新時(shí)期電力部門檔案管理信息化建設(shè)方案探究

文／廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局　李霞

新時(shí)期電力部門檔案管理信息化建設(shè)方案探究

文／廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局李霞

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，所以必須著力于可持續(xù)發(fā)展，積極建設(shè)、科學(xué)規(guī)劃。因此，在新時(shí)期，檔案的信息化管理受到廣泛重視，而我國電力部門在檔案管理信息化建設(shè)方面仍然存在著一些問題。電力部門應(yīng)以新時(shí)期的檔案信息建設(shè)作為必然工作及任務(wù)。那么在發(fā)展迅速的電力企業(yè)中怎樣對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)呢？本文通過調(diào)研探討對(duì)電力企業(yè)的檔案的信息化建設(shè)提出了見解。

電力部門；檔案管理；信息化建設(shè)

一、引言

我國的電力企業(yè)在經(jīng)歷了20余年的發(fā)展之后，在電網(wǎng)的控制系統(tǒng)中有許多的設(shè)備已經(jīng)位列世界前茅，多項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)趕超發(fā)達(dá)國家的水準(zhǔn)，但是在電力部門的檔案管理信息化建設(shè)方面卻與發(fā)達(dá)國家有著不小的差距。近幾年，檔案信息化受到廣泛的重視，其中對(duì)于檔案信息化的管理重點(diǎn)是對(duì)檔案信息資源的相關(guān)關(guān)聯(lián)應(yīng)用，因?yàn)檫@可以為電力企業(yè)的轉(zhuǎn)型和實(shí)現(xiàn)精確化管理方面提供信息以及支撐。所以在新時(shí)期對(duì)于電力部門檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)有價(jià)值，值得探索的命題。下面就從以下幾個(gè)方面對(duì)該命題進(jìn)行探索，希望可以給讀者一些有價(jià)值的參考信息。

二、我國電力部門檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）電力企業(yè)的檔案管理模式的介紹。現(xiàn)階段，我國電力部門主要采用管理的模式為手工檔案管理和電子檔案管理兩種，主要包括對(duì)已有檔案的整理、保管以及利用等。檔案的管理包括保存檔案和整理檔案，當(dāng)一份檔案生成，首先是保存好該檔案的電子檔案，再按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)實(shí)檔進(jìn)行歸檔整理。我國電力企業(yè)目前主要使用的是OA信息管理系統(tǒng)，使用這個(gè)系統(tǒng)可以確保文檔在相關(guān)部門間進(jìn)行正常的流轉(zhuǎn)和歸檔，而其他形式的檔案再移交給檔案管理部門之前，需要盡可能將其轉(zhuǎn)化為電子檔，這可以促進(jìn)檔案電子化建設(shè)的進(jìn)程。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，原有的OA信息管理系統(tǒng)已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在的需要，系統(tǒng)存在一些問題會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的后果。主要存在的問題有：系統(tǒng)的兼容性不是很好，導(dǎo)入不同平臺(tái)的數(shù)據(jù)可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失等現(xiàn)象；在日常的管理過程中，也經(jīng)常出現(xiàn)原有數(shù)據(jù)丟失的情況；此外OA信息管理系統(tǒng)沒有數(shù)據(jù)備份功能，使得存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)存在著較大的安全隱患；對(duì)于不同的分類方式會(huì)出現(xiàn)分類沖突等問題。

（二）檔案存儲(chǔ)形式?，F(xiàn)在，我國多數(shù)檔案存儲(chǔ)仍舊以紙質(zhì)存儲(chǔ)為主要的存儲(chǔ)方式，這種方式嚴(yán)重的阻礙著我國企業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展。紙質(zhì)式的管理雖然有一定的優(yōu)勢(shì)，但是面對(duì)大量的數(shù)據(jù)時(shí)，就無法突顯出其優(yōu)勢(shì)所在。而進(jìn)行電子信息化的檔案管理不意味著需要徹底的放棄紙質(zhì)式的檔案存儲(chǔ)方式，相應(yīng)的企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，可以對(duì)其中紙質(zhì)檔案進(jìn)行相關(guān)的數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)化，此外對(duì)于一些無法轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的檔案信息。如視頻信息、音頻信息檔案進(jìn)行合理的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

（三）檔案查詢形式。手工檢索檔案信息時(shí)，檢索流程十分繁瑣，紙質(zhì)檔案和手工檢索的形式會(huì)相對(duì)的給查閱需要的檔案帶來一定的困難，會(huì)相應(yīng)的增加其查找信息的復(fù)雜性；而且在檢索過程中會(huì)出現(xiàn)很多的問題，常見的有查找途徑不完全，查找的資料不全，查找的信息準(zhǔn)確度較低，同時(shí)存在紙質(zhì)檔案文件容易出現(xiàn)丟失、損壞或找不到的情況?；谝陨线@些問題的存在，以紙質(zhì)存檔方式很難充分的為企業(yè)各個(gè)部門提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因?yàn)镺A信息管理系統(tǒng)嚴(yán)格來說并不是專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，所以系統(tǒng)只是提供了簡單的查詢功能，同時(shí)也存在查全率、查準(zhǔn)率都較低，查找到所需信息花費(fèi)大量時(shí)間的現(xiàn)象，這不僅會(huì)影響檔案的查詢工作，也會(huì)使檔案管理上出現(xiàn)問題。對(duì)于一些大型企業(yè)而言，所歸屬的企業(yè)較多，而檔案的儲(chǔ)存相對(duì)獨(dú)立，這會(huì)在檔案資源整理、整合上帶來很大的問題，同時(shí)也不利于企業(yè)間的資源共享。

（四）總結(jié)電力企業(yè)的信息化建設(shè)失敗的原因?？偟膩碚f，我國的電力企業(yè)體制改革仍處于探索階段。1.缺乏整體規(guī)劃所起的指導(dǎo)作用，信息部門和具體的業(yè)務(wù)部門之間缺乏聯(lián)系和交流，導(dǎo)致了電力企業(yè)信息化檔案管理的建設(shè)成為了一個(gè)無用的系統(tǒng)，因此企業(yè)所建設(shè)的信息系統(tǒng)就不能很好地發(fā)揮它應(yīng)有的作用。2.缺乏整體規(guī)劃的布局，對(duì)于我國的電力企業(yè)的信息化建設(shè)來說，最主要的不足是缺少對(duì)信息化建設(shè)的規(guī)劃和布局，這樣的信息化建設(shè)不具有確定性，導(dǎo)致了我國信息化建設(shè)的水平低、管理不夠集中等問題。3.缺乏整體實(shí)施的框架，在進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)前，必須做好充分的準(zhǔn)備工作，調(diào)查好企業(yè)的實(shí)際需求并進(jìn)行分析，否則不但會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)的功能并不能完全地滿足企業(yè)的要求，還可能導(dǎo)致企業(yè)部門之間的系統(tǒng)的建設(shè)不具備完整的結(jié)構(gòu)。4.不重視信息收集和規(guī)范管理，系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)不明確。只有逐一改進(jìn)這些不足之處，才可以更好地建設(shè)起電力企業(yè)檔案的信息化管理系統(tǒng)。

三、電力企業(yè)信息化建設(shè)的難點(diǎn)分析

在我國電力企業(yè)屬國家獨(dú)立經(jīng)營的企業(yè)，沒有有力的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這對(duì)企業(yè)的管理和企業(yè)的發(fā)展都造成了一定的影響。前面提到過電力企業(yè)有獨(dú)特的特殊性公共服務(wù)性質(zhì)是電力企業(yè)不同于其他的企業(yè)的；電力企業(yè)的獨(dú)立資產(chǎn)沒有流動(dòng)資產(chǎn)，這樣封閉的資產(chǎn)不同于其他企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的應(yīng)用，所以其他企業(yè)的信息系統(tǒng)不適合于電力企業(yè)應(yīng)用。

電力工作人員思維不能做到一樣。信息化系統(tǒng)為企業(yè)的工作效率做出了巨大貢獻(xiàn)，更加合理的管理企業(yè)內(nèi)部，電力企業(yè)傳統(tǒng)的處理工作的方法不適合現(xiàn)代化信息化電力企業(yè)的方式，這樣從企業(yè)的內(nèi)部就會(huì)出現(xiàn)權(quán)力的第二次分配，當(dāng)然就有一些企業(yè)內(nèi)部的員工對(duì)信息化系統(tǒng)的建設(shè)產(chǎn)生了疑問。

我國電力企業(yè)一般都是通過分級(jí)管理來管理的，要做好電廠的管理就必須先管理好電力生產(chǎn)，并且在電力公司的集約化管理下進(jìn)行管理。所以在我國電力企業(yè)的信息化建設(shè)的前提下，保證電力資產(chǎn)的保持和增長；企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)的管控同樣影響信息化建設(shè)的因素。電力企業(yè)管理基礎(chǔ)的落后，是導(dǎo)致電力企業(yè)的管控過程中遇到空難的原因。

四、電力企業(yè)數(shù)字檔案館設(shè)想及建設(shè)方案

對(duì)于電力企業(yè)這樣集團(tuán)式的企業(yè)，其線下的公司較多，層次相對(duì)較為復(fù)雜，同時(shí)涉及的地域較廣，不易集中管理。對(duì)于電力企業(yè)旗下的機(jī)構(gòu)，會(huì)根據(jù)各自的重點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理建設(shè)，同時(shí)這些機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的管理和建設(shè)具有各自的獨(dú)立性。

（一）檔案信息化管理系統(tǒng)的功能。檔案信息化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全部處理過程，其中包括：生出檔案、保存檔案、歸檔、以至最后的銷毀檔案。對(duì)文件的超前控制，主要有對(duì)文件的鑒定，歸檔等。這種系統(tǒng)應(yīng)該符合現(xiàn)在國家檔案管理相關(guān)規(guī)定的一切要求，其中不僅包括對(duì)檔案的各種要求，還包括相關(guān)科研資料、圖書、規(guī)程等資料的相關(guān)管理功能。此外還應(yīng)該包含對(duì)聲音信息、視頻信息、圖片信息等多種信息的管理。對(duì)于這種管理可以借助于計(jì)算機(jī)來記錄檔案信息的相關(guān)物理地址，可以有效的降低企業(yè)員工對(duì)檔案或科研資料的查詢等操作產(chǎn)生的錯(cuò)誤，提高查詢信息的準(zhǔn)確性、結(jié)果的查全率等。

（二）加強(qiáng)檔案管理與部門間的交流，建立統(tǒng)一化的檔案管理系統(tǒng)。在電力企業(yè)中加強(qiáng)檔案建設(shè)與其他各部門之間的交流，可以有效的促進(jìn)集成部門之間了解，在檔案管理的建設(shè)中可以進(jìn)行更多合理化、人性化的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，從而為建立檔案統(tǒng)一化的管理打好基礎(chǔ)。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，對(duì)電子檔案的形式應(yīng)該進(jìn)行更加人性化的設(shè)置，使不同類型的文檔可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的歸檔。對(duì)于信息管理系統(tǒng)的建立，還應(yīng)該注意系統(tǒng)對(duì)不同層次檔案管理系統(tǒng)的連接問題，為集團(tuán)企業(yè)間檔案信息的共享、使用提供更多的便利。

（三）檔案信息管理系統(tǒng)檔案館的建設(shè)。將總部及各下屬機(jī)構(gòu)的信息化檔案管理系統(tǒng)的總和建立成一個(gè)檔案館，這個(gè)檔案館包含著所有下屬結(jié)構(gòu)的檔案信息，同時(shí)各分級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)有權(quán)限對(duì)該機(jī)構(gòu)所述的檔案信息進(jìn)行管理和維護(hù)，而系統(tǒng)用戶則可以在相應(yīng)的局域網(wǎng)中對(duì)檔案館中的信息進(jìn)行相應(yīng)的查詢。這種做法還可以進(jìn)一步將集團(tuán)企業(yè)的檔案資源進(jìn)行共享，可以方便企業(yè)員工更好的使用。

（四）建立信息資源庫。建成各個(gè)類別的數(shù)字信息的資源庫，并對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)行有效的組織或挖掘，為整個(gè)集團(tuán)的生產(chǎn)管理和決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。建成后的數(shù)字化檔案館的信息資源庫的內(nèi)容不只是涵蓋原來所需的檔案信息資源，而且應(yīng)進(jìn)一步地?cái)U(kuò)大到文件、語音、視頻、圖形圖像等等更加廣闊的領(lǐng)域，因此是檔案的信息資源庫通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的連接，形成一個(gè)超大的資源庫。通過有效地組織和挖掘數(shù)據(jù)，可以向公司的生產(chǎn)管理及決策提供必要的依據(jù)和高質(zhì)的服務(wù)。

五、建立檔案的信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施方案

1.應(yīng)將電力企業(yè)所有的檔案資料進(jìn)行合理的集中管理，對(duì)這些檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⒒幚?，使其不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史文檔的處理，也可以對(duì)當(dāng)前文檔進(jìn)行有效的管理，從而實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有各分級(jí)檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接。

2.應(yīng)建立一種統(tǒng)一的界面進(jìn)行電力企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的查詢，這有利于員工在使用中容易掌握操作的方式，便于各機(jī)構(gòu)員工的使用。

3.應(yīng)實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)總部和各下屬機(jī)構(gòu)的檔案資源的互聯(lián)和互通。

4.應(yīng)以電力企業(yè)總部和各下屬機(jī)構(gòu)的數(shù)字化的檔案資源為基礎(chǔ)，開發(fā)超大規(guī)模和分布式的虛擬化數(shù)字檔案館，并建立企業(yè)的數(shù)字檔案館。通過建成的數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，做到業(yè)務(wù)的規(guī)范化、機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)的電子化，并進(jìn)一步地促進(jìn)企業(yè)和集團(tuán)邁向國際化。

六、結(jié)論

總之，企業(yè)也在發(fā)展中要與時(shí)俱進(jìn)就必須加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)，是提高檔案管理工作效率的最好的辦法，也是改變當(dāng)前的檔案部門現(xiàn)狀的重要措施。加快檔案的信息化建設(shè)對(duì)促進(jìn)國家電力資源總量的增長和優(yōu)化電力企業(yè)電子政務(wù)工作有效的進(jìn)行都有著重要作用。電力部門應(yīng)以新時(shí)期的檔案信息建設(shè)作為必然工作及任務(wù)，并根據(jù)適合的檔案信息化建設(shè)方案實(shí)施信息化建設(shè)。

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