現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及改革思路分析

文／山東省青島市膠州市心理康復(fù)醫(yī)院 崔燕

檔案作為人類活動的重要記錄，它是人們認(rèn)識和掌握客觀規(guī)律的重要憑證，是黨和各個國家發(fā)展不可或缺的一部分。檔案管理作為管理工作的最重要的一部分，在醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)不斷進(jìn)步、科研教學(xué)不斷深化的過程中發(fā)揮著重要作用，為醫(yī)院的不斷發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。[1]現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中仍有很多不足之處。所以，現(xiàn)在的當(dāng)務(wù)之急是發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題。

一、檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）對檔案管理的認(rèn)識不足。很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)覺得應(yīng)該提高的是醫(yī)療的技術(shù)水平，而忽略了對檔案的管理。導(dǎo)致檔案的完整度和利用率不高。此外，很多醫(yī)護(hù)人員忙于日常的醫(yī)務(wù)工作，對于工作中出現(xiàn)的特殊病例的處理方式?jīng)]有認(rèn)真記錄，也沒有養(yǎng)成良好習(xí)慣，覺得檔案管理無關(guān)痛癢，缺乏記錄和保存檔案的認(rèn)識，意識不到檔案對于日后工作的重要性。還有一些部門覺得把檔案移交檔案室給自己的日常工作帶來了諸多不便，所以不愿移交，從而影響了檔案的檢索和利用。

（二）缺乏檔案管理工作制度。雖然各個醫(yī)院都根據(jù)自己的實(shí)際情況制定了一些相關(guān)的管理制度、條例等，由于對檔案管理的認(rèn)識不足，所以，許多醫(yī)院并未建立健全的檔案管理制度，可能部分文件還存留在一些科室中，即便一些已經(jīng)歸檔的文件由于缺乏完善的借閱、歸還和監(jiān)督制度，仍然存在許多混亂的現(xiàn)象。

（三）欠缺專業(yè)的檔案管理人員和專業(yè)的管理水平。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院的人員都處于身兼多職的狀態(tài)，可能很多人都是從其他的科室和部門轉(zhuǎn)調(diào)過來的，檔案管理工作跟自己的專業(yè)相差甚遠(yuǎn)，檔案管理的專業(yè)知識和理論匱乏，專業(yè)人員稀缺，人員的文化程度存在較多的差異。這些情況在一定程度上致使管理團(tuán)隊(duì)對檔案的管理辦法和實(shí)施規(guī)則產(chǎn)生分歧，[2]從而也降低了檔案管理的質(zhì)量。在人才培養(yǎng)方面，大多數(shù)醫(yī)院注重醫(yī)療、科研團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的提高和深度教育，對檔案管理人員的培訓(xùn)重視度不足，檔案管理人員深造的機(jī)會少，檔案的管理認(rèn)識只停留在以前的管理模式，思想觀念和管理水平適應(yīng)不了時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和改革，使醫(yī)院的管理工作處于停滯狀態(tài)。

（四）檔案管理設(shè)備落伍。隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)技術(shù)不斷地應(yīng)用到各行各業(yè)中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)作為現(xiàn)在必不可少的一個機(jī)構(gòu)，其管理過程也應(yīng)該加強(qiáng)對現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用較其他領(lǐng)域仍有很大差距?，F(xiàn)在，一些醫(yī)院的檔案管理僅停留在檢索工作，計算機(jī)的許多優(yōu)勢仍未被發(fā)現(xiàn)和使用。比如海量的儲存量，靈敏的辨別力等。這些都是一種資源的浪費(fèi)。所以，提高醫(yī)院的檔案管理軟件，開發(fā)計算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用范圍已經(jīng)是勢在必行。

二、檔案管理改革的措施

（一）提高全體員工的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，要想提高檔案管理水平，首先要把檔案管理作為重要的議事日程。作為醫(yī)院的首要內(nèi)容來抓，和醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平同步策劃，同步實(shí)施。堅(jiān)持做其他工作時都不忘檔案工作，堅(jiān)持不懈的抓檔案管理的教育宣傳。[3]提高所有人員對檔案管理的深刻認(rèn)識，并采取多種方法，利用各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會全員學(xué)習(xí)；聘請專家進(jìn)行知識講座，并進(jìn)行當(dāng)場指導(dǎo)；利用各種報欄和宣傳模式宣傳、印發(fā)資料；各科學(xué)習(xí)，提高全員的檔案管理制度的認(rèn)識，使所有醫(yī)護(hù)人員深刻意識檔案管理的重要性，并且積極的參與到檔案的管理和維護(hù)的工作中。讓檔案的管理工作更好的為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平。檔案管理人員在一定程度上影響了檔案管理的工作質(zhì)量，所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理人員的培訓(xùn)，定期對檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)和教育，同時可以適當(dāng)?shù)钠刚垖＜一驒?quán)威人士進(jìn)行講座，對于表現(xiàn)出色的員工為其提供更好的發(fā)展平臺，并且鼓勵員工不斷地學(xué)習(xí)，從而提高管理水平。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備并且重視檔案管理信息化。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)對檔案管理已是勢在必行，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合現(xiàn)在的形勢，，努力為檔案管理創(chuàng)造有利條件，力爭用反應(yīng)敏捷、方便查閱的計算機(jī)作為管理工具，建立系統(tǒng)的管理網(wǎng)絡(luò)，并在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上編制與之匹配的自動化應(yīng)用軟件，構(gòu)建醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)。[4]從而提高辦公的速度和質(zhì)量，便于相關(guān)人員查閱，實(shí)現(xiàn)檔案的快速利用，在保密條例不受影響的條件下，利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共同利用，該系統(tǒng)方便使用者快速準(zhǔn)確的查找所需資料，并且實(shí)現(xiàn)了檔案資料一體化管理。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給檔案管理提供了新的發(fā)展平臺，保證醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜性、系統(tǒng)性較為顯著的工程，醫(yī)療機(jī)構(gòu)要增強(qiáng)對檔案管理的重視度，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和責(zé)任感，同時要對檔案工作中出現(xiàn)問題及時解決并有有效的應(yīng)急預(yù)案。[5]促進(jìn)醫(yī)院的管理工作平穩(wěn)高效的發(fā)展，新時期環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作要想達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)和要求，就要從制度完善、工作方法提升、工作人員綜合素質(zhì)的提升等方面入手，從而保證檔案管理工作能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理階層做出正確的指導(dǎo)意見，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)以及社會價值。

[1]王維娜.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,14:84-85.

[2]楊秀菊.醫(yī)院檔案管理與現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的和諧構(gòu)建[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2012,01:169.

[3]劉俊萍.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:182+184.

[4]黃薔薇.醫(yī)院檔案管理怎樣適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展[J].醫(yī)學(xué)信息(上旬刊),2011,09:5647-5649.

[5]趙爽.如何加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].電子世界,2014,02:16.