如何加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理

文／新津縣中醫(yī)院　張燕

如何加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理

文／新津縣中醫(yī)院張燕

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，近年來，隨著醫(yī)療改革的不斷發(fā)展，檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，將傳統(tǒng)的管理觀念轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理理論。本文主要探討了檔案管理的基本概念和現(xiàn)狀，并對如何加強(qiáng)檔案管理做出了詳細(xì)的對策闡述。

醫(yī)院；加強(qiáng)；檔案管理

醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，體現(xiàn)著醫(yī)院的管理理念和時(shí)代精髓，對于總結(jié)醫(yī)院的時(shí)段工作有著重要的意義。隨著醫(yī)院檔案的不斷積累，涵蓋于其中的經(jīng)典經(jīng)驗(yàn)是推動(dòng)醫(yī)院不斷進(jìn)步與發(fā)展的巨大動(dòng)力，其有效性可見一斑。因而，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作是十分必要的。

一、醫(yī)院檔案管理簡述

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各職能部門和臨床、醫(yī)技等輔佐科室在日常工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案。這些檔案積累了醫(yī)院發(fā)展歷史中的優(yōu)秀成果，滲透于醫(yī)院管理的方方面面，對醫(yī)院管理有著重要的利用價(jià)值。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理的重要性意識不佳。醫(yī)院關(guān)注的重點(diǎn)往往在于醫(yī)院專業(yè)技術(shù)的宣揚(yáng)和專業(yè)論文的發(fā)表，這些表面上的公眾可見的聲譽(yù)對于醫(yī)院來說是很需要的，而檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部工作的一個(gè)分支，在公眾視野里沒有一定的可見性，對于醫(yī)院來說這種不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的工作不需要醫(yī)院花費(fèi)大量的人力物力去整理。雖然醫(yī)院檔案管理的重要性被不斷宣揚(yáng)，但醫(yī)院對檔案管理的具體效用不甚清楚，所以檔案管理容易被忽略甚至于被缺失。

（二）檔案管理缺乏現(xiàn)代化管理的規(guī)范。在以前醫(yī)院的檔案管理主要是針對一些文書檔案、科技檔案及音像檔案的管理，這些檔案會(huì)存放于醫(yī)院的綜合檔案管理室中進(jìn)行匯總管理。隨著科技的發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)不斷進(jìn)步，一些病理切片檔案、科研檔案、病例等檔案不斷增加，這部分檔案會(huì)存放于各個(gè)科室中，由各科室人員進(jìn)行自主管理。醫(yī)院檔案沒有使用現(xiàn)代化管理的規(guī)范進(jìn)行良好制約，容易造成檔案的缺失和連貫性的中斷，長期發(fā)展下去必有弊端。

（三）檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)性。醫(yī)院在人才培養(yǎng)中更加注重醫(yī)療技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，相對的對于管理人員的要求和重視度都不高，即便一開始引進(jìn)了一些管理人員，但并不注重對其的后期培訓(xùn)也沒用嚴(yán)格的工作要求，因而許多檔案管理人員的職業(yè)水平和思想觀念跟不上不斷發(fā)展的時(shí)代進(jìn)程，專業(yè)性逐漸缺失，造成了一定的人才損失。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的具體對策

（一）提高全員關(guān)于檔案管理的重要性和必要性認(rèn)識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要部分，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，醫(yī)院有必要樹立對其重要性的認(rèn)識，制定關(guān)于本醫(yī)院的檔案管理的規(guī)章制度，將其加入職工手冊中進(jìn)行宣傳和教育，增強(qiáng)每個(gè)員工的檔案管理意識。這部分工作需要倚仗醫(yī)院的高層決策人員，只有他們予以檔案管理一定的重視，才能使檔案管理的重要性和必要性被其他人員充分認(rèn)識。

（二）使用現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行檔案管理。醫(yī)院可以使用現(xiàn)代化的管理方式加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理，充分實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。建立科學(xué)的醫(yī)院檔案管理體系，將存放于各個(gè)科室的一些病理切片檔案、科研檔案、病例等檔案收集起來存檔，并匯集原有的存放于綜合檔案管理室的資料，重新進(jìn)行一個(gè)大類的框架構(gòu)建，形成一套完成的資料體系。將以前的檔案整理完畢后還要注重新的檔案的管理，規(guī)定每個(gè)科室在指定的時(shí)間段內(nèi)移交這段時(shí)間的檔案進(jìn)行匯總存檔，這項(xiàng)工作需要嚴(yán)格的規(guī)章制度予以支持以保證其連貫有序的進(jìn)行下去。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)性和管理水平。醫(yī)院要建立起完善的檔案管理制度還需要提高檔案管理人員的專業(yè)性，從成本角度考慮，醫(yī)院可以根據(jù)實(shí)際情況選擇引進(jìn)專業(yè)人才還是開設(shè)檔案管理人員培訓(xùn)班進(jìn)行能力考核，以確保檔案管理的專業(yè)性。當(dāng)確保檔案管理人員的知識技能可以有效地進(jìn)行檔案管理后，醫(yī)院還要從其他方面加強(qiáng)檔案管理的水平，比如電腦檔案管理可以和人工工作相結(jié)合，并逐漸提高其在管理中的占比，減少人力資源的投入降低成本。

（四）擴(kuò)大醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和利用率。許多檔案資料是原始的紙質(zhì)文獻(xiàn)資料，這些資料不易于保存，所以需要建立一些基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行保護(hù)。醫(yī)院可以設(shè)立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理設(shè)備和管理人員，管理人員需要定期檢查檔案資料，防止一些紙質(zhì)資料發(fā)生老化變質(zhì)等反應(yīng)，還可以起著安全保管的作用。擴(kuò)大的醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施并不是一項(xiàng)無回報(bào)的投資，其建立的終極目的不是為了充充場面證明醫(yī)院的悠久歷史，而是要將其作用發(fā)揮到醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中，所以這些資料需要被充分利用。相關(guān)科室的工作人員可以獲得充分的資料查閱權(quán)，并設(shè)立反饋機(jī)制，提供信息交流的平臺，使得資料的內(nèi)容不斷獲得補(bǔ)充。

四、結(jié)束語

醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對于醫(yī)院整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)的發(fā)展具有重要的意義。檔案文獻(xiàn)反饋出醫(yī)院發(fā)展的歷史，對于醫(yī)院醫(yī)療水平和整體運(yùn)營的不斷改進(jìn)有著一定的借鑒意義。檔案管理是適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的總要管理工作，醫(yī)院需要堅(jiān)定不移地將其實(shí)施下去，隨著時(shí)間的推移，其深遠(yuǎn)意義也會(huì)逐漸顯現(xiàn)出來。

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