邀約專業(yè)觀眾的方法和途徑

眾所周知，展會(huì)上觀眾的數(shù)量、專業(yè)觀眾所占比例、觀眾對(duì)其產(chǎn)品的購買數(shù)量、觀眾對(duì)其產(chǎn)品以及公司形象的關(guān)注程度等， 決定了主辦方利益、參展商參展收益的高低。因此， 不管是場館經(jīng)營者、展會(huì)主辦方還是參展商，都必須密切關(guān)注觀眾的參展動(dòng)機(jī)。特別是專業(yè)會(huì)展要吸引更高比例的專業(yè)觀眾參展。有沒有邀約專業(yè)觀眾的方法？通過哪些途徑收集專業(yè)觀眾信息？收集什么信息？就成為一個(gè)資深專業(yè)展的主辦方應(yīng)該考慮的問題。

好博塔蘇斯展覽有限公司高級(jí)經(jīng)濟(jì)師、董事、副總經(jīng)理張凡：

一是邀約前須弄清專業(yè)觀眾是些什么人，再圍繞展會(huì)主題詳細(xì)分析專業(yè)觀眾的構(gòu)成。如影響力僅限于省際（在一個(gè)省區(qū)的范圍內(nèi)）的展會(huì)，作為主流觀眾的機(jī)械設(shè)備制造商或代理商，往往是中小型企業(yè)。

二是要弄清專業(yè)觀眾在哪里，即深入了解到這個(gè)單位的基本情況。

三是建立專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)庫，采用Excel電子表格匯集專業(yè)觀眾信息，是最普遍也是最簡單的。

四是要有邀約專業(yè)觀眾的方法，展會(huì)主辦方邀約專業(yè)觀眾的通行方法可以歸納為：依托數(shù)據(jù)庫，借助媒體宣傳、信函郵寄、活動(dòng)推介、登門拜訪等方式。

五是要有負(fù)責(zé)專業(yè)觀眾邀約工作的部門或員工。經(jīng)營規(guī)模較大的展會(huì)主辦方，邀約專業(yè)觀眾工作可設(shè)立專門的部門，稱市場部或客服部。經(jīng)營規(guī)模較小的展會(huì)主辦方，應(yīng)配專人負(fù)責(zé)邀約工作。

六是要有專業(yè)觀眾邀約工作的投入。即人的成本投入和邀約成本投入。邀約成本，通常涵蓋信息收集、建庫錄入、整理核實(shí)、函件制作、多方式邀約、展會(huì)現(xiàn)場門禁登記、調(diào)查問卷、展后分析等諸多環(huán)節(jié)。從營銷角度，還包括吸引參觀的活動(dòng)配套，如提供參觀展會(huì)的交通便利、現(xiàn)場抽獎(jiǎng)、針對(duì)買家的住宿安排等。

重慶云博會(huì)組委會(huì)工作人員：

在前兩屆展會(huì)的基礎(chǔ)上，今年的云博會(huì)進(jìn)一步鎖定和細(xì)分了專業(yè)觀眾群體，擴(kuò)大專業(yè)觀眾邀請(qǐng)團(tuán)隊(duì)，制定了詳實(shí)的專業(yè)觀眾邀請(qǐng)計(jì)劃與目標(biāo)。本屆運(yùn)博會(huì)做好了對(duì)兩萬名左右有效專業(yè)觀眾的展會(huì)前期邀請(qǐng)工作，為了擴(kuò)大云博會(huì)的影響以及方便專業(yè)觀眾現(xiàn)場入場參觀，組委會(huì)還開通了電話、郵箱、官方網(wǎng)站以及微信等專業(yè)觀眾預(yù)登記通道。

大連軟交會(huì)組委會(huì)負(fù)責(zé)人：

在專業(yè)觀眾邀請(qǐng)方面，我們有2000多個(gè)行業(yè)協(xié)會(huì)、有近百個(gè)海外渠道、近百家媒體等渠道。與我們合作的各行業(yè)協(xié)會(huì)不僅包括IT領(lǐng)域的，還有機(jī)械協(xié)會(huì)、電力協(xié)會(huì)、石油化工協(xié)會(huì)，這些行業(yè)協(xié)會(huì)在軟交會(huì)平臺(tái)上，與我們共同舉辦行業(yè)信息化論壇，他們就會(huì)把行業(yè)專業(yè)觀眾帶過來，不管是100人的規(guī)模，還是兩三百人的規(guī)模，這些人在展會(huì)期間不僅可以交流信息化需求，同時(shí)還可以在現(xiàn)場進(jìn)行互動(dòng)。我們要讓客戶來了之后，既能參會(huì)又能聽到一些行業(yè)信息，同時(shí)還能夠跟所關(guān)注的產(chǎn)品廠商進(jìn)行交流，同時(shí)也做定制化的需求。

另外，我們利用一些行業(yè)的海外渠道邀請(qǐng)展商和觀眾，比如今年我們采用對(duì)接互動(dòng)的方式邀請(qǐng)從韓國來的團(tuán)，還有我們根據(jù)“一帶一路”邀請(qǐng)的團(tuán)等，這方面我們從前一年就開始做。我們策劃的主題、關(guān)注的熱點(diǎn)，都是在上屆展會(huì)后就開始策劃了，這屆展會(huì)開始之前就提了出來，做好充分準(zhǔn)備。以此幫助企業(yè)去挖掘一些商機(jī)和合作渠道，針對(duì)“一帶一路”這種合作項(xiàng)目的對(duì)接方案，通過讓他們參加軟交會(huì)期間的重要活動(dòng)，讓他看到、聽到業(yè)界一些高端的聲音，同時(shí)我們還組織專場、研討會(huì)和洽談會(huì)，讓他們?cè)谡箷?huì)上可以看到感興趣的展品，另外我們還提供一些展示的區(qū)域，他們還可以展自己的東西。這樣我們通過各種手段，讓觀眾不僅是看展，還要有交易、要有互動(dòng)、要有實(shí)際的價(jià)值，所以我們策劃的過程中，讓觀眾、來賓通過參加會(huì)議讓其去演講、參觀和展示，我們至少給他安排兩到三天的行程。

對(duì)于一些行業(yè)會(huì)議，我們會(huì)要求參會(huì)者在展會(huì)期間有專門時(shí)間去參觀，這樣10個(gè)會(huì)就會(huì)帶來10個(gè)行業(yè)，每個(gè)行業(yè)都有100-200人，所以我們做好軟交會(huì)必須要堅(jiān)持做好會(huì)議、論壇，做好50個(gè)、60個(gè)會(huì)議。這樣做不僅是單純邀請(qǐng)來賓當(dāng)觀眾，我們用活動(dòng)策劃吸引他們參加，來了之后按照我們的設(shè)計(jì)來做活動(dòng)，減少了他自己精力的投入，其實(shí)這樣前期我們的工作量就會(huì)非常大，我們要讓觀眾把他們的需求反饋過來，所以這個(gè)工作值得做，因?yàn)樽隽酥笤诂F(xiàn)場交流過程中會(huì)更有針對(duì)性、更直接，避免信息上的不對(duì)稱。