實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用分析

文／廣東省東莞市第七人民醫(yī)院　葉曉韻

實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用分析

文／廣東省東莞市第七人民醫(yī)院葉曉韻

伴隨著我國科技水平的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)的不斷進步以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展普及，信息技術(shù)在我國的發(fā)展應(yīng)用也越來越廣泛和重要。信息化管理的不斷發(fā)展普及為醫(yī)院檔案工作帶來了諸多的機遇與挑戰(zhàn)，由傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息化管理，為醫(yī)院檔案工作帶來了質(zhì)的飛躍。本文以醫(yī)院文書檔案管理工作為研究對象，通過明晰醫(yī)院檔案信息化管理和利用的各種有利之處，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用工作中存在的各種問題，探索醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用建設(shè)實踐的有效途徑，以期更好地實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用工作的有效開展。

醫(yī)院；文書檔案；信息化管理；利用

伴隨著我國科技水平的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)的不斷進步以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展普及，信息技術(shù)在我國的發(fā)展應(yīng)用也越來越廣泛和重要。根據(jù)百度百科的定義：信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，為推動人類社會進步提供極大的技術(shù)支持。本文以醫(yī)院文書檔案管理工作為研究對象，通過明晰醫(yī)院文書檔案信息化管理的各種有利之處，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用工作中存在的各種問題，探索醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)實踐的有效途徑，以期更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理和利用工作的有效開展。

一、醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的意義

（一）保障信息保存?zhèn)鬟f安全及時。在傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理模式下，醫(yī)院文書檔案的保存和傳遞都要極大程度地依靠人力、物力，并受時間、距離、氣候、溫度等的限制較大，一旦出現(xiàn)意外，譬如說人為丟失、火災(zāi)、化學污染等意外情況，都會導致許多寶貴的醫(yī)學文書檔案的丟失和損毀。而在醫(yī)院文書檔案信息化管理模式下，醫(yī)院文書檔案的保存和傳遞都演變成為電子文書檔案，其保存更方便、快捷和恒久，也可以很容易地實現(xiàn)備份、復制和傳遞、共享，不再受人力和距離制約，相比較而言，信息的傳遞是更安全和及時的。

（二）提升辦公效率和質(zhì)量。在傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理模式下，醫(yī)院文書檔案管理較多地依靠人力管理和手工操作，耗時較久，占用空間較多，手工操作出錯率也較大，文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量都不是很理想。在文書檔案管理信息化模式下，醫(yī)院文書檔案管理全部依靠計算機操作，文書檔案的制作、保存、傳遞、共享都由一臺小小的計算機來實現(xiàn)，辦公效率得到顯著提高，出錯率小，即使出錯也能及時修改，工作質(zhì)量也得到提高。

（三）實現(xiàn)資源共享和互補。實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理，醫(yī)院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉(zhuǎn)變，不僅可以實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部不同科系的資源共享和互補，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)條件，還能實現(xiàn)醫(yī)院與醫(yī)院之間、國內(nèi)醫(yī)院與國外醫(yī)院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補，提高文書檔案資源的質(zhì)量、準確度和寬泛度，提高資源的利用率。

二、實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題

（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執(zhí)行力不夠。當前盡管我國各大醫(yī)院基本上都是實現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，但在對醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統(tǒng)觀念的束縛，當前大部分管理者仍然存在著認為醫(yī)院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認識到實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理信息化這項工作的重要意義，進而造成在實現(xiàn)文書檔案信息化管理和推進醫(yī)院文書檔案資源信息化共享和互補過程中動力不足，執(zhí)行力不夠，白白浪費了許多寶貴的醫(yī)療文書資源。

（二）缺乏專業(yè)的人才進行系統(tǒng)的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進慢，當前在實現(xiàn)我國醫(yī)院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺，二是缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的落實和推進也就更加吃力和緩慢，想要真正實現(xiàn)和發(fā)揮醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。

（三）文書檔案管理質(zhì)量有待提高。當前醫(yī)院文書檔案管理工作仍然處于較低水準，仍然是局限于傳統(tǒng)的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫(yī)療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質(zhì)量相對較一般，沒有實現(xiàn)文書檔案的精細化信息化管理，在文書檔案的精準分門別類、分科保存、時間軸橫縱向?qū)?、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進步空間。這一方面是受制于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實不到位有關(guān)。

三、實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的對策建議

（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項管理工作的信息化程度的不斷提升，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的發(fā)展和推進也具有其歷史必然性。醫(yī)院工作者應(yīng)當認識和理解醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫(yī)院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴格執(zhí)行落實醫(yī)院文書檔案信息化管理的各項工作的同時，也要學會充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫(yī)學資源，提升資源利用率，發(fā)揮資源信息化的最大作用，更好地為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)。

（二）強化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當今時代，信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，日新月異，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作也應(yīng)當與時俱進，不斷發(fā)展創(chuàng)新。當前我國在檔案信息化建設(shè)過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進步發(fā)展空間。彌補醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)短板，要從兩方面入手，一是要不斷強化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大在信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備方面的投入，完善信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施配置。二是要努力培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫(yī)學，又懂信息技術(shù)，還懂檔案管理的專業(yè)化人才有一定的難度，醫(yī)院及有關(guān)部門應(yīng)加大培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才的力度，以不斷提高醫(yī)院文書檔案信息化管理的水平。

（三）多項檔案管理措施齊頭并進，確保文書檔案信息化管理工作安全可靠。醫(yī)院文書電子檔案作為醫(yī)院重要的醫(yī)學信息資源，其真實性、準確性、安全性、有效性，和實際的醫(yī)療作業(yè)息息相關(guān)，因此，保障醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全可靠運轉(zhuǎn)就顯得尤為重要。醫(yī)院及文書檔案信息化工作管理者應(yīng)當通過采取多項檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機專用、專人專房保管；嚴格設(shè)定好檔案管理防御系統(tǒng)，建立安全保障體系，及時做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全可靠。

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