設(shè)落在實處，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。

參考文獻(xiàn)

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