淺議如何做好醫(yī)院檔案管理工作

文／山東省濰坊市益都中心醫(yī)院　張慶玲　方芳

淺議如何做好醫(yī)院檔案管理工作

文／山東省濰坊市益都中心醫(yī)院張慶玲方芳

醫(yī)院檔案能客觀、真實地反映和記錄醫(yī)院改革和發(fā)展的歷史進程，并為其它工作的開展提供可資借鑒和利用的信息。加強醫(yī)院檔案管理，提高對醫(yī)院檔案管理工作的認識，積極做好檔案信息的開發(fā)和利用，確保案卷質(zhì)量不斷更新觀念，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，最大限度地滿足醫(yī)院各項工作的需要。

醫(yī)院；檔案管理工作；思想認識

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院綜合實力和成就的集中反映，同時又是醫(yī)院管理必備的硬件建設(shè)和取得優(yōu)異成績的重要體現(xiàn)。我院前身是1882年由英國基督教傳教士武成獻開設(shè)的青州廣德醫(yī)院，現(xiàn)為濰坊市益都中心醫(yī)院、濰坊醫(yī)學院青州臨床學院。2013年11月年被衛(wèi)生部評審為三級甲等綜合醫(yī)院。作為一所集醫(yī)療、教學、科研、保健、康復于一體的三級地市級綜合性醫(yī)院，現(xiàn)開放床位1300張，設(shè)62個臨床、醫(yī)技科室，腎臟內(nèi)科為山東省醫(yī)學重點學科和醫(yī)療質(zhì)量示范科室，骨科為山東省地市級中心醫(yī)院臨床重點專科。年門診量80余萬人次，年出院病人5.3萬人次。醫(yī)院在職職工1573人，擁有博士、碩士研究生248名，中高級以上人員655名。2012年10月，由中國工程院院士、山東省醫(yī)學科學院名譽院長、山東省腫瘤醫(yī)院院長于金明教授領(lǐng)銜的“院士專家工作站”正式落戶醫(yī)院。2005年11月25日，通過了中國方圓認證公司山東分公司組織的ISO9001∶2000質(zhì)量體系認證。醫(yī)院綜合檔案室自成立以來，嚴格按照檔案管理的有關(guān)標準將醫(yī)院各科室的文件材料進行了整理、歸檔，現(xiàn)綜合檔案室主要保存有文書檔案、會計檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、人事檔案、實物檔案等。實踐證明，加強醫(yī)院檔案規(guī)范化管理對醫(yī)院各項工作的發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、提高思想認識，增強法制觀念

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項工作的原始記錄，它能客觀、真實地反映和記錄醫(yī)院改革和發(fā)展的歷史進程，并為其它工作的開展提供可資借鑒和利用的信息。因此，做好檔案管理工作，對于維護醫(yī)院歷史真實面貌，為各項工作的開展和醫(yī)學科學研究均具有十分重要的現(xiàn)實意義。我院對檔案管理工作十分重視，把它列入醫(yī)院管理工作的重要議事日程，成立了以院長為組長的檔案管理工作領(lǐng)導小組，把檔案管理工作列入全院崗位目標管理責任制和醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，定期進行考核，切實解決檔案工作中存在的問題。針對部分職工檔案法制觀念淡薄的情況，組織全院職工學習《檔案法》《山東省檔案管理條例》等法律法規(guī)，強化職工的檔案法制觀念，提高廣大干部職工對醫(yī)院檔案管理工作重要性的認識，增強遵守檔案法律、法規(guī)的意識。

二、建立健全制度，確保措施到位

為更好地做好檔案管理工作，完善了檔案管理組織，建立健全了檔案管理的各項規(guī)章制度和切實可行的檢查措施，配備了專職和兼職檔案管理員。在醫(yī)院用房非常緊張的情況下，對檔案庫房進行合理布局，做到了三室分開，九防（防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲、防污染）一到位（各種措施制度到位）。選擇責任心強、政治素質(zhì)高、工作認真負責的同志擔任有關(guān)科室的兼職檔案員，從而保證了各類檔案資料的收集、保管和予立卷工作的順利進行。此外，在資金非常緊張的情況下，投資近三十萬元購置了密集架、微機、照相機、復印機、去濕機等設(shè)備，為搞好檔案管理工作提供了有利的條件。因措施得力，從而使我院各類檔案的查全率、查準率達到98%以上；檔案的完整率、歸檔率及合格率均達到99%以上。此外，我院還將綜合檔案室從院長辦公室分離出來，列入職能科室建制，檔案室主任系中層正職，由院長直接領(lǐng)導，這樣就加大了醫(yī)院檔案管理工作的力度。

三、加強綜合管理，保證案卷質(zhì)量

根據(jù)工作需要，檔案管理人員按照標準將有關(guān)科室的文件材料整理歸檔，實行了綜合管理。2001年11月，我院綜合檔案室順利通過了省二級目標管理認定，為向著更高的目標—省一級目標化管理邁進提供了一個新的平臺。針對檢查情況及上級領(lǐng)導要求，工作人員對照省一級目標化管理標準，重點做了幾項工作：第一，根據(jù)標準要求，整理年度文書檔案220余卷，分別按永久、長期、短期裝盒保管，并編印了全引目錄、案卷目錄，并將全部索引輸入微機，實現(xiàn)了辦公自動化，提高了工作效率。第二，會計檔案接收至2013年，整理報表、賬簿、憑證等共計2100余卷，分別編制了案卷目錄，方便了檢索利用。第三，人事檔案利用率較高，由于使用頻繁，裝具盒損壞比較嚴重，再加上科室人員經(jīng)常變動，查找資料非常困難。院領(lǐng)導實地考察研究后，投資三千多元更換新裝具盒。以科室為單位重新編號，編制了科學的代號，并將全院專業(yè)技術(shù)人員的檔案輸入了微機，編印了卷內(nèi)目錄、案卷目錄。此項工作完成后，人事檔案排列整齊、規(guī)范，達到了標準要求，方便了查找利用。第四，收集、整理特殊載體檔案，分別編號、編制目錄，填補了這項工作的空白。檔案室現(xiàn)保存著七大類檔案，分別是文書檔案、會計檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、人事檔案、特殊載體，共有案卷3900余卷。

四、積極開發(fā)信息，重視利用服務(wù)

在醫(yī)療市場競爭日益激烈的今天，信息資料顯得尤為重要。因此，醫(yī)院檔案管理必須適應(yīng)市場經(jīng)濟日益增長的需要，不斷開發(fā)和積累檔案信息資料。在檔案的開發(fā)利用上尤其突出為院領(lǐng)導決策提供信息服務(wù)和技術(shù)咨詢，同時側(cè)重于檔案在醫(yī)院改革、經(jīng)濟管理、人事制度改革、科研教學等方面的利用。堅持以臨床工作為重點，以病人為中心，以質(zhì)量為核心的原則，努力拓寬檔案開發(fā)利用及服務(wù)的范圍，提高服務(wù)效率。為了挖掘檔案信息資料，給醫(yī)院各項工作提供有效的信息服務(wù)，始終把檔案編研工作做為檔案管理的重中之重，有針對性地進行檔案信息的開發(fā)。結(jié)合醫(yī)院工作實際，編寫了多種編研資料和檢索工具。從方便患者就醫(yī)角度出發(fā)，檔案室及時提供資料，與有關(guān)職能科室一起編研了《醫(yī)院簡介》《用藥指南》《知名專家簡介》《特色?？啤贰夺t(yī)譚》等資料，免費發(fā)放給就診患者，使患者來院就醫(yī)時一目了然，及時解決患者所需。目前，我院綜合檔案室已成為醫(yī)院有關(guān)科室重要資料的保管基地和各類資料的查找中心。近幾年，提供利用檔案1080余人次，2650余卷次，較好地發(fā)揮了檔案的信息提供作用，為全院各項工作的開展提供了良好的服務(wù)。

五、不斷更新觀念，發(fā)揮檔案優(yōu)勢

在醫(yī)院管理工作中，搞好檔案的開發(fā)利用至關(guān)重要。因此檔案管理人員必須不斷更新觀念，學習新知識、新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，全面掌握科學管理檔案的綜合技能。要從醫(yī)院的實際出發(fā)，積極創(chuàng)造條件，努力實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化、科學化，這樣既方便利用者查找、借閱，又節(jié)省時間、人力、物力和財力，提高工作效率，同時又增加了檔案的保密性。目前我院正逐步實現(xiàn)檔案信息的微機化管理，這樣更能發(fā)揮信息的充分優(yōu)勢，最大限度地滿足醫(yī)院各項工作的需要，在醫(yī)院的兩個文明建設(shè)中發(fā)揮重要作用。

六、總結(jié)

總之，醫(yī)院檔案管理必須建立和完善以《檔案法》為依據(jù)的醫(yī)院檔案管理模式，工作人員要不斷學習法律知識，依法進行檔案管理。收集資料要齊全，統(tǒng)計分析、分類編目要完整準確，使用者獲取的信息資料必須真實、準確、客觀、嚴密和完整。對一些在檔案管理過程中遇到的違法亂紀行為應(yīng)予以監(jiān)督、制止，并堅決予以打擊，這樣，才能確保醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院各項工作中的利用價值和質(zhì)量效益。

[1]遲晶瑩.新時期做好機關(guān)檔案工作的思考[J].工會論壇：山東省工會管理干部學院學報,2010(6).

[2]王瑤.加強醫(yī)院檔案管理工作之我見[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011(14).