企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險防范淺析

呂靜

企業(yè)在經(jīng)營活動中產(chǎn)生大量的合同，用以建立、改變、約束其與其他民事主體（自然人、法人及其他組織）之間的經(jīng)濟(jì)關(guān)系。合同管理是企業(yè)在其可控范圍內(nèi)保障自身合法權(quán)益的手段。能否進(jìn)行全面、有效的合同管理與法律風(fēng)險防范，成為決定企業(yè)經(jīng)營成敗的重要因素之一。

一、法律風(fēng)險防范是合同管理的核心

經(jīng)營活動伴隨著風(fēng)險，風(fēng)險來源于時間、空間的一些不確定因素。企業(yè)的一切風(fēng)險，不管是治理風(fēng)險、投資風(fēng)險還是政策性的風(fēng)險，最終都會轉(zhuǎn)換為法律風(fēng)險。企業(yè)法律風(fēng)險，是指在企業(yè)經(jīng)營活動過程中，由于所做出的具體法律行為不規(guī)范而導(dǎo)致的，與企業(yè)所期望達(dá)到的目標(biāo)相違背的法律不利后果發(fā)生的可能性。這種可能性一旦演變?yōu)闉楝F(xiàn)實性，將對企業(yè)帶來極為不利的后果。因此必須采取切實有效措施的來實現(xiàn)風(fēng)險的規(guī)避與防范。而以事前防范、事中控制為主要特點的合同管理顯然具有很大優(yōu)勢。

根據(jù)引發(fā)企業(yè)法律風(fēng)險的因素來看，可以分為外部風(fēng)險和內(nèi)部風(fēng)險。所謂外部法律風(fēng)險，是指由企業(yè)以外的社會環(huán)境、法律環(huán)境、政策環(huán)境等因素引發(fā)的法律風(fēng)險；所謂內(nèi)部法律風(fēng)險，是指企業(yè)內(nèi)部管理、經(jīng)營行為、經(jīng)營決策等因素引發(fā)的法律風(fēng)險。由于內(nèi)部法律風(fēng)險引發(fā)因素是企業(yè)自身能夠掌控的，所以內(nèi)部法律風(fēng)險防范是合同管理的重點；而外部法律風(fēng)險引發(fā)因素雖不為企業(yè)所能夠控制的，不能從根本上去杜絕這類風(fēng)險的發(fā)生，但仍能通過必要合同管理措施將其不利后果降至最低。

二、企業(yè)合同管理存在的主要問題

從合同前期準(zhǔn)備、簽訂、履行與變更、糾紛處理、文本歸檔、監(jiān)督檢查等合同一般流程來看，企業(yè)合同管理存在的問題主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

1.合同前期準(zhǔn)備工作中的問題

在合同正式簽訂前，企業(yè)要為此做充分準(zhǔn)備，投入大量的人力、財力，但往往忽視掉一些重要問題。一是不注重對對方當(dāng)事人身份與資信的審查，合同訂立要求雙方都具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力，否則會影響合同的效力。如果不是法定代表人簽訂合同，還要審查代理人的代理身份和資格，即是否有被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書，授權(quán)范圍與代理權(quán)限。為確保后期合同的順利履行，還應(yīng)對其資產(chǎn)財務(wù)狀況、誠信度進(jìn)行調(diào)查與了解。二是在合同起草階段忽視對起草權(quán)的爭取。一般而言，合同文本由誰起草，誰就能更好掌握主動權(quán)。三是不了解法律對特殊合同訂立的程序性要求，如對必須進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)的活動未組織招標(biāo)投標(biāo)，或招標(biāo)投標(biāo)活動違反法律規(guī)定。

2.合同簽訂階段中問題

這突出表現(xiàn)在：合同形式不當(dāng)，如大量存在的“先履行后簽約”現(xiàn)象；應(yīng)當(dāng)辦理登記、備案手續(xù)而未辦理的，從而導(dǎo)致己方權(quán)利得不到保護(hù)。合同條款不全面、有漏洞，如缺少違約責(zé)任、管轄權(quán)的規(guī)定。只有從合同而沒有有效的主合同。如工程總承包合同是主合同，工程分包合同、保證合同、抵押合同是從屬于主合同的，沒有主合同或主合同無效將導(dǎo)致從合同的無效。違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。

3.合同履行階段的問題

一是企業(yè)內(nèi)部履約流程不規(guī)范，信息傳遞不暢，導(dǎo)致外部企業(yè)行為違反合同約定。二是在對方違約或有證據(jù)證明可能違約的情況下，不能及時采取恰當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施來避免因此產(chǎn)生的損害進(jìn)一步擴(kuò)大。在這種情況下，企業(yè)可以積極行使法定或約定的權(quán)利，如行使同時履行抗辯權(quán)、不安抗辯權(quán)、代位權(quán)、撤銷權(quán)等，而怠于行使權(quán)利的后果是除次期間的經(jīng)過導(dǎo)致權(quán)利的消滅，使得損失進(jìn)一步擴(kuò)大。三是履約過程中頻繁而隨意的合同變更行為，合同是雙方意思表示達(dá)成一致的產(chǎn)物，如“法鎖”般約束雙方當(dāng)事人的行為，企業(yè)在簽訂合同時應(yīng)該嚴(yán)肅認(rèn)真，充分考慮履行過程中可能存在的市場變化因素，不得因人情、關(guān)系等原因而隨意變更合同。在特殊情況下雙方協(xié)商一致變更合同的，應(yīng)及時履行手續(xù)，法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理審批、登記手續(xù)的還要遵照執(zhí)行。四是忽略履行過程中的證據(jù)保存。合同履行過程中形成的備忘錄、會議紀(jì)要、傳真，甚至交通票據(jù)、運(yùn)輸單、電話記錄、電子郵件等都需要甄別、管理，一旦發(fā)生糾紛，這些都可能發(fā)揮證據(jù)效力。

三、完善企業(yè)合同管理的對策與措施

1.健全和完善合同管理制度體系

企業(yè)要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。首先，要堅持不懈地加強(qiáng)合同管理基礎(chǔ)工作，加大企業(yè)公章、介紹信和空白合同等重要法律文書的管理力度，確保法律文書安全。其次，要建立細(xì)致明確的授權(quán)程序，切實杜絕一些部門或業(yè)務(wù)人員超過自身權(quán)限范圍對外簽訂合同的現(xiàn)象發(fā)生。最后，要采取全過程動態(tài)控制方式，強(qiáng)化各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理，解決部門之間履約責(zé)任不明確、不溝通、不落實等問題。

2.強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和員工的法律風(fēng)險意識

一些企業(yè)高管人員還沒有充分認(rèn)識到法律風(fēng)險給企業(yè)帶來的危險，在決策時往往忽視了法律風(fēng)險的存在。因此，提高企業(yè)高管的法律風(fēng)險意識，是有效防范企業(yè)法律風(fēng)險的關(guān)鍵。企業(yè)員工，特別是合同管理人員的法律風(fēng)險意識直接影響著合同管理的質(zhì)量。為此，要加大合同管理人員職業(yè)道德和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)力度，使合同管理人員增強(qiáng)責(zé)任感，掌握合同法律知識和工作技能。要特別注重對合同管理人員保密意識的強(qiáng)化以及對出臺的新法律法規(guī)的及時學(xué)習(xí)。

3.強(qiáng)化重大合同法律審查制度

為保證合同能夠得到有效執(zhí)行，有效避免和化解合同執(zhí)行過程中的各種風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)建立健全企業(yè)法律顧問制度，以實施對合同簽訂、履行等全過程的法律監(jiān)督和管控。企業(yè)要把影響生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟(jì)效益比較大的合同作為合同的重點管理對象，從合同的項目論證到對方的資信調(diào)查，從合同談判、文本起草、修改，到簽約、履約或變更解除、糾紛處理的全過程，都應(yīng)有法律顧問部門的參與。

4.違約糾紛及時處理，樹立企業(yè)“重合同、守信用”形象

在簽訂合同時，正確選擇合適的違約條款和糾紛處理條款顯得非常重要，特別是一旦發(fā)生違約情形，企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同及時采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。特別是隨著市場的規(guī)范運(yùn)作和市場形勢的發(fā)展變化，對于合同管理中不斷產(chǎn)生的新問題，企業(yè)要積極應(yīng)對，不斷完善合同管理制度，加大合同風(fēng)險防范，為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高形成巨大的推動力。

參考文獻(xiàn)：

[1]管榮齊.企業(yè)法律風(fēng)險防范體系的建立與完善.法律圖書館論文資料庫.2006年8月2日